Workflow inrichten voor inkoopaanvragen

Als een inkoopaanvraag wordt ingestuurd, komt deze in een workflow. De inkoopaanvraag wordt via de workflow beoordeeld door bijvoorbeeld een leidinggevende, een projectleider of een medewerker die lid is van een specifieke gebruikersgroep. Het beoordelen kan via een aantal stappen plaatsvinden, bijvoorbeeld eerst de leidinggevende, dan de projectleider en ten slotte de inkoper. Mogelijkheden om een lopende inkoopaanvraag te beoordelen en af te handelen:

• Inkoopaanvraag direct 1-op-1 omzetten in inkooporder.
• Inkoopaanvraag goedkeuren. De inkoopaanvraag wordt klaargezet voor afhandeling in Profit. In Profit kun je inkoopaanvraagregels naar eigen inzicht combineren en omzetten in inkoopoffertes of -orders.
• Inkoopaanvraag afkeuren.

Hieronder zie je een eenvoudig voorbeeld, niet alle workflowacties worden getoond.

De workflow bevat verschillende beoordelaars die achtereenvolgens de inkoopaanvraag beoordelen. Voor de meegeleverde workflows geldt het volgende: als bij een bepaalde stap geen beoordelaar bekend is, wordt de stap overgeslagen en is de volgende beoordelaar aan de beurt.

Voorbeeld:

Zie het bovenstaande schema. Je hebt een inkoopaanvraag ingestuurd. Deze wordt eerst beoordeeld door je leidinggevende.

In de inkoopaanvraag heb je géén project geselecteerd, dit betekent dat er geen projectleider bekend is. Daarom zal de twee stap (beoordelen door de projectleider) worden overgeslagen.

De workflow gaat direct naar de derde stap, beoordeling door de inkoper.

Lopende inkoopaanvragen zijn ook zichtbaar in Ordermanagement / Inkoopproces / Inkoopaanvraag in Profit. Hier heb je een actie om lopende inkoopaanvragen af te handelen. Deze actie maakt geen deel uit van de workflow, maar grijpt wel in op de workflow. Door de inkoopaanvragen af te handelen, wordt het aanvraagproces afgesloten en kunnen de inkoopaanvragen niet meer in inkoopoffertes of -orders worden omgezet.

Als je wilt dat de beoordelaar een vrije inkoopaanvraag met meerdere regels kan aanpassen in de workflow moet zowel het veld Aanpassen bij beoordelen toegestaan in het profiel als de instelling Dossieritem aanpassen in de workflowtaak aanstaan. Bij inkoopaanvragen van het type productgroep is het voldoende als het veld in de workflowtaak aan staat.

Workflow inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem: Inkoopaanvraag (Profit).

   Voor inkoopaanvragen gebruik je altijd dit type dossieritem, dit is een meegeleverd type dossieritem.

3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. De volgende workflows worden meegeleverd, je kunt deze niet wijzigen.
   • Inkoopaanvraag zonder procuratieschema (Profit)

     Beoordelaars zijn bijvoorbeeld leidinggevenden of leden van bepaalde gebruikersgroepen.

     Je kunt projectleiders gebruiken als beoordelaar, als de inkoopaanvraag een project bevat. Je kunt budgethouders gebruiken als beoordelaar. Hiervoor moet je budgethouders vastleggen per grootboekrekening of verbijzonderingscode.
     Zie de workflowbeschrijving: Inkoopaanvraag zonder procuratieschema

   • Inkoopaanvraag met procuratieschema (Profit)

     Idem, aangevuld met de grenzen en beoordelaars uit het procuratieschema.

     Zie de workflowbeschrijving: Inkoopaanvraag met procuratieschema

   • Inkoopaanvraag met procuratie obv groepen (Profit)

     Zie de workflowbeschrijving: Inkoopaanvraag met procuratie obv groepen

5. Kopieer de workflow die je wilt inrichten en richt deze in. Gebruik hierbij de speciale acties. Zie ook de acties in de beschrijvingen hierboven.
   • Aanmaken en verstrekken inkooporder

     Bij deze actie wordt direct een inkooporder verstrekt via e-mail. De inkooprelatie moet zijn ingericht voor het verstrekken van inkooporders via e-mail.

   • Afhandelen inkoopaanvraag

     Als een inkoopaanvraag automatisch wordt afgehandeld door het aanmaken van de inkooporder, dan wordt ook de speciale workflowactie Afhandelen uitgevoerd. Dit gebeurt alleen als de gebruiker die de inkooporder aanmaakt rechten heeft op deze speciale actie. Heeft de gebruiker die rechten niet, dan gebeurt er niets met de workflow.

   • Afkeuren inkoopaanvraag
   • Goedkeuren inkoopaanvraag

     De inkoopaanvraag kan worden omgezet in een inkoopofferte of een inkooporder via Ordermanagement / Inkoopproces / Inkoopaanvraag.

   • Opnieuw insturen inkoopaanvraag

     Als een medewerker de aanvraag opnieuw instuurt, wordt de aanvraagdatum gewijzigd in de datum van vandaag. Verder blijft alles hetzelfde. Je kunt deze actie gebruiken als vervolgactie op het afkeuren van een inkoopaanvraag. De medewerker kan de inkoopaanvraag dan snel opnieuw indienen.

     Een andere mogelijke toepassing: gebruik deze actie om een inkoopaanvraag te herhalen.

   Let op:

   Je kunt inkoopaanvraagregels afhandelen via Ordermanagement / Inkoopproces / Inkoopaanvraag in Profit. Deze actie maakt geen deel uit van de workflow, dit is een extra middel om snel regels af te handelen.

6. Klik op het potloodje naast Taak bestemd voor.

   

7. Wijs de beoordelaars toe.

   De workflow bevat een aantal beoordelaars die specifiek bedoeld zijn voor inkoopaanvragen, zoals beoordelaars, leidinggevenden, budgethouders en beoordelaars van verplichtingen. In de workfloweditor staan deze beoordelaars in de rubriek Inkoop.

   

   Aandachtspunten:

   • Budgethouders

     Je kunt een budgethouder als beoordelaar inzetten, als je de grootboekrekening inkoop van de artikelgroep van het artikel in de aanvraag hebt gebudgetteerd. Als deze grootboekrekening een budgethouder heeft, kan deze als beoordelaar in de workflow gebruikt worden. Bij vrije inkoopaanvragen kun je ook een item van het type kosten aanvragen. Dan wordt de rekening inkoop van de integratiegroep van het item gebruikt.

   • Budgethouder per verbijzonderingscode

     Als je budgetteert per grootboekrekening/verbijzondering, moet je uitgaan van zowel de grootboekrekening inkoop als de bijbehorende verbijzonderingscodes. De grootboekrekening inkoop is gekoppeld aan de artikelgroep, de verbijzonderingscode selecteer je in de inkoopaanvraag. Op basis hiervan zie je in de aanvraag het jaarbudget van de betreffende verbijzonderingscode. Als deze verbijzonderingscode een budgethouder heeft, kan deze als beoordelaar in de workflow gebruikt worden.

   • Beoordelaars op basis van het procuratieschema, als je het procuratieschema gebruikt.

     Het procuratieschema is gebaseerd op grootboekrekeningen of verbijzonderingscodes. Als je hier een grootboekrekening hebt ingesteld die als rekening inkoop wordt gebruikt in een artikelgroep (zoals hierboven geschetst), dan kun je de beoordelaars uit het procuratieschema ook gebruiken als beoordelaars van een inkoopaanvraag.

8. Je bepaalt als volgt of de gebruiker een inkoopaanvraag mag aanpassen als deze in de workflow zit:

   

   • Een gebruiker kan een inkoopaanvraag op basis van productgroep aanpassen als dit is toegestaan op basis van de workflow. Het veld Dossieritem aanpassen bij de taak moet aangevinkt zijn in de workfloweditor.
   • Een gebruiker kan een vrije inkoopaanvraag aanpassen als het veld Dossieritem aanpassen bij de taak aangevinkt is in de workfloweditor EN het veld Aanpassen bij beoordelen toegestaan in het beoordelingsprofiel aangevinkt is. Dus beide moeten ingesteld zijn!
   • Zet de vink Bijlagen aanpassen aan als je wilt dat de bijlage bij een inkoopaanvraag die in de workflow zit, kan worden aangepast. Dossieritem aanpassen moet dan ook aan staan. Je kunt de boekingslay-out van inkoopaanvragen aanpassen en het veld Bijlage voor inkooporder hierin opnemen.
9. Publiceer de workflow.
10. Koppel de workflows in de profielen (voor vrije inkoopaanvragen) en in de boekingslay-outs (voor vaste productgroep inkoopaanvragen).