Contractverlenging toevoegen in Financieel
Een contractverlenging bestaat uit een nieuwe regel op een bestaand contract. Deze kun je toevoegen in Profit of in InSite. In InSite kun je dan bovendien werken met een signaal en workflows voor bijvoorbeeld het beoordelen van de contractverlenging.
|
Inhoud |
Contractverlenging toevoegen in Financieel
Op een contract kan je meerdere contractregels vastleggen. Het is ook mogelijk om een contract zonder regels vast te leggen. Je kunt in Profit ook contractregels voor de eerste begindatum vastleggen (contracthistorie). De begin-en einddatum van een contractregels zijn aaneengesloten. Als er al een bestaande contractregel is, vult Profit bij het toevoegen van een nieuwe contractregel heel veel velden automatisch in.
Contractregel handmatig toevoegen in Financieel:
- Ga naar: Financieel / Contractbeheer / Contract.
- Open de eigenschappen van het contract.
- Ga naar het tabblad: Contractregels.
- Klik op: Nieuw.
- Vul een begindatum in het huidige jaar en een einddatum in het volgende jaar in, anders kan Profit de verplichtingen niet goed genereren.
Als er al een bestaande contractregel is, wordt de begindatum automatisch gevuld met [Einddatum bestaande contractregel +1] en de einddatum met [Begindatum + Looptijd verlenging]. Je kunt de einddatum aanpassen, Profit past dan automatisch de looptijd aan.
- Selecteer een waarde bij Contractwaarde per.
Je kunt kiezen uit Jaar, Kwartaal, Maand, Periode (4 weken) of Totale looptijd contractregel.
- Vul de Contractwaarde in.
- Vink Stilzwijgende verlenging aan als het contract stilzwijgend verlengd wordt. Voor een eenmalig contract vink je dit veld niet aan.
- Selecteer de reservering als je een reservering voor het contract hebt gemaakt.
- Vink Reservering volledig afboeken aan als je een reservering voor het contract hebt gemaakt en helemaal afgeboekt kan worden.
Wanneer je de inkoopfactuur van de leverancier inboekt, matcht Profit deze automatisch met de gegenereerde verplichtingen. Bij een match op basis van leverancier, bedrag en contractnummer wordt de inkoopfactuur automatisch beschikbaar gesteld voor betaling. Bij een contractverlenging via de workflow worden voor de nieuwe contractperiode ook automatisch nieuwe verplichtingen gemaakt.
- Als je een verplichting aan wilt maken selecteer je in het veld Genereren verplichting een methode voor het automatisch genereren van de verplichting. Je kunt kiezen uit:
- 0: Geen verplichting genereren
- 1: Per jaar, vanaf periode begindatum
- 2: Per jaar, pro rata verdelen
- 3: Per maand, evenredig verdelen
- 4: Per maand, pro rata verdelen
- 5: Per periode (4 weken), evenredig verdelen
- 6: Per periode (4 weken) pro rata verdelen
Let op:
Je kunt verplichtingen genereren vanuit een contract. Als je dit doet (je kiest voor methode 1, 2, 3, 4, 5 of 6) kun je de bedragen van de verplichtingen niet meer wijzigen als er al op gerealiseerd is. Met een gekozen methode (1 tm 6) geef je het dus helemaal over aan Profit en kun je het contract niet meer wijzigen.
Klik
hier voor een voorbeeld van de gevolgen voor het genereren van een verplichting.Als je gebruik maakt van een gebroken boekjaar, dan worden de verplichtingen uit een contract aangemaakt op basis van de periodetabel van het boekjaar.
- Klik op: Volgende.
- Selecteer de grootboekrekening.
- Vink Blokkeren voor betaling aan als de inkoopfactuur moet worden geaccordeerd voor betaling. Bij het boeken van de inkoopfactuur die matcht met de verplichting, wordt dan Blokkeren voor betaling automatisch aangevinkt en is de beoordelaar verplicht.
- Klik op: Voltooien.
Contractregel toevoegen in het verleden:
In Financieel kun je contractregels in het verleden toevoegen zodat je de volledige historie kunt zien. Als je meerdere historische contractregels wilt vastleggen begin je met de meest recente en eindig je met de oudste contractregel.
- Je doorloopt dezelfde stappen als in de bovenstaande procedure.
- Vul een begindatum in het verleden in.
De einddatum wordt automatisch ingevuld op basis van de [begindatum van het laatste contract -1].
- Vul de overige velden in.
Als je een grootboekrekening selecteert die verbijzonderd wordt dan kun je in de regel ook de kostenplaats/kostendrager invullen.
- Klik op: Voltooien.
Contractverlenging vastleggen in InSite
Je kunt een contract op verschillende manieren verlengen in InSite.
- Je kunt het contract verlengen als je een signaal krijgt waarmee de workflow Contractverlenging signaal Financieel wordt gestart.
- Je kunt handmatig de actie Verlengen starten in de eigenschappen van het contract.
- En je kunt handmatig het contract verlengen door het toevoegen van een contractregel in InSite.
Als je zelf de contractverlenging start, dus zonder signaal, gebruik je de workflow Contract financieel.
Dit moet eerst ingericht zijn.
Contractverlenging vastleggen in InSite:
- Open de site.
- Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
- Ga naar: Contracten Financieel of Mijn contracten Financieel.
- Open het contract.
- Klik op de actie: Verlengen.
De meeste velden op de pagina Aanmaken contractverlening financieel zijn al ingevuld op basis van het vorige contract.
De begindatum wordt automatisch bepaald op basis van Einddatum vorig contract + 1.
De einddatum wordt automatisch bepaald op basis van Begindatum + Looptijd verlenging. Je kunt de einddatum aanpassen.
- Pas eventueel velden aan.
- Klik op: Aanmaken.
Profit voegt nu een nieuwe contractregel toe.
Contractregel financieel handmatig toevoegen in InSite:
- Open de site.
- Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
- Ga naar: Contractbeheer.
- Open de eigenschappen van een contract.
- Ga naar het tabblad: Contractregels.
- Klik op: Nieuw.
- Vul de Einddatum in.
Je moet dit veld invullen als je de workflow Contractverlenging signaal (Financieel) gebruikt, anders werkt het signaal van de workflow voor contractverlenging niet.
- Vul de Contractwaarde in en selecteer waarvoor deze waarde geldt: Jaar, Maand of Totale looptijd contractregel.
In weergaven en overzichten tonen we de Jaarwaarde huidig contract en Totale contractwaarde huidig contract.
- Voeg eventueel een bijlage toe.
- Als je een verplichting aan wilt maken selecteer je in het veld Genereren verplichting een methode voor het automatisch genereren van de verplichting. Je kunt kiezen uit:
- 0: Geen verplichting genereren
- 1: Per jaar, vanaf periode begindatum
- 2: Per jaar, pro rata verdelen
- 3: Per maand, evenredig verdelen
- 4: Per maand, pro rata verdelen
- 5: Per periode (4 weken), evenredig verdelen
- 6: Per periode (4 weken) pro rata verdelen
Let op:
Je kunt verplichtingen genereren vanuit een contract. Als je dit doet (je kiest voor methode 1, 2, 3, 4, 5 of 6) kun je de bedragen van de verplichtingen niet meer wijzigen als er al op gerealiseerd is. Met een gekozen methode (1 tm 6) geef je het dus helemaal over aan Profit en kun je het contract niet meer wijzigen.
Klik
hier voor een voorbeeld van de gevolgen voor het genereren van een verplichting.Als je gebruik maakt van een gebroken boekjaar, dan worden de verplichtingen uit een contract aangemaakt op basis van de periodetabel van het boekjaar.
- Selecteer de reservering als je een Reservering voor het contract hebt gemaakt.
- Selecteer de grootboekrekening.
- Klik op: Aanmaken.
Workflow Contract Financieel
Je kunt de actie Verlengen starten in de eigenschappen van het contract en je kunt het contract verlengen door het toevoegen van een contractregel in InSite. Als je zelf de contractverlenging start, dus zonder signaal, gebruik je de workflow Contract financieel. Deze workflow wordt alleen gestart vanuit InSite.
De volgende acties zorgen allemaal voor een mutatie in de workflow Contract financieel:
- Nieuwe contract + contractregel toevoegen
- Nieuwe contractregel toevoegen, dit is een verlenging van het contract
- Verlenging via de actie in de eigenschappen van het contract
- Aanpassing (contract of regel)
- Opzeggen
Bij het opzeggen van een contract verstuur je niet automatisch een rapport, e-mail of document (opzegbrief). Je moet hiervoor zelf een dossieritem insturen bij het contract of automatiseren door een bericht versturen op te nemen als taak in de workflow.
Let op:
Bij nieuwe contracten wordt het contract pas definitief aangemaakt, zodra de workflow is goedgekeurd. Dit betekent dat condities niet gebaseerd kunnen worden op gegevens uit de gegevensverzameling Contract. Je kunt voor condities gebruik maken van de gegevensverzamelingen Mutatietabel contract of Mutatietabel contractregel. Deze gegevensverzamelingen werken echter niet als het veld Contractverantwoordelijke hierin is opgenomen. Haal dit veld dus uit deze gegevensverzamelingen, als je de condities wil baseren op deze velden.
Workflow Contract Financieel gebruiken in InSite:
- Open de site.
- Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
- Klik op: OK.
- Ga naar: Contracten Financieel of Mijn contracten Financieel.
InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.
- Open het contract.
- Klik op de actie: Verlengen.
- Vul de velden in.
- Klik op: Aanmaken.
De workflow staat nu ter beoordeling bij de Verantwoordelijke (en de Huidige vervanger verantwoordelijke). Deze kan het dossieritem aanpassen. Als de instuurder ook de verantwoordelijk is wordt de stap Beoordelen automatisch afgehandeld. Verder kan de verantwoordelijk de aanvraag Goedkeuren, Afkeuren of Meer informatie aanvragen.
De tweede taak Beoordelen is bestemd voor Controlling (Profit), deze kan het dossieritem niet aanpassen. De vervolgtaken zijn afhankelijk van de actie die de workflow heeft gestart.
Je kunt ook meerdere verantwoordelijken een contract laten beoordelen als je ook de Contracteigenaar en Contractbeheerder in een contract vastlegt en in de inrichting van de workflow als bestemming hebt vastgelegd.
Zie ook: Contract Financieel
Contractverlenging beoordelen in InSite
Je moet een aanvraag van een contractverlenging beoordelen in InSite. Op de pagina Contractbeheer beschik je over het overzicht Te beoordelen contractverlengingen. Als de workflow Contract financieel wordt gestart worden de nieuwe gegevens eerst in een mutatietabel toegevoegd. Als de aanvraag is goedgekeurd worden de wijzigingen definitief op het contract toegevoegd. Dit overzicht toont alleen de volgende mutaties:
- Verlengingen handmatig vanuit contract gestart. Deze volgt dus de workflow Contract Financieel.
- Verlengingen/ opzeggingen via het standaard meegeleverde signaal die via de workflow contractverlengingen financieel lopen. Dit is een apart type dossieritem wat al bestond.
Let op!
Nieuwe contracten zie je standaard dus alleen in Mijn/ Alle taken. Hiervoor is geen standaard overzicht aanwezig.
Contractverlenging beoordelen in InSite:
- Open de site.
- Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
- Ga naar Contractbeheer.
- Klik op: Te beoordelen verlengingen.
- Open de taak.
- Je kunt nu één van deze acties uitvoeren.
