- HelpBtw-code selecteren in financiële boekingenBij de boeking van de inkoop- of verkoopfactuur in Financieel kun je eventueel een btw-code selecteren. Meestal is de btw-code al als voorkeur bij de grootboekrekening vastgelegd. In de boekingsregel kun je alleen de btw-codes selecteren die relevant zijn voor de boeking. Het type transactie (binnenland / binnen EU / buiten EU) en het veld Belasting van de btw-plicht (van de crediteur of debiteur) bepalen welke btw-codes je kunt selecteren. Btw-code in financiële boekingen: Ga naar: Small Business / Boeken / Dagboek . Volg verder de procedure bij Inkoopfactuur boeken of Verkoopfactuur boeken . Hieronder zie je alle mogelijke btw-codes uitgaande van de standaard meegeleverde btw-plichten: In-/Verkoop Omschrijving Transactie Belasting Ook tonen Inkoop (1) Inkopen binnenland Binnenland Btw-plichtig - Inkoop (2) Verlegd van Binnenland Verlegd 1 (inkopen binnenland) Inkoop (3) Inkopen binnen EU Binnen EU Verlegd 5 (uitgezonderde diensten) Inkoop (4) Import buiten EU Buiten EU Verlegd - Inkoop (5) Inkopen binnen EU (Uitgezonderde diensten) Binnen EU Btw-plichtig - Inkoop (6) Geen btw (Intercompany) n.v.t. Geen btw 1 (inkopen binnenland) en 5 (uitgezonderde diensten) Inkoop (7) Margeregeling Binnenland Vrijgesteld 1 (inkopen binnenland) Verkoop (1) Verkopen binnenland Binnenland Btw-plichtig - Verkoop (2) Verlegd naar Binnenland Verlegd 1 (verkopen binnenland) Verkoop (3) Verkopen binnen EU Binnen EU Verlegd 5 (afstandsverkoop) Verkoop (4) Export buiten EU Buiten EU Vrijgesteld - Verkoop (5) Afstandsverkoop Binnen EU Btw-plichtig - Verkoop (6) Geen btw (Intercompany) n.v.t. Geen btw 1 (verkopen binnenland) en 5 (afstandsverkoop) Verkoop (7) Margeregeling Binnenland Vrijgesteld 1 (verkopen binnenland) Verkoop (8) Vrijgesteld Binnenland Vrijgesteld 1 (verkopen binnenland)
- HelpMeegeleverde btw-plichten (de)blokkerenDe mogelijke btw-plichten worden standaard meegeleverd. Je kunt alleen de omschrijving wijzigen of de plicht (de) blokkeren. Btw-plicht (de)blokkeren: Ga naar: Small Business / Btw/icp / Inrichting / Btw-plicht . Open de eigenschappen van de Btw-plicht . Ga naar het tabblad: Algemeen .Je ziet de algemene gegevens van de Btw-plicht met onder andere de Omschrijving , het gebied waar de transactie betrekking op heeft en of het betalen van de belasting vrijgesteld of verlegd is. Btw-restrictie bij dagboekmutaties is standaard aangevinkt. Je hebt dan een restrictie op de btw bij het boeken, je kunt alleen die btw-codes selecteren die betrekking hebben op de btw-plicht voor het dagboek waarin je boekt. Je vinkt dit veld alleen uit als je tijdens het boeken in Financieel, op de debiteur of crediteur waar je deze btw-plicht hebt ingesteld, uit de gehele lijst van alle bestaande btw-codes wilt kunnen selecteren. Als je bijvoorbeeld bij btw-plicht Verkopen binnen EU het veld Btw-restrictie bij dagboekmutaties uitvinkt en een debiteur op plicht Verkopen binnen EU zet, dan heb je geen restricties op de btw en kun je bij een boeking op deze debiteur uit de gehele lijst van alle bestaande btw-codes wilt kunnen selecteren. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn als je over meerdere buitenlandse btw-nummers beschikt en bij het boeken pas wilt kunnen bepalen onder welke btw-plicht je handelt. Wijzig eventueel de Omschrijving . Vink eventueel Geblokkeerd aan als je de plicht wilt blokkeren. Vink uit als je de plicht wilt deblokkeren. Ga naar het tabblad: Btw-codes .Je ziet de btw-codes die aan de btw-plicht gekoppeld zijn. Klik op: OK . Btw-plicht met buitenlands tarief Als bij een Btw-plicht het veld Buitenlands tarief is aangevinkt, moet het tarief uit de tariefgroep van het land van ontvangst van het item toegepast worden. Werking van de btw-restrictie bij dagboekmutaties: Let op: Onderstaande toelichting geldt alleen voor het boeken in dagboeken in Financieel. Standaard is Btw-restrictie bij dagboekmutaties bij een btw-plicht ingesteld. Je hebt dan een restrictie op de btw bij het boeken. Dit houdt in dat je tijdens het boeken in Financieel alleen die btw-codes kunt selecteren die betrekking hebben op de btw-plicht voor het dagboek waarin je boekt. Als je geen btw-restrictie wilt, dan vink je in de eigenschappen van de betreffende btw-plicht het veld Btw-restrictie bij dagboekmutaties uit. Hierdoor kun je bij een boeking op een debiteur of crediteur, waar je deze btw-plicht hebt ingesteld, uit de gehele lijst van alle bestaande btw-codes een btw-code selecteren. Voor de instelling Btw-restrictie bij dagboekmutaties geldt het volgende: Is het veld Btw-restrictie bij dagboekmutaties uitgevinkt? Dan zijn bij een boeking op een debiteur of crediteur alle btw-codes toegestaan, ongeacht de btw-plicht. Is het veld Btw-restrictie bij dagboekmutaties aangevinkt?Dan zijn bij een boeking op een debiteur of crediteur, afhankelijk van de btw-plicht, de volgende btw-codes toegestaan: Bij btw-plicht 1 zijn alleen de btw-codes van plicht 1 toegestaan. Bij btw-plicht 2 zijn zowel de btw-codes van plicht 1 als plicht 2 toegestaan. Bij btw-plicht 3 zijn zowel de btw-codes van plicht 3 als plicht 5 toegestaan. Bij btw-plicht 4 zijn alleen de btw-codes van plicht 4 toegestaan. Bij btw-plicht 5 zijn alleen de btw-codes van plicht 5 toegestaan. Bij btw-plicht 6 zijn zowel de btw-codes van plicht 1 als plicht 5 als plicht 6 toegestaan. Bij btw-plicht 7 zijn zowel de btw-codes van plicht 1 als plicht 7 toegestaan. Bij btw-plicht 8 zijn zowel de btw-codes van plicht 1 als plicht 8 toegestaan.
- HelpBtw-codes toevoegenJe gebruikt btw-codes voor het berekenen en boeken van btw-bedragen in facturen en mutaties. Je voegt voor elke soort btw een btw-code toe. Via de btw-code stuur je ook de journalisering van de btw. In de btw-code staat de berekeningsmethode (normale berekening, uitlichten, toevoegen, splitsen) van de btw en op welke grootboekrekening je het btw-bedrag wilt boeken. De btw-code zie je ook als kenmerk van financiële boekingen zodat je inzicht krijgt in btw-omzetten en je ze kunt herleiden voor de btw- en icp-aangifte. Per land moet je voor iedere combinatie van btw-plicht en btw-tariefgroep een btw-code vastleggen. Let op: Bij transacties met buitenlandse klanten of leveranciers kun je de standaard btw-codes niet gebruiken. Dit geldt voor intracommunautaire prestaties (import vanuit en export naar landen in de Europese Unie), export buiten de EU en Televerkoop. Voor deze transacties moet je aparte btw-codes toevoegen. Je kunt voor een btw-code het percentage terug te vorderen btw wijzigen. Een btw-code heeft dus de volgende functies: Op basis van de btw-code in een boekingsregel berekent Small Business het btw-bedrag. Small Business boekt btw-bedragen op de btw-rekeningen die aan de btw-codes gekoppeld zijn. Small Business plaatst de btw-bedragen op de btw-aangifte (via de koppeling met btw-secties). Als je een boeking rechtstreeks in een dagboek vastlegt moet je de btw-code selecteren of meestal is deze als voorkeur al bij de grootboekrekening vastgelegd. Om de kans op fouten te beperken zijn er een aantal controles gedefinieerd. Bijvoorbeeld: de btw-plicht van de btw-code moet overeenkomen met de btw-plicht van de debiteur of crediteur. Je maakt voor elke soort btw een btw-code aan. Btw codes toevoegen: Ga naar: Small Business / Btw/icp / Inrichting / Btw-code . Klik op: Nieuw . Vul een btw-code in. Gebruik een makkelijke code in verband met de invoer in boekingslay-outs. Selecteer het land waaraan je de btw-code wilt koppelen, bijvoorbeeld Nederland (NL) Vul een omschrijving in, bijvoorbeeld Btw te vorderen laag . Selecteer Verkoop bij Code inkoop/verkoop , als de BTW-code wordt gebruikt bij verkoopboekingen of selecteer Inkoop als de BTW- code wordt gebruikt bij inkoopboekingen.Bij het boeken van facturen voor debiteuren zijn alleen btw-codes met Verkoop toegestaan. Bij het boeken van facturen van crediteuren zijn alleen btw-codes met Inkoop toegestaan. Selecteer een waarde bij Btw-plicht . Selecteer een waarde bij Btw-tariefgroep .Je kunt alleen de tariefgroepen selecteren die gekoppeld zijn aan het eerder ingegeven Land. Het btw-percentage wordt direct overgenomen uit de btw tariefgroep. Selecteer de grootboekrekening waarop de btw-bedragen geboekt moeten worden. Je kunt alleen btw-rekeningen selecteren. Selecteer de Berekeningsmethode die Profit moet gebruiken.Je gebruikt in normale gevallen de methode Normale berekening . Vink Diensten berekening aan bij een btw-code die je gebruikt voor 'ic levering/diensten' ( dit kan btw-code 35 zijn, maar het is mogelijk dat bij jou een andere btw-code voor ic-leveringen diensten in gebruik is). Small Business gebruikt het veld EU diensten berekening in de btw-code om het verschil tussen ic levering goederen en ic levering diensten aan te duiden. Selecteer de btw-sectie om de btw-code aan te koppelen. Klik op: Voltooien .
- HelpDagboek toevoegenVoeg dagboeken toe voor de verschillende soorten mutaties die je in Small Business vast wilt leggen. Dagboeken toevoegen: Ga naar: Small Business / Grootboek / Dagboek . Vul het dagboeknummer in. Vul de omschrijving in.Neem bij bankboeken het bankrekeningnummer in de omschrijving op. Selecteer het Soort dagboek . Voor kas- en bankboeken gebruik je Financieel . Selecteer de tegenrekening. Vul de overige velden in.Teller laatste factuur is alleen beschikbaar bij inkoop- en verkoopdagboeken. Selecteer teller Kleine Kas bij Teller laatste boekstuk .Als je dit veld niet invult, dan kun je tijdens het boeken in het dagboek zelf boekstuknummers invullen. Bankrekening mag hier niet worden ingevuld.Je hebt een bankrekeningnummer toegevoegd bij Small Business / Inrichting / Financieel / Bankrekening . Als het veld is gevuld kun je het dagboek gebruiken voor het verwerken van elektronische dagafschriften. Selecteer code 0 bij Controle negatief kassaldo .Small Business zal niet reageren bij een negatief kassaldo. Vink Boeken in correctieperiode toestaan aan.Dit dagboek mag namelijk ook gebruikt worden voor boekingen in correctieperiodes. Bankdagboeken bijvoorbeeld hebben per definitie geen correctieperiode: na 31 december volgt 1 januari. Vink Btw-bedrag automatisch berekenen aan.Bij het gebruik van een btw-code splitst Small Business het ingegeven bedrag in een bruto-bedrag en een btw-bedrag. Klik op: Volgende . Selecteer de onderstaande boekingslay-outs. Wijzigingen kunnen alleen door een consultant van AFAS worden aangebracht. Klik op: Voltooien . Tellers inrichten
- HelpGrootboekrekening toevoegenHet grootboek is ingedeeld in rubrieken en subrubrieken die samen de balans en winst- en verliesrekening vormen. Het rekeningschema is standaard gesorteerd op rekeningnummer. Je gebruikt rekeningniveaus om tellingen in het grootboek te maken. Voorbeeld: Je hebt een computerwinkel en gaat ook games verkopen (of je voert de administratie van deze computerwinkel). De opbrengst van games wil je op een aparte grootboekrekening Opbrengst Games boeken. Als het grootboek is ingedeeld volgens de in Nederland gebruikelijke indeling, vind je de opbrengstrekeningen in rubriek 8. Rubriek 8 is een verzamelnaam voor alle rekeningnummers die beginnen met het cijfer 8. Je hebt in deze rubriek al de grootboekrekeningen 8010 en 8020. Je voegt de rekening Opbrengst Games toe met nummer 8100. De nieuwe rekening is een winst- en verliesrekening waarvan het saldo credit wordt getoond. Je maakt een niveaucode aan op 8099 en op 8199. Op de winst- en verliesrekening staan de opbrengstrekeningen keurig onder elkaar. Met behulp van rekeningniveau 8099 en 8199 zie je de telling van de genoemde rekeningen. Inhoud Grootboekrekening toevoegen Bankrekeningnummer toevoegen aan grootboekrekening Verzamelrekening toevoegen Zie ook Grootboekrekening toevoegen Grootboekrekening toevoegen: Ga naar: Small Business / Grootboek / Grootboekrekening . Klik op: Nieuw . Vul 1016 in bij Rekeningnummer .Het nummer moet liggen tussen de grenzen die je in de Financiële instellingen hebt vastgelegd. Gebruik geen aaneensluitende nummers, maar laat ruimte over zodat je later grootboekrekeningen kunt tussenvoegen. Voor de opbrengstrekeningen gebruik je bijvoorbeeld 8000, 8010, 8020, 8030, etc. Hierdoor kun je later eventueel nog nummer 8025 tussenvoegen. Vul klkas in bij Zoeknaam .Je gebruikt de zoeknaam om het zoeken naar deze rekening te vereenvoudigen. Het veld Zoekhulp in de financiële boekingsprogramma's kijkt naar deze waarde. Het veld Type rekening bepaalt hoe de rekening op de balans of winst- en verliesrekening wordt getoond. Selecteer Overige bij Soort rekening (de andere types hebben betrekking op btw/icp-rekeningen). Vul de overige velden niet in. Klik op: Volgende . Vink Btw toestaan aan als bij het boeken op deze rekening ook een btw-mutatie mag worden gemaakt.Bij opbrengst- en kostenrekeningen vink je dit veld meestal aan. Rekeningen waarbij je dit veld nooit mag aanvinken zijn rekeningen voor kas en bank, verzamelrekeningen, tussenrekeningen, afschrijvingen, verzekeringen, belastingen, etc. Let op: Als je dit veld aanvinkt moet je bij iedere financiële mutatie ALTIJD een btw-code invullen. Als je het veld niet aanvinkt kun je NOOIT bij een financiële mutatie een btw-code invullen. Vink alleen aan (of uit) als nog nooit op de grootboekrekening is gemuteerd. Als btw toegestaan is, kun je een voorkeur btw-code selecteren die bij het boeken automatisch zal worden voorgesteld. Vul de voorkeur voor een boeking in: geen voorkeur (leeg) .De cursor springt bij financiële boekingen naar de eerst beschikbare financiële kolom. Vink Verdichten aan.Alle mutaties op de grootboekrekening worden per periode samengeteld en afgedrukt op grootboekkaarten etc. Klik op: Volgende . Klik op: Volgende . Selecteer code N bij Kostenplaats .Er vindt geen toekenning van kostenplaatsen plaats bij financiële muataties op dit rekeningnummer. Klik op: Voltooien . Bankrekeningnummer toevoegen aan grootboekrekening Je kunt één of meer bankrekeningnummers toevoegen aan een grootboekrekening. Je voegt een bankrekeningnummer toe aan een grootboekrekening als je rechtstreeks boekt op bijvoorbeeld een kostenrekening en bij het inlezen van bankafschriften ook direct op die grootboekrekening wilt boeken. Voorbeeld: Als je een betaling van de energiekosten rechtstreeks boekt op een kostenrekening, voeg je een bankrekeningnummer toe aan de grootboekrekening Energiekosten , bij het inlezen van een bankafschrift wordt het bedrag direct op de kostenrekening geboekt. Of voor betalingen waar geen openstaande post bij bekend is, bijvoorbeeld betalingen bij tankstations die je wel naar de grootboekrekening Brandstofkosten wilt doorboeken, maar het tankstation ga je NIET als crediteur vastleggen. Je voegt een bankrekeningnummer toe op het tabblad Bankrekening . Verzamelrekening toevoegen Op een verzamelrekening tel je de saldi van onderliggende grootboekrekeningen op: Verzamelrekening instellenBij het toevoegen van de verzamelrekening selecteer je Grootboek in het veld Type verzamelrekening . Grootboekrekeningen koppelenOpen de eigenschappen van een grootboekrekening uit de subadministratie. Koppel de verzamelrekening in het veld Verzamelen op .
- HelpBtw-plicht en -nummer instellen bij debiteuren en crediteurenJe vult in de eigenschappen van de debiteur/crediteur het btw-identificatienummer en de btw-plicht in. Met de btw-plicht identificeer je om wat voor soort inkoop- of verkooptransactie het gaat en/of wat er dan met de btw-belasting moet gebeuren. De meest voorkomende btw-plicht bij Nederlandse relaties is Verkopen standaard bij debiteuren of Inkopen standaard bij crediteuren. Hier lees je hoe je dit bij relaties in Groot-Brittannië en Noord-Ierland instelt bij de Brexit. Afhankelijk van de btw-plicht kun je bepaalde btw-codes koppelen in een financiële boeking. In Profit Ordermanagement, Profit Projecten, Profit Abonnementen en de cursusadministratie koppelt Small Business op basis hiervan automatisch de juiste btw-code, afhankelijk van de btw-tariefgroep bij het item. Btw-instellingen debiteuren en crediteuren bepalen: Ga naar:Small Business / Debiteur / Debiteur . Small Business / Crediteur / Crediteur . Open de eigenschappen van de debiteur of crediteur. Ga naar het tabblad:Debiteur . Crediteur . Vul eventueel bij EORI-nummer het identificatienummer van de debiteur/crediteur voor de douane in. Dit nummer van de debiteur wordt ook meegeven met pakbonnen via Transsmart. Selecteer de Btw-plicht . De btw-plicht is bij relaties uit: Groot-Brittannië (zonder Noord-Ierland) altijd 'Import/Export buiten EU' (4). Noord-Ierland en transacties met goederen, dus niet bij artikelen met 'Dienstenberekening' aan, bij wijze van uitzondering 'Verkopen binnen EU' (3). Gaat het bij een Noord-Ierse debiteur om transacties met diensten, dan is de btw-plicht weer 'Import/Export buiten EU' (4). Vul het Btw-identificatienummer in.Raadpleeg eventueel de voorwaarden waar het Btw-identificatienummer aan moet voldoen als je een foutmelding krijgt. Vink eventueel het veld voor btw-listing aan als de debiteur/crediteur mee moet in de btw-listing. Small Business toont dit veld alleen als je een administratie hebt, waarvan België of Luxemburg het Land wetgeving is en de Belgische functionaliteit geactiveerd is. Let op: Je moet de velden Btw-plicht , Btw-identificatienummer en Btw-listing invullen bij de debiteur/crediteur om de gegevens in de btw-listing naar voren te laten komen. De grondslag voor de klantenlisting stel je in via de administratie instellingen op het tabblad Btw , met het veld Minimumgrondslag . Het veld Noord-Ierland (ICP-aangifte) is alleen zichtbaar als het Btw-identificatienummer begint met GB . Vink het aan als het om een relatie uit Noord-Ierland gaat. Klik op: OK .
- HelpBtw-rekeningen toevoegenBtw-rekeningen zijn de rekeningen waarop je de te vorderen en te betalen btw boekt. Als je gebruik maakt van een standaardinrichting zijn deze rekeningen al aanwezig en sla je deze stap over. Zo niet, dan voeg je de rekeningen toe. Gebruik per btw-code een aparte btw-rekening. Je hoeft geen aparte grootboekrekeningen toe te voegen voor btw-codes met het nultarief. Btw-rekeningen toevoegen: Ga naar: Small Business / Grootboek / Grootboekrekening . Klik op: Nieuw . Vul het rekeningnummer in, dat valt binnen de grenzen die je in de Administratie instellingen in Profit Financieel hebt vastgelegd. Vul een zoeknaam en een omschrijving in. Selecteer Passiva in Type rekening . Selecteer Btw in Soort rekening . Klik op: Volgende . Koppel eventueel een rekening bij Afwijkende balansrekening .Je gebruikt dit veld om het saldo van deze btw-rekening op de balans op een andere rekening te tonen. Hierdoor kun je bijvoorbeeld alle grootboekrekeningen met Te vorderen btw op één rekening bundelen. Let op: Als je het eindsaldo van een btw-rekening op een andere rekening wilt zien, zodat ieder boekjaar met een saldo 0 voor de btw-rekening begint, dan vul je in het veld Afwijkende balansrekening de andere rekening in. Klik enkele malen op Volgende en dan op Voltooien om de wizard af te ronden.
- HelpCorrecties in correctieperiodeJe kunt alle correcties in de boekhouding in een aparte correctieperiode boeken, zodat je het overzicht behoudt tussen de normale boekingen en de correctie-boekingen. De verschillende soorten boekingen kunnen door elkaar heen worden ingevoerd. Voorbeeld: Aan het einde van het boekjaar, kom je erachter dat je per ongeluk € 150,00 (debet) op de rekening Kantinekosten in plaats van Computerkosten hebt geboekt. Je corrigeert dit met een correctieboeking in het dagboek Memoriaal . Als je deze correctie boekt in een memoriaalboek, ontstaat de volgende journaalpost: Rekening Debet Credit 4330 Computerkosten 150,00 Aan 4060 Kantinekosten 150,00 Let op: Je voegt eerst een correctieperiode toe in de periodetabel voordat je de correcties in een aparte correctieperiode boekt. Tevoren kun je in de eigenschappen van een dagboek aangeven of je in een correctieperiode mag boeken. Correcties in correctieperiode boeken: Ga naar: Small Business / Boeken / Correctieperiode . Controleer Boekjaar en Periode . De correctieperiode is standaard voor een maandtabel periode 13, voor een kwartaaltabel periode 5, etc. Selecteer het dagboek. Klik op: Voltooien . Vul de boekingsdatum in voor de correctieboeking. Als je een factuur inboekt voor een debiteur of crediteur geef je in dit veld de factuurdatum in. Selecteer in het veld Rekening de grootboekrekening, debiteur of crediteur, afhankelijk van het soort boeking dat je boekt. Vul het boekstuknummer in.Bij een inkoopfactuur vul je bij Boekstuknummer het originele factuurnummer in van de leverancier. Bij een verkoopfactuur is ingave niet verplicht. Vul het factuurnummer in als je een debiteur of crediteur hebt geselecteerd in het veld Rekening . Je vult in dit veld dan het interne factuurnummer in. Vul een omschrijving in bij Omschrijving boeking , die Small Business bijvoorbeeld op de grootboekkaart bij de boeking moet tonen. Vul het bedrag in bij Bedrag debet voor een positief saldo voor de grootboekrekening. Bij het boeken van een verkoopfactuur of inkoopcreditfactuur vul je het factuurbedrag in deze kolom in. Vul het bedrag in bij Bedrag credit voor een negatief saldo voor de grootboekrekening. Bij het boeken van een inkoopfactuur of verkoopcreditfactuur vul je het bedrag in deze kolom in. Small Business vult de tweede regel voor zover mogelijk aan. Bij Btw-code wordt de btw-code voorgesteld die in de eigenschappen van de grootboekrekening is ingesteld. Als geen voorkeur is ingevuld kan de btw-code handmatig worden ingevuld. De voorgestelde code kan desgewenst worden gewijzigd in een andere code. Als je geen btw kunt boeken, is in de eigenschappen van de grootboekrekening het veld Btw toestaan niet aangevinkt. Nadat je de kosten of opbrengstenregel hebt ingevuld bij het boeken van een factuur voegt Profit een extra boekingsregel toe voor het btw-bedrag van de tegenrekening. Klik op: Voltooien .Let op: Wil je financiële mutaties importeren in de correctieperiode? Dan volg je de gewone procedure voor het importeren van financiële mutaties. Je geeft in de import het volgende op: Het jaar van de correctieperiode (bijvoorbeeld 2019 voor periode 13 van 2019). De periode (periode 13 voor de correctieperiode).Deze twee gegevens lees je als vaste waarde in. Op elke journaalpostregel vul je de correcte datum binnen de correctieperiode. Je krijgt een foutmelding als de datum buiten de geselecteerde periode valt.
- HelpVerkoopmutatiesAls je niet factureert via Profit Small Business, dan kun je de verkoopmutaties handmatig in een verkoopboek vastleggen. Hierdoor ontstaat automatisch een openstaande post bij de geselecteerde debiteur. Als je de betaling ontvangt, dan kun je de openstaande post weer afboeken via een bank- of kasboek. Verkoopmutaties zijn financiële boekingen, waarbij je verkoopfacturen 'handmatig' vastlegt in een verkoopboek. Inhoud Beschrijving Voorbereiding Werkwijze Zie ook Beschrijving Als je een verkoopmutatie invoert in een verkoopboek, ontstaat de volgende journaalpost: Rekening Debet Credit Verzamelrekening debiteur -,- Aan Te betalen btw -,- Aan Omzet -,- Het bedrag van de openstaande post (het totale factuurbedrag dat je debiteur aan jou schuldig is) komt op de Verzamelrekening debiteur terecht. Deze grootboekrekening is gekoppeld aan de debiteur Je laat het boekingsproces sneller verlopen door in de eigenschappen van de debiteur een Voorkeur tegenrekening te koppelen, waarop Small Business de omzet standaard boekt. Verkoopfacturen Als er sprake is van een koppeling met je brancheapplicatie of als je binnen Small Business factureert, dan is het niet nodig om de facturen ‘handmatig’ in het Verkoopboek in te boeken. De op die manier vastgelegde verkoopfacturen journaliseer je, waardoor Small Business de financiële verkoopmutaties 'automatisch' genereert in een verkoopboek. Deze werkwijze bespaart niet alleen tijd, maar komt de consistentie van de vastgelegde gegevens in je administratie ook ten goede. Betalingen Als de debiteur een verkoopfactuur betaald heeft, boek je de betaling in een kas- of bankboek. Je selecteert tevens de betreffende openstaande post, waardoor je deze afboekt. In Small Business ontstaat bij betaling per bank de volgende journaalpost: Rekening Debet Credit Bank -,- Aan Verzamelrekening debiteur -,- Voorbereiding Debiteur (verkooprelatie) Btw inrichten Grootboek inrichten Dagboeken inrichten Werkwijze Verkoopfactuur boeken Verkoopfactuur met meerdere kostensoorten en BTW-codes boeken
- HelpGegevensverzamelingenGegevensverzamelingen zijn de schakel tussen de Profit-database en de gegevens die getoond worden in uitvoer, zoals weergaven, analyses, rapporten en GetConnectoren. De database bevat een groot aantal tabellen, deels met technische gegevens. Deze gegevens worden toegankelijk gemaakt en verrijkt met berekende gegevens via gegevensverzamelingen. Bij het maken of aanpassen van bijvoorbeeld een rapport of analyse benader je de database niet rechtstreeks, maar via een gegevensverzameling. Door deze aanpak is database-kennis niet nodig voor het samenstellen van output in Small Business. Je kunt geen gegevensverzamelingen toevoegen. Als je bijvoorbeeld een rapport toevoegt of wijzigt, kun je de gegevensverzameling van het rapport wel wijzigen, zodat deze de gewenste output geeft. De aanpassing in de gegevensverzameling geldt dan alleen voor het rapport waarmee je bezig bent, niet voor andere rapporten die op dezelfde gegevensverzameling gebaseerd zijn. Beschrijving Alle gegevens die je in Small Business vastlegt, worden opgeslagen in een database. De database bevat tabellen met onderlinge relaties, zoals financiële mutaties - debiteuren - btw-codes, werkgevers - medewerkers - verzuimmeldingen, etc. Een gegevensverzameling haalt gegevens uit de database en zorgt ervoor dat deze gegevens op de juiste manier worden gecombineerd, gefilterd, verdicht, etc. De gegevensverzameling verrijkt als het ware de gegevens uit de database. Deze gegevens kun je onder andere presenteren in een weergave, rapport, analyse of bestand. Voorbeeld: De tabel Openstaande posten debiteur in de database bevat per openstaande post onder andere de boekingsdatum. In een weergave met openstaande posten verschijnt echter ook de ouderdom in dagen, een gegeven dat niet in de database staat. Profit bepaalt de ouderdom elke keer als dit nodig is. De ouderdom is beschikbaar als berekend gegeven in de gegevensverzameling. Bij medewerkers is per medewerker de geboortedatum bekend, maar niet de leeftijd. De leeftijd wordt automatisch berekend en is beschikbaar in diverse gegevensverzamelingen. De onderstaande afbeelding geeft het proces schematisch weer. Voorbereiding Autorisatie controlerenOm gegevensverzamelingen te mogen toevoegen en bewerken heb je de juiste autorisatie nodig. Werkwijze Gegevensverzameling selecteren Bepalen veldenset Presentatie van velden Berekeningen op velden Gegevens verdichten Filter toepassen Gegevensverzameling controleren