Contract raadplegen en wijzigen (indexeren) in Financieel

Je kunt een contract raadplegen en wijzigen in Profit en in InSite. Voor elke wijziging maakt Profit een mutatieregel aan die je kunt raadplegen in de historie.

Inhoud

Contract raadplegen/wijzigen in Profit

Met de weergave Contracten in Profit heb je een goed overzicht van alle contracten, opzegtermijnen en looptijden.

Standaard zijn alle contracten uit alle administraties te zien in de weergave met contracten. Als je dit niet wilt moet je de weergave van contracten autoriseren met het gegevensfilter Financieel - Contracten, op het veld Administratie. Dit filter houdt namelijk geen rekening met eventuele autorisatie via gegevensfilter op Algemeen - Administratie. Met een gegevensfilter zorg je ervoor dat gebruikers alleen toegang hebben tot contracten die zij mogen raadplegen of wijzigen.

Bij vaste activa zijn bij het tabblad Verzekeringen ook alle contracten te zien, ongeacht de filterautorisatie. Echter alleen contracten van het type Verzekering.

Weergave per administratie:

Als je een weergave toevoegt en het veld Administratie in de weergave plaatst, kun je wisselen tussen de actieve administratie, alle administraties of een specifieke administratie.

Contract financieel raadplegen en wijzigen:

Ga naar: Financieel / Contractbeheer / Contract.

Als een contract een Einddatum en Opzegtermijn heeft, berekent Profit de Opzegdatum. Dit is de datum wanneer je uiterlijk moet opzeggen, voordat het contract afloopt. Je ziet ook de Contractwaarde.

Met een signaal op Opzegdatum signaleert Profit automatisch als het contract gaat verlopen of stilzwijgend verlengd gaat worden. Hiermee kun je op tijd zijn met opzeggen. Je kunt hiervoor het Profit-signaal Financieel/Contractverlenging (Profit) activeren.

Je ziet in de weergave de status van het contract. De status wordt als volgt bepaald:

Status contract	Veld	Gevuld JA/NEE
In overweging	In overweging	Aangevinkt
Toekomstig	Begindatum Opgezegd op In overweging	Groter dan systeemdatum Leeg Niet aangevinkt
Toekomstig en opgezegd	Begindatum Opgezegd op In overweging	Groter dan systeemdatum Gevuld Niet aangevinkt
Actief	Begindatum Einddatum Opgezegd op	Kleiner dan of gelijk aan systeemdatum Groter dan of gelijk aan systeemdatum Leeg
Actief en opgezegd	Begindatum Einddatum Opgezegd op In overweging	Kleiner dan of gelijk aan systeemdatum Groter dan of gelijk aan systeemdatum Gevuld Niet aangevinkt
Beëindigd	Opgezegd op In overweging Einddatum van de laatste contractregel OF: Stilzwijgend verlengen Einddatum van de laatste contractregel	Gevuld en kleiner of gelijk aan systeemdatum Niet aangevinkt Kleiner dan systeemdatum Niet aangevinkt Gevuld en kleiner dan systeemdatum

Open de eigenschappen van het contract.
Ga naar het tabblad: Algemeen.
Raadpleeg of wijzig de gegevens. Het contractnummer van dit contract kun je achteraf niet meer wijzigen.
Bij het wijzigen van de contractverantwoordelijke, contracteigenaar en de contractbeheerder wordt deze wijziging ook doorgevoerd in de lopende workflows. Hierdoor komt de taak in beeld bij deze bestemmingen na het wijzigen van de contractverantwoordelijke, contracteigenaar en de contractbeheerder.
Ga naar het tabblad: Financieel.

Op dit tabblad zie je de financiële gegevens.

Met de Betalingsvoorwaarde heb je de mogelijkheid om een specifieke betalingsvoorwaarde in te vullen voor een contract en kun je hiermee afwijken van de betalingsvoorwaarde van de crediteur.
Ga naar het tabblad: Contractregels.
Dit tabblad toont de contractregels die zijn aangemaakt. Je kunt hier nieuwe contractregels toevoegen en vanaf Profit 21 de contractwaarde aanpassen. In de weergave zie je de onder andere de looptijd, de Jaarwaarde huidig contract en Totale contractwaarde huidig contract.
Ga naar het tabblad: Verplichtingen.
Dit tabblad toont de verplichtingen die zijn aangemaakt bij het contract. Via de actie Onderhouden kun je de verplichting raadplegen en wijzigen.
Ga naar het tabblad: Historie.
Profit voegt voor een nieuw contract, een wijziging of verlenging op een contract een mutatieregel toe aan de contracthistorie. Hiermee heb je inzicht in de wijzigingen in het contract, bijvoorbeeld verlenging.

Er zijn drie soorten mutatieregels: nieuw, wijziging en verlenging. Soort verlenging is van toepassing als het contract wordt verlengd vanuit de workflow.
Ga naar het tabblad: Inkoopfactuur.
Dit tabblad toont de inkoopfacturen die via een financiële inkoopboeking zijn gematched aan de verplichting(en) van dit contract.

Als je dit tabblad niet ziet, dan pas je de autorisatie voor dit tabblad aan.
Ga naar het tabblad: Inkooporder.
Dit tabblad toont de inkooporders die zijn aangemaakt via Profit Ordermanagement en zijn gekoppeld aan dit contract.
Ga naar het tabblad: Inkoopoffertes.
Dit tabblad toont de inkoopoffertes die zijn aangemaakt via Profit Ordermanagement en zijn gekoppeld aan dit contract.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Contracten analyse raadplegen:

Je kunt contracten raadplegen via een analyse.

Ga naar: Financieel / Uitvoer / Analyse.
Open de analyse: Contractenanalyse (Profit).
Stel het filter in.
Klik op: Voltooien.
Je ziet in de analyse onder meer de contractwaarde per type contract, per verantwoordelijke het totale bedrag per status en per inkooprelatie het bedrag en aantal contracten.

Verzekeringen per actief raadplegen:

Ga naar: Financieel / Vaste activa / Actief.
Open de eigenschappen van het actief.
Ga naar het tabblad: Verzekeringen.
Profit toont de gekoppelde verzekering(en). Verzekeringen zijn contracten met de waarde Verzekering bij het veld Soort contract. Je kunt op dit tabblad alle gekoppelde verzekeringscontracten zien, ongeacht de gegevensfilterautorisatie.

Je kunt via dit tabblad ook verzekeringen toevoegen.

Zie ook

Dashboard Contracten financieel (Profit BI)

Contract financieel raadplegen/wijzigen in InSite

Je kunt een contract raadplegen in InSite via het overzicht Contracten Financieel of Mijn contracten Financieel. Met Mijn contracten Financieel open je een overzicht van alleen die contracten waarbij je zelf als ingelogde gebruiker (medewerker) als de Verantwoordelijke van het contract bent ingesteld. Vanuit het overzicht Contracten Financieel of Mijn contracten Financieel kun je een contract openen om de detailgegevens te raadplegen.

Het overzicht Mijn contracten Financieel toont de contracten waarvan je de contractverantwoordelijke bent en de contracten waarvan je de contractbeheerder of -eigenaar bent.

Contract financieel raadplegen in InSite:

Open InSite.
Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
Klik op: Opslaan en sluiten.
Ga naar: Contracten Financieel of Mijn contracten Financieel.
Daarnaast zijn ook de overzichten beschikbaar:
- Te beoordelen contractverlengingen: de te beoordelen Contractregels verlopen via dit overzicht
- Te beoordelen contracten: toont alle nieuwe en aangepaste contracten die nog in een workflow zitten.
Open het contract.
Klik op de actie Aanpassen om wijzigingen door te voeren in het contract. Je kunt de Inkooprelatie niet wijzigen in InSite.
Ga naar het tabblad: Dossier.
Raadpleeg de dossiergegevens.
Ga naar het tabblad: Historie.
Profit voegt voor een nieuw contract, een wijziging of verlenging op een contract een mutatieregel toe aan de contracthistorie. Hiermee heb je inzicht in de wijzigingen in het contract, bijvoorbeeld verlenging.

Er zijn drie soorten mutatieregels: nieuw, wijziging en verlenging. Soort verlenging is van toepassing als het contract wordt verlengd vanuit de workflow.
Ga naar het tabblad: Inkooporders.
Dit tabblad toont de inkooporders als deze zijn aangemaakt via Profit Ordermanagement en zijn gekoppeld aan dit contract.
Ga naar het tabblad: Verplichtingen.
Dit tabblad toont de verplichtingen als deze zijn aangemaakt bij het contract.

Zie ook

Dashboard Contracten financieel (Profit BI)

Contractwaarde aanpassen in Profit en InSite

Als je een indexering of prijsaanpassing wilt doorvoeren of als je een contract verhoogt of verlaagt dan kun je de waarde van het contract in Profit en InSite wijzigen. Je kunt de waarde van een bestaande contractregel aanpassen in de eigenschappen van het contract. Je kunt de actie Aanpassen contractwaarde alleen per contractregel uitvoeren. Afhankelijk van de opgegeven ingangsdatum van de wijziging past Profit de bestaande contractregel aan of voegt Profit een nieuwe contractregel toe. Profit past de verplichtingen die bij de bestaande en nieuwe contractregels horen aan of voegt aan nieuwe contractregels nieuwe verplichtingen toe. Vergeet niet om de actie Aanpassen contractwaarde te autoriseren.

Contractwaarde aanpassen in Profit:

Ga naar: Financieel / Contractbeheer / Contract.
Open de eigenschappen van het contract.
Ga naar het tabblad: Contractregels.
Selecteer de contractregel, waarvan je de waarde wilt aanpassen.
Klik op: Aanpassen contractwaarde.
Selecteer de Reden wijziging. Je kunt zelf redenen aan de tabel toevoegen, als je hiervoor geautoriseerd bent.
Vul de begindatum van de contract aanpassing in bij Begindatum.
Selecteer de manier waarop de contractwaarde wordt verhoogd bij Rekenmethode.
Kies je voor Op basis van % dan past Profit de velden Contractwaarde en Totale contractwaarde aan.

Kies je voor Op basis van bedrag dan vul je zelf het nieuwe bedrag voor de ingestelde periode in bij Contractwaarde.
Profit toont de nieuwe Totale contractwaarde op basis van de looptijd van het contract en houdt hierbij rekening met de initiële looptijd van de contractregel.
Wijzigt de waarde van het contract voor de hele looptijd van het contract, dan toont Profit de Totale contractwaarde voor de hele looptijd.

Wijzigt de waarde van het contract gedurende de looptijd, dan toont Profit de Totale contractwaarde vanaf de opgegeven begindatum van de wijziging van het contract tot de einddatum van het contract.
Klik op: Volgende.
Vul indien gewenst een opmerking in.
Klik op: Voltooien.
Op basis van de ingangsdatum van de wijziging van het contract zie je de aangepaste contractregel of heeft Profit een nieuwe contractregel toegevoegd. Als de ingangsdatum van de wijziging gelijk is aan de begindatum van de geselecteerde contractregel, dan past Profit de bestaande contractregel aan.
Als de ingangsdatum van de aanpassing na de begindatum van de geselecteerde contractregel is dan ontstaan er twee nieuwe contractregels:
- De oude contractregel met een nieuwe einddatum.
- Een nieuwe contractregel met als ingangsdatum de opgegeven ingangsdatum en als einddatum de einddatum van de geselecteerde contractregel.
Bij het uitvoeren van de actie Aanpassen contractwaarde genereert Profit verplichtingen volgens de methode die staat ingesteld bij de eigenschappen van de contractregel op het tabblad Algemeen.
Als er nog geen realisatie is op een gekoppelde verplichting, dan genereert Profit alle verplichtingen opnieuw, voor zowel de nieuwe als bestaande contractregel.

Als er wel realisatie is op een gekoppelde verplichting dan blijven de gerealiseerde verplichtingen bestaan en past Profit de toekomstige verplichtingen aan met de nieuwe contractwaarde.

Contractwaarde aanpassen in InSite:

Vanuit het contractenportaal in InSite kun je contracten eenvoudig raadplegen en beheren en de contractwaarde aanpassen.

Ga naar InSite en open het contract.
Selecteer de Contractregel van het contract.
Klik op de actie Contractwaarde aanpassen.
Of:

Open de eigenschappen van de contractregel.

Klik nu op de actie Aanpassen contractwaarde.
Vul alle velden.
Vul eventueel een toelichting in en voeg een bijlage toe.
Klik op Aanpassen.
Van de aanpassing ontstaat een workflow, zodat de contractverantwoordelijke de aanpassing kan beoordelen.

Direct naar