Ingelezen e-factuur (inkoopfactuur) raadplegen

De menufunctie E-factuur toont de ingelezen e-facturen. Binnen deze functie beschik je over drie weergaven voor het raadplegen van e-facturen: Openstaande e-facturen, Alle e-facturen en E-factuurregels.

In de eigenschappen van de factuur kun je onder andere de logging-gegevens zien, de bankrekening gegevens van de crediteur en het bedrag waarmee de factuur gematched is.

Administratie herleiden:

Profit herleidt de administratie op basis van de volgende criteria:

• Bedrijfs-Id (KvK-nummer of OIN nummer) of;
• Naam administratie of;
• Woonplaats administratie

Crediteur herleiden:

Profit herleidt de crediteur via de volgende methode bij het controleproces tijdens het inlezen (matchen) van de e-factuur:

• Als het Bedrijfs-Id eVerbinding bij één crediteur voorkomt, dan neemt Profit die crediteur (als je werkt met facturen via eVerbinding).
• Als het Btw-identificatienummer bij één crediteur voorkomt, dan neemt Small Business die crediteur.
• Als het KvK-nummer bij één crediteur voorkomt, dan neemt Small Business die crediteur.
• Als het Bankrekeningnummer of het IBAN-nummer bij één crediteur voorkomt, dan neemt Small Business die crediteur.
• Als het adres bij één crediteur voorkomt dan neemt Small Business die crediteur en kijkt hierbij naar:
  • Postcode + nummer (Postadres) of;
  • Adres (zonder postcode) (Postadres) of;
  • Postcode + nummer (Adres) of;
  • Adres (zonder postcode) (Adres)
• Als er dan nog steeds geen crediteur gevonden is, dan wordt er gekeken of de Crediteurnaam precies bij één crediteur voorkomt.
• Als dit allemaal geen crediteur oplevert, dan kan Small Business de crediteur niet bepalen. Je moet deze dan bij het boeken van de e-factuur alsnog handmatig opgeven.

  Het kan voorkomen dat de crediteur nog niet bekend is terwijl de factuur al is ontvangen. Via de actieknop Bepalen crediteuren zoekt Profit na het aanmaken van de crediteur nogmaals naar een match.

Itemcode en -type herleiden:

Profit herleidt de itemcode en itemtype op basis van (als je werkt met verwerken e-factuurregels):

• Item id inkooprelatie vergelijken met artikelcode leverancier, of;
• Item naam inkooprelatie vergelijken met omschrijving leverancier, of;
• Omschrijving vergelijken met ‘omschrijving leverancier’ (niet hoofdlettergevoelig)

Profit kan vrije matchingsregels toepassen voor het boeken op een bepaalde grootboekrekening, verbijzonderingscode en btw-groep.

Ingelezen e-facturen raadplegen:

1. Ga naar: Small Business / Crediteur / E-factuur.
2. Open de weergave: Alle e-facturen.

   Deze weergave toont alle e-facturen, inclusief de geweigerde en verwerkte e-facturen.

   

   De e-factuur krijgt tijdens het inlezen een van de volgende statussen:

   • Nieuw

     De e-factuur is ingelezen, maar nog niet verwerkt.

   • Verwerkt en gejournaliseerd

     De e-factuur is geboekt als inkoopfactuur in de financiële administratie.

   • Verwerkt (aanvulling nodig)

     De project- of verbijzonderingsboeking is onvolledig en moet aangevuld worden.

   • Onbekende crediteur

     Het controleproces tijdens het inlezen constateert een onbekende crediteur. Controleer de gegevens, voeg een nieuwe crediteur toe als deze nog niet bestaat in Small Business. Als je daarna de weergave E-factuur opnieuw opent, controleert Small Business eerst weer op de regels met de status Onbekende crediteur. Als alleen een pdf-bestand is ingelezen krijgt de regel ook deze status.

   • Geweigerd

1. Open de weergave: Openstaande e-facturen.

   Deze weergave toont alle openstaande e-facturen, die dus niet verwerkt of geweigerd zijn.

2. Selecteer de e-factuur die je wilt raadplegen.
3. Klik op de actie: Eigenschappen.

   Je ziet de eigenschappen van de e-factuur.

   

   Op het tabblad Matching kun je de matchingsgegevens raadplegen.

   Op het tabblad Mutaties kun je de financiële mutaties raadplegen als de e-factuur is gejournaliseerd.