Contract toevoegen in Financieel
Je voegt een contract toe met looptijdgegevens en bij een verzekering ook het polisnummer, het verzekerde bedrag en het premiebedrag. Je kunt hierbij instellen dat Profit automatisch verplichtingen genereert op basis van het contract. Contracten worden vastgelegd op administratieniveau.
|
In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 3. |
Als je een einddatum (en eventueel de opzegtermijn) bij een contract invult, berekent Profit de opzegdatum van het contract. Met een signaal op Opzegdatum signaleert Profit automatisch als het contract gaat verlopen of stilzwijgend verlengd gaat worden. Hiermee kun je op tijd zijn met opzeggen. Je kunt hiervoor het Profit-signaal Financieel/Contractverlenging (Profit) activeren.
Je kunt contracten 
importeren via een import via Financieel / Beheer / Import activa en contract / Contract of UpdateConnector Contracten Financieel.
Contract toevoegen in Profit:
- Open de administratie waarin je het contract wil toevoegen.
- Ga naar: Financieel / Contractbeheer / Contract.
Of ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Inkoopofferte, selecteer de inkoopofferte en Klik op: Meer acties /Aanmaken contract in de weergave.
- Klik op: Nieuw.
- Selecteer het Profiel op basis waarvan je het contract wilt toevoegen. Profit selecteert standaard het profiel Aanmaken contract financieel.
Je koppelt hier een profiel, maar de contexten van een profiel werken niet door in Profit. Je kunt het hier koppelen zodat bepaald kan worden welke workflow gestart kan worden. In InSite werkt de context wel.
- Profit vult het contractnummer in op basis van de instellingen van de teller voor contracten, dit nummer gebruik je als interne referentie. Het contractnummer van dit contract kun je achteraf niet meer wijzigen.
- Vink In overweging als je dit contract in overweging neemt.
- Vul de omschrijving in.
- Vul een waarde in bij Referentie inkooprelatie, de referentie van de leverancier, bijvoorbeeld een polisnummer.
- Selecteer de inkooprelatie/crediteur (leverancier) van het contract, bijvoorbeeld de verzekeringsmaatschappij of leasemaatschappij. Voeg de crediteur toe als deze nog niet in Profit bestaat.
Selecteer de contactpersoon van de inkooprelatie/crediteur. Je kunt een contact van de organisatie of de organisatie zelf selecteren.
- Selecteer de verantwoordelijke medewerker bij Verantwoordelijke.
Je moet dit veld invullen als je de Workflow Contractverlenging signaal Financieel gebruikt, anders werkt het signaal van de workflow voor contractverlenging niet.
- Selecteer de verantwoordelijke medewerker bij Contracteigenaar en Contractbeheerder als je meerdere verantwoordelijken binnen jouw organisatie hebt. De contracteigenaar is vaak een manager of budgethouder. De contractbeheerder is vaak een administrateur of secretaresse. Deze extra contractrollen kun je voor de workflow Contract gebruiken, zodat je het contract door de juiste verantwoordelijke kan laten beoordelen.
- Selecteer het soort contract bij Type contract.
De tabel Type contract is een vrije tabel waar je zelf waarden aan kunt toevoegen via Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
- Selecteer eventueel een specifieke Locatie waarop het contract betrekking heeft.
- Selecteer de Looptijd verlenging.
Je kunt kiezen uit een verlengingsperiode van 1 t/m 10 jaar en 1, 3, 6 of 9 maanden.
- Vul een waarde in bij Opzegtermijn.
- Klik op: Volgende.
- Vul de financiële gegevens in en indien van toepassing de gegevens van de verzekering.
Profit vult automatisch de Betalingsvoorwaarde in van de crediteur. Je kunt hiervan afwijken als voor het contract een andere betalingsvoorwaarde geldt.
Als je bij een contract de betalingsvoorwaarde vastlegt dan heeft dit de volgende gevolgen:
- Verplichtingen bij het contract hebben de betalingsvoorwaarde van het contract.
- Bij het aanmaken van een inkooporder vanuit contract wordt deze betalingsvoorwaarde meegegeven.
- Bij het inboeken van een inkoopfactuur op de verplichting wordt de betalingsvoorwaarde van het contract overgenomen, mits deze voor alle geselecteerde verplichtingen gelijk is. Bij verschillende betalingsvoorwaarden van meerdere verplichtingen wordt de betalingsvoorwaarde van de crediteur overgenomen.
Vink Overschrijding contractwaarde niet toegestaan aan als je wilt dat bij het aanmaken van verplichtingen Profit hierop controleert. Je krijgt een melding bij het aanmaken van een verplichting als het saldo van de verplichtingen op het contract groter is dan de contractwaarde.
Je kunt alleen een bedrag bij Verzekerd bedrag invullen als je Verzekering hebt geselecteerd bij Soort contract.
Wijzig eventueel de valuta.
- Klik op: Volgende.
- Vul eventueel een opmerking in.
- Klik op: Voltooien.
Je start nu direct de wizard voor het toevoegen van een contractregel. Vul de contractgegevens in. Je kunt de wizard voor het toevoegen van de contractregel annuleren en later contractregels toevoegen. Hierdoor kan een contractverantwoordelijke bijvoorbeeld alvast het contract vastleggen zonder dat de contractwaarden en termijnen precies bekend zijn.
- Selecteer op basis van Factuurwaarde bij Contractwaarde o.b.v.
Deze methode is vanaf Profit 3 beschikbaar en de keuze voor als je met verplichtingen werkt. Heb je nog geen Profit 3 volg dan deze beschrijving (o.b.v. Contractwaarde).
Met deze methode kun je het factuurbedrag en de factuurcyclus van de leverancier opgeven, maar ook het pro rata bedrag voor de eerste maand en voor de laatste maand in het geval van een willekeurige begin- of einddatum. De totale contractwaarde wordt hierbij dan berekend als de som van alle verplichtingen. Op deze manier kun je de uit een contractregel gegenereerde verplichtingen afstemmen met de door een leverancier in rekening gebrachte termijnen. Hierdoor zal ook het matchen van je inkoopfacturen met verplichtingen beter verlopen.
Je kunt ook Contractwaarde bij Contractwaarde o.b.v. selecteren, maar de nieuwe methode Factuurwaarde is nauwkeuriger.
- Vul de begindatum van de contractregel in.
- Profit stelt de einddatum voor op basis van looptijdverlenging van het contract, deze kun je aanpassen.
- Selecteer de factuurcyclus bij Cyclus facturering leverancier.
Je kunt kiezen uit maand of 4-weken, afhankelijk van de financiele periodetabel die bij jou aanwezig is. Als de benodigde periode niet aanwezig is, dan kun je deze periodetabel toevoegen.
- Vul het factuurbedrag per periode in bij Factuurwaarde periode.
- Vul eventueel een pro rata bedrag in voor de eerste periode bij Pro rata periode start en/of voor de laatste periode bij Pro rata periode eind in geval van een williekeurige begin- of einddatum die niet op de eerste c.q. laatste van de maand valt en het periode bedrag hierdoor afwijkt.
Profit berekent de Contractwaarde op basis van de periode bij Contractwaarde per.
Profit berekent de Totale contractwaarde als de som van alle verplichtingen (op basis van de ingevulde factuurwaarde en de eventuele pro rata bedragen per periode).
- Vink het veld Genereren verplichting aan als je automatisch verplichtingen wilt laten genereren.
Bij een contractverlenging via de workflow worden voor de nieuwe contractperiode ook automatisch nieuwe verplichtingen aangemaakt.
Bij het aanmaken van verplichtingen geldt het volgende:
- De waarde van het contract wordt verdeeld volgens de gekozen methode Contractwaarde o.b.v. Factuurwaarde.
- De periode van de verplichting is voor elk jaar hetzelfde. Deze wordt bepaald door de periode van de begindatum.
- Bestaat er voor het contract reeds een verplichting in hetzelfde jaar en periode dan wordt voor dit jaar en periode geen nieuwe verplichting aangemaakt. Voor eventuele volgende jaren is dit wel het geval.
- Het te verdelen bedrag over de te genereren verplichtingen is gelijk aan het verschil tussen het bedrag van het contract en de som van de reeds aanwezige verplichtingen.
- Profit vult de grootboekrekening in als een voorkeur grootboekrekening is ingesteld bij de inkooprelatie/crediteur en de crediteur is ingevuld bij het contract.
- Selecteer de reservering als je een reservering voor het contract hebt gemaakt.
Vink Reservering volledig afboeken aan als je een reservering voor het contract hebt gemaakt en helemaal afgeboekt kan worden.
Wanneer je de inkoopfactuur van de leverancier inboekt, matcht Profit deze automatisch met de gegenereerde verplichtingen. Bij een match op basis van leverancier, bedrag en contractnummer wordt de inkoopfactuur automatisch beschikbaar gesteld voor betaling. Bij een contractverlenging via de workflow worden voor de nieuwe contractperiode ook automatisch nieuwe verplichtingen gemaakt.
Let op:
Als je de verplichtingen genereert vanuit een contract, dan kun je de bedragen van de verplichtingen niet meer wijzigen als er al op gerealiseerd is. Met een gekozen methode geef je het dus helemaal over aan Profit en kun je het contract niet meer wijzigen.
Klik
hier voor een voorbeeld voor het verwerken van pro rata bedragen bij de start en eind van het contract en de gevolgen voor het genereren van verplichtingen.Als je gebruik maakt van een gebroken boekjaar, dan worden de verplichtingen uit een contract aangemaakt op basis van de gekozen factuurcyclus van de leverancier.
- Klik op: Volgende.
- Selecteer de Grootboekrekening.
Als je Genereren verplichting niet hebt aangevinkt is het invullen van een grootboekrekening verplicht.
- Vink Blokkeren voor betaling aan als de inkoopfactuur moet worden geaccordeerd voor betaling. Bij het boeken van de inkoopfactuur die matcht met de verplichting, wordt dan Blokkeren voor betaling automatisch aangevinkt en is de beoordelaar verplicht.
- Selecteer een waarde bij Btw-terugvordering als een ander btw-terugvorderingspercentage van toepassing is.
- Als bij de instellingen van de grootboekrekening is ingesteld dat je de inkoopfactuur wilt verbijzonderen of op een project wilt boeken, vul je de velden onder Verbijzondering en Project.
- Klik op: Volgende.
Je ziet in dit scherm de te genereren verplichtingen.
- Klik op: Volgende.
- Klik op: Voltooien.
