E-factuur boeken als inkoopfactuur
Met de actie Boeken journaalpost verwerk je de facturen in de financiële administratie.
E-factuur boeken als inkoopfactuur:
- Ga naar: Small Business / Crediteur / E-factuur.
- Selecteer de factuur.
Je kunt via multiselect één of meerdere facturen selecteren en boeken.
- Klik op de actie: Boeken journaalpost.
- Controleer boekjaar en periode en selecteer het inkoopboek.
- Klik op: Voltooien.
Je ziet de boekingslay-out van het inkoopboek.
- Je ziet dat de eerste boekingsregel (de crediteurregel) zoveel mogelijk is gevuld met de gegevens die te herleiden zijn uit de e-factuur. De overige ontbrekende gegevens in de journaalposten vul je zelf in.
De crediteur is via het controleproces tijdens het inlezen van de e-factuur herleid. Je moet de crediteur en de andere velden van de eerste boekingsregel zelf invullen, als je alleen een pdf-factuur hebt ingelezen (zonder bijbehorende ubl of xml) of als Profit deze niet heeft kunnen herleiden uit de e-factuur.
De Betalingskorting in Small Business vereist dat de Dagen betalingskorting en het Betalingskorting (%) te herleiden zijn. Als deze twee gegevens niet bekend zijn, dan worden deze gegevens niet overgenomen in de eerste crediteurregel. Je kunt het bedrag invullen aan de hand van de pdf-factuur.
- Klik op Enter of Tab om telkens naar het volgende veld te gaan.
De vervaldatum van de factuur wordt bepaald aan de hand van de crediteurgegevens.
- Het veld Bijlage is automatisch gevuld met de bijbehorende pdf. Als het veld leeg is, dan kun je eventueel alsnog het bestand (pdf) handmatig toevoegen.
- Vul de kostenregel en eventueel de btw-regel op de normale wijze in.
De btw wordt niet uit de e-factuur gehaald, maar berekend aan de hand van de kostenregel(s).
Kredietbeperking is niet opgenomen in de standaard UBL. Als voor deze crediteur geen kredietbeperking is ingesteld en de factuur bevat toch kredietbeperking, dan boek je de kredietbeperking handmatig. Dit boek je aan de hand van de gegevens van de pdf-factuur. Als de kredietbeperking bij de crediteur is ingesteld, dan neemt Profit de kredietbeperking over uit de instellingen van de crediteur, zoals het standaard werkt.
- Controleer de gegevens.
Het kan voorkomen dat er bijvoorbeeld een verkeerde bijlage via de e-factuur binnenkomt. Om in dat geval de e-factuur uit de inkoopboekingsregel te kunnen verwijderen, moet je eerst de kostenregel en eventueel de btw-regel verwijderen. Daarna kun je de regel van de e-factuur (met bijlage) verwijderen.
- Klik op: Voltooien.
Bij het voltooien van de boeking zet Small Business de bijlage om als dossieritem.
De e-factuur krijgt de status Verwerkt en gejournaliseerd. Je ziet deze status als je de e-factuur raadpleegt via de weergave E-factuur.