E-factuur (inkoopfactuur)

Je kunt elektronische inkoopfacturen ontvangen, inlezen en verwerken, via e-facturen.

Je leest hierbij ook de bijbehorende pdf-facturen in en koppelt deze als bijlage (dossieritem) aan de betreffende e-factuur. Hierdoor kun je pdf-bestand van de factuur altijd in het dossier terugvinden. Bovendien haalt de software informatie uit de e-factuur voor het boeken van de inkoopfactuur als het bestand van de e-factuur de extensie .ubl of .xml heeft. Vervolgens kun je de inkoopfactuur (automatisch) betalen.

Fin_E-factuur (inkoopfactuur) (10)

Je bespaart met het ontvangen en inlezen van e-facturen tijd en de kans op fouten is kleiner, doordat je deze factuurgegevens niet handmatig hoeft over te nemen.

Inhoud

Beschrijving

Je kunt de inkoopfactuur (pdf- en e-factuur) op de volgende manieren inlezen:

  • Handmatig
  • Via de Communicatieservice (vanuit een e-mailbox of vanuit een map)

    De Communicatieservice is standaard software van AFAS voor het uitwisselen van elektronisch berichtenverkeer met verschillende instanties. Hiermee kun je ook e-mailberichten met e-facturen inlezen uit een pop e-mailbox of een fysieke map op de harde schijf.

Bestanden met de extensie .xml en.ubl kun je inlezen als e-factuur. Small Business herleidt de crediteur uit de gegevens van de e-factuur (uit het xml- of ubl-bestand), onder andere aan de hand van het btw-nummer, kvk-nummer, bankrekeningnummer, naam, adres, plaats. Met de gegevens die te herleiden zijn uit de e-factuur vult Profit bij het boeken van de e-factuur als inkoopfactuur de eerste boekingsregel in.

E-facturen verwerken

Na het inlezen toont de weergave E-factuur de e-factuur met het meegeleverde .pdf bestand als bijlage. Het .pdf bestand, behorende bij het .xml of .ubl bestand van de e-factuur, is bij het inlezen automatisch als bijlage gekoppeld als dit mogelijk is. Hierna verwerk je via deze weergave de e-factuur als inkoopfactuur in de financiële administratie.

Je kunt ook alleen .pdf bestanden (zonder bijbehorende bestanden met extensie .ubl of .xml) uit de mailbox of map laten ophalen en inlezen. Het .pdf bestand is ook dan automatisch als bijlage gekoppeld. Je moet echter zelf bij het boeken van de e-factuur als inkoopfactuur de gegevens van de eerste boekingsregel invullen. Deze gegevens zijn niet te herleiden uit het .pdf bestand.

Facturen via eVerbinding

Je kunt inkoopfacturen ontvangen via het platform eVerbinding.

De verwerking van e-facturen via eVerbinding is in hoofdlijnen gelijk aan de verwerking van e-facturen via de e-mail. Het communicatieprofiel voor eVerbinding zet een bericht (met een UBL) klaar, dat vervolgens door Profit Financieel verwerkt wordt tot e-factuur. Vervolgens kan de e-factuur (inkoopfactuur) door de gebruiker verwerkt worden via het menu van e-factuur in Financieel.

Bestandsindeling e-factuur controleren op geldigheid

Stel dat een leverancier/crediteur je vraagt naar de bestandsindeling van de e-factuur. De makkelijkste manier om dit te controleren is om zelf een dummy e-factuur te genereren voor een debiteur of om een bestaande e-factuur te anonimiseren. De bestandsindeling van een uitgaande e-factuur komt inmmers overeen met die van een ontvangen e-factuur. Zie verder E-factuur inrichten.

Voorbereiding

Werkwijze