Jaarovergang Flex

Voor de jaarovergang van Flex maken we onderscheid in verloningsvormen: Declaratieverloning en Periodeverloning.

Grofweg gaat het bij uitzenden (week en vier-weken verloning volgens de ABU/NBBU CAO) om declaratieverloning en bij maand en cao-verloning om periodeverloning.

Meer informatie over de verschillen.

Het proces van de jaarovergang bevat voor beide verloningsvormen drie fases: het loonjaar afsluiten, voorbereiden en opstarten van een nieuw loonjaar.

Jaarovergang Flex - Declaratieverloning

Het proces van de jaarovergang voor de declaratieverloning van Flex bestaat uit de volgende stappen opgesplitst in 3 fases:

1. Loonjaar afsluiten:

• Reguliere periode accorderen

  Een nieuw jaar kan niet worden opgestart zonder dat het huidige jaar is afgesloten. Zorg ervoor dat alle (openstaande) perioden van het loonjaar zijn geaccordeerd. Om snel te controleren of alle perioden zijn geaccordeerd, open je de weergave Salarisverwerkingsplan (alle). Filter hier op het jaar 2020 en in de kolom Status verwerking op !Geaccordeerd. Als er geen regels meer naar voren komen kun je starten met nieuwe loonjaar.

• Loonafspraken actualiseren

  Nogmaals doen, voor het geval er correcties zijn die doorgevoerd moeten worden voordat het loonjaar afgesloten gaat worden.

• Keuze wijzen van correcties verlonen

  Let op: Lees eerst deze toelichting op de wijzen van correcties

  Bij de jaarovergang wil je ervoor zorgen dat uren en/of correctie over het voorgaande jaar in de juiste periode worden meegenomen. Dit zorgt voor correcte loonstroken en jaaropgaven en is daarnaast veel duidelijker voor de medewerker.

  Je kunt correcties over het voorgaande jaar via een jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan verwerken. Dit salarisverwerkingsplan kun je tegelijkertijd open hebben met een salarisverwerkingsplan in het actuele jaar. In het salarisverwerkingsplan van het actuele jaar geef je aan of je de declaraties over het voorgaande jaar wilt verwerken in de jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan of dat je ze wilt doorschuiven naar het actuele jaar. Hiermee verstrek je ook de loonstroken over de perioden van het voorgaande jaar.

  Procedure verwerken en accorderen

  Als je in periode 1 van het nieuwe jaar correcties hebt die je wilt verwerken in een jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar, dan verwerk en accordeer je deze ook nadat je de eerste periode van het nieuwe jaar hebt verwerkt en geaccordeerd.

  Dit proces herhaal je voor iedere volgende periode en aanvullende jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan.

  Voorbeeld:

  Voor onderstaande drie voorbeelden geldt: het actuele salarisverwerkingsplan heeft Declaraties verlonen in de waarde Jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan.

  Na verwerken en accorderen van periode 1 2021 - je verwerkt ook de eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-1).

  Na verwerken en accorderen van periode 2 2021 - je verwerkt ook de eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-2).

  Na verwerken en accorderen van periode 3 2021 - je verwerkt ook de eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-3).

  Enz.

  Declaraties meenemen of niet meenemen in dit salarisverwerkingsplan

  Bij declaratieverloning is het mogelijk om (correctie) declaraties uit het voorgaande jaar door te schuiven naar het nieuwe jaar of te verlonen in een jaaroverschrijdende salarisverwerking. In de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan heb je op het tabblad Declaratieverloning bij Declaraties verlonen in de keuze uit:

  • Nog te bepalen (standaard waarde)
  • Dit salarisverwerkingsplan

    Je selecteert deze keuze als je vanaf een bepaalde periode (correctie) declaraties uit voorgaande jaar wilt meenemen in de verwerking van het nieuwe jaar. De declaratie wordt dan doorgeschoven naar week 1 van het actuele jaar.

    Houdt rekening met:

    • De periode declaratie heeft betrekking op het voorgaande jaar. De datum van de nacalculatie bepaalt de kostprijs.
    • De Payroll periode waar deze declaraties allemaal in verwerkt worden is periode 1 van het actuele jaar.
    • De verwerkingsperiode is de actuele periode van het actuele jaar.
    • Declaraties uit het voorgaande jaar worden in dit salarisverwerkingsplan verwerkt met de wet en regelgeving van het huidige jaar.
  • Jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan

    Je selecteert deze keuze als je de declaraties op het voorgaande jaar wilt verwerken in een jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan. Je maakt dan ook een aparte jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan aan.

    

    Voorbeeld:

    Wil je de declaratie verwerken in het jaar 2020?

    Vul in het actuele salarisverwerkingsplan in het veld Declaraties verlonen in de waarde Jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan.

    En voeg een jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan toe voor het jaar 2020.

    Wil je de declaratie verwerken in het jaar 2021?

    Vul in het actuele salarisverwerkingsplan in het veld Declaraties verlonen in de waarde Dit salarisverwerkingsplan.

    De declaratie wordt dan doorgeschoven naar week 1 van het jaar 2021.

  Actueel contract

  In een jaar waarin je een medewerker verloont, moet de medewerker altijd een contract hebben. Bij correcties op een voorgaand jaar is er altijd een contract aanwezig. Als voor een medewerker in het actuele jaar geen contract aanwezig is, dan komt er bij declaratieverloning de volgende melding: “Deze medewerker heeft geen geldig contract om deze declaratie te kunnen verlonen.”

  Meer informatie hierover, lees je hier.

  Je krijgt deze melding bij het verwerken van een declaratie in de Declaratiecockpit.

  Oorzaak

  Deze melding krijg je als de medewerker geen geldig contract heeft in de periode waarin de declaratie valt. Je krijgt de melding ook als het veld Soort medewerker in het contract van de medewerker een verkeerde waarde heeft. De melding komt vaak als je bezig bent met de jaarovergang Flex en je verwerkt een correctie van een voorgaand jaar in het nieuwe jaar.

  Oplossing

  Er zijn meerdere oplossingen mogelijk, afhankelijk van de situatie:

  • Medewerker is nog in dienst
    Als de datum uit dienst niet is gevuld bij de medewerker, voeg je een nieuw contract toe.
  • Medewerker is uit dienst gemeld
    Als de datum uit dienst wel is gevuld, voeg je bij de medewerker een nabetalingscontract toe. Gaat het om grote aantallen medewerkers, dan kun je de contracten importeren via HRM / Beheer / Import medewerker mutatie / Contract. Meer informatie lees je in het artikel Nabetaling na uitdiensttreding.
  • Het veld Soort medewerker heeft een verkeerde waarde
    Controleer in het contract van de medewerker welke waarde in het veld Soort medewerker staat. Dit moet één van deze waarden zijn: Personeelslid, Ondernemer - met salaris, Stagiair - met salaris/stagevergoeding. Profit verloont alleen deze soorten medewerkers.

  Boekstukdatum

  Als bij declaratieverloning het salarisverwerkingsplan aan onderstaande eisen voldoet, dan kun je het veld Boekstukdatum wijzigen in de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan:

  • Het gaat om een jaaroverschrijdende correctie.
  • Het salarisverwerkingsplan is nog niet geaccordeerd.
  • Het veld Omzet gejournaliseerd mag niet aan staan bij de verwerkte declaraties van dit salarisverwerkingsplan.

    Let op:

    Pas de boekstukdatum niet zomaar aan. Vul je de verkeerde datum, dan heeft dit als gevolg dat de bedragen in de verkeerde financiële periode worden geboekt.

  Reserveringen tijdens de jaarovergang

  De werking van het opbouwen, uitbetalen, overhevelen en herwaarderen van reserveringen is bij de jaarovergang niet anders dan gebruikelijk.

  In Profit wordt het saldo van de reserveringen jaaronafhankelijk bijgehouden. Als het uurloon in het nieuwe jaar wijzigt, dan worden de reserveringen in uren automatisch geherwaardeerd bij de eerstvolgende declaratie.

  • Correctieperiode in afgesloten boekjaar toevoegen

    Je voegt een correctieregel toe aan het salarisverwerkingsplan van het voorgaande jaar, als je voor het voorgaande boekjaar declaraties wilt verwerken. Je maakt de gewenste correctieperiode aan in het salarisverwerkingsplan van de betreffende werkgever. Profit voegt de correctieperiode toe na de laatste periode van het betreffende jaar in het salarisverwerkingsplan.

    Je kunt een correctieperiode in afgesloten boekjaar ook toevoegen via HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit, actie Nieuw.

    Correctieperiode in afgesloten boekjaar toevoegen:

    1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
    2. Open de eigenschappen van de werkgever.
    3. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
    4. Klik op: Nieuw.

       

    5. Selecteer de optie Correctieperiode maken in afgesloten jaar.
    6. Klik op: Volgende.
    7. Selecteer de gewenste combinatie van periodetabel en boekjaar.
    8. Wijzig
    9. Klik op: Volgende.
    10. Vul eventueel een afwijkende boekstukdatum in.

        Let op:

        Pas de boekstukdatum niet zomaar aan. Vul je de verkeerde datum, dan heeft dit als gevolg dat de bedragen in de verkeerde financiële periode worden geboekt.

    11. Doorloop de wizard. en voer de rest van de gegevens in. Dit verschilt niet van het invoeren van een correctieregel in het huidige jaar, met uitzondering van de onderstaande punten:
        • Je kunt een afwijkende journaalstructuur koppelen aan de correctieperiode. Dit is met name bedoeld voor organisaties die de journaalstructuur hebben gewijzigd, waardoor journalisering van het voorgaande jaar op basis van een journaalstructuur van het huidige jaar ongewenst is.

          Als je nog niet over de gewenste journaalstructuur beschikt, kun je deze toevoegen in HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur. Je kunt in deze functie ook een bestaande journaalstructuur kopiëren en deze vervolgens aanpassen. Koppel deze journaalstructuur daarna aan de correctieregel.

    12. Klik op: Voltooien.

    Zie ook:

    • Correctieperiode toevoegen en verwerken voor afsluiten loonjaar

• Laatste aangifte controleren
• Correctieperiode accorderen
• Laatste aangifte klaarzetten
• Jaaropgaven genereren

  Voor het genereren van de jaaropgaven maak je gebruik van de Digitale jaaropgave salariswijzer (Profit), of de Digitale jaaropgave (Profit). Deze jaaropgaven genereren per nummer inkomstenverhouding een aparte jaaropgave.

• Verwerking van een 53e week

2. Voorbereiden nieuw loonjaar:

• Nieuwe componenten (ABU/NBBU) toevoegen aan uren/kosten/werksoorten

  Nieuwe looncomponenten koppelen aan kosten en urensoorten en deze moeten gekoppeld worden aan een itemset.

• Itemsets bijwerken

  Uren/kosten/werksoorten maken voor nieuwe looncomponenten, koppelen van looncomponent aan de werk/uren/kostensoorten,

• Nieuwe prijsafspraken
• Nieuw kostprijsmodel
• Nieuwe loonschalen
• Feestdagen

3. Nieuw loonjaar:

• Journaalstructuur bijwerken
• Periode toevoegen voor verwerken
  Je voegt voor iedere periode van het jaar een periode toe in het salarisverwerkingscockpit. Dit kan via automatisch genereren. (Profit 18)

  Aanmaken salarisverwerkingsplannen op juiste tijdvak (week/maand) met juiste einddata urenregistratie (laatste dag periode)

  • Juist vullen tabblad Journalisering in salarisverwerkingsregels:

    

  • Juist vullen tabblad Declaratieverloning in salarisverwerkingsregels:

    

• Jaarloon BT berekenen
• Periode 1 verwerken

Jaarovergang Flex - Periodeverloning

Het proces van de jaarovergang voor de periodeverloning van Flex bestaat uit de volgende stappen opgesplitst in 3 fases:

1. Loonjaar afsluiten:

• Controleer de einddatum urenregistratie

  De einddatum urenregistratie in Profit bepaalt in welke periode declaraties worden meegenomen. Deze moet goed staan in de laatste periode (in de correctieperiode of de reguliere als je besluit geen correctieperiode aan te maken).

• Reguliere periode accorderen

  Een nieuw jaar kan niet worden opgestart zonder dat het huidige jaar is afgesloten. Zorg ervoor dat alle (openstaande) perioden van het loonjaar zijn geaccordeerd. Om snel te controleren of alle perioden zijn geaccordeerd, open je de weergave Salarisverwerkingsplan (alle). Filter hier op het jaar 2020 en in de kolom Status verwerking op !Geaccordeerd. Als er geen regels meer naar voren komen kun je starten met nieuwe loonjaar.

• TWK initiëren vanaf periode 1

  Voor het afsluiten van het loonjaar, initieer je TWK-mutaties vanaf periode 1. Doe dit met de laatste cao van 2020. Deze TWK-mutaties verloon je in een correctieperiode. Hierdoor heb je het loonjaar volledig verwerkt en voorkom je dat je in een jaaroverschrijdende correctieperiode TWK-mutaties verloond die nog niet eerder zijn meegegaan.

• Correctieperiode toevoegen

  Om de laatste correcties van het af te sluiten jaar mee te nemen, voeg je nog een correctieperiode toe. Wil je alle uren van bijvoorbeeld 2020 verwerken in 2020? Maak dan een correctieperiode in dat jaar aan en zet hierin de einddatum urenregistratie op de laatste dag van het jaar. Worden er na die datum met terugwerkende kracht nog urendeclaraties ingestuurd voor december, dan maak je nog een correctieperiode voor dat jaar aan.

  Een correctieperiode is een aparte verwerkingsperiode in het salarisverwerkingsplan. In een correctieperiode kun je de TWK-mutaties verwerken, uurloners uitgesteld verwerken, omdat de uren op een later moment binnenkomen, of een vakantietoeslag uitbetalen.

  Correctieperiode in afgesloten boekjaar toevoegen

  Je voegt een correctieregel toe aan het salarisverwerkingsplan van het voorgaande jaar, als je voor het voorgaande boekjaar declaraties wilt verwerken. Je maakt de gewenste correctieperiode aan in het salarisverwerkingsplan van de betreffende werkgever. Profit voegt de correctieperiode toe na de laatste periode van het betreffende jaar in het salarisverwerkingsplan.

  Je kunt een correctieperiode in afgesloten boekjaar ook toevoegen via HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit, actie Nieuw.

  Correctieperiode in afgesloten boekjaar toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
  4. Klik op: Nieuw.

     

  5. Selecteer de optie Correctieperiode maken in afgesloten jaar.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Selecteer de gewenste combinatie van periodetabel en boekjaar.
  8. Wijzig
  9. Klik op: Volgende.
  10. Vul eventueel een afwijkende boekstukdatum in.

      Let op:

      Pas de boekstukdatum niet zomaar aan. Vul je de verkeerde datum, dan heeft dit als gevolg dat de bedragen in de verkeerde financiële periode worden geboekt.

  11. Doorloop de wizard. en voer de rest van de gegevens in. Dit verschilt niet van het invoeren van een correctieregel in het huidige jaar, met uitzondering van de onderstaande punten:
      • Je kunt een afwijkende journaalstructuur koppelen aan de correctieperiode. Dit is met name bedoeld voor organisaties die de journaalstructuur hebben gewijzigd, waardoor journalisering van het voorgaande jaar op basis van een journaalstructuur van het huidige jaar ongewenst is.

        Als je nog niet over de gewenste journaalstructuur beschikt, kun je deze toevoegen in HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur. Je kunt in deze functie ook een bestaande journaalstructuur kopiëren en deze vervolgens aanpassen. Koppel deze journaalstructuur daarna aan de correctieregel.

  12. Klik op: Voltooien.

  Zie ook:

  • Correctieperiode toevoegen en verwerken voor afsluiten loonjaar

• Laatste aangifte controleren
• Correctieperiode accorderen
• Laatste aangifte klaarzetten
• Jaaropgaven genereren
• Verwerking van een 53e week

2. Voorbereiden nieuw loonjaar:

• Nieuw kostprijsmodel
• Nieuwe loonschalen
• Nieuwe prijsafspraken
• Feestdagen

3. Nieuw loonjaar:

• Journaalstructuur bijwerken
• Eigen looninrichting bijwerken
• Periode toevoegen voor verwerken
  Je kunt de salarisverwerkingsplannen automatisch laten toevoegen voor het hele jaar. Je hoeft dan niet elke periode van het jaar handmatig toe te voegen in het salarisverwerkingscockpit.

  Aanmaken salarisverwerkingsplannen op juiste tijdvak (week/maand) met juiste einddata urenregistratie (laatste dag periode)

  • Juist vullen tabblad Journalisering in salarisverwerkingsregels:

    

• Jaarloon BT berekenen
• Periode 1 verwerken

Zie ook

Voor de financiele adminstratie en de interne verloning:

• Jaarovergang Financieel
• Jaarovergang Payroll
• Themapagina jaarafsluiting