thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Dashboard Contractbeheer Financieel

Het dashboard geeft inzicht in uitgaven aan lopende en toekomstige contracten. Je ziet hoeveel contracten stilzwijgend worden verlengd en wanneer. Ook heb je inzicht in de contractsoorten en verantwoordelijken. Verder wordt er ingezoomd op verzekeringscontracten en de zaken die daarmee verzekerd zijn.

Nieuw in Profit 15

Dit dashboard is volledig herzien in Profit 15.

Inhoud

Video

Inrichting en gegevens in Profit

Het werkblad Vertegenwoordiger bevat alleen gegevens als de vertegenwoordiger gevuld is. Ook contractwaarde moet gevuld zijn, anders zal het dashboard niet werken.

Bij de verzekering moet je de activa gekoppeld hebben aan het contract.

Werkblad Contracten

Hier vind je de contractwaarde van alle nieuwe en aflopende contracten. Ook zie je hoe dit in de tijd weergegeven kan worden en of aflopende contracten ook al daadwerkelijk zijn opgezegd.

KPI's: Contractwaarde actieve contracten / Aantal actieve contracten

De totale contractwaarde van contracten met een begindatum die kleiner is dan vandaag en een lege einddatum of een einddatum die groter is dan vandaag.

Het totaal aantal unieke contracten met een begindatum die kleiner is dan vandaag en een lege einddatum of een einddatum die groter is dan vandaag.

Dat_BI Contracten financieel KPI (1)

Staafdiagram: Contractwaarde van nieuwe en aflopende contracten

Op de startdatum van een contract wordt de contractwaarde getoond. Zijn het meerdere contracten dan worden deze bij elkaar opgeteld. Ditzelfde geldt voor de einddatum (beëindigde contracten). Contracten met de status In overweging worden niet getoond in deze grafiek.

Dat_BI Contracten financieel Contract (10)

Tabel: Detailgegevens contracten

Per contract zie je hier de contractwaarde en de status. Ook zie je de begin- en einddatum.

KPI's: Bedrag op te zeggen contracten deze maand / Aantal op te zeggen contracten deze maand

  • De contractwaarde van contracten waarvan de einddatum in de huidige maand valt.
  • Het aantal contracten waarvan de einddatum in de huidige maand valt.

Dat_BI Contracten financieel KPI (2)

Staafdiagram: Aflopende contracten

Je ziet hier de contractwaarde op de opzegdatum. De grafiek is opgedeeld in contracten met een opzegdatum waarvan het veld Opgezegd door al gevuld is (status: Al opgezegd) en waar dat veld leeg is (status: Nog niet opgezegd).

Dat_BI Contracten financieel Contract (20)

Tabel: Detailgegevens beëindigde contracten

Per contract met einddatum zie je hier de status en de waarde. Ook zie je de opzegdatum. Het veld Verantwoordelijke wordt gevuld met het veld Opgezegd door. Als het veld Opgezegd door leeg is, wordt de waarde opgehaald uit het veld Verantwoordelijke in het contract.

Werkblad Contractsoorten

Contracten kunnen in verschillende contractsoorten afgesloten worden. Hier krijg je inzicht in hoe de verdeling hiervan is en ook wat de status is per contractsoort. De kleuren geven in iedere grafiek dezelfde contractsoort weer.

Verdeling van de contractsoorten

De som van de contractwaarde, gegroepeerd per contractsoort.

Dat_BI DB Contracten financieel (10)

Status van de contractsoorten

De som van de contractwaarde, gegroepeerd per status van de contracten. De kleur geeft de contractwaarde aan per contractsoort en per status.

Dat_BI DB Contracten financieel (20)

Aantal afgesloten contracten per contractsoort

Het aantal contracten, gegroepeerd per contractsoort.

Dat_BI DB Contracten financieel (30)

Werkblad Lopende en toekomstige contracten

Dit werkblad geeft inzicht in de kosten van je lopende en toekomstige contracten. Hierdoor weet je ook hoeveel je op basis van je huidige contracten in de toekomst uit gaat geven. De contractwaarde per maand kan alleen berekend worden als de einddatum gevuld is. De contractwaarde is namelijk de waarde voor de gehele looptijd.

Staafdiagram: Kosten van de lopende en toekomstige contracten

De looptijd is een berekend veld in het contract. Deze wordt echter alleen gevuld als er een einddatum opgegeven is. Is deze leeg, dan wordt het contract ook niet meegenomen in deze grafiek. De contractwaarde wordt gedeeld door de looptijd en start op de begindatum en stopt op de einddatum. Evenredig wordt dit over de contractperioden verdeeld.

Dat_BI Contracten financieel Lopend (40)

Meter: Eenmalige contracten

Hier zie je hoeveel van alle lopende contracten er eenmalig zijn. Dat wil zeggen dat het vinkje Stilzwijgende verlenging niet is aangevinkt.

Meter: Contracten die stilzwijgend verlengd worden

Hier zie je hoeveel van alle lopende contracten er stilzwijgend verlengd worden. Dat wil zeggen dat Stilzwijgende verlenging wel is aangevinkt.

Dat_BI Contracten financieel Lopend (50)

Tabel: Detailgegevens

Detailgegevens van alle lopende contracten. Bij welke crediteur horen deze, maar ook welke contractwaarde hebben ze en wat is de looptijd. Hier zie je dus ook de berekening van de eerdere grafiek door de contractwaarde per maand. Verder zie je de status, of het contract eenmalig is of stilzwijgend verlengd kan worden en de bijbehorende opzegdatum.

Werkblad Verantwoordelijke

Je ziet in de legenda welke statussen de contracten hebben en bij welke verantwoordelijke deze horen. Je ziet de weergave in aantallen en in waarde.

Het veld Verantwoordelijke in het contract is geen verplicht veld. Als je deze niet gevuld hebt, zal dit werkblad geen informatie bevatten.

Legenda:

Hier zie je de statussen van de contracten.

Staafdiagram: Aantal contracten per verantwoordelijke

Hier zie je alle contracten, gegroepeerd per verantwoordelijke.

Dat_BI Contracten financieel Lopend (60)

Staafdiagram: Contractwaarde per verantwoordelijke

Hier zie je de totale contractwaarde, gegroepeerd per verantwoordelijke.

Dat_BI Contracten financieel Lopend (70)

Tabel: Detailgegevens

Je ziet hier alle contracten. Bij welke crediteur horen deze, maar ook welke contractwaarde hebben ze en wat is de status. Verder zie je ook de bijbehorende opzegdatum.

Werkblad Lopende verzekeringen

Per verzekering zie je de totale contractwaarde, maar ook het verzekerde bedrag. Ook zie je welke items er binnen de verzekering vallen en wat de boekwaarde hiervan is. Als je geen activa gekoppeld hebt aan je verzekeringen of helemaal geen verzekeringen vastlegt in je contracten, zal dit werkblad geen goed beeld geven.

Staafdiagram: Contractwaarde van afgesloten verzekeringen

De contractwaarde van alle verzekeringen, gegroepeerd per contract.

Dat_BI Contracten financieel Lopend (80)

Staafdiagram: Verzekerde bedrag

Het verzekerde bedrag per contract.

Dat_BI Contracten financieel Lopend (90)

Tabel: Detailgegevens

Detailgegevens van de activa die gekoppeld is aan de verzekering. Je ziet ook de boekwaarde van deze activa. Zo kun je bekijken of deze hoger of lager is dan het verzekerde bedrag. Ook zie je de begin- en einddatum van het contract en wie er verantwoordelijk voor is.

Contractbeheer (nieuw in Profit 15)

Dit werkblad richt zich vooral op de administratieve gegevens van je contracten. De KPI’s zijn vaste waarden en worden niet beïnvloed door de keuzes “Aantal/Bedrag” of “Jaar/Maand”. Deze keuzes hebben wel invloed op de weergave van de grafieken.

Wat kan je selecteren

Je kunt een keuze maken voor een jaar, crediteur, verantwoordelijke, contractsoort, status, contract en administratie. Daarnaast kun je aangeven of je de aantallen of bedragen wilt tonen, en een splitsing per jaar of maand.

KPI Actieve contracten

Als een contract een begindatum heeft die kleiner is dan vandaag en de einddatum is groter dan vandaag, wordt het gehele contract meegerekend.

KPI Aantal crediteuren

Hier zie je het aantal crediteuren waar je momenteel een contract mee hebt lopen.

KPI Totale contractwaarde

Hier wordt de totale contractwaarde genomen van alle lopende contractregels.

KPI Contracten in workflow

Nieuwe contracten, contractverlengingen en aanpassingen kunnen in via de workflow aangevraagd worden. In deze KPI zie je de totale contractwaarde van de contracten in de workflow. In de tweede berekening van deze KPI zie om hoeveel contracten het gaat. In deze KPI kan je doorklikken naar het werkblad Proces.

Grafiek Per contractsoort

In deze grafiek zie je alle contracten, opgesplitst in status en per contractsoort. Via het filterveld Status of in de grafiek zelf kan je ook alleen de actieve contracten bekijken bijvoorbeeld. Door de velden Aantal/Bedrag” of “Jaar/Maand” te gebruiken kan je zelf bepalen welk inzicht je creëert.

• Aantal: Optelsom van alle contractennummers

• Bedrag in combinatie met maand: Totale contractwaarde teruggerekend naar maand. Hiervan het gemiddelde.

• Bedrag in combinatie met jaar: Totale contractwaarde teruggerekend naar jaar. Hiervan het gemiddelde.

Grafiek Per verantwoordelijke

In deze grafiek zie je alle contracten, opgesplitst in status en per verantwoordelijke. Via het filterveld Status of in de grafiek zelf kan je ook alleen de actieve contracten bekijken bijvoorbeeld. Door de velden Aantal/Bedrag” of “Jaar/Maand” te gebruiken kan je zelf bepalen welk inzicht je creëert.

• Aantal: Optelsom van alle contractennummers

• Bedrag in combinatie met maand: Totale contractwaarde teruggerekend naar maand. Hiervan het gemiddelde.

• Bedrag in combinatie met jaar: Totale contractwaarde teruggerekend naar jaar. Hiervan het gemiddelde.

Grafiek In de tijd

Bij de groei in de tijd bepaal je zelf of je het in jaren of in maanden wilt zien. De bedragen zijn altijd teruggerekend naar maanden. De waarden per jaar zijn dus ook naar rato. In deze grafiek is de blauwe lijn het aantal daadwerkelijke contracten in de tijd. Bij de grijze lijn zijn de contracten die in de workflow zitten hierbij opgeteld.

Details

Hier vind je details over de contracten.

Werkblad Uitnutting – contractmanagement (nieuw in Profit 15)

Binnen contractbeheer is het natuurlijk ook belangrijk dat je je contracten managet. We staan op dit werkblad stil bij de uitnutting van je contracten. Op die manier kan je zien of de contractwaarden overeenkomen met de daadwerkelijke uitnutting ervan. Het werkblad is alleen te zien in bedragen. NBij dit werkblad kan je kiezen of je de uitnutting wilt zien van het gehele contract of alleen van de actieve contractregel. Bij historische contracten zal deze geen effect hebben omdat daar geen lopende contractregels meer aanwezig zijn.

Wat kan je selecteren

Je kunt een keuze maken voor een jaar, contract, crediteur, verantwoordelijke, contractsoort, status en administratie. Daarnaast kun je aangeven of je de grafieken wil zien per contractregel of per contract.

KPI Uitnutting

Hier zie je het percentage wat er gerealiseerd is op de actieve contracten ten opzichte van de totale contractwaarde. Dit zijn de inkoopfacturen die van je op je verplichtingen van je contract hebt afgeboekt.

KPI Prognose

In deze KPI zie je de realisatie + het saldo aan openstaande verplichtingen. Dit wordt afgezet tegen de totale contractwaarde.

KPI Realisatie

Hier zie je het bedrag dat gerealiseerd is op de verplichtingen.

KPI Verplichting

Hier zie je de openstaande verplichtingen, oftewel het saldo van de verplichtingen.

Grafiek Actieve contractregel

In deze grafiek kijken we alleen naar de lopende contractregel. Hier pakken we de totale contractwaarde van. Dit is in de grafiek het streepje. Deze wordt opgevuld door de realisatie en de openstaande verplichtingen., zoals berekend in de KPI’s. Op die manier zie je hoe je je contract aan het uitnutten bent. In de tooltip van de grafiek staan naast deze berekeningen ook de waarden van de realisatie en verplichtingen.

Grafiek Historische contracten

Hier heeft zie je altijd de gehele contractwaarde aangezien er niet meer een lopende regel is. De einddatum is kleiner dan vandaag. Het is de som van alle historische contractregels van het verlopen contract.

Details

Hier vind je details over de uitnutting.

Groei – contractmanagement (nieuw in Profit 15)

Het is interessant om het verloop van je contract te zien. Doordat je regels kan vastleggen kan je ook bekijken op welke manier een contract groeit (positief of negatief).

Op dit werkblad zie je dat je weer kan kiezen tussen aantallen/bedragen en jaar/maand. Dit heeft echter alleen betrekking op de grafiek "Groei per periode".

Wat kan je selecteren

Je kunt een keuze maken voor een contract, administratie, crediteur, verantwoordelijke, contractsoort en status. Daarnaast kun je aangeven of je de aantallen of bedragen wilt tonen, en een splitsing per jaar of maand.

KPI Groei huidig jaar t.o.v. vorig jaar

De groei is berekend (huidig jaar -/- vorig jaar) / vorig jaar.

De jaarwaarde is de contractwaarde teruggerekend naar maand. Als een contract in een maand in het huidige jaar lopend is, dan worden deze maandwaarden opgeteld en hetzelfde voor het vorige jaar.

Draaitabel Groei per contractsoort

Je ziet een draaitabel waar gesorteerd wordt op contractsoort. Je ziet per contractsoort welk contract eronder valt. Hier zie je de contractcode en omschrijving en tussenhaakjes bij welke inkooprelatie dit contract hoort. Ook zie je wie er verantwoordelijk is voor dit contract.

De contractwaarde is teruggerekend naar het bedrag maand. Als een contract in een maand in het huidige jaar lopend is, dan worden deze maandwaarden opgeteld. Afhankelijk van het jaar waar ze in vallen. In de contractwaarde van het huidige jaar zie je nog een pijltje, dat indiceert of de waarde is toegenomen of afgenomen t.o.v. het jaar ervoor. Het verschil is vorig jaar -/- dit jaar. De groei wordt hetzelfde berekend als de KPI: (huidig jaar -/- vorig jaar) / vorig jaar.

Ook worden de toekomstige contracten meegenomen in de verwachting voor het volgende jaar. Indien er al contractregels aanwezig zijn voor het volgende jaar, worden deze hier getoond. De groei is dan (volgend jaar -/- dit jaar) / dit jaar.

Draaitabel Groei per contractsoort

Je ziet een draaitabel waarbij de groei tussen de regels van de contracten wordt bekeken. Je ziet de crediteur, het contract en de begin- en einddatum van iedere contractregel. Vervolgens wordt de totale contractwaarde van die regel getoond. Daarna wordt de groei t.o.v. de vorige regel berekend. Dus (regelwaarde -/- vorige regelwaarde) / vorige regelwaarde.

Bij de laatste kolom zetten we de groei af tegen de startwaarde van het contract. We pakken de eerste totale contractwaarde en gebruiken die als “oude” waarde: (regelwaarde -/- startwaarde) / startwaarde.

Grafiek Groei per periode

Hier zie je een grafiek met de dwarsdoorsnede van jaar of maand, afhankelijk wat je zelf kiest. De contractwaarde is teruggerekend naar het bedrag maand. Als een contract in een bepaalde maand of jaar lopend is, dan worden deze maandwaarden opgeteld. Dit zelfde geldt voor de aantallen Dan wordt er een som gedan van het aantal unieke contractnummers die lopend zijn in de geselecteerde periode. De som van aantallen of bedragen wordt afgezet tegen de voorgaande periode (jaar of maand). Ook hier geldt de formule: (periode -/- vorige periode) / vorige periode.

Leverancierrelaties (nieuw in Profit 15)

In het kader van het managen van je contracten is het ook belangrijk om wat van je leveranciers te weten. De grafieken kan je beïnvloeden met aantal/bedrag en jaarwaarde/totaalwaarde.

Wat kan je selecteren

Je kunt een keuze maken voor een jaar, administratie, verantwoordelijke, crediteur, status en contractsoort. Daarnaast kun je aangeven of je de aantallen of bedragen wilt tonen.

KPI Totale actuele contractwaarde

Hier wordt de totale contractwaarde genomen van alle lopende contractregels.

KPI Totale historische contractwaarde

Hier heeft zie je altijd de gehele contractwaarde aangezien er niet meer een lopende regel is. De einddatum is kleiner dan vandaag. Het is de som van alle historische contractregels van het verlopen contract.

KPI Gem. opzegtermijn (in maanden)

Alle opzegtermijnen van alle contractregels worden bij elkaar opgeteld. Deze delen we door het aantal contractenregels.

Grafiek Contractwaarde per crediteur

Als je gekozen heb om bedragen te zien, krijg je de grafiek Contractwaarde per crediteur . Dit is een som van de totale contractwaarde. De bedragen zijn ook opgesplitst per status. Hier kan je uiteraard ook op filteren.

Grafiek Contracten per crediteur

Als je gekozen hebt om aantallen te zien, zie je hier per crediteur het aantal afgesloten contracten. Ook hier wordt er onderscheid gemaakt per status.

Grafiek Aantal jaren leverancier

Hier zie je het aantal jaren dat iemand leverancier is, gebaseerd op het veld ‘Leverancier sinds’ uit de eigenschappen van de crediteur. Als het veld niet gevuld is, zal je dit al nulwaarde terugzien.

Grafiek Contractperioden in maanden

Hier zie je hoe alle contracten zijn opgebouwd. Lichtblauw geeft de lopende contractregel weer. Gebruik het filter “Status” om bijvoorbeeld alleen de actieve contracten te zien.

Details

Hier vind je details over de leveranciers en de daaraan gekoppelde contracten.

Proces (nieuw in Profit 15)

Je kan via InSite nieuwe contracten toevoegen, contracten verlengen of contractregels aanpassen. Hierdoor komen ze in de workflow terecht. Zolang deze nog in de workflow zitten, zie je terug op dit werkblad. De twee staafgrafieken kan je beïnvloeden voor aantal/bedrag en jaarwaarde/maandwaarde. Wil je zien wat dit in de tijd doet, ga dan naar het eerste werkblad.

Wat kan je selecteren

Je kunt een keuze maken voor een jaar, status, verantwoordelijke, crediteur en type aanvraag. Daarnaast kun je aangeven of je de aantallen of bedragen wilt tonen, en een splitsing per jaar of maand.

KPI Contractwaarde in de pijplijn

Hier zie je de totale contractwaarde van het ingestuurde contract.

KPI Aantal contracten in de pijplijn

Het totaal aantal contracten die in de workflow zitten

Grafiek Per crediteur

Je ziet hoeveel contracten of voor welke waarde er per crediteur in de workflow zit.

Grafiek Per verantwoordelijke

Je ziet hoeveel contracten of voor welke waarde er per verantwoordelijke in de workflow zit.

Details

Naast de gegevens uit de grafiek zie je hier ook om wat voor een type aanvraag het gaat en waar hij zich bevindt in de workflow

Direct naar

Zoeken in dashboard

Filteren in een dashboard

Dashboard openen

Visualisaties op een werkblad

Beschikbare dashboards

Process

Contractbeheer Dashboard

Work area

Financieel