Vrije aanvragen hebben betrekking op items van het type artikelen of kosten die zich lastig in het bestaande assortiment laten inpassen, bijvoorbeeld een speciaal cadeau voor een jubileum.
Een inkoopaanvraag voor een kostensoort is alleen mogelijk bij vrije inkoopaanvragen.
Let op:
Je richt dit onderdeel alleen in voor vrije inkoopaanvragen, niet voor inkoopaanvragen o.b.v. productgroep.
Bij een inkoopaanvraag kunnen budgetregels getoond worden. Deze zijn afkomstig uit Profit Financieel. In Profit Financieel kun je budgetten maken op grond van grootboekrekeningen (eventueel ook gespecificeerd naar verbijzonderingsas/kostenplaats).
Als je een inkoopaanvraag hebt ingestuurd voor een artikel, dan zie je budgetregels van de grootboekrekening inkoop van de artikelgroep van het artikel.
Als je een inkoopaanvraag hebt ingestuurd voor kosten, dan zie je budgetregels van de rekening inkoop van de integratiegroep van de kosten.
Ook verplichtingen ter attentie van de rekening Inkoop kunnen getoond worden.
Je kunt zelf grootboekrekeningen toevoegen aan het rekeningschema.
Grootboekrekening toevoegen:
In dit voorbeeld voeg je een balansrekening toe voor de kleine kas (rekeningnummer 1016).
Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
Klik op: Nieuw.
Vul het rekeningnummer in.
In de Financiële instellingen kun je grenzen bepalen, waarbinnen de rekeningnummers moeten vallen.
Gebruik geen aaneensluitende nummers, maar laat ruimte open zodat je later grootboekrekeningen kunt tussenvoegen. Voor de opbrengstrekeningen gebruik je bijvoorbeeld 8000, 8010, 8020, 8030, etc. Hierdoor kun je later eventueel nog nummer 8025 tussenvoegen.
Vul een Zoeknaam in.
Het veld Zoekhulp in de financiële boekingsprogramma's kijkt naar de waarde van de zoeknaam.
Vink Handmatig boeken blokkeren aan bij grootboekrekeningen die je alleen gebruikt voor mutaties die automatisch gegenereerd worden vanuit andere onderdelen van Profit.
Het is nog wel mogelijk om mutaties te importeren op grootboekrekeningen waar deze instelling aangevinkt is. Ook al zijn dit directe financiële boekingen.
Het Type rekening bepaalt hoe de rekening op de balans of winst- en verliesrekening wordt getoond.
Selecteer Activa bij Type rekening.
De grootboekrekeningen met type 1 en 2 (Activa en Passiva) vormen samen de balansrekeningen. Grootboekrekeningen met type 3 en 4 (Opbrengsten en Kosten) vormen samen de resultatenrekeningen.
Bij de jaarovergang worden alleen de saldi van rekeningen met type 1 en 2 overgenomen als beginbalans voor het nieuwe boekjaar; de saldi van rekeningen met type 3 en 4 worden bij het begin van een nieuw boekjaar op nul gezet op de beginbalans.
Selecteer Overige bij Soort rekening (de andere types hebben betrekking op btw/icp-rekeningen).
Vink Afletterbaar niet aan. Een afletterbare rekening biedt de mogelijkheid om mutaties tegen elkaar weg te strepen. Eventueel kan dit plaatsvinden tegen mutaties van een andere grootboekrekening.
Met de velden voor de financiële rapportage kun je op een eenvoudige wijze een balans, verlies-en winstrekening en overzicht kengetallen financieel maken. Hierbij kun je ook gegevens vastleggen voor het RGS (Referentie Grootboekschema).
Klik op: Volgende.
Bij het boeken op deze rekening mag geen btw-mutatie worden gemaakt. In dit cursusvoorbeeld vink je Btw toestaan dus niet aan.
Vink Btw toestaan aan als bij een boeking op deze rekening een btw-mutatie toegestaan is. Als je dit veld aanvinkt, dan moet je de btw-code verplicht invullen bij een boeking op deze rekening.
Wanneer er bij een boeking op de rekening, waarbij dit veld is aangevinkt, geen btw berekend moet worden, dan vul je een btw-code in voor 0% btw. In de btw/icp-aangifte zal de grondslag voor de btw-berekening te zien zijn, maar er zal geen btw-bedrag berekend worden.
Bij opbrengst- en kostenrekeningen en activarekeningen vink je dit veld meestal aan, met uitzondering van de kostenrekeningen voor intern verbruik en van btw vrijgestelde kosten (porto, lonen/salarissen, giften etc.).
Rekeningen waarbij je dit veld nooit mag aanvinken zijn de grootboekrekeningen voor kas en bank, de verzamelrekeningen debiteuren en crediteuren, tussenrekeningen, afschrijvingen, etc.
Als btw toegestaan is, selecteer je eventueel een voorkeur btw-code die bij het boeken automatisch wordt voorgesteld.
Klik op: Volgende.
Vink Verzamelrekening niet aan. Je kunt nu ook geen type verzamelrekening invullen.
Op een verzamelrekening kan niet rechtstreeks worden geboekt. Alleen via subrekeningnummers (debiteuren en crediteuren) kan een boeking op deze rekeningen worden gemaakt.
Klik enkele malen op Volgende en dan op Voltooien om de wizard af te ronden.
In dit voorbeeld voeg je een kostenrekening toe voor Softwarekosten (rekeningnummer 4123). Na deze oefening maak je een boeking op deze rekening, zodat je ziet hoe het gebruik van de zoeknaam het zoeken vereenvoudigt.
Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
Klik op: Nieuw.
Neem onderstaande gegevens over:
Klik op: Volgende.
Vink Btw toestaan aan.
Klik enkele malen op Volgende en dan op Voltooien om de wizard af te ronden.
In dit voorbeeld voeg je een kasboeking toe om de zoeknaam van de nieuwe grootboekrekening te testen.
Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek.
Klik op: Voltooien.
Vul in het veld Zoekhulp (een deel van) de zoeknaam van de grootboekrekening in, bijvoorbeeld 'Soft' en druk op Tab.
Klik op: Annuleren.
Klik op: Annuleren.
Bijvoorbeeld Marketingkosten (4551).
Type: Kosten, soort overige, btw toestaan met voorkeur 4 (te vorderen hoog). Budgetteren op bedrag, evenredig verdeeld en verplichting bij inkoopboeking (tabblad Extra) verplicht! Niet verbijzonderen (niet op vestiging en niet op afdeling).
Bijvoorbeeld Marketingkosten (marktonderzoek, zoekmachineoptimalisatie, etc.). Koppel deze kosten dan aan de integratiegroep (MKS in ons voorbeeld).
4. Beoordelaars instellen
Stel de beoordelaar(s) in. Je hebt verschillende mogelijkheden. In de meest uitgebreide meegeleverde workflow komen alle mogelijke beoordelaars aan bod. Afhankelijk van welke je inricht, komt de workflowtaak bij de juiste gebruiker terecht. De mogelijkheden zijn:
handmatig ingestelde beoordelaar of vervanger*
interne projectleider(s) of vervanger*
projectbeoordelaars volgens bedrag via procuratieschema
Je kunt een of meer budgethouders per grootboekrekening instellen. Daarbij kun je ook raadplegen wie in de andere beschikbare administraties budgethouder zijn op de rekening.
Open de administratie.
Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
Open de grootboekrekening.
Ga naar het tabblad: Budgethouder.
Voeg een budgethouder voor de grootboekrekening toe.
Per administratie kan een grootboekrekening één budgethouder hebben. Gebruik een weergave met alle administraties om alle budgethouders van een grootboekrekening te zien.
Als je een budgethouder wilt vervangen door een andere, verwijder je de oude regel en voeg je een nieuwe toe.
In ons voorbeeld richt je de budgethouder op grootboekrekening Marketing in.
Via de workflow komt de aanvraag o.a. bij de budgethouder. Deze budgethouder heeft ook inzicht in het nog vrij te besteden budget.
Via het profiel kun je de beoordelaar afwijkend instellen.
Je kunt deze eventueel kopiëren en aanpassen. Bijvoorbeeld door de volgorde van beoordelaars te wijzigen.
In tegenstelling tot de standaard aansturing van workflows vanuit kenmerkcombinaties in het type dossieritem, wordt bij inkoopaanvragen op een andere manier bepaald welke inkoopaanvraag welke workflow aanstuurt:
workflows voor vrije inkoopaanvragen koppel je in de profielen en
workflows voor vaste 'productgroep' inkoopaanvragen koppel je in de boekingslay-outs.
6. Profiel
Voeg het profiel voor aanmaken van deze specifieke vrije inkoopaanvraag toe.
In ons voorbeeld 'Inkoopaanvraag Marketing'. Koppel dit aanmaak-profiel aan het standaard beoordelingsprofiel voor vrije inkoopaanvragen (Beoordelen vrije inkoopaanvraag).
Koppel daarin ook je eigen workflow.
Het is mogelijk bij de veldinstellingen in het profiel een afwijkende standaard beoordelaar in te stellen.
Standaard bevat een inkoopaanvraag één product/dienst. Als de vrije inkoopaanvraag meerdere regels mag hebben, vink je Meerdere regels toegestaan in het aanmaakprofiel aan.
7. Autorisatie
Autoriseer in de juiste rol (Rol: Marketing, bijvoorbeeld) de aanmaken-, tonen- en aanpassen-pagina's met de naam 'Inkoopaanvraag + profielnaam'.
Bijvoorbeeld Aanmaken vrije inkoopaanvraag Inkoopaanvraag Marketing, etc. (pagina's komen direct in de site en worden gepubliceerd, volgens de site-pagina's gegevens).
Dit doe je als je verplichtingen wilt aanmaken op grond van inkooporders die voortvloeien uit inkoopaanvragen.
Koppel dit profiel aan de juiste inkooprelaties. In de inkoopaanvraag wordt dan al getoond of bij de crediteur de verplichting aangemaakt gaat worden of niet. Je kunt het daar dan ook al wijzigen voor de rest van het inkoopproces van de aanvraag.
Grootboekrekening voor kosten toe. 