- HelpFinancieel jaar opstartenDe jaarovergang in Financieel valt in twee delen uiteen: het afsluiten van het oude boekjaar en het opstarten van een nieuw boekjaar. Je kunt bij het opstarten van het nieuwe boekjaar bijvoorbeeld rekening houden met: Klik op een stap in het bovenstaande proces om naar de gekoppelde helppagina te gaan. De beschreven stappen zijn niet verplicht, maar hangen samen met hoe je Profit hebt ingericht en met het beleid.
- HelpJaarovergang FinancieelVoor de jaarovergang in Profit Financieel doorloop je de stappen voor de eindejaarsverwerking én start je het nieuwe boekjaar op. Beschrijving Voor de financiële en vaste activa administratie kent Profit geen officiële jaarovergang of jaarafsluiting. De eindbalans van elk jaar is automatisch de beginbalans van het nieuwe jaar. Het eindsaldo op 31 december is dus het beginsaldo per 1 januari. Balansen worden altijd per jaar opgehaald. Saldo's van eerdere jaren komen automatisch op de beginbalans. Het kan wel zijn dat je bij een jaarovergang nog een aantal taken en controles moet verrichten. De jaarovergang in Financieel valt in twee delen uiteen: het afsluiten van het oude boekjaar en het opstarten van een nieuw boekjaar. Werkwijze Wil je meer weten over de specifieke stappen waar je bij de jaarovergang rekening mee kunt houden? Klik op de button Jaar afsluiten of Jaar opstarten voor meer informatie. Jaar afsluiten Jaar opstarten
- HelpVoor het eerst starten met btw/ICP-aangiften in ProfitAls je voor het eerst gaat starten met btw/icp-aangiften in Profit dan adviseren wij om eerst een jaarsuppletie(s) te maken tot het jaar waarin je wilt beginnen en 'dummy'-aangifte(n) te maken van de laatste periode die voor de gewenste startperiode ligt. In de jaarsuppleties komen dan btw-boekingen van voorgaande jaren. In de 'dummy'-aangifte(n) komen dan alle boekingen t/m die periode. Je maakt 'dummy'-aangiften vanaf de laatste periode van voorafgaand jaar (aan het jaar waarin je wilt beginnen met verzenden van de aangifte) tot en met de periodeaangifte die je al hebt aangeven bij de Belastingdienst. In deze dummy-aangiften worden dan alle oude boekingen (bijvoorbeeld icp) meegenomen zodat ze niet de eerste echte aangifte vervuilen. Als je niet eerst een dummy-aangifte maakt, dan bevat de eerste btw-aangifte namelijk ook allemaal historische gegevens van voorgaande jaren (perioden) die afkomstig zijn van voor deze aangifte. Zorg ervoor dat zoveel mogelijk financiële mutaties zijn vastgelegd in Profit, voordat je de jaarsuppletie en dummy-aangiften toevoegt. Deze jaarsuppletie(s) en dummy-aangifte(n) moet je definitief maken, maar je verstuurt deze niet naar de Belastingdienst (dus deze moet je niet klaarzetten). Daarna kan de eerste echte aangifte gemaakt worden. Voorbeeld: Je wilt starten met de btw/icp-aangiften per januari 2024. Voor een correcte aangifte maak je eerst een jaarsuppletie tot 2024. Dan komen de btw-boekingen van voorgaande jaren in de jaarsuppleties, deze moet je definitief maken en onderdrukken voor verzenden (status omzetten). Vervolgens moet je eerst de aangiften (btw en icp) in het oude jaar toevoegen (2023), waarin de historische gegevens terecht komen. De dummy-aangifte moet je definitief maken, maar verstuur je niet naar de Belastingdienst. Daarna voeg je de aangifte voor de periode van 2024 toe. Let op: Indien je automatisch de journaalposten genereert bij het definitief maken van de aangifte wordt er wél een journaalpost gegenereerd voor de dummy aangifte. Om dit te voorkomen onderdruk je de dummy-aangifte. Op deze manier wordt er geen journaalpost aangemaakt. Dummy btw/icp-aangifte toevoegen en definitief maken voor het starten in Profit: In dit voorbeeld voeg je een jaarsuppletie toe van 2023 en een dummy btw-aangifte voor Periode 12, Jaar 2023 als je wilt starten met de btw/icp-aangiften per januari 2024. Ga naar: Financieel / Btw/icp / Btw/icp-aangifte . Klik op: Meer acties / Jaarsuppletie . Voeg de jaarsuppletie toe tot het jaar waarin je wilt starten, in dit voorbeeld tot 2024.De jaarsuppletie is nog niet-definitief. Je ziet in de weergave dat Definitief is uitgevinkt. Een voorlopige aangifte kun je nog wijzigen of verwijderen en een definitieve aangifte niet. Maak deze jaarsuppletie(s) definitief en onderdruk deze voor verzending door te status om te zetten met de actie Suppletieaangifte onderdrukken . Deze jaarsuppletie(s) verstuur je NIET naar de Belastingdienst. Ga naar: Financieel / Btw/icp / Btw/icp-aangifte . Klik op: Nieuw .Als je de eerste keer een btw/icp-aangifte toevoegt doe je dat voor de periode die vóór de werkelijke eerste aangifteperiode ligt, waarmee je wilt beginnen om een 'dummy'-aangifte te doen. Als je dit niet doet bevat de eerste btw-aangifte of icp-aangifte ook allemaal historische gegevens van voorgaande jaren (perioden) die afkomstig zijn van voor deze aangifte. De periode waarover je een dummy-aangifte doet moet de laatste periode zijn vóór de gewenste startperiode, bijvoorbeeld Periode 12, Jaar 2023. Deze btw/icp-aangifte is een voorlopige aangifte, deze is nog niet-definitief. Controleer deze dummy btw/icp-aangifte (n). Maak de aangifte(n) definitief . Of onderdruk deze dummy-aangifte om te voorkomen dat Profit een journaalpost aanmaakt, als je hebt ingericht dat Profit automatisch een journaalpost voor de Belastingdienst genereert. Deze dummy aangifte(n) verstuur je NIET naar de Belastingdienst. Deze dummy-aangifte(n) moet je dus NIET Klaarzetten . Nu kun je de eerste echte btw/icp-aangifte aanmaken.
- HelpRapportage Informatie voor Derden inrichten (Iv3-rapportage) (Overheid)De Iv3-rapportage is een financiële analyse waarmee overheidsorganisaties bij het CBS verantwoorden hoe ze er financieel voorstaan. Deze gegevens zijn onder andere van belang bij de verdeling van het gemeentefonds en het provinciefonds. De Iv3-rapportage is vanaf nu mogelijk in Profit. In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 3. Iv3 (Informatie voor Derden) moet worden aangeleverd door gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen (dit zijn allerlei vormen van samenwerkingsverbanden van gemeenten waaronder waterschappen, veiligheidsregio's). Iv3 bevat gegevens uit de begroting, kwartaalcijfers en jaarrekening. Om van deze functionaliteit gebruikt maken moet je Rapportage Informatie voor Derden activeren. Als beheerder kun je definiëren hoe de koppeling eruit ziet met je grootboekrekeningen en kostenplaatsen. Je kunt deze Iv3-indeling ook importeren. Daarna kun je een volledige Iv3-analyse uit Profit halen. Onze visie is altijd om zaken aan te passen bij de bron. Als er iets niet goed is geboekt pas je dat niet aan in Excel, maar in de administratie, waarna je een nieuwe Iv3-analyse met de wijziging verwerkt. Inhoud Rapportage Informatie voor Derden (Iv3) activeren Rapportage Informatie voor Derden (Iv3) in administratie instellingen Iv3-indeling per jaar bij grootboekrekening en verbijzonderingscode vastleggen Iv3-analyse uitvoeren en raadplegen Zie Ook Rapportage Informatie voor Derden (Iv3) activeren Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving. Naam van de in te schakelen activering: Rapportage Informatie voor Derden (Iv3) Stappen om een activering in te schakelen Functionaliteit activeren: Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen . Ga naar het tabblad: Activering . Vink de functionaliteit aan die je wilt activeren.Profit waarschuwt dat na het activeren van functionaliteit de omgeving geconverteerd moet worden. Klik op: Ja om de functie te activeren. Klik op: Opslaan en sluiten .Profit waarschuwt dat er geen andere gebruikers ingelogd mogen zijn. Klik bij de melding op Ja . Rapportage Informatie voor Derden (Iv3) in administratie instellingen Je stelt per administratie in welke grondslagen je gaat gebruiken. Iv3-inrichting in de Administratie-instellingen vastleggen: Open de administratie waarvoor je de Iv3 instellingen wilt vastleggen. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie . Ga naar het tabblad: Iv3-indeling . Selecteer het type overheid. Selecteer de grondslagen voor categorie, taakveld en balans.Je kunt Grootboekrekening of Verbijzonderingsas 1 , 2 , 3 , 4 , 5 selecteren (mits ingericht op het tabblad Verbijzonderen bij de instellingen in Financieel). Klik op: Opslaan en sluiten . Iv3-indeling per jaar bij grootboekrekening en verbijzonderingscode vastleggen Je kunt in de eigenschappen per grootboekrekening en/of verbijzonderingscode per jaar de Iv3-indelingsregels vastleggen om de Iv3-indeling per jaar te kunnen bepalen. Nadat je deze Iv3-indeling hebt toegevoegd kun je de grondslagen voor de Iv3-indeling niet meer wijzigen. Je kunt de Iv3-indeling per jaar ook importeren via een import of de UpdateConnector Iv3-indeling per jaar . Je kunt nieuwe en bestaande Iv3-gegevens wijzigen met een import of updateconnector.Voor een juiste mutatie is Identity vereist. Dit geldt voor zowel de import als updateconnector. In een importdefinitie zet je de andere velden op Niet wijzigbaar . Bij een wisseling van categorie code is het van belang de juiste type categorie mee te geven. Dat omdat sommige codes dezelfde zijn voor Lasten als voor Baten. Let op! Als je velden in de importdefinitie op Inlezen zet, maar geen waarde meegeeft, dan wordt de betreffende regel niet gemuteerd maar verwijderd. Iv3-indeling per jaar bij grootboekrekening vastleggen: Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening . Open de eigenschappen van de grootboekrekening. Ga naar het tabblad: Iv3-indeling . Klik op: Nieuw .Deze actie en de velden die je kunt invullen is afhankelijk van de grondslagen voor de Iv3-indeling die je hebt vastgelegd in de administratie instellingen. Selecteer de administratie bij Administratie . Vul het jaar in. Vul het betreffende veld in. Klik op: Opslaan en sluiten . Iv3-indeling per jaar bij verbijzonderingscode (kostenplaats) vastleggen: Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Code verbijzondering . Open de eigenschappen van de verbijzonderingscode. Ga naar het tabblad: Iv3-indeling . Klik op: Nieuw .Deze actie en de velden die je vervolgens kunt invullen is afhankelijk van de grondslagen voor de Iv3-indeling die je hebt vastgelegd in de administratie instellingen. Selecteer de administratie bij Administratie . Vul het jaar in. Vul het betreffende veld in. Klik op: Opslaan en sluiten . Iv3-analyse uitvoeren en raadplegen Je voert de Iv3-rapportage als analyse uit in Profit of InSite en daarna raadpleeg je de analyse in Excel. Bij het uitvoeren van een analyse kun je deze alleen raadplegen. Als je wijzigingen doorvoert in Excel, zal Profit deze niet in de analyse opslaan. In het Excelbestand worden alle financiële Iv3-getallen op de juiste plaats gevuld. Controleer deze en vul verdere nodige gegevens in. Het vervolgens insturen en verwerken van dit Excelbestand doe je via het CBS. Met de hulpmiddelen die het CBS verstrekt kun je het Excel-bestand omzetten naar een JSON . Verdere informatie kun je bij het CBS opvragen. Ook is een gegevensverzameling Iv3-indeling en Iv3-indeling per jaar beschikbaar die je kunt gebruiken in getconnectoren, analyses, rapporten en documenten. Iv3 -analyse uitvoeren en raadplegen in Profit Ga naar: Algemeen / Uitvoer / Analyse . Financieel / Uitvoer / Analyse Dubbelklik op de analyse:Iv3 Gemeentschappelijke regeling 2024 (Profit) Iv3 Gemeente 2024 (Profit) Iv3 Provincie 2024 (Profit) Deze analyses zijn per jaar beschikbaar. Vanaf Profit 4 zijn deze analyses ook voor 2025 beschikbaar. Selecteer een veld en stel het filter in. Je leest meer over analyse uitvoeren en filter instellen in dit onderwerp . Klik op Voltooien om de analyse te genereren. Open de analyse op één van de volgende manieren. Analyse openen met één muisklik op een notificatie Analyse openen door te klikken op een notificatie: Als de analyse gereed is, verschijnt er een notificatie op je beeldscherm. Dit zal alleen gebeuren als de PCC en je systeem correct ingericht zijn. Klik op de notificatie om het bestand te lokaal te openen in Excel. Het bestand wordt opgeslagen in de map Downloads op je pc. Je kunt het bestand daarom ook als volgt openen: Start Windows Verkenner en open de volgende map: C:\Users \Jouw gebruikersnaam\Downloads . Je kunt deze map ook openen via %userprofile%\Downloads . Zie ook: Inrichting controleren Analyse openen via Profit Exportbestand openen via Profit: Zie verder: Bestand openen vanuit Mijn bestanden Analyse openen via InSite Bestand openen via InSite: Start InSite. Klik op: Communication Center . Klik op het bestand. Het bestand wordt op je harde schijf opgeslagen en je opent dit in je lokaal geïnstalleerde versie van Microsoft Excel. Bestanden worden na 48 uur verwijderd uit de weergave Mijn bestanden . Je kunt bestanden zelf verwijderen via Algemeen / Uitvoer / Mijn bestanden in Profit. Let op: Je opent het bestand altijd op je eigen systeem en daarom wordt het bestand ook lokaal opgeslagen in de map Downloads. Controleer na gebruik of het bestand uit de map Downloads verwijderd is, dit is met name belangrijk bij vertrouwelijke informatie. Als je de analyse niet kunt openen of als er meldingen optreden, raadpleeg je de voorbereidingen en de veelgestelde vragen. Toelichting Iv3 Excel-bestand Vanuit de 4 gegevensverzamelingen zijn de velden voor Taak, Categorie, Balanscode en Type categorie (L of B) toegevoegd en in de draaitabellen gebruikt. De gegevenverzamelingsbladen en de bladen waar de draaitabellen op staan zijn verborgen. Waar deze codes worden ingevuld hangt af van de gekozen inrichting in Profit (Financieel / Beheer / Instellingen administratie). De bladen 5, 6 en 7 worden volledig gevuld vanuit de verschillende draaitabellen en senario instellingen op tabblad 4. De overige tabbladen moeten worden gevuld conform de richtlijnen en toelichtingen vanuit het CBS. Voor blad 5 en 6 zijn 4 draaitabellen beschikbaar. Twee voor de realisatie en twee voor de begroting.Voor blad 7 zijn 2 draaitabellen beschikbaar. 1 vanuit het grootboek en 1 vanuit de verbijzondering. Iv3-analyse uitvoeren en raadplegen in Insite: Je kunt de Iv3-analyse ook raadplegen via het InSite. Start InSite. Klik op: Communication Center . Open de analyse in het overzicht Mijn te starten analyses . Zie Ook Introductie van AFAS ERP software voor gemeentes en provincies
- HelpJaarovergang FlexVoor de jaarovergang van Flex maken we onderscheid in verloningsvormen: Declaratieverloning en Periodeverloning. Grofweg gaat het bij uitzenden (week en vier-weken verloning volgens de ABU/NBBU CAO) om declaratieverloning en bij maand en cao-verloning om periodeverloning. Meer informatie over de verschillen. Voor de detacheringsbranche en voor uitzendorganisaties wordt de Profit-functionaliteit op een andere manier ingericht en gebruikt. De definitie en werking volgens Profit is als volgt: Detachering : bij detachering werk je met maandverloning. Hierbij wordt gewerkt met vaste lonen uit de contracten van de medewerker via de salarisverwerkingscockpit (en niet via de declaratiecockpit). Qua inrichting gebruik je wel de Flex-activering voor: klantovereenkomst plaatsing Bij deze werkwijze heb je te maken met TWK in Profit Payroll. Uitzendbranche : bij uitzendorganisaties werk je voornamelijk met dag/weekverloning, maar ook maandverloning is mogelijk. Hier wordt gewerkt met 'uurtje factuurtje'-boeken en verlonen via declaratiecockpit. Bij de inrichting met de Flex-activering en verloning via de declaratiecockpit heb je nooit te maken met TWK! Deze definities kunnen afwijken van hoe ze in jouw organisaties worden gebruikt. Houdt hier rekening mee. Overzicht toepasselijke activeringen voor de uitzendbranche: Activering: Wat kan het? Flex (alleen via AFAS consultant of partner) Fasetelling / StiPP / proces FLEX met plaatsingen Declaratieverloning Verloning via declaratiecockpit Een medewerker met meerdere werkgevers Voorkomt dubbele personen in je crm In tabelvorm gebruik je de volgende onderdelen uit Profit, afhankelijk van of je uit de Detachering- of Uitzendbranche komt: Verschillen tussen Periodeverloning en Declaratieverloning in de Flex Periodeverloning = Detachering Declaratieverloning = Uitzendbranche Uitbetalen per periode (maand) Uitbetalen per dag of week Salaris leg je vast op de Medewerker Salaris leg je vast op de Plaatsing Loonschaal leg je vast in het medewerkerscontract Loonschaal leg je vast op de Functie Loonmutaties doen iets in de salarisverwerking Loonmutatie doet niets Looncomponenten doen het altijd Looncomponenten doen alleen iets als er ook een declaratie is. Verloning op basis van juiste SCORF-gegevens Verloning op basis van declaratiegegevens Functie is onderdeel van SCORF Functie leg je vast in de plaatsing Declaraties in gebroken weken worden opgesplitst in twee declaraties als de periodetabel van de administratie van het type 'maand' is. Hiermee boekt Profit de omzet in de juiste financiële periode. (Dit geldt ook bij een inkoopplaatsing en de Flex-activering). (Profit 4) Een declaratie wordt gesplitst op basis van de periodetabel van het salaris van de medewerker, behalve als de verzamelperiode op de klantovereenkomst of verkooprelatie 'maand' is. De boekingsdatum wordt in dit geval gevuld vanuit het salarisverwerkingsplan. Margedashboard Het proces van de jaarovergang bevat voor beide verloningsvormen drie fases: het loonjaar afsluiten, voorbereiden en opstarten van een nieuw loonjaar. Zie ook: Themapagina: Jaarovergang Flex Inhoud Jaarovergang Flex - Declaratieverloning Jaarovergang Flex - Periodeverloning Zie ook Jaarovergang Flex - Declaratieverloning Het proces van de jaarovergang voor de declaratieverloning van Flex bestaat uit de volgende stappen opgesplitst in 3 fases: 1. Loonjaar afsluiten: Reguliere periode accorderen Een nieuw jaar kan niet worden opgestart zonder dat het huidige jaar is afgesloten. Zorg ervoor dat alle (openstaande) perioden van het loonjaar zijn geaccordeerd. Om snel te controleren of alle perioden zijn geaccordeerd, open je de weergave Salarisverwerkingsplan (alle) . Filter hier op het jaartal van het jaar dat je wilt afsluiten en in de kolom Status verwerking op !Geaccordeerd . Als er geen regels meer naar voren komen, kun je starten met nieuwe loonjaar. Loonafspraken actualiseren Actualiseer de loonafspraken nogmaals, voor het geval er correcties zijn die doorgevoerd moeten zijn voordat het loonjaar afgesloten wordt. Selecteer een manier van correcties verlonenBij de jaarovergang wil je dat uren en/of correctie over het voorgaande jaar in de juiste periode worden meegenomen. Bij declaratieverloning is het mogelijk om (correctie) declaraties uit het voorgaande jaar door te schuiven naar het nieuwe jaar of te verlonen in een jaaroverschrijdende salarisverwerking. Let op: Lees eerst deze toelichting op de wijzen van correcties Bij de jaarovergang wil je ervoor zorgen dat uren en/of correctie over het voorgaande jaar in de juiste periode worden meegenomen. Dit zorgt voor correcte loonstroken en jaaropgaven en is daarnaast veel duidelijker voor de medewerker. Je kunt correcties over het voorgaande jaar via een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan verwerken. Dit salarisverwerkingsplan kun je tegelijkertijd open hebben met een salarisverwerkingsplan in het actuele jaar. In het salarisverwerkingsplan van het actuele jaar geef je aan of je de declaraties over het voorgaande jaar wilt verwerken in het jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan of dat je ze wilt doorschuiven naar het actuele jaar. Hiermee verstrek je ook de loonstroken over de perioden van het voorgaande jaar. Procedure verwerken en accorderen Als je in periode 1 van het nieuwe jaar correcties hebt die je wilt verwerken in een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan van vorig jaar, dan verwerk en accordeer je deze ook nadat je de eerste periode van het nieuwe jaar hebt verwerkt en geaccordeerd. Dit proces herhaal je voor iedere volgende periode en aanvullende jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan. Voorbeeld: Voor onderstaande drie voorbeelden geldt: het actuele salarisverwerkingsplan heeft bij Declaraties verlonen in de waarde Jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan . Na verwerken en accorderen van periode 1 2025 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-1). Na verwerken en accorderen van periode 2 2025 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-2). Na verwerken en accorderen van periode 3 2025 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-3). Enz. Declaraties meenemen of niet meenemen in dit salarisverwerkingsplan Bij declaratieverloning is het mogelijk om (correctie) declaraties uit het voorgaande jaar door te schuiven naar het nieuwe jaar of te verlonen in een jaaroverschrijdende salarisverwerking. (Dit is echter niet altijd zinvol. Zie onderaan deze pagina). In de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan heb je op het tabblad Declaratieverloning bij Declaraties verlonen in de keuze uit: Nog te bepalen (standaard waarde) Dit salarisverwerkingsplan Je selecteert deze keuze als je vanaf een bepaalde periode (correctie) declaraties uit het voorgaande jaar wilt meenemen in de verwerking van het nieuwe jaar. De declaratie wordt dan doorgeschoven naar week 1 van het actuele jaar. Houd hier rekening mee: De periode declaratie heeft betrekking op het voorgaande jaar. De datum van de nacalculatie bepaalt de kostprijs. De Payroll periode waar deze declaraties allemaal in verwerkt worden is periode 1 van het actuele jaar. De verwerkingsperiode is de actuele periode van het actuele jaar. Declaraties uit het voorgaande jaar worden in dit salarisverwerkingsplan verwerkt met de wet en regelgeving van het huidige jaar. Jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan Je selecteert deze keuze als je de declaraties op het voorgaande jaar wilt verwerken in een jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan. Je maakt dan ook een apart jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan aan. Voorbeeld: Wil je de declaratie verwerken in het jaar 2024? Selecteer in het actuele salarisverwerkingsplan bij Declaraties verlonen in de waarde Jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan . En voeg een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan toe voor het jaar 2024. Wil je de declaratie verwerken in het jaar 2025? Selecteer in het actuele salarisverwerkingsplan bij Declaraties verlonen in de waarde Dit salarisverwerkingsplan . De declaratie wordt dan doorgeschoven naar week 1 van het jaar 2025. Actueel contract In een jaar waarin je een medewerker verloont, moet de medewerker altijd een contract hebben. Bij correcties op een voorgaand jaar is er altijd een contract aanwezig. Als voor een medewerker in het actuele jaar geen contract aanwezig is, dan komt er bij declaratieverloning de volgende melding: 'Deze medewerker heeft geen geldig contract om deze declaratie te kunnen verlonen.' Meer informatie hierover, lees je hier. Is de medewerker opnieuw indienst gemeld bij een andere werkgever dan kunnen declaraties alleen verwerkt worden via een Jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan voor het jaar waarop de declaratie betrekking heeft. Boekstukdatum Als bij declaratieverloning het salarisverwerkingsplan aan onderstaande eisen voldoet, dan kun je het veld Boekstukdatum wijzigen in de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan: Het gaat om een jaaroverschrijdende correctie. Het salarisverwerkingsplan is nog niet geaccordeerd. Het veld Omzet gejournaliseerd mag niet aan staan bij de verwerkte declaraties van dit salarisverwerkingsplan.Let op: Pas de boekstukdatum niet zomaar aan. Vul je de verkeerde datum, dan heeft dit als gevolg dat de bedragen in de verkeerde financiële periode worden geboekt. Reserveringen tijdens de jaarovergang De werking van het opbouwen, uitbetalen, overhevelen en herwaarderen van reserveringen is bij de jaarovergang niet anders dan gebruikelijk. In Profit wordt het saldo van de reserveringen jaaronafhankelijk bijgehouden. Als het uurloon in het nieuwe jaar wijzigt, dan worden de reserveringen in uren automatisch geherwaardeerd bij de eerstvolgende declaratie. Wanneer niet zinvol om declaraties door te schuiven naar het nieuwe jaar? Het is niet altijd zinvol om (correctie)declaraties door te schuiven naar het nieuwe jaar. Een correctie over het jaar heen tillen heeft alleen zin bij wijzigingen in de nacalculatieregels, bijvoorbeeld een wijziging in uurloon of aantal uren. De declaratie wordt dan in periode 1 van het nieuwe jaar verloond. En dan nog is het per geval de vraag of dat wenselijk/mogelijk is. Niet zinvol is het doorschuiven bijvoorbeeld in de volgende gevallen: De betreffende looncomponent is niet meer actief in het nieuwe jaar. In het tijdvak van de correctie werd nog geen pensioen berekend en in het nieuwe jaar wel. Er is onterecht wel/geen pensioen ingehouden. De loonheffing foutief is berekend in het oude jaar. Correctieperiode in afgesloten boekjaar toevoegen Je voegt een correctieregel toe aan het salarisverwerkingsplan van het voorgaande jaar, als je voor het voorgaande boekjaar declaraties wilt verwerken. Je maakt de gewenste correctieperiode aan in het salarisverwerkingsplan van de betreffende werkgever. Profit voegt de correctieperiode toe na de laatste periode van het betreffende jaar in het salarisverwerkingsplan. Je kunt een correctieperiode in afgesloten boekjaar ook toevoegen via HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit , actie Nieuw . Correctieperiode in afgesloten boekjaar toevoegen: Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever . Open de eigenschappen van de werkgever. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan . Klik op: Nieuw . Selecteer de optie Correctieperiode maken in afgesloten jaar . Klik op: Volgende . Selecteer de gewenste combinatie van periodetabel en boekjaar. Wijzig Klik op: Volgende . Vul eventueel een afwijkende boekstukdatum in.Let op: Pas de boekstukdatum niet zomaar aan. Vul je de verkeerde datum, dan heeft dit als gevolg dat de bedragen in de verkeerde financiële periode worden geboekt. Doorloop de wizard. en voer de rest van de gegevens in. Dit verschilt niet van het invoeren van een correctieregel in het huidige jaar, met uitzondering van de onderstaande punten:Je kunt een afwijkende journaalstructuur koppelen aan de correctieperiode. Dit is met name bedoeld voor organisaties die de journaalstructuur hebben gewijzigd, waardoor journalisering van het voorgaande jaar op basis van een journaalstructuur van het huidige jaar ongewenst is.Als je nog niet over de gewenste journaalstructuur beschikt, kun je deze toevoegen in HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur . Je kunt in deze functie ook een bestaande journaalstructuur kopiëren en deze vervolgens aanpassen. Koppel deze journaalstructuur daarna aan de correctieregel. Klik op: Voltooien . Zie ook: Correctieperiode toevoegen en verwerken voor afsluiten loonjaar Let op: Een declaratie die betrekking heeft op het voorgaand boekjaar en daarin initieel ook verloond is, wordt negatief gecorrigeerd via correctiedeclaratie/terugdraaien in het huidige boekjaar. Bijvoorbeeld van 8 gewerkte uren (verwerkt in 2023) naar 0 gewerkte uren (verwerkt in 2024). De berekende 'Loonheffing' wordt met de correctie niet teruggedraaid in het voorgaande jaar . Naast de loonheffing geldt dit ook voor ZVW, werknemerspremies, pensioen, etc. Houd hier rekening mee. Laatste aangifte controleren Voordat je de loonaangifte verzendt, controleer je deze aangifte. Bij deze technische controle controleert Profit de gegevens voor de loonaangifte op dezelfde manier als de Belastingdienst, voordat zij het bericht accepteert. Dit betreft onder andere controles op verplichte velden en het verband tussen bepaalde gegevens. Hierdoor wordt de kans op fouten na het insturen sterk verminderd. Correctieperiode accorderen Met het accorderen van een correctieperiode sluit je deze periode af. Niet-verwerkte correcties in de verschillenperiode gaan na het accorderen mee naar de volgende (correctie)periode. Laatste aangifte klaarzetten Je maakt de loonaangifte definitief, door deze klaar te zetten. Vervolgens verzend je deze (automatisch) naar de Belastingdienst. Jaaropgaven genereren Voor het genereren van de jaaropgaven gebruik je de Digitale jaaropgave salariswijzer (Profit) of de Digitale jaaropgave (Profit) . Deze jaaropgaven genereren per nummer inkomstenverhouding een aparte jaaropgave. 2. Voorbereiden nieuw loonjaar: Nieuwe componenten (ABU/NBBU) toevoegen aan uren/kosten/werksoorten Voeg nieuwe looncomponenten toe en koppel deze aan kosten en urensoorten. Koppel die kosten en urensoorten vervolgens aan een itemset. Itemsets bijwerken Voeg uren/kosten/werksoorten toe voor de nieuwe looncomponenten. Koppel de looncomponent vervolgens aan de werk/uren/kostensoorten. Nieuwe prijsafspraken Je kunt een prijsafspraak toevoegen in Profit of in InSite. Nieuw kostprijsmodel Je voegt een nieuw kostprijsmodel toe in Profit. Nieuwe loonschalen toevoegen bij de medewerkers Je legt de salarisschaal, de schaal en de trede van de medewerker vast. Genereer declaraties voor feestdagen Gebruik hiervoor het overzicht Feestdaguren. Hierin zie je per relatiebeheerder of medewerker op hoeveel feestdaguren een medewerker recht heeft. Ook gebruik je het als basis voor het controle- en accorderingsproces van feestdaguren door relatiebeheerders via de workflow. 3. Nieuw loonjaar opstarten: Journaalstructuur bijwerken Omdat een nieuwe cao nieuwe looncomponenten bevat kan het zijn dat je de journaalstructuur moet bijwerken. Periode Nieuwe salarisverwerkingsplannen toevoegen Je voegt voor iedere periode van het jaar een periode toe in het salarisverwerkingscockpit. Dit kan via automatisch genereren. Maak salarisverwerkingsplannen aan met het juiste tijdvak (week/maand) met de juiste einddata urenregistratie (laatste dag periode) Vul het tabblad Journalisering correct in in de salarisverwerkingsregels : Juist vullen tabblad Declaratieverloning in salarisverwerkingsregels:Bij de jaarovergang wil je ervoor zorgen dat uren en/of correctie over het voorgaande jaar in de juiste periode worden meegenomen. Dit zorgt voor correcte loonstroken en jaaropgaven en is daarnaast veel duidelijker voor de medewerker. Je kunt correcties over het voorgaande jaar via een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan verwerken. Dit salarisverwerkingsplan kun je tegelijkertijd open hebben met een salarisverwerkingsplan in het actuele jaar. In het salarisverwerkingsplan van het actuele jaar geef je aan of je de declaraties over het voorgaande jaar wilt verwerken in het jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan of dat je ze wilt doorschuiven naar het actuele jaar. Hiermee verstrek je ook de loonstroken over de perioden van het voorgaande jaar. Procedure verwerken en accorderen Als je in periode 1 van het nieuwe jaar correcties hebt die je wilt verwerken in een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan van vorig jaar, dan verwerk en accordeer je deze ook nadat je de eerste periode van het nieuwe jaar hebt verwerkt en geaccordeerd. Dit proces herhaal je voor iedere volgende periode en aanvullende jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan. Voorbeeld: Voor onderstaande drie voorbeelden geldt: het actuele salarisverwerkingsplan heeft bij Declaraties verlonen in de waarde Jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan . Na verwerken en accorderen van periode 1 2025 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-1). Na verwerken en accorderen van periode 2 2025 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-2). Na verwerken en accorderen van periode 3 2025 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-3). Enz. Declaraties meenemen of niet meenemen in dit salarisverwerkingsplan Bij declaratieverloning is het mogelijk om (correctie) declaraties uit het voorgaande jaar door te schuiven naar het nieuwe jaar of te verlonen in een jaaroverschrijdende salarisverwerking. (Dit is echter niet altijd zinvol. Zie onderaan deze pagina). In de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan heb je op het tabblad Declaratieverloning bij Declaraties verlonen in de keuze uit: Nog te bepalen (standaard waarde) Dit salarisverwerkingsplan Je selecteert deze keuze als je vanaf een bepaalde periode (correctie) declaraties uit het voorgaande jaar wilt meenemen in de verwerking van het nieuwe jaar. De declaratie wordt dan doorgeschoven naar week 1 van het actuele jaar. Houd hier rekening mee: De periode declaratie heeft betrekking op het voorgaande jaar. De datum van de nacalculatie bepaalt de kostprijs. De Payroll periode waar deze declaraties allemaal in verwerkt worden is periode 1 van het actuele jaar. De verwerkingsperiode is de actuele periode van het actuele jaar. Declaraties uit het voorgaande jaar worden in dit salarisverwerkingsplan verwerkt met de wet en regelgeving van het huidige jaar. Jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan Je selecteert deze keuze als je de declaraties op het voorgaande jaar wilt verwerken in een jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan. Je maakt dan ook een apart jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan aan. Voorbeeld: Wil je de declaratie verwerken in het jaar 2024? Selecteer in het actuele salarisverwerkingsplan bij Declaraties verlonen in de waarde Jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan . En voeg een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan toe voor het jaar 2024. Wil je de declaratie verwerken in het jaar 2025? Selecteer in het actuele salarisverwerkingsplan bij Declaraties verlonen in de waarde Dit salarisverwerkingsplan . De declaratie wordt dan doorgeschoven naar week 1 van het jaar 2025. Actueel contract In een jaar waarin je een medewerker verloont, moet de medewerker altijd een contract hebben. Bij correcties op een voorgaand jaar is er altijd een contract aanwezig. Als voor een medewerker in het actuele jaar geen contract aanwezig is, dan komt er bij declaratieverloning de volgende melding: 'Deze medewerker heeft geen geldig contract om deze declaratie te kunnen verlonen.' Meer informatie hierover, lees je hier. Is de medewerker opnieuw indienst gemeld bij een andere werkgever dan kunnen declaraties alleen verwerkt worden via een Jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan voor het jaar waarop de declaratie betrekking heeft. Boekstukdatum Als bij declaratieverloning het salarisverwerkingsplan aan onderstaande eisen voldoet, dan kun je het veld Boekstukdatum wijzigen in de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan: Het gaat om een jaaroverschrijdende correctie. Het salarisverwerkingsplan is nog niet geaccordeerd. Het veld Omzet gejournaliseerd mag niet aan staan bij de verwerkte declaraties van dit salarisverwerkingsplan.Let op: Pas de boekstukdatum niet zomaar aan. Vul je de verkeerde datum, dan heeft dit als gevolg dat de bedragen in de verkeerde financiële periode worden geboekt. Reserveringen tijdens de jaarovergang De werking van het opbouwen, uitbetalen, overhevelen en herwaarderen van reserveringen is bij de jaarovergang niet anders dan gebruikelijk. In Profit wordt het saldo van de reserveringen jaaronafhankelijk bijgehouden. Als het uurloon in het nieuwe jaar wijzigt, dan worden de reserveringen in uren automatisch geherwaardeerd bij de eerstvolgende declaratie. Wanneer niet zinvol om declaraties door te schuiven naar het nieuwe jaar? Het is niet altijd zinvol om (correctie)declaraties door te schuiven naar het nieuwe jaar. Een correctie over het jaar heen tillen heeft alleen zin bij wijzigingen in de nacalculatieregels, bijvoorbeeld een wijziging in uurloon of aantal uren. De declaratie wordt dan in periode 1 van het nieuwe jaar verloond. En dan nog is het per geval de vraag of dat wenselijk/mogelijk is. Niet zinvol is het doorschuiven bijvoorbeeld in de volgende gevallen: De betreffende looncomponent is niet meer actief in het nieuwe jaar. In het tijdvak van de correctie werd nog geen pensioen berekend en in het nieuwe jaar wel. Er is onterecht wel/geen pensioen ingehouden. De loonheffing foutief is berekend in het oude jaar. Jaarloon BT berekenen Voordat je de salarissen van periode 1 kan accorderen, bereken je het Jaarloon BT. Je berekent het Jaarloon BT in Profit 5. Periode 1 verwerken Je start de salarisverwerking in de salarisverwerkingscockpit. Het verwerken van de salarissen van periode 1 kan in Profit 4 (accorderen alleen met Profit 5!). Ook heb je de cao met versie 2025.01.01 nodig. Jaarovergang Flex - Periodeverloning Het proces van de jaarovergang voor de periodeverloning van Flex bestaat uit de volgende stappen opgesplitst in 3 fases: 1. Loonjaar afsluiten: Controleer de einddatum urenregistratie De einddatum urenregistratie in Profit bepaalt in welke periode declaraties worden meegenomen. Deze moet goed staan in de laatste periode (in de correctieperiode of de reguliere als je besluit geen correctieperiode aan te maken). Reguliere periode accorderen Een nieuw jaar kun je niet opstarten zonder dat het huidige jaar is afgesloten. Zorg ervoor dat alle (openstaande) perioden van het loonjaar zijn geaccordeerd. Om snel te controleren of alle perioden zijn geaccordeerd, open je de weergave Salarisverwerkingsplan (alle) . Filter hier op het jaartal van het jaar dat je wilt afsluiten en in de kolom Status verwerking op !Geaccordeerd . Als er geen regels meer naar voren komen, kun je starten met nieuwe loonjaar. TWK initiëren vanaf periode 1 Voor het afsluiten van het loonjaar, initieer je TWK-mutaties vanaf periode 1. Doe dit met de laatste cao van het jaar dat je wilt afsluiten. Deze TWK-mutaties verloon je in een correctieperiode. Hierdoor heb je het loonjaar volledig verwerkt en voorkom je dat je in een jaaroverschrijdende correctieperiode TWK-mutaties verloond die nog niet eerder zijn meegegaan. Correctieperiode toevoegen Om de laatste correcties van het af te sluiten jaar mee te nemen, voeg je nog een correctieperiode toe. Wil je alle uren van het jaar verwerken in hetzelfde jaar? Maak dan een correctieperiode in dat jaar aan en zet hierin de einddatum urenregistratie op de laatste dag van het jaar. Worden er na die datum met terugwerkende kracht nog urendeclaraties ingestuurd voor december, dan maak je nog een correctieperiode voor dat jaar aan. Een correctieperiode is een aparte verwerkingsperiode in het salarisverwerkingsplan. In een correctieperiode kun je de TWK-mutaties verwerken, uurloners uitgesteld verwerken, omdat de uren op een later moment binnenkomen, of een vakantietoeslag uitbetalen. Correctieperiode in afgesloten boekjaar toevoegen Je voegt een correctieregel toe aan het salarisverwerkingsplan van het voorgaande jaar, als je voor het voorgaande boekjaar declaraties wilt verwerken. Je maakt de gewenste correctieperiode aan in het salarisverwerkingsplan van de betreffende werkgever. Profit voegt de correctieperiode toe na de laatste periode van het betreffende jaar in het salarisverwerkingsplan. Je kunt een correctieperiode in afgesloten boekjaar ook toevoegen via HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit , actie Nieuw . Correctieperiode in afgesloten boekjaar toevoegen: Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever . Open de eigenschappen van de werkgever. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan . Klik op: Nieuw . Selecteer de optie Correctieperiode maken in afgesloten jaar . Klik op: Volgende . Selecteer de gewenste combinatie van periodetabel en boekjaar. Wijzig Klik op: Volgende . Vul eventueel een afwijkende boekstukdatum in.Let op: Pas de boekstukdatum niet zomaar aan. Vul je de verkeerde datum, dan heeft dit als gevolg dat de bedragen in de verkeerde financiële periode worden geboekt. Doorloop de wizard. en voer de rest van de gegevens in. Dit verschilt niet van het invoeren van een correctieregel in het huidige jaar, met uitzondering van de onderstaande punten:Je kunt een afwijkende journaalstructuur koppelen aan de correctieperiode. Dit is met name bedoeld voor organisaties die de journaalstructuur hebben gewijzigd, waardoor journalisering van het voorgaande jaar op basis van een journaalstructuur van het huidige jaar ongewenst is.Als je nog niet over de gewenste journaalstructuur beschikt, kun je deze toevoegen in HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur . Je kunt in deze functie ook een bestaande journaalstructuur kopiëren en deze vervolgens aanpassen. Koppel deze journaalstructuur daarna aan de correctieregel. Klik op: Voltooien . Zie ook: Correctieperiode toevoegen en verwerken voor afsluiten loonjaar Laatste aangifte controlerenControleer de loonaangifte van de laatste periode. Correctieperiode accorderen Accordeer de openstaande correctieperiode. Laatste aangifte klaarzetten Zet de loonaangifte van de laatste periode klaar. Jaaropgaven genereren Voor het genereren van de jaaropgaven maak je gebruik van de Digitale jaaropgave salariswijzer (Profit) of de Digitale jaaropgave (Profit). 2. Voorbereiden nieuw loonjaar: Nieuwe prijsafspraken Je kunt een prijsafspraak toevoegen in Profit of in InSite. Nieuw kostprijsmodel Je voegt een nieuw kostprijsmodel toe in Profit. Nieuwe loonschalen bij de medewerkers Je legt de salarisschaal, de schaal en de trede van de medewerker vast. Feestdagen Je kunt feestdagen integreren met verlof. Hierdoor ontstaan automatisch verlofboekingen op basis van de dagen in de sluitingsperiode. 3. Nieuw loonjaar: Journaalstructuur bijwerken Omdat een nieuwe cao nieuwe looncomponenten bevat kan het zijn dat je de journaalstructuur moet bijwerken. Eigen looninrichting bijwerken Werk (indien van toepassing) je eigen looninrichting bij. Denk hierbij aan loonschalen, salaristabellen, eigen looncomponenten en instellingen op medewerkersniveau. Periode toevoegen voor verwerken Je kunt de salarisverwerkingsplannen automatisch laten toevoegen voor het hele jaar. Je hoeft dan niet elke periode van het jaar handmatig toe te voegen in het salarisverwerkingscockpit.Je voegt de salarisverwerkingsplannen toe met de juiste periode (week/maand) en de juiste einddatum urenregistratie (laatste dag periode) Bijvoorbeeld tabblad Journalisering in het salarisverwerkingsplan: Jaarloon BT berekenen Voordat je de salarissen van periode 1 kan accorderen, bereken je het Jaarloon BT. Je berekent het Jaarloon BT in Profit 5. Periode 1 verwerken De laatste stap! Je start de salarisverwerking in de salarisverwerkingscockpit. Het verwerken van de salarissen van periode 1 kan in Profit 4 (accorderen alleen met Profit 5!). Ook heb je de cao met versie 2025.01.01 nodig. Zie ook Voor de financiële administratie en de interne verloning: Jaarovergang Financieel Jaarovergang Payroll Themapagina jaarafsluiting Bij de jaarovergang wil je ervoor zorgen dat uren en/of correctie over het voorgaande jaar in de juiste periode worden meegenomen. Dit zorgt voor correcte loonstroken en jaaropgaven en is daarnaast veel duidelijker voor de medewerker. Je kunt correcties over het voorgaande jaar via een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan verwerken. Dit salarisverwerkingsplan kun je tegelijkertijd open hebben met een salarisverwerkingsplan in het actuele jaar. In het salarisverwerkingsplan van het actuele jaar geef je aan of je de declaraties over het voorgaande jaar wilt verwerken in het jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan of dat je ze wilt doorschuiven naar het actuele jaar. Hiermee verstrek je ook de loonstroken over de perioden van het voorgaande jaar. Procedure verwerken en accorderen Als je in periode 1 van het nieuwe jaar correcties hebt die je wilt verwerken in een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan van vorig jaar, dan verwerk en accordeer je deze ook nadat je de eerste periode van het nieuwe jaar hebt verwerkt en geaccordeerd. Dit proces herhaal je voor iedere volgende periode en aanvullende jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan. Voorbeeld: Voor onderstaande drie voorbeelden geldt: het actuele salarisverwerkingsplan heeft bij Declaraties verlonen in de waarde Jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan . Na verwerken en accorderen van periode 1 2025 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-1). Na verwerken en accorderen van periode 2 2025 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-2). Na verwerken en accorderen van periode 3 2025 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-3). Enz. Declaraties meenemen of niet meenemen in dit salarisverwerkingsplan Bij declaratieverloning is het mogelijk om (correctie) declaraties uit het voorgaande jaar door te schuiven naar het nieuwe jaar of te verlonen in een jaaroverschrijdende salarisverwerking. (Dit is echter niet altijd zinvol. Zie onderaan deze pagina). In de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan heb je op het tabblad Declaratieverloning bij Declaraties verlonen in de keuze uit: Nog te bepalen (standaard waarde) Dit salarisverwerkingsplan Je selecteert deze keuze als je vanaf een bepaalde periode (correctie) declaraties uit het voorgaande jaar wilt meenemen in de verwerking van het nieuwe jaar. De declaratie wordt dan doorgeschoven naar week 1 van het actuele jaar. Houd hier rekening mee: De periode declaratie heeft betrekking op het voorgaande jaar. De datum van de nacalculatie bepaalt de kostprijs. De Payroll periode waar deze declaraties allemaal in verwerkt worden is periode 1 van het actuele jaar. De verwerkingsperiode is de actuele periode van het actuele jaar. Declaraties uit het voorgaande jaar worden in dit salarisverwerkingsplan verwerkt met de wet en regelgeving van het huidige jaar. Jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan Je selecteert deze keuze als je de declaraties op het voorgaande jaar wilt verwerken in een jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan. Je maakt dan ook een apart jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan aan. Voorbeeld: Wil je de declaratie verwerken in het jaar 2024? Selecteer in het actuele salarisverwerkingsplan bij Declaraties verlonen in de waarde Jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan . En voeg een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan toe voor het jaar 2024. Wil je de declaratie verwerken in het jaar 2025? Selecteer in het actuele salarisverwerkingsplan bij Declaraties verlonen in de waarde Dit salarisverwerkingsplan . De declaratie wordt dan doorgeschoven naar week 1 van het jaar 2025. Actueel contract In een jaar waarin je een medewerker verloont, moet de medewerker altijd een contract hebben. Bij correcties op een voorgaand jaar is er altijd een contract aanwezig. Als voor een medewerker in het actuele jaar geen contract aanwezig is, dan komt er bij declaratieverloning de volgende melding: 'Deze medewerker heeft geen geldig contract om deze declaratie te kunnen verlonen.' Meer informatie hierover, lees je hier. Is de medewerker opnieuw indienst gemeld bij een andere werkgever dan kunnen declaraties alleen verwerkt worden via een Jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan voor het jaar waarop de declaratie betrekking heeft. Boekstukdatum Als bij declaratieverloning het salarisverwerkingsplan aan onderstaande eisen voldoet, dan kun je het veld Boekstukdatum wijzigen in de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan: Het gaat om een jaaroverschrijdende correctie. Het salarisverwerkingsplan is nog niet geaccordeerd. Het veld Omzet gejournaliseerd mag niet aan staan bij de verwerkte declaraties van dit salarisverwerkingsplan.Let op: Pas de boekstukdatum niet zomaar aan. Vul je de verkeerde datum, dan heeft dit als gevolg dat de bedragen in de verkeerde financiële periode worden geboekt. Reserveringen tijdens de jaarovergang De werking van het opbouwen, uitbetalen, overhevelen en herwaarderen van reserveringen is bij de jaarovergang niet anders dan gebruikelijk. In Profit wordt het saldo van de reserveringen jaaronafhankelijk bijgehouden. Als het uurloon in het nieuwe jaar wijzigt, dan worden de reserveringen in uren automatisch geherwaardeerd bij de eerstvolgende declaratie. Wanneer niet zinvol om declaraties door te schuiven naar het nieuwe jaar? Het is niet altijd zinvol om (correctie)declaraties door te schuiven naar het nieuwe jaar. Een correctie over het jaar heen tillen heeft alleen zin bij wijzigingen in de nacalculatieregels, bijvoorbeeld een wijziging in uurloon of aantal uren. De declaratie wordt dan in periode 1 van het nieuwe jaar verloond. En dan nog is het per geval de vraag of dat wenselijk/mogelijk is. Niet zinvol is het doorschuiven bijvoorbeeld in de volgende gevallen: De betreffende looncomponent is niet meer actief in het nieuwe jaar. In het tijdvak van de correctie werd nog geen pensioen berekend en in het nieuwe jaar wel. Er is onterecht wel/geen pensioen ingehouden. De loonheffing foutief is berekend in het oude jaar.
- HelpPeriodeafsluiting financieel gebruikenDe financiële periodeafsluiting is een belangrijk proces met vaste stappen die je moet afhandelen voor én na het einde van de periode. Denk hierbij aan afletteren tussenrekeningen, onderhanden werk, btw-controles, aansluiten debiteuren/crediteuren, rekening-courantverhoudingen, beoordelen inkoopfacturen etc. Je kunt dit proces in Profit borgen met een periodeafsluiting. Deze bevat een draaiboek, auditregels (van de Finance Auditor), workflows en overlopende posten. De inrichting bestaat uit het samenstellen van een periodeafsluitingsplan, waarin je alle vaste stappen opneemt (draaiboek, auditregels (van de Finance Auditor), workflows en overlopende posten). Op basis hiervan kun je voor elke relevante periode een periodeafsluitingsregel genereren en hiermee ga je aan de slag om de feitelijke periodeafsluiting uit te voeren. Inhoud Voorbereiding Periodeafsluiting aanmaken Periodeafsluiting uitvoeren Periodeafsluiting afsluiten Voorbereiding Inrichting Periodeafsluiting aanmaken Je kunt op basis van het periodeafsluitingsplan voor elke relevante periode een periodeafsluitingsregel aanmaken. Hiermee ga je de feitelijke periodeafsluiting uitvoeren. Begin tijdig met het aanmaken van een periodeafsluitingsregel. Het periodeafsluitingsplan kan namelijk draaiboektaken bevatten die al voor het begin van de periode moeten starten. Als de eerste draaiboektaak bijvoorbeeld 10 dagen voor het begin van de periode moet starten, dan moet de periodeafsluitingsregel ook 10 dagen voor het begin van de periode bestaan. Je kunt een periodeafsluitingsregel voor de periode na de laatst aangemaakte periodeafsluitingsregel aanmaken. Per ADMINISTRATIE mogen er maximaal twee periodeafsluitingsregels openstaan. Als er al twee periodeafsluitingsregels openstaan krijg je een foutmelding. Deze kun je oplossen door één van de twee openstaande periodeafsluitingen af te sluiten. Periodeafsluitingsregel aanmaken: Ga naar: Financieel / Periodeafsluiting / Periode afsluiten . Klik op de actie: Periodeafsluiting aanmaken . Selecteer het periodeafsluitingsplan, dit bevat onder andere de administratie(s) waarvoor je een periodeafsluiting aanmaakt. Bij de eerste periodeafsluitingsregel voor een bepaalde periodeafsluiting vul je ook jaar en periode in. Bij de volgende periodeafsluitingsregel voor deze periodeafsluiting is dit niet nodig, omdat de periodeafsluitingen automatisch op elkaar aansluiten. Voorbeeld: Je begint met een nieuwe periodeafsluitingsregel voor de periodeafsluiting EnYoi Internet Services voor periode 2021-01 (januari 2021). De volgende periodeafsluitingsregel voor de periodeafsluiting EnYoi Internet Services geldt automatisch voor 2021-02 (februari 2021), 2021-03 (maart 2021), etc. Klik op: Voltooien . Per administratie per boekjaar/periode wordt een periodeafsluiting aangemaakt. Je ziet in de weergave de periodeafsluiting(en) staan met de status Open . Periodeafsluitingsregel aanmaken via een geplande taak Je kunt met een geplande taak zorgen dat Profit automatisch de periodeafsluitingsregel aanmaakt. Daarmee voorkom je vertragingen in het proces en worden de taken en controles op het juiste moment gestart. Periodeafsluiting uitvoeren Na het aanmaken van de periodeafsluiting zijn op de verschillende tabbladen de diverse onderdelen zichtbaar en kun je de feitelijke periodeafsluiting uitvoeren. Hierbij ga je de overlopende posten journaliseren, de audit taken beoordelen en oplossen en draaiboektaken afhandelen. In InSite beschik je over een overzichtspagina voor de periodeafsluiting. Als alle overlopende posten zijn gejournaliseerd, de audit taken opgelost en draaiboektaken afgehandeld kun je de periodeafsluiting afsluiten.. In het Periodeafsluitingsplan kun je in de Draaiboekregels bij een jaartaak aangeven in welke periode de taak uitgevoerd moet worden. Periodeafsluiting uitvoeren/raadplegen in Profit: Ga naar: Financieel / Periodeafsluiting / Periode afsluiten .Je ziet in de weergave per periodeafsluiting het aantal van de te journaliseren overlopende posten, (nog) te controleren finance auditregels, genegeerde auditregels en openstaande dossieritems. Open de periodeafsluitingsregel. Ga naar het tabblad: Finance audit-regels om de audit-controleregels die in deze periodeafsluiting zitten te raadplegen. Indien gewenst kun je nog een auditregel toevoegen. Ga naar het tabblad: Finance audit-resultaat en genereer de audit via de actie Genereren audit .Het genereren van de audit gebeurt ook bij aanmaken periodeafsluiting en bij afsluiten periodeafsluiting Beoordeel het resultaat van de uitgevoerde auditregels op de gebruikelijke manier met dezelfde acties van de Finance Auditor . De audits kunnen opgelost of genegeerd worden. Alle genegeerde auditresultaten binnen deze periodeafsluiting zie je terug op het tabblad Genegeerd auditresultaat . Let op: Mocht je in de weergave op dit tabblad geen regels zien wissel dan de weergave van Huidige administratie naar Alle administraties . Ga naar het tabblad: Draaiboekregels .Je ziet de draaiboekregels voor deze periodeafsluiting. De geplande taak Genereren draaiboektaken zal automatisch workflowtaken genereren op het tijdstip dat is bepaald in de draaiboekregel. Bijvoorbeeld: Met Nieuw kun je een losse draaiboekregel toevoegen die je alleen voor deze periodeafsluiting wilt gebruiken. Bij een jaartaak kun je aangeven in welke periode de taak uitgevoerd moet worden. Als je in het veld Cyclus kiest voor Per jaar , dan verschijnt daaronder het veld Periode . Met de actie Toevoegen draaiboek kun je nieuwe draaiboekregels van een draaiboek toevoegen. Dit kan handig zijn als je aan het draaiboek regels hebt toegevoegd die nog niet in deze periodeafsluiting zitten, de ontbrekende regels worden dan ook toegevoegd. Met de actie Genereren draaiboektaken kun je tussentijds de draaiboektaken genereren en de bijhorende workflows worden gestart. Ga naar het tabblad: Dossier om te dossieritems en workflow status van de workflows van de draaiboektaken te raadplegen. De workflows zelf lopen via InSite, zie hieronder de procedurebeschrijving hiervan.Met Nieuw kun je vanuit hier ook losse dossieritems toevoegen. Ga naar het tabblad: Overlopende posten .Je boekt hier de overlopende posten. Open hiervoor de overlopende post en vul de bedragen in. Bevestig daarna de melding om de overlopende post te journaliseren. Je kunt deze ook achteraf, eventueel meerdere met multiselect, op dit tabblad journaliseren met de actie Genereren journaalposten . Bij het journaliseren maakt Profit een boeking in de periode die je afsluit en boekt deze tegen in de volgende periode als je het veld Tegenboeken volgende periode aangevinkt. Bij het tegenboeken van de volgende periode wordt in de laatste periode van een jaar rekening gehouden met correctieperioden. Profit kijkt bij een periodeafsluiting per periode, kwartaal of per half jaar of er een correctieperiode in het huidige boekjaar is voor de boeking, zodat deze boeking netjes binnen het boekjaar blijft. Voorbeeld Voorbeeld resultaat periodeafsluiting periode 12: Overlopende post per periode: Journaalpost tegenboeking in correctieperiode. Overlopende post per kwartaal: Journaalpost tegenboeking in correctieperiode. Overlopende post per jaar: Journaalpost tegenboeking in periode 1 nieuwe boekjaar. Je kunt op dit tabblad ook overlopende posten verwijderen als deze niet van toepassing is in deze periode en je kunt nieuwe aanmaken. Als je een bijlage wilt koppelen bij de boeking van een overlopende post, dan kun je dat inrichten in de boekingslay-out van overlopende posten . De bijlage wordt dan opgenomen op het tabblad Dossier van de periodeafsluiting. Bijlage in de boekingslay-out van overlopende posten inrichten: Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out . Open de boekingslay-out voor overlopende journaalposten of maak een kopie van de standaard boekingslay-out. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen . Selecteer het gewenste Type dossieritem. Dit type dossieritem moet de bestemming Periodeafsluiting hebben. Ga naar het tabblad: Financiële mutaties .Je ziet na het boeken van de overlopende posten op dit tabblad de financiële mutaties (journaalposten). De journaalposten uit overlopende posten zijn niet te wijzigen. Je kunt nu ook projectboekingen maken bij de overlopende posten. Dit kan alleen, wanneer op de grootboekrekening staat ingesteld dat projectboekingen zijn toegestaan of verplicht zijn. Controleer in de eigenschappen van de grootboekrekening de instellingen. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening Ga naar het tabblad:Extra . In het veld Doorboeken Projecten selecteer je Geen Projectboeking , Projectboeking toegestaan of Projectboeking verplicht .In het Periodeafsluitingsplan is een projectboeking altijd optioneel, ook al is bij de grootboekrekening aangegeven dat de projectboeking verplicht is. Op deze manier is het mogelijk om al een voorkeur vast te leggen, maar waarbij de specificatie vanuit het project pas bekend is bij de overlopende post in de periodeafsluitingsregel. Bij de Periodeafsluitingsregels is een projectboeking optioneel of verplicht, afhankelijk van de instelling van de grootboekrekening. Bij een periodeafsluitingsregel is een projectboeking dus verplicht, als bij instelling van de grootboekrekening is aangegeven dat de projectboeking verplicht is. Import overlopende posten Je kunt overlopende posten ook importeren. Ga naar: Financieel / Beheer / Import periodeafsluiting / Import overlopende posten Selecteer de import actie je wilt uitvoeren Klik op: Volgende . Vul de importopties:Afhandeling debet/credit : standaard op Debet/credit in aparte kolommen Teken debet : vul dit veld, afhankelijk van het veld Afhandeling debet/credit Teken credit : vul dit veld, afhankelijk van het veld Afhandeling debet/credit Tegenrekening in dezelfde regel Staat dit veld aan, dan komt het veld Tegenrekening beschikbaar en dupliceert Profit de importregel. Er wordt een extra, nieuwe overlopende postregel toegevoegd. Periodeafsluiting uitvoeren/raadplegen in InSite : De geplande taak Genereren draaiboektaken zal automatisch workflows genereren op het juiste moment. Bij elke draaiboektaak is immers aangeven of deze op basis van de begin- of einddatum van de periode moet worden gegenereerd. De werking verschilt niet van andere workflows in InSite. Gebruik de actie Genereren draaiboektaken in de eigenschappen van de periodeafsluiting op het tabblad Draaiboekregels als je tussentijds workflows wilt genereren. Je kunt workflows van het type Draaiboektaak (Profit) niet handmatig toevoegen. De workflows moeten altijd worden gegenereerd op basis van een draaiboek of een losse taak bij een sessie. Ga naar: InSite Ga naar: Mijn taken . Open de taak en handel deze af als je de taak hebt uitgevoerd. In InSite beschik je over een overzichtspagina voor de periodeafsluiting. Hierin kun je alle periodeafsluitingen en de eigenschappen hiervan raadplegen. Uiteraard is hier filterautorisatie voor de administraties van toepassing. Als je niet geautoriseerd bent voor een administratie zie je deze dus niet. Periodeafsluiting afsluiten Je sluit de periodeafsluitingsregel af als de taken zijn uitgevoerd, waarbij alle overlopende posten zijn gejournaliseerd, de audit taken opgelost en draaiboektaken afgehandeld. Bij het afsluiten van de periodeafsluiting wordt automatisch de betreffende periode geblokkeerd voor de betreffende administratie(s) , zodat er niet meer geboekt kan worden in deze periode. Periodeafsluiting afsluiten: Ga naar: Financieel / Periodeafsluiting / Periode afsluiten . Selecteer de periodeafsluitingsregel. Klik op de actie: Periodeafsluiting afsluiten . Bevestig met Ja . Je ziet in de weergave dat de periodeafsluiting nu de status Afgesloten heeft. Je kunt een Periodeafsluitingsregel voor de volgende periode klaarzetten voordat de voorgaande periode is gesloten. Zo kun je alle regels voor het hele jaar tegelijkertijd aanmaken, zodat (draaiboek)taken op tijd kunnen beginnen
- HelpContractverlenging toevoegen in FinancieelEen contractverlenging bestaat uit een nieuwe regel op een bestaand contract. Deze kun je toevoegen in Profit of in InSite. In InSite kun je dan bovendien werken met een signaal en workflows voor bijvoorbeeld het beoordelen van de contractverlenging. In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 3. Inhoud Contractverlenging toevoegen in Financieel Contractverlenging vastleggen in InSite Workflow Contract Financieel Contractverlenging beoordelen in InSite Contractverlenging toevoegen in Financieel Op een contract kan je meerdere contractregels vastleggen. Het is ook mogelijk om een contract zonder regels vast te leggen. Je kunt in Profit ook contractregels voor de eerste begindatum vastleggen (contracthistorie). De begin-en einddatum van een contractregels zijn aaneengesloten. Als er al een bestaande contractregel is, vult Profit bij het toevoegen van een nieuwe contractregel heel veel velden automatisch in. Contractregel handmatig toevoegen in Financieel: Ga naar: Financieel / Contractbeheer / Contract . Open de eigenschappen van het contract. Ga naar het tabblad: Contractregels . Klik op: Nieuw . Selecteer op basis van Factuurwaarde bij Contractwaarde o.b.v .Deze methode is vanaf Profit 3 beschikbaar en de keuze voor als je met verplichtingen werkt. Heb je nog geen Profit 3 volg dan deze beschrijving (o.b.v. Contractwaarde). Met deze methode kun je het factuurbedrag en de factuurcyclus van de leverancier opgeven, maar ook het pro rata bedrag voor de eerste maand en voor de laatste maand in het geval van een willekeurige begin- of einddatum. De totale contractwaarde wordt hierbij dan berekend als de som van alle verplichtingen. Op deze manier kun je de uit een contractregel gegenereerde verplichtingen afstemmen met de door een leverancier in rekening gebrachte termijnen. Hierdoor zal ook het matchen van je inkoopfacturen met verplichtingen beter verlopen. Je kunt ook Contractwaarde bij Contractwaarde o.b.v. selecteren, maar de nieuwe methode Factuurwaarde is nauwkeuriger. Vul een begindatum in het huidige jaar en een einddatum in het volgende jaar in, anders kan Profit de verplichtingen niet goed genereren.Als er al een bestaande contractregel is, wordt de begindatum automatisch gevuld met [Einddatum bestaande contractregel +1] en de einddatum met [Begindatum + Looptijd verlenging]. Je kunt de einddatum aanpassen, Profit past dan automatisch de looptijd aan. Vink het veld Genereren verplichting aan als je automatisch verplichtingen wilt laten genereren . Bij een contractverlenging via de workflow worden voor de nieuwe contractperiode ook automatisch nieuwe verplichtingen aangemaakt. Bij het aanmaken van verplichtingen geldt het volgende: De waarde van het contract wordt verdeeld volgens de gekozen methode Contractwaarde o.b.v. Factuurwaarde . De periode van de verplichting is voor elk jaar hetzelfde. Deze wordt bepaald door de periode van de begindatum. Bestaat er voor het contract reeds een verplichting in hetzelfde jaar en periode dan wordt voor dit jaar en periode geen nieuwe verplichting aangemaakt. Voor eventuele volgende jaren is dit wel het geval. Het te verdelen bedrag over de te genereren verplichtingen is gelijk aan het verschil tussen het bedrag van het contract en de som van de reeds aanwezige verplichtingen. Profit vult de grootboekrekening in als een voorkeur grootboekrekening is ingesteld bij de inkooprelatie/crediteur en de crediteur is ingevuld bij het contract. Selecteer de reservering als je een reservering voor het contract hebt gemaakt.Vink Reservering volledig afboeken aan als je een reservering voor het contract hebt gemaakt en helemaal afgeboekt kan worden. Wanneer je de inkoopfactuur van de leverancier inboekt, matcht Profit deze automatisch met de gegenereerde verplichtingen. Bij een match op basis van leverancier, bedrag en contractnummer wordt de inkoopfactuur automatisch beschikbaar gesteld voor betaling. Bij een contractverlenging via de workflow worden voor de nieuwe contractperiode ook automatisch nieuwe verplichtingen gemaakt. Let op: Als je de verplichtingen genereert vanuit een contract, dan kun je de bedragen van de verplichtingen niet meer wijzigen als er al op gerealiseerd is. Met een gekozen methode geef je het dus helemaal over aan Profit en kun je het contract niet meer wijzigen. Klik hier voor een voorbeeld voor het verwerken van pro rata bedragen bij de start en eind van het contract en de gevolgen voor het genereren van verplichtingen. Hierbij een voorbeeld van een verwerking van pro rata bedragen bij de start en eind van het contract en de gevolgen voor het genereren van verplichting. Voorbeeld Contractwaarde o.b.v.: Factuurwaarde Begindatum: 15-02-2024 Einddatum: 14-02-2025 Cyclus facturering leverancier: : Maand Begindatum factuurcyclus:01-03-2024 Factuurwaarde periode: € 100,00 Pro rata periode start: € 50,00 (wordt berekend in Profit maar is wijzigbaar) Pro rata periode eind: € 48,28 (wordt berekend in Profit maar is wijzigbaar) Contractwaarde per: Jaar Contractwaarde:: €1.200,00 (wordt berekend) Looptijd:12 maanden (wordt berekend) Voorbeeldscherm waarbij je aanpassingen kan doen op de eerste en laatste pro rata periode. Hierbij worden totaalberekeningen gedaan om deze invoer en de gevolgen te kunnen toetsen. De te genereren verplichtingen. Deze zie je direct bij het toevoegen van een contractregel en kun je ook achteraf raadplegen in de eigenschappen van het contract op het tabblad Verplichtingen . Als je gebruik maakt van een gebroken boekjaar, dan worden de verplichtingen uit een contract aangemaakt op basis van de gekozen factuurcyclus van de leverancier. Klik op: Volgende . Selecteer de grootboekrekening . Vink Blokkeren voor betaling aan als de inkoopfactuur moet worden geaccordeerd voor betaling. Bij het boeken van de inkoopfactuur die matcht met de verplichting, wordt dan Blokkeren voor betaling automatisch aangevinkt en is de beoordelaar verplicht. Vul een waarde bij Btw-terugvordering indien dit van toepassing is. Als bij de instellingen van de grootboekrekening is ingesteld dat je de inkoopfactuur wilt verbijzonderen of op een project wilt boeken, vul je de velden onder Verbijzondering en Project . Klik op: Volgende .Je ziet in dit scherm de te genereren verplichtingen. Klik op: Voltooien . Contractregel toevoegen in het verleden: In Financieel kun je contractregels in het verleden toevoegen zodat je de volledige historie kunt zien. Als je meerdere historische contractregels wilt vastleggen begin je met de meest recente en eindig je met de oudste contractregel. Je doorloopt dezelfde stappen als in de bovenstaande procedure. Vul een begindatum in het verleden in. De einddatum wordt automatisch ingevuld op basis van de [begindatum van het laatste contract -1]. Vul de overige velden in.Als je een grootboekrekening selecteert die verbijzonderd wordt dan kun je in de regel ook de kostenplaats/kostendrager invullen. Klik op: Voltooien . Contractverlenging vastleggen in InSite Je kunt een contract op verschillende manieren verlengen in InSite. Je kunt het contract verlengen als je een signaal krijgt waarmee de workflow Contractverlenging signaal Financieel wordt gestart. Je kunt handmatig de actie Verlengen starten in de eigenschappen van het contract. En je kunt handmatig het contract verlengen door het toevoegen van een contractregel in InSite. Als je zelf de contractverlenging start, dus zonder signaal, gebruik je de workflow Contract financieel . Dit moet eerst ingericht zijn. Contractverlenging vastleggen in InSite: Open de site. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord. Klik op: Opslaan en sluiten . Ga naar: Contracten Financieel of Mijn contracten Financieel . Open het contract. Klik op de actie: Verlengen .De meeste velden op de pagina Aanmaken contractverlening financieel zijn al ingevuld op basis van het vorige contract. De begindatum wordt automatisch bepaald op basis van Einddatum vorig contract + 1. De einddatum wordt automatisch bepaald op basis van Begindatum + Looptijd verlenging. Je kunt de einddatum aanpassen. Als je het contract verlengt waarbij de periodedatum van het contract niet in de periodetabel voorkomt, krijg je hiervan een melding en moet je het benodigde jaar met de perioden aan de periodetabel toevoegen . Pas eventueel velden aan. Klik op: Aanmaken .Profit voegt nu een nieuwe contractregel toe. Contractregel financieel handmatig toevoegen in InSite: Open de site. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord. Klik op: Opslaan en sluiten . Ga naar: Contractbeheer . Open de eigenschappen van een contract. Ga naar het tabblad: Contractregels . Klik op: Nieuw . Selecteer op basis van Factuurwaarde bij Contractwaarde o.b.v .Deze methode is vanaf Profit 3 beschikbaar en de keuze voor als je met verplichtingen werkt. Heb je nog geen Profit 3 volg dan deze beschrijving (o.b.v. Contractwaarde). Met deze methode kun je het factuurbedrag en de factuurcyclus van de leverancier opgeven, maar ook het pro rata bedrag voor de eerste maand en voor de laatste maand in het geval van een willekeurige begin- of einddatum. De totale contractwaarde wordt hierbij dan berekend als de som van alle verplichtingen. Op deze manier kun je de uit een contractregel gegenereerde verplichtingen afstemmen met de door een leverancier in rekening gebrachte termijnen. Hierdoor zal ook het matchen van je inkoopfacturen met verplichtingen beter verlopen. Je kunt ook Contractwaarde bij Contractwaarde o.b.v. selecteren, maar de nieuwe methode Factuurwaarde is nauwkeuriger. Vul de begindatum van de contractregel in. Profit stelt de einddatum voor op basis van looptijdverlenging van het contract, deze kun je aanpassen. Je moet dit veld invullen als je de workflow Contractverlenging signaal (Financieel) gebruikt, anders werkt het signaal van de workflow voor contractverlenging niet. Selecteer de factuurcyclus bij Cyclus facturering leverancier . Je kunt alleen kiezen uit maand of 4-weken, afhankelijk van de financiële periodetabel die bij jou aanwezig is. Als de benodigde periode (maand of 4-weken) niet aanwezig is, dan kun je deze periodetabel toevoegen . Vul het factuurbedrag per periode in bij Factuurwaarde periode . Vul eventueel een pro rata bedrag in voor de eerste periode bij Pro rata periode start en/of voor de laatste periode bij Pro rata periode eind in geval van een williekeurige begin- of einddatum die niet op de eerste c.q. laatste van de maand valt en het periode bedrag hierdoor afwijkt.Profit berekent de Contractwaarde op basis van de periode bij Contractwaarde per . Profit berekent de Totale contractwaarde als de som van alle verplichtingen (op basis van de ingevulde factuurwaarde en de eventuele pro rata bedragen per periode).In weergaven en overzichten tonen we de Jaarwaarde huidig contract en Totale contractwaarde huidig contract . Voeg eventueel een bijlage toe. Vink het veld Genereren verplichting aan als je automatisch verplichtingen wilt laten genereren . Bij een contractverlenging via de workflow worden voor de nieuwe contractperiode ook automatisch nieuwe verplichtingen aangemaakt. Bij het aanmaken van verplichtingen geldt het volgende: De waarde van het contract wordt verdeeld volgens de gekozen methode Contractwaarde o.b.v. Factuurwaarde . De periode van de verplichting is voor elk jaar hetzelfde. Deze wordt bepaald door de periode van de begindatum. Bestaat er voor het contract reeds een verplichting in hetzelfde jaar en periode dan wordt voor dit jaar en periode geen nieuwe verplichting aangemaakt. Voor eventuele volgende jaren is dit wel het geval. Het te verdelen bedrag over de te genereren verplichtingen is gelijk aan het verschil tussen het bedrag van het contract en de som van de reeds aanwezige verplichtingen. Profit vult de grootboekrekening in als een voorkeur grootboekrekening is ingesteld bij de inkooprelatie/crediteur en de crediteur is ingevuld bij het contract. Selecteer de reservering als je een reservering voor het contract hebt gemaakt.Vink Reservering volledig afboeken aan als je een reservering voor het contract hebt gemaakt en helemaal afgeboekt kan worden. Wanneer je de inkoopfactuur van de leverancier inboekt, matcht Profit deze automatisch met de gegenereerde verplichtingen. Bij een match op basis van leverancier, bedrag en contractnummer wordt de inkoopfactuur automatisch beschikbaar gesteld voor betaling. Bij een contractverlenging via de workflow worden voor de nieuwe contractperiode ook automatisch nieuwe verplichtingen gemaakt. Let op: Als je de verplichtingen genereert vanuit een contract, dan kun je de bedragen van de verplichtingen niet meer wijzigen als er al op gerealiseerd is. Met een gekozen methode geef je het dus helemaal over aan Profit en kun je het contract niet meer wijzigen. Klik hier voor een voorbeeld voor het verwerken van pro rata bedragen bij de start en eind van het contract en de gevolgen voor het genereren van verplichtingen. Hierbij een voorbeeld van een verwerking van pro rata bedragen bij de start en eind van het contract en de gevolgen voor het genereren van verplichting. Voorbeeld Contractwaarde o.b.v.: Factuurwaarde Begindatum: 15-02-2024 Einddatum: 14-02-2025 Cyclus facturering leverancier: : Maand Begindatum factuurcyclus:01-03-2024 Factuurwaarde periode: € 100,00 Pro rata periode start: € 50,00 (wordt berekend in Profit maar is wijzigbaar) Pro rata periode eind: € 48,28 (wordt berekend in Profit maar is wijzigbaar) Contractwaarde per: Jaar Contractwaarde:: €1.200,00 (wordt berekend) Looptijd:12 maanden (wordt berekend) Voorbeeldscherm waarbij je aanpassingen kan doen op de eerste en laatste pro rata periode. Hierbij worden totaalberekeningen gedaan om deze invoer en de gevolgen te kunnen toetsen. De te genereren verplichtingen. Deze zie je direct bij het toevoegen van een contractregel en kun je ook achteraf raadplegen in de eigenschappen van het contract op het tabblad Verplichtingen . Als je gebruik maakt van een gebroken boekjaar, dan worden de verplichtingen uit een contract aangemaakt op basis van de gekozen factuurcyclus van de leverancier. Selecteer de reservering als je een Reservering voor het contract hebt gemaakt. Selecteer de grootboekrekening . Klik op: Aanmaken . Workflow Contract Financieel Je kunt de actie Verlengen starten in de eigenschappen van het contract en je kunt het contract verlengen door het toevoegen van een contractregel in InSite. Als je zelf de contractverlenging start, dus zonder signaal, gebruik je de workflow Contract financieel. Deze workflow wordt alleen gestart vanuit InSite. De volgende acties zorgen allemaal voor een mutatie in de workflow Contract financieel: Nieuwe contract + contractregel toevoegen Nieuwe contractregel toevoegen, dit is een verlenging van het contract Verlenging via de actie in de eigenschappen van het contract Aanpassing (contract of regel) Opzeggen Bij het verlengen en opzeggen van een contract verstuur je automatisch een e-mailbericht met een document (verlengingsbrief of opzegbrief) in de bijlage. Dit is in de standaard meegeleverde workflow opgenomen als taak in de workflow . Je genereert het document automatisch en hierbij kun je een bericht sturen naar de contactpersoon van het contract. Gebruik je een eigen workflow voor contractverlenging dan kun je dit op deze manier inrichten. Je kunt ook een brief sturen buiten de workflow. Bij workflowtaken Verlenging goedkeuren en Opzegging goedkeuren wordt een document/bijlage gegenereerd. Vinkje bij Document als bijlage genereren staat AAN. Workflowacties Verlengingsbrief via workflow versturen en Opzegbrief via workflow versturen : Er wordt een bericht verzonden aan contactpersoon van het dossieritem Vinkje bij 'Alle dossierbijlagen als e-mailbijlagen verzenden' staat AAN. Vinkje bij 'Alle DOCX-bijlagen converteren naar PDF' staat ook AAN. Let op: Bij nieuwe contracten wordt het contract pas definitief aangemaakt, zodra de workflow is goedgekeurd. Dit betekent dat condities niet gebaseerd kunnen worden op gegevens uit de gegevensverzameling Contract. Je kunt voor condities gebruik maken van de gegevensverzamelingen Mutatietabel contract of Mutatietabel contractregel. Deze gegevensverzamelingen werken echter niet als het veld Contractverantwoordelijke hierin is opgenomen. Haal dit veld dus uit deze gegevensverzamelingen, als je de condities wil baseren op deze velden. Workflow Contract Financieel gebruiken in InSite: Open de site. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord. Klik op: OK. Ga naar: Contracten Financieel of Mijn contracten Financieel .InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is. Open het contract. Klik op de actie: Verlengen . Vul de velden in. Klik op: Aanmaken .De workflow staat nu ter beoordeling bij de Verantwoordelijke (en de Huidige vervanger verantwoordelijke). Deze kan het dossieritem aanpassen. Als de instuurder ook de verantwoordelijk is wordt de stap Beoordelen automatisch afgehandeld. Verder kan de verantwoordelijk de aanvraag Goedkeuren, Afkeuren of Meer informatie aanvragen. De tweede taak Beoordelen is bestemd voor Controlling (Profit), deze kan het dossieritem niet aanpassen. De vervolgtaken zijn afhankelijk van de actie die de workflow heeft gestart. Je kunt ook meerdere verantwoordelijken een contract laten beoordelen als je ook de Contracteigenaar en Contractbeheerder in een contract vastlegt en in de inrichting van de workflow als bestemming hebt vastgelegd. Zie ook: Contract Financieel Contractverlenging beoordelen in InSite Je moet een aanvraag van een contractverlenging beoordelen in InSite. Op de pagina Contractbeheer beschik je over het overzicht Te beoordelen contractverlengingen . Als de workflow Contract financieel wordt gestart worden de nieuwe gegevens eerst in een mutatietabel toegevoegd. Als de aanvraag is goedgekeurd worden de wijzigingen definitief op het contract toegevoegd. Dit overzicht toont alleen de volgende mutaties: Verlengingen handmatig vanuit contract gestart. Deze volgt dus de workflow Contract Financieel. Verlengingen/ opzeggingen via het standaard meegeleverde signaal die via de workflow contractverlengingen financieel lopen. Dit is een apart type dossieritem wat al bestond.Let op! Nieuwe contracten zie je standaard dus alleen in Mijn/ Alle taken. Hiervoor is geen standaard overzicht aanwezig. Contractverlenging beoordelen in InSite: Open de site. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord. Klik op: Opslaan en sluiten . Ga naar Contractbeheer . Klik op: Te beoordelen verlengingen . Open de taak. Je kunt nu één van deze acties uitvoeren.
- HelpInkoopfactuur afboeken van verplichtingBij het boeken van de inkoopfactuur kun je het op de grootboekrekening geboekte bedrag matchen met / afboeken van een verplichting of reservering. Tijdens het boeken van de factuur vraag je de betreffende reservering of verplichting op en leg je deze vast aan de hand van de Interne referentie (contractnummer). In de financiële mutatie wordt dit als verplichtingsnummer opgeslagen. Als het bedrag van de inkoopboeking kleiner is dan de verplichting of reservering, vraagt Profit of je toch de héle verplichting of reservering wilt afboeken. Of Profit deze vraag wel of niet stelt is afhankelijk van je administratie-instellingen . Inhoud Workflow of direct beschikbaar voor betaling Inkoopfactuur afboeken van verplichting Afboeking van verplichting controleren Afboeking van verplichting op foutief project corrigeren Workflow of direct beschikbaar voor betaling Op het moment dat je realisatie boekt op één van de gegenereerde verplichtingen worden alle velden op een contractregel dichtgezet. Je kunt de inkoopfactuur van de verplichting ook inlezen als e-factuur (UBL) . Bij het boeken van een e-factuur in het inkoopboek, wordt tijdens het matchen met de verplichtingen de referentie gematcht met de interne referentie (Contractnummer ) en de externe referentie (Referentie inkooprelatie ) in de verplichting. Er is geen verschil in prioriteit tussen deze beide velden. Een inkoopfactuur die matcht met de referentie, leverancier, bedrag en contractnummer van de verplichting wordt automatisch beschikbaar gesteld voor betaling. De workflow inkoopfactuur wordt dan niet opgestart. Wanneer wordt de workflow wel gestart en móet de inkoopfactuur beoordeeld worden: Op het moment dat Profit niet kan matchen. Als de instelling Blokkeren voor betaling bij de verplichting op het contract hebt aangevinkt. Bij e-facturen wordt de workflow gestart, als de verplichting geblokkeerd is voor betaling en het bedrag van de inkoopfactuur hoger is dan de verplichting.In de workflow inkoopfactuur kan je condities bouwen . Deze condities leiden tot een bepaalde taak of kunnen ervoor zorgen dat de taak automatisch afgehandeld wordt. Let op: Vink in de eigenschappen van de grootboekrekening Verplichting bij inkoopboeking verplicht aan, als je wilt dat bij het boeken op deze grootboekrekening je een openstaande verplichting moet selecteren. Om het verplichtingsnummer vast te kunnen leggen moet je het veld Nummer verplichting aan de lay-out van het inkoopboek toevoegen. Inkoopfactuur afboeken van verplichting Je boekt de inkoopfactuur en matcht hem met een verplichting en boekt de verplichting af. Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek .Je kunt de inkoopfactuur van de verplichting ook inlezen als e-factuur. Heb je heel veel verplichtingen waarop afgeboekt moet worden, dan kan deze manier sneller zijn. Ga naar:: Financieel / Crediteur / E-factuur . Selecteer de factuur. Klik op de actie: Boeken journaalpost .Bij actie Boeken journaalpost in weergave e-factuur wordt indien de referentie bekend is, de extra vraag gesteld "Wil je de verplichtingen via de referentie opzoeken". Bij Ja worden de verplichtingen op interne referentie gefilterd en worden snel getoond in het afboekscherm.. Controleer Boekjaar en Periode . Dit zijn het boekjaar en de periode waarin je mutatie boekt. Selecteer het juiste inkoopboek. Klik op: Voltooien .Je ziet de boekingslay-out van het inkoopboek. Vul in het veld Zoekhulp (een deel van) de zoeknaam van de crediteur in of selecteer de crediteur in Rekening . Vul het originele factuurnummer van de inkoopfactuur in bij Factnr. Crediteur (ook wel Boekstuknummer ). In de kolom Factuurnummer stelt Profit automatisch het interne factuurnummer voor. Vul het volledige factuurbedrag inclusief btw in bij Bedrag credit . Druk op: Enter. Afhankelijk van je instellingen stelt Profit de vraag of je de verplichtingen wilt afboeken. Klik op: Ja .Het boekingscherm voor het afboeken van de verplichtingen verschijnt. Vink de verplichting(en) aan.Profit controleert of het verplichtingsbedrag in het selectiescherm niet groter is dan het Factuurbedrag incl. btw . Klik op: Opslaan en sluiten . Druk op: Enter. Je boekt het hele bedrag op de tegenrekening.Als de crediteur een vaste tegenrekening heeft, neemt Profit deze over in de boekingsregel. Anders kies je de tegenrekening. Het nettofactuurbedrag verschijnt automatisch in de boekingsregel. De btw-code van de tegenrekening wordt ingevuld. Profit voegt een extra boekingsregel toe voor het btw-bedrag. Klik op: Opslaan en sluiten . Afboeking van verplichting controleren De afboeking van de verplichting kun je bij het contract controleren. Ga naar: Financieel / Contractbeheer / Contract Financieel / Contractbeheer / Verplichting Open de eigenschappen van het contract. Ga naar het tabblad: Verplichtingen .De verplichting is gerealiseerd en het veld Gerealiseerd is automatisch ingevuld. Het veld Afgehandeld is aangevinkt. Als je nu kijkt naar het contract dan is de verplichting verdwenen. Deze staat op 0,00. Ga naar het tabblad: Inkoopfacturen .Dit tabblad toont de inkoopfacturen die via een financiële inkoopboeking zijn gematched aan de verplichting(en) van dit contract. Afboeking van verplichting op foutief project corrigeren Je kunt de journaalpost van de inkoopfactuur die is gematcht met een verplichting op de gebruikelijke manier wijzigen. Als de inkoopfactuur echter is geboekt op een foutief projectnummer dan kun je dit als volgt corrigeren. Zorg dat je het veld Nummer verplichting opneemt in je eigen boekingslay-out voor inkoopboekingen. Wijzig de journaalpost van de inkoopfactuur waarbij je op de kostenregel het veld Nummer verplichting leegmaakt. Na voltooien is de realisatie van de verplichting af en is de inkoopfactuur ontkoppeld. Deze komt dan weer ''vrij'' om te wijzigen. Hierna kun je de inkoopfactuur opnieuw aan de verplichting koppelen en boek je op het juiste project.
- HelpOpenstaande posten raadplegenDe weergaven met openstaande posten bevatten alle facturen die nog niet (volledig) voldaan zijn. Deze beschrijving geldt voor zowel debiteuren als crediteuren. Inhoud Openstaande posten per debiteur of crediteur raadplegen Openstaande posten raadplegen Rapporten openstaande posten raadplegen Analyses en gegevensverzamelingen openstaande posten geconsolideerd Weergave Openstaande posten incasso-informatie Saldo verzamelrekening debiteuren en crediteuren controleren Zie ook Openstaande posten per debiteur of crediteur raadplegen Ga naar:Financieel / Debiteur / Debiteur . Financieel / Crediteur / Crediteur . Open de eigenschappen van de debiteur (of crediteur). Ga naar het tabblad: Openstaande posten .Profit toont een weergave met alle gejournaliseerde facturen die nog niet voldaan zijn door de betreffende verkooprelatie/debiteur. Je hebt hier onder andere de volgende mogelijkheden: Blokkeren factuur / De-blokkeren factuurMet de actie Blokkeren factuur kun je de geselecteerde factuur voor een debiteur blokkeren voor automatische incasso. Met Deblokkeren factuur kun je de factuur vrijgeven voor automatische incasso. Eigenschappen factuurMet de actie Eigenschappen factuur open je de eigenschappen van de gewenste factuur. Je opent ook de eigenschappen van een factuur als je op het tabblad Openstaande posten dubbelklikt op een regel met een openstaande post. Open factuurMet de actie Open factuur kun je alleen een factuur openen, die in een andere Profit module is gemaakt (Projectfacturen, Ordermanagement facturen, Abonnementsfacturen of Cursusfacturen). Profit opent vervolgens het boekingsscherm van de factuur. Financiële facturen (financiële mutaties) die je hebt geboekt via Financieel / Boeken / Dagboek kun je niet via deze actieknop openen, deze kun je alleen openen via de actie Eigenschappen factuur . Afdrukken factuurMet de actie Afdrukken factuur kun je alleen een factuur afdrukken, die in een andere Profit module is gemaakt (Projectfacturen, Ordermanagement facturen, Abonnementsfacturen of Cursusfacturen). Profit opent vervolgens het afdrukvoorbeeld van de factuur. Financiële facturen (financiële mutaties) die je hebt geboekt via Financieel / Boeken / Dagboek kun je niet via deze actieknop afdrukken, deze kun je alleen openen via de actie Eigenschappen factuur . Open de eigenschappen van de gewenste factuur. Je hebt hier onder andere de volgende mogelijkheden:Mutaties raadplegen.Op het tabblad Mutaties staan de mutatieregels van de originele verkoop (of inkoop). Je kunt deze eventueel aanpassen. Aanmaningen raadplegen (alleen bij debiteuren) Notitie makenGa naar het tabblad: Opmerking en vul de notitie in. Betalingen raadplegenOp het tabblad Betalingen staan alle betalingen die al op deze openstaande post zijn binnengekomen. Openstaande posten raadplegen Ga naar:Financieel / Debiteur / Overzicht / Openstaande posten Financieel / Crediteur / Overzicht / Openstaande posten . Profit toont een weergave met alle openstaande posten. Het Saldo is het bedrag dat nog voldaan moet worden, de Vervaldatum is de datum waarop het saldo voldaan moet zijn. Let op: Het starten van deze functie kan lang duren als er veel openstaande posten zijn. Dit komt omdat de factuurstatus per openstaande post opnieuw bepaald wordt. Je kunt dit op twee manieren oplossen. Ten eerste kun je een nieuwe weergave maken, zonder het veld Factuurstatus. Zorg ervoor, dat deze weergave standaard geopend wordt bij het starten van de functie. Een andere mogelijkheid is de functie standaard starten met een filter op de weergave, waardoor er minder regels getoond worden. Als je de onderliggende factuur wilt raadplegen, selecteer je de gewenste openstaande post en klik je op de actie Eigenschappen factuur . Profit toont de eigenschappen van de factuur in een apart venster. Nieuwe bankrekeningen moeten worden beoordeeld via de workflow , als dit is ingericht. Een nieuwe bankrekening die nog niet is goedgekeurd, heeft de status Ter beoordeling . Een nog te beoordelen bankrekening kan niet worden gebruikt voor betalingen. Rapporten openstaande posten raadplegen Ga naar: Financieel / Uitvoer / Rapport . Je kunt de volgende rapporten gebruiken:Controlelijst debiteuren (Profit) (of Controlelijst crediteuren (Profit) ). Deze rapporten worden samengesteld op basis van de boekingsdatum. De totalen van deze rapporten zullen overeenkomen met het saldo van de verzamelrekening Debiteuren (of Crediteuren ) in de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans. Zie voor meer informatie saldo verzamelrekening debiteuren en crediteuren controleren en Historisch overzicht debiteuren . Let op: Gebruik je beide gegevensverzamelingen controlelijst debiteuren/crediteuren in één analyse of rapport, dan moet je in de vooringave geen selectie maken op debiteuren en crediteuren nummers (dus alles opvragen). Zorg ervoor dat je in het selectiescherm de velden ‘van’ en ‘t/m’ leeg maakt , dan neem je alle debiteuren en crediteuren mee naar de analyse en worden beide verzamelingen gevuld. Daarnaast moet je bij de velden ‘Peildatum’ en ‘Berekening ouderdom t.o.v.’ voor beide verzamelingen hetzelfde invullen, deze mogen niet afwijkend ingevuld. Alleen dan worden de gegevens voor beide gegevensverzamelingen in de analyse of het rapport gevuld. Openstaande posten debiteuren op nummer (Profit) (of Openstaande posten crediteuren op nummer (Profit) ). Als je een openstaande postenlijst wilt raadplegen in het verleden, vul je hiertoe een peildatum in het verleden in. Afloopcontrole debiteuren (Profit) (of Afloopcontrole crediteuren (Profit) ). Dit rapport is een uitbreiding op het rapport Controlelijst debiteuren . In dit rapport worden de openstaande facturen afgedrukt en vervolgens wordt inzicht verkregen in de eventuele betalingen na de ingegeven peildatum. Geconsolideerde openstaande posten debiteuren (Profit) (of Geconsolideerde openstaande posten crediteuren (Profit) ) (alle administraties). Openstaande posten met dossieritem Vul het selectievenster in:Je kunt een peildatum gebruiken, als je een lijst wilt raadplegen per bepaalde datum. Alle openstaande posten worden getoond, maar de ouderdom wordt berekend op basis van de peildatum. Bepaal hoe de ouderdom berekend moet worden. De ouderdom is het aantal dagen dat is verstreken sinds de factuurdatum of de vervaldatum. Klik op: Voltooien . Analyses en gegevensverzamelingen openstaande posten geconsolideerd Analyses Openstaande posten geconsolideerd (op peildatum en alle administraties) Je kunt een analyse maken met de openstaande posten van debiteuren/crediteuren van alle administraties op peildatum. Je kunt hiervoor de volgende gegevensverzamelingen gebruiken: Openstaande posten debiteuren geconsolideerd Openstaande posten crediteuren geconsolideerd Zie ook: Overzichten en controlelijsten voor de jaarovergang Weergave Openstaande posten incasso-informatie De weergave Openstaande posten incasso-informatie toont uitgebreide gegevens, waarmee je eenvoudig openstaande posten kunt aanleveren bij het incassobureau. Openstaande posten incasso-informatie raadplegen: Ga naar: Financieel / Debiteur / Overzicht / Openstaande posten . Selecteer de weergave Openstaande posten incasso-informatie .Je ziet een nieuwe weergave met de uitgebreide gegevens van de openstaande posten ten behoeve van het incassobureau. Saldo verzamelrekening debiteuren en crediteuren controleren Het kan voorkomen dat het saldo van de openstaande posten niet overeenstemt met het saldo van de verzamelrekening Debiteuren (dan wel Crediteuren) in de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans. Het verschil in saldo is als volgt te verklaren: De peildatum die Profit in de openstaande postenlijst gebruikt is op basis van factuurdatum, terwijl de Proef-/saldibalans en de Kolommenbalans worden weergegeven op basis van de boekingsdatum. Ook de Ouderdomsanalyse wordt samengesteld op basis van de factuurdatum. Om het saldo van de verzamelrekening Debiteuren en Crediteuren in de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans te controleren moet je de rapporten Controlelijst debiteuren (Profit) en Controlelijst crediteuren (Profit) gebruiken. De peildatum van deze rapporten is wel op basis van de boekingsdatum. De totalen van deze rapporten zullen wel overeenkomen met het saldo van de verzamelrekening in de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans. Voorbeeld: Vergelijk het saldo van het rapport 'Openstaande posten crediteuren' met de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans: Open het rapport: Openstaande posten crediteuren op nummer (Profit) . Vul 31-12-2019 in bij Peildatum . Vergelijk het saldo van dit rapport met de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans: Ga naar: Financieel / Grootboek / Overzicht / Proef-/saldibalans of Financieel / Grootboek / Overzicht / Kolommenbalans Vul 2019 in bij Boekjaar en 1 t/m 12 bij Periode . Hier staat een saldo bij de verzamelrekening crediteuren wat niet overeen komt met het saldo uit de openstaande postenlijst. Controlelijst debiteuren / crediteuren raadplegen: Ga naar: Financieel / Uitvoer / Rapport . Open het rapport:Controlelijst debiteuren (Profit) Controlelijst crediteuren (Profit) Controlelijst debiteuren met valuta (Profit) dit rapport houdt rekening met de peildatum en koers van de factuurdatum, als je werkt met debiteuren en facturen in vreemde valuta. Controlelijst crediteuren met valuta (Profit) dit rapport houdt rekening met de peildatum en koers van de factuurdatum, als je werkt met crediteuren en facturen in vreemde valuta. Vul 31-12-2019 in bij Peildatum . Klik op: Voltooien . Als er hierna nog steeds een verschil is, dan kan het ook te maken hebben met de tabel Cumulatieve mutaties. Deze tabel te herberekenen, met actie Financieel herberekenen , kan er ook voor zorgen dat de saldi weer gelijk zijn. Hiervoor mogen geen andere gebruikers in Profit Financieel actief zijn. De omgeving moet na deze actie worden geconverteerd. Profit haalt hiermee eventueel achtergebleven gegevens nogmaals op uit de database. Hiermee moet je het verschil kunnen achterhalen en/of kunnen oplossen.
- HelpVrije inkoopaanvraag inrichten (kosten)Vrije aanvragen hebben betrekking op items van het type artikelen of kosten die zich lastig in het bestaande assortiment laten inpassen, bijvoorbeeld een speciaal cadeau voor een jubileum. Een inkoopaanvraag voor een kostensoort is alleen mogelijk bij vrije inkoopaanvragen. Let op: Je richt dit onderdeel alleen in voor vrije inkoopaanvragen, niet voor inkoopaanvragen o.b.v. productgroep. Bij een inkoopaanvraag kunnen budgetregels getoond worden. Deze zijn afkomstig uit Profit Financieel. In Profit Financieel kun je budgetten maken op grond van grootboekrekeningen (eventueel ook gespecificeerd naar verbijzonderingsas/kostenplaats). Als je een inkoopaanvraag hebt ingestuurd voor een artikel, dan zie je budgetregels van de grootboekrekening inkoop van de artikelgroep van het artikel. Als je een inkoopaanvraag hebt ingestuurd voor kosten, dan zie je budgetregels van de rekening inkoop van de integratiegroep van de kosten. Ook verplichtingen ter attentie van de rekening Inkoop kunnen getoond worden. Inrichting van productgroep inkoopaanvragen vind je hier . Inrichting vrije inkoopaanvraag voor kosten: 1. Grootboekrekening kosten Voeg de Grootboekrekening voor kosten toe. Je kunt zelf grootboekrekeningen toevoegen aan het rekeningschema. Grootboekrekening toevoegen: Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening . Klik op: Nieuw . Vul het rekeningnummer in.In de Financiële instellingen kun je grenzen bepalen, waarbinnen de rekeningnummers moeten vallen. Gebruik geen aaneensluitende nummers, maar laat ruimte open zodat je later grootboekrekeningen kunt tussenvoegen. Voor de opbrengstrekeningen gebruik je bijvoorbeeld 8000, 8010, 8020, 8030, etc. Hierdoor kun je later eventueel nog nummer 8025 tussenvoegen. Vul een Zoeknaam en Omschrijving in.Het veld Zoekhulp in de financiële boekingsprogramma's kijkt naar de waarde van de zoeknaam. Het Type rekening bepaalt hoe de rekening op de balans of winst- en verliesrekening wordt getoond. De grootboekrekeningen met type 1 en 2 (Activa en Passiva) vormen samen de balansrekeningen Grootboekrekeningen met type 3 en 4 (Opbrengsten en Kosten) vormen samen de resultatenrekeningen. Bij de jaarovergang worden alleen de saldi van rekeningen met type 1 en 2 overgenomen als beginbalans voor het nieuwe boekjaar; de saldi van rekeningen met type 3 en 4 worden bij het begin van een nieuw boekjaar op nul gezet op de beginbalans. Selecteer Overige bij Soort rekening . De andere types hebben betrekking op opbrengstrekeningen en activarekeningen. Vink Handmatig boeken blokkeren aan bij grootboekrekeningen die je alleen gebruikt voor mutaties die automatisch gegenereerd worden vanuit andere onderdelen van Profit.Het is nog wel mogelijk om mutaties te importeren op grootboekrekeningen waar deze instelling aangevinkt is. Ook al zijn dit directe financiële boekingen. Vink Afletterbaar niet aan. Een afletterbare rekening biedt de mogelijkheid om mutaties tegen elkaar weg te strepen. Eventueel kan dit plaatsvinden tegen mutaties van een andere grootboekrekening. Met de velden voor de financiële rapportage kun je op een eenvoudige wijze een balans, verlies-en winstrekening en overzicht kengetallen financieel maken. Hierbij kun je ook gegevens vastleggen voor het RGS (Referentie Grootboekschema) . Klik op: Volgende . Vink Btw toestaan aan als bij een boeking op deze rekening een btw-mutatie toegestaan is. Als je dit veld aanvinkt, dan moet je de btw-code verplicht invullen bij een boeking op deze rekening. Wanneer er bij een boeking op de rekening, waarbij dit veld is aangevinkt, geen btw berekend moet worden, dan vul je een btw-code in voor 0% btw. In de btw/icp-aangifte zal de grondslag voor de btw-berekening te zien zijn, maar er zal geen btw-bedrag berekend worden. Bij opbrengst- en kostenrekeningen en activarekeningen vink je dit veld meestal aan, met uitzondering van de kostenrekeningen voor intern verbruik en van btw vrijgestelde kosten (porto, lonen/salarissen, giften etc.). Rekeningen waarbij je dit veld nooit mag aanvinken zijn de grootboekrekeningen voor kas en bank, de verzamelrekeningen debiteuren en crediteuren, tussenrekeningen, afschrijvingen, etc. Als btw toegestaan is, selecteer je eventueel een voorkeur btw-code die bij het boeken automatisch wordt voorgesteld. Klik op: Volgende . Vink Verzamelrekening niet aan. Je kunt nu ook geen type verzamelrekening invullen.Op een verzamelrekening kan niet rechtstreeks worden geboekt. Alleen via subrekeningnummers (debiteuren en crediteuren) kan een boeking op deze rekeningen worden gemaakt. Klik op: Volgende . Klik op: Voltooien . Bijvoorbeeld Marketingkosten (4551). Type: Kosten, soort overige, btw toestaan met voorkeur 4 (te vorderen hoog). Budgetteren op bedrag, evenredig verdeeld en verplichting bij inkoopboeking (tabblad Extra ) verplicht! Niet verbijzonderen (niet op vestiging en niet op afdeling). Als je de verplichting wilt terugzien op het project, moet de grootboekrekening zijn ingesteld als projectrekening. 2. Integratiegroep (kosten) Voeg de Integratiegroep (voor kosten!) toe. Bijvoorbeeld MKS (marketingkosten) en koppel daarin bij Rek. inkoop de grootboekrekening Marketingkosten (4551). 3. Item van type Kosten toevoegen Voeg het artikel van het type Kosten toe. Bijvoorbeeld Marketingkosten (marktonderzoek, zoekmachineoptimalisatie, etc.). Koppel deze kosten dan aan de integratiegroep (MKS in ons voorbeeld). 4. Beoordelaars instellen Stel de beoordelaar(s) in. Je hebt verschillende mogelijkheden. In de meest uitgebreide meegeleverde workflow komen alle mogelijke beoordelaars aan bod. Afhankelijk van welke je inricht, komt de workflowtaak bij de juiste gebruiker terecht. De mogelijkheden zijn: handmatig ingestelde beoordelaar of vervanger* interne projectleider(s) of vervanger* projectbeoordelaars volgens bedrag via procuratieschema in de grootboekrekening ingestelde budgethouder Je kunt een of meer budgethouders per grootboekrekening instellen. Daarbij kun je ook raadplegen wie in de andere beschikbare administraties budgethouder zijn op de rekening. Open de administratie. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening . Open de grootboekrekening. Ga naar het tabblad: Budgethouder . Voeg een budgethouder voor de grootboekrekening toe.Per administratie kan een grootboekrekening één budgethouder hebben. Gebruik een weergave met alle administraties om alle budgethouders van een grootboekrekening te zien. Als je een budgethouder wilt vervangen door een andere, verwijder je de oude regel en voeg je een nieuwe toe. In ons voorbeeld richt je de budgethouder op grootboekrekening Marketing in. Via de workflow komt de aanvraag o.a. bij de budgethouder. Deze budgethouder heeft ook inzicht in het nog vrij te besteden budget. Via het profiel kun je de beoordelaar afwijkend instellen. 5. Workflow Richt de Workflow voor inkoopaanvragen in. Je kunt deze eventueel kopiëren en aanpassen. Bijvoorbeeld door de volgorde van beoordelaars te wijzigen. In tegenstelling tot de standaard aansturing van workflows vanuit kenmerkcombinaties in het type dossieritem, wordt bij inkoopaanvragen op een andere manier bepaald welke inkoopaanvraag welke workflow aanstuurt: workflows voor vrije inkoopaanvragen koppel je in de profielen en workflows voor vaste 'productgroep' inkoopaanvragen koppel je in de boekingslay-outs . 6. Profielen Voeg het profiel voor aanmaken van deze specifieke vrije inkoopaanvraag toe. In ons voorbeeld 'Inkoopaanvraag Marketing'. Koppel dit aanmaak-profiel aan het standaard beoordelingsprofiel voor vrije inkoopaanvragen (Beoordelen vrije inkoopaanvraag). Koppel daarin ook je eigen workflow. Het is mogelijk bij de veldinstellingen in het profiel een afwijkende standaard beoordelaar in te stellen. De administratie kan alleen in de kop worden ingesteld. De verbijzonderingen (as 1 /m 5) kunnen alleen in de regels worden ingesteld. Standaard bevat een inkoopaanvraag één product/dienst. Als de vrije inkoopaanvraag meerdere regels mag hebben, vink je Meerdere regels toegestaan in het aanmaakprofiel aan. Zie ook: Profielen inrichten voor Vrije aanvraag Voor bepaalde InSite-pagina's kun je profielen gebruiken; een profiel bepaalt welke velden op een InSite-pagina beschikbaar zijn. Een profiel voor een inkoopaanvraag bepaalt welke gegevens een gebruiker kan of moet invullen bij het indienen van een inkoopaanvraag. Let op: Je richt dit onderdeel alleen in voor vrije inkoopaanvragen , niet voor inkoopaanvragen o.b.v. productgroep. Volg ook de overige inrichting voor vrije inkoopaanvragen. Voor inkoopaanvragen zijn er twee typen profielen, namelijk een aanmaakprofiel en een beoordelingsprofiel. Een aanmaakprofiel bevat alle velden die je bij een nieuwe vrije inkoopaanvraag kunt vullen. Je kunt voor elke soort aanvraag een apart aanmaakprofiel met specifieke instellingen toevoegen. Als een medewerker een nieuwe vrije inkoopaanvraag doet, selecteert hij eerst een 'aanmaakprofiel' (bijvoorbeeld 'Aanvraag hotelovernachting'). Het aanmaakprofiel bepaalt welke velden de medewerker kan vullen. Het profiel bevat ook voorkeurwaarden voor bepaalde velden, of velden worden getoond en of velden mogen worden gewijzigd.Het aanmaakprofiel is gekoppeld aan de workflow die wordt opgestart voor de vrije inkoopaanvraag. Het aanmaakprofiel is gekoppeld aan een beoordelingsprofiel. Het beoordelingsprofiel bepaalt welke gegevens getoond worden aan de beoordelaar en of de beoordelaar de gegevens mag wijzigen. Je kunt alle aanmaakprofielen koppelen aan hetzelfde (universele) beoordelingsprofiel, of verschillende beoordelingsprofielen gebruiken. Aanmaakprofiel aanmaken: Als je genoeg hebt aan één aanmaakprofiel, wijzig je het meegeleverde profiel Aanmaken vrije inkoopaanvraag . Volg de onderstaande stappen als je een nieuw profiel nodig hebt. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel . Klik op: Nieuw . Vul een naam in die zinvol is voor de aanvragers, want de naam wordt getoond bij het invullen van een inkoopaanvraag. Selecteer Inkoopaanvraag bij Type . Selecteer Aanmaken bij Soort . Klik op: Volgende . Selecteer de workflow. Dit is een workflow van het type dossieritem Inkoopaanvraag . Selecteer een beoordelingsprofiel. Klik op: Voltooien . Open de eigenschappen van het nieuwe aanmaakprofiel. Maak je eigen contexten aan en wijzig de veldinstellingen. Hiermee bepaal je welke velden de gebruiker moet vullen in de aanvraag, de voorkeurwaarden, etc.Verplichte velden moeten altijd een waarde hebben. Wil je een verplicht veld onzichtbaar maken? Leg dan een voorkeurwaarde vast bij het verplichte veld en vink daarna Zichtbaar uit. De administratie kan alleen in de kop worden ingesteld. De verbijzonderingen (as 1 /m 5) kunnen alleen in de regels worden ingesteld. Bij een nieuw profiel ontstaan ook nieuwe InSite-pagina's. Autoriseer deze pagina's. Beoordelingsprofiel aanmaken: Als je genoeg hebt aan één beoordelingsprofiel, wijzig je het meegeleverde profiel Beoordelen vrije inkoopaanvraag . Volg de onderstaande stappen als je een nieuw profiel nodig hebt. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel . Klik op: Nieuw . Selecteer Inkoopaanvraag bij Type . Selecteer Beoordelen bij Soort . Klik op: Voltooien . Open de eigenschappen van het nieuwe aanmaakprofiel. Als je Aanpassen bij beoordelen toegestaan aanvinkt, kan de beoordelaar de gegevens van de inkoopaanvraag wijzigen bij het beoordelen van de workflow. Dit is alleen mogelijk, als wijzigen ook is toegestaan op basis van de workflow. Maak je eigen contexten aan en wijzig de veldinstellingen. Hiermee bepaal je welke velden de gebruiker moet vullen in de aanvraag, de voorkeurwaarden, etc. Bij een nieuw profiel ontstaan ook nieuwe InSite-pagina's. Autoriseer deze pagina's. Vrije inrichting: Je kunt extra velden toevoegen aan inkoopaanvragen en inkoopaanvraagregels. De vrije velden zijn beschikbaar in de boekingslay-outs en de profielen voor inkoopaanvragen. Zie ook: Vrije inrichting in profielen 7. Autorisatie Autoriseer in de juiste rol (Rol: Marketing, bijvoorbeeld) de aanmaken-, tonen- en aanpassen-pagina's met de naam 'Inkoopaanvraag + profielnaam'. Bijvoorbeeld Aanmaken vrije inkoopaanvraag Inkoopaanvraag Marketing, etc. (pagina's komen direct in de site en worden gepubliceerd, volgens de site-pagina's gegevens). 8. Insite Richt InSite in. Voeg de pagina Aanmaken inkoopaanvraag [naam] toe in InSite. Bijvoorbeeld als knop in de pagina Inkoop. 9. Inkooprelatieprofiel voor verplichtingen (optioneel) Richt een Inkooprelatieprofiel in voor verplichtingen Dit doe je als je verplichtingen wilt aanmaken op grond van inkooporders die voortvloeien uit inkoopaanvragen. Koppel dit profiel aan de juiste inkooprelaties. In de inkoopaanvraag wordt dan al getoond of bij de crediteur de verplichting aangemaakt gaat worden of niet. Je kunt het daar dan ook al wijzigen voor de rest van het inkoopproces van de aanvraag. Zie ook: Vrije inkoopaanvraag aanmaken