Betaalopdracht toevoegen

Bij het toevoegen van een betaalopdracht selecteer je de te betalen openstaande posten.

Aandachtspunten:

• Je kunt meerdere nog te verwerken betaalopdrachten tegelijk hebben, als iedere factuur maar in één betaalopdracht is opgenomen. Je hoeft een betaalopdracht dus niet eerst te verwerken voordat je een nieuwe opdracht toevoegt. Als een factuur in verschillende betaalopdrachten voorkomt wordt deze factuur alleen in de eerste opdracht betaalt.
• Elke betaling aan een crediteur bevat gegevens van de factuur (of facturen) die je met de betaling voldoet. Op de bankafschrift van de crediteur worden dan de factuurnummers getoond. Je stuurt het factuurnummer mee in het betaalbestand als in de administratie instellingen op het tabblad Betalingen het veld Omschrijving boeking overnemen is UITgevinkt voor de betreffende administratie. In de betaalopdracht selecteer je Alleen factuurnummer(s) vermelding of Vaste omschrijving en factuurnummer(s) vermelden bij Opdrachtinformatie.
• Je kunt er voor kiezen om in plaats van de factuurnummers de Omschrijving van de boeking mee te sturen. Je stuurt de omschrijving van de boeking mee als je Omschrijving boeking overnemen hebt AANgevinkt in de administratie instellingen op het tabblad Betalingen. In de betaalopdracht selecteer je Alleen factuurnummer(s) vermelding bij Opdrachtinformatie.

  Als bij de eigenschappen van de Crediteur op het tabblad Betaling het veld Verdichten is aangevinkt, dan verdicht Profit de openstaande posten van de crediteur tot één post in de betaalopdracht en het betaalbestand. Je moet het veld Verdichten uitvinken als je wilt dat Profit alle factuurnummers meegeeft in de opdrachtinformatie in de betaalopdracht. De factuurnummers worden dan getoond op het bankafschrift van de crediteur.

• Je kunt nieuwe bankrekeningen laten beoordelen via de workflow. Een nieuwe bankrekening die nog niet is goedgekeurd, krijgt de status Ter beoordeling. Een openstaande post met een te beoordelen bankrekening zal niet meegaan bij het aanmaken van een betaalopdracht of terugbetaalopdracht. Beoordeel de nieuwe bankrekening eerst via InSite.

Betaalopdracht toevoegen

Betaalopdracht toevoegen:

1. Ga naar: Small Business / Crediteur / Betaalopdrachten.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer de bank.

   Het bankrekeningnummer vult Profit in.

   Dit is het bankrekeningnummer waarvan je betaalt.

4. Vink Vervallen facturen automatisch betaalbaar stellen aan.

   Je hoeft aan het einde van het betaalproces niet per factuur aan te geven dat de factuur betaald moet worden (tenzij dat juist de bedoeling is, dan laat/maak je dit veld leeg).

5. Vul een datum in bij Peildatum.

   Alleen facturen die op de peildatum zijn vervallen worden automatisch meegenomen.

   Voorbeeld:

   Je gebruikt als peildatum 01-08-huidig jaar. Facturen met een vervaldatum vóór de peildatum (bijvoorbeeld 31-07) worden meegenomen, facturen met een latere peildatum (bijvoorbeeld 02-08) niet.

6. Vink Van crediteur ook de niet vervallen facturen meenemen aan. Small Business neemt alle openstaande facturen mee. Dit geldt echter alleen voor crediteuren, waarbij minimaal één vervallen factuur aanwezig is.
7. Selecteer de datum waarop de bank de betaalopdracht moet verwerken bij Voorkeur datum verwerking. De verwerkingsdatum mag niet in het verleden liggen.

   Niet alle banken ondersteunen een specifieke verwerkingsdatum, vraag dit na bij de bank.

   De openstaande posten worden afgeboekt op de datum dat je de betaalopdracht toevoegt, dus niet op de verwerkingsdatum van de bank!

8. Selecteer Alleen factuurnummer(s) vermelding bij Opdrachtinformatie om alleen factuurnummers in de betaling op te nemen. Je geeft dan geen omschrijving mee.

   Bij Alleen vaste omschrijving vermelding of Vaste omschrijving en factuurnummer(s) vermelden vul je een omschrijving in die geldt voor alle posten in het betaalbestand.

9. Vul eventueel een eerste en laatste crediteurennummer in. Alleen vervallen openstaande posten van crediteuren die binnen de opgegeven selectie vallen worden betaald.

   Bij Maximumbedrag opdracht zie je het maximumbedrag van de betaalopdracht en het saldo van het bankrekeningnummer. Zolang het totaalbedrag van de betaalopdracht boven dit bedrag uitkomt kun je het betaalbestand niet aanmaken.

10. Wijzig eventueel het maximumbedrag van de betaalopdracht.
11. Klik op: Volgende.

    

12. Vink een factuur uit als je deze niet wilt betalen.
13. Klik op: Voltooien.
14. Klik op: OK.  bij de melding.

    Let op:

    Small Business plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.

Na het toevoegen is de status van de betaalopdracht Niet verwerkt.

In de eigenschappen van het bankrekeningnummer stel je in dat de wizard voor het verwerken (genereren) van het betaalbestand automatisch kan starten na het toevoegen van de betaalopdracht.

Niet-vervallen facturen meenemen

Als je het veld Van crediteur ook de niet vervallen facturen meenemen aanvinkt, neem je niet alle openstaande facturen automatisch mee. Alleen openstaande facturen van een crediteur die minstens één vervallen factuur heeft op de ingestelde peildatum worden meegenomen.

Van crediteur ook de niet vervallen facturen meenemen

Voorbeeld:

Crediteur X heeft twee openstaande facturen: één met de vervaldatum 15 augustus en één met de vervaldatum 30 november. Je voegt een betaalopdracht toe met de peildatum 27 oktober. Dit betekent dat de factuur met vervaldatum 15 augustus is vervallen en de factuur met vervaldatum 30 november niet. Als je bij het toevoegen van de betaalopdracht Van crediteur ook de niet vervallen facturen meenemen aanvinkt, worden beide facturen betaald (niet alleen de vervallen maar ook de openstaande factuur).

Crediteur Y heeft twee openstaande facturen: één met de vervaldatum 30 oktober en één met de vervaldatum 30 november. Je voegt een betaalopdracht toe met de peildatum 27 oktober. Dit betekent dat beide facturen niet vervallen zijn. Als je Van crediteur ook de niet vervallen facturen meenemen aanvinkt worden deze facturen ook meegenomen.

Niet vervallen factuur betaalbaar stellen

De niet vervallen facturen die je toevoegt aan de betaalopdrachten worden niet automatisch betaalbaar gesteld. Je moet deze facturen eerst handmatig betaalbaar stellen:

1. Ga naar: Small Business / Crediteur / Betaalopdrachten.
2. Open de eigenschappen van de betaalopdracht.
3. Ga naar het tabblad: Facturen.
4. Vink Betalen aan voor de niet vervallen facturen die je wilt betalen.

   De status van de factuur is dan Akkoord voor betaling.

5. Klik op: OK.

Meerdere betaalopdrachten

Je kunt in Profit meerdere betaalopdrachten tegelijkertijd toevoegen en deze op verschillende datums verwerken. Bijvoorbeeld als je tijdens de vakantie de betaalopdrachten wilt laten verwerken.

Voorbeeld: 

Je wilt op 25 juli en op 8 augustus de crediteuren betalen. In deze periode ben je op vakantie en verricht je de betaalopdrachten vóór de vakantie.

Je kunt deze betaalopdrachten apart aanmaken en deze één voor één verwerken. Bij het aanmaken van een betaalopdracht kun je met de peildatum de facturen ophalen die per die peildatum zijn vervallen. Je kunt hier dus bij de ene betaalopdracht 25 juli als peildatum invullen en bij de tweede betaalopdracht de peildatum 8 augustus. Ook kun je een voorkeurverwerkingsdatum meegeven, dus bij de ene betaalopdracht vul je 25 juli en bij de andere 8 augustus als voorkeurverwerkingsdatum in. Het banksofwarepakket kijkt naar deze voorkeurverwerkingsdatum. Je kunt dus ook al de betaalopdrachten van te voren inlezen in het banksoftwarepakket. De peildatum en voorkeurverwerkingsdatum mogen aan elkaar gelijk zijn.

Let op! De voorkeurverwerkingsdatum kan niet meer dan 30 dagen in de toekomst liggen.