thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Salarisverwerkingsplan werkgever inrichten

Je onderhoudt per werkgever het salarisverwerkingsplan in Profit. Het salarisverwerkingsplan is de 'motor' achter de salarisverwerking. Voor iedere periode, waarin je salarissen verwerkt, voeg je een regel toe aan het salarisverwerkingsplan. Een regel in het salarisverwerkingsplan noemen we een perioderegel.

Salarisverwerkingsplan automatisch verlengen

Onderdeel van de jaarovergang Payroll is het handmatig toevoegen van de salarisverwerkingsplannen voor het nieuwe jaar. Dat hoeft vanaf nu niet meer. Vanaf nu kan je de salarisverwerkingsplannen automatisch laten genereren voor het nieuwe jaar.

Op basis van de inrichting in de eigenschappen van de werkgever, genereert Profit de salarisverwerkingen voor het nieuwe jaar.

Meer informatie hierover, vind je hier.

Inhoud

Beschrijving

Het proces van salarisverwerking heeft verschillende stappen. Doorloop deze stappen zo efficiënt mogelijk. Het salarisverwerkingsproces ziet er als volgt uit:

Vaak wordt de salarisverwerking twee dagen voor de betaaldatum gestart en ontstaat onnodig veel druk, omdat nog veel wijzigingen niet zijn doorgevoerd of gecontroleerd. Als je gebruik maakt van de volgende acties, voorkom je deze druk:

  • Proces verdelen over een hele periode

    Start de salarisberekening (verwerking) van de volgende periode direct nadat je een vorige periode hebt geaccordeerd. Je kunt nu direct beginnen met de controles. Aan het einde van de periode verwerk je alleen nog de medewerkers met loonmutaties.

  • Verwerking via de wachtrij

    Bepaalde taken komen automatisch in de wachtrij nadat je de taak gestart hebt. Profit voert deze taken op de achtergrond uit. Je kunt ondertussen doorwerken in Profit. Je kunt het verwerken en accorderen van de salarissen als proces op de achtergrond uitvoeren.

Salarisverwerkingsplan bij een nieuwe werkgever

Je moet een nieuwe werkgever altijd vanaf periode 1 verlonen, ook als de werkgever pas in een latere periode vast wordt gelegd in Profit.

Meer informatie hierover, vind je hier.

Salarisverwerkingsplan verwijderen

Een perioderegel in een salarisverwerkingsplan kan alleen verwijderd worden als aan de volgende voorwaarden voldaan is:

  • de perioderegel moet de laatste (correctie)perioderegel van de betreffende periode zijn;
  • de perioderegel mag niet verwerkt zijn.

Verwijder altijd de perioderegels van achter naar voren, dus eerst de laatste (correctie)perioderegel, dan de een na laatste (correctie)perioderegel, etc.

Als je de voorlopige verwerking verwijdert, dan verwijder je alleen de berekening van de periode. Alle variabele en vaste mutaties blijven behouden.

Losse periode aan salarisverwerkingsplan toevoegen

Op het tabblad Salarisverwerkingsplan in de eigenschappen van een werkgever, kun je het salarisverwerkingsplan onderhouden. Je kunt voor iedere periode een losse perioderegel toevoegen aan het salarisverwerkingsplan.

Losse periode aan salarisverwerkingsplan toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.

    Je kunt een salarisverwerkingsplanregel ook toevoegen via HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit, actie Nieuw.

  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Vink Een losse perioderegel maken aan.

    Pay_Periode aan salarisverwerkingsplan toevoegen_2

  6. Selecteer de werkgever, als je via de Salarisverwerkingscockpit een salarisverwerkingsplanregel toevoegt.
  7. Klik op: Volgende.
  8. Selecteer de verwerkingscode.

    Je kunt alleen een andere verwerkingscode opgeven als dit is ingericht door een consultant. Een verwerkingscode wordt gekoppeld aan een regel uit het salarisverwerkingsplan. Hiermee is te realiseren dat een looncomponent in een aparte salarisverwerking wordt berekend. Bijvoorbeeld voor een aparte verwerking van de vakantietoeslag.

  9. Vul de omschrijving van de perioderegel.
  10. Vul eventueel een einddatum in bij Einddatum urenregistratie.

    Profit neemt mutaties tot en met de einddatum urenregistratie mee in de salarisverwerking. Het gaat daarbij om declaraties, ziekte- en verlofmutaties uit de nacalculatie op projecten, waarbij sprake is van een zogenaamde verschoven periode. Dit is alleen van belang bij een integratie met Profit Projecten.

    De periode waarover de mutaties verwerkt worden, loopt vanaf de einddatum in het vorige salarisverwerkingsplan, tot en met de einddatum in het huidige salarisverwerkingsplan.

  11. Selecteer de soort periodetabel, vul het jaar en selecteer de periode.
  12. Vul de overige gegevens als deze van belang zijn.
  13. Klik op: Volgende.
  14. Vul de financiële periode in waarin Profit de journaalpost voor deze periode boekt.
  15. Vul het dagboek waarin Profit de loonjournaalpost boekt.
  16. Vul de boekstukdatum voor de journaalpost van deze periode.

    Op deze datum boekt Profit de journaalpost van deze periode.

  17. Geef eventueel een tekst voor de journaalpost op.
  18. Klik op: Volgende.
  19. Bepaal of Profit één van de PLO's genereert bij het accorderen van de salarisverwerking.

    Als sprake is van weekverloning, dan vink je om de vier weken de PLO aan in de eigenschappen van de salarisverwerkingsplan.

  20. Klik op: Voltooien.

Meerdere perioderegels genereren

Je kunt meerdere perioderegels voor het salarisverwerkingsplan genereren voor een werkgever. Dit kan handig zijn wanneer je een nieuwe werkgever gedurende het jaar wil inrichten.

Let op:

Je kunt alleen meerdere perioderegels genereren voor de periodetabellen maand-, vierweken- of weekverloning. Andere periodetabellen kun je per regel maken of importeren.

Meerdere perioderegels genereren:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Vink Meerdere perioderegels genereren aan.

  6. Klik op: Volgende.
  7. Selecteer de soort periodetabel en vul het jaar.
  8. Selecteer de periode vanaf wanneer je de salarisverwerkingsplannen wilt genereren bij Vanaf periode.
  9. Selecteer de periode tot en met wanneer je de salarisverwerkingsplannen wilt genereren bij T/m periode.
  10. Selecteer Ja, betaling op specifieke datum bij Plannen als je de salarissen op een vaste datum datum wilt betalen.
  11. Selecteer de dag van de periode bij Dag waarop je de salarissen wilt betalen.
  12. Selecteer de methode van verschuiving in het weekend bij Verschuiving weekend.
  13. Selecteer de methode van verschuiving van de einddatum urenregistratie bij Verschuiven.
  14. Selecteer de dag van de periode bij Dag, als je de methode Verschuiven naar specifieke dag van de periode hebt gekozen voor de einddatum van de urenregistratie.
  15. Klik op: Voltooien.

Salarisverwerkingsplan importeren

Je kunt de salarisverwerkingsplannen bij een werkgever importeren. Hiermee bespaar je veel tijd, als je veel werkgevers in een omgeving bijhoudt.

Nieuwe perioderegels en correctieregels importeer je via HRM / Beheer / Import Payroll / Salarisverwerkingsplan.

Mutaties op perioderegel en correctieregels importeer je via HRM / Beheer / Import HRM/Payroll mutatie / Salarisverwerkingsplan.

Bij het importeren van de salarisverwerkingsplannen houd je rekening met het volgende:

  • Correctieregels

    Je kunt alleen een correctieregel importeren, als de bijbehorende hoofdperiode aanwezig is in Profit. Profit bepaalt zelf het correctievolgnummer. Je kunt meerdere correctiegels importeren.

  • Subwerkgevers

    Je kunt geen salarisverwerkingsplan importeren van een subwerkgever. Het salarisverwerkingsplan van een subwerkgever komt immers overeen met het salarisverwerkingsplan van de hoofdwerkgever.

  • Jaaroverschrijdende correctie

    Je kunt geen regels van het type 'jaaroverschrijdende correctie' importeren. Daarom is het veld Afw. journaalstructuur ook niet beschikbaar in de import, dit geldt alleen voor jaaroverschrijdende correcties.

    Let op:

    Test het importeren van gegevens altijd in een testomgeving (gebaseerd op de productie-omgeving).

Importsjabloon downloaden:

Voor het opzetten van een importbestand is een Excel-sjabloon beschikbaar.

  1. Download de sjablonen van HRM/Payroll
  2. Gebruik een van de sjablonen Payroll Salarisverwerkingsplan PROFIT [versie].
  3. Op het tabblad met velden kun je direct te importeren regels invullen vanaf rij 8.
  4. Sla het bestand op als .csv-bestand.
  5. Controleer het csv-bestand, voordat je dit in Profit importeert.

Salarisverwerkingsplan kopiëren van een andere werkgever

Je kunt in het salarisverwerkingsplan van een andere werkgever kopiëren.

Salarisverwerkingsplan kopiëren van een andere werkgever:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer Kopiëren van een andere werkgever.

    Dit is niet mogelijk als je een regel wilt kopiëren naar het salarisverwerkingsplan van een hoofdwerkgever.

  6. Klik op: Volgende.
  7. Selecteer de werkgever waarvan je het salarisverwerkingsplan wilt kopiëren.
  8. Selecteer de periodetabel van het salarisverwerkingsplan dat je wilt kopiëren. Je kunt alleen een periodetabel selecteren waarvan een salarisverwerkingsplan bestaat in de eigenschappen van de gekozen werkgever.
  9. Vul het jaar van het salarisverwerkingsplan dat je wilt kopiëren.

    Je kunt alleen een heel jaar kopiëren, daarom raden wij aan het salarisverwerkingsplan te kopiëren voordat je bijvoorbeeld al periode 1 hebt toegevoegd bij de werkgever. Als je periode 1 hebt toegevoegd bij de werkgever, dan is het niet mogelijk om het salarisverwerkingsplan te kopiëren van een andere werkgever naar deze werkgever.

  10. Klik op: Voltooien.

Uurloners in de salarisverwerking

Je kunt uurloners in een aparte periode verwerken. Hierdoor kun je de vastloners eerder verwerken dan de uurloners en kun je alle maandelijkse geboekte uren meenemen in de verwerking.

De gewerkte uren boek je of per medewerker ofwel per dag, ofwel cumulatief op de laatste dag van de periode. Doordat je de uurloners in een aparte periode verwerkt, kun je het moment van verwerken en accorderen zelf bepalen voor de uurloners en daardoor alle maandelijkse uren meenemen in de verwerking van de correctieperiode.

Voorbeeld:

De vastloners ontvangen het salaris maandelijks rond de 23ste. De uurloners ontvangen het salaris over alle geboekte uren van de maand.

In de normale salarisverwerking onderdruk je de uurloners. Hierdoor verwerkt Profit de uurloners niet in de normale salarisverwerking en kun je het salaris voor de vastloners uitbetalen op de 23ste.

Je voegt een correctieperiode toe waarin Profit de uurloners verwerkt. Hierdoor kun je het salaris uitbetalen over alle geboekte uren van een bepaalde maand. Je bent hierdoor niet gebonden aan de betaaldatum voor de vastloners.

Als je iedere periode de uurloners en vastloners gescheiden wilt verwerken, voeg je voor iedere periode van het jaar een correctieperiode toe aan het salarisverwerkingsplan.

Salarisverwerking aanpassen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
  4. Open de eigenschappen van de perioderegel.
  5. Vink Uurloners onderdrukken aan.
  6. Vul eventueel de einddatum in bij Einddatum urenregistratie.

    Meer informatie over de werking van de einddatum urenregistratie vind je hier.

  7. Klik op: OK.

Correctieperiode toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Vink Correctieperiode maken aan.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Selecteer de perioderegel.
  8. Klik op: Volgende.
  9. Vul de omschrijving in.
  10. Vink Uurloners onderdrukken niet aan, je wilt namelijk wel de uurloners verwerken.
  11. Vink Uurloners zonder gewerkte uren verwerken aan.

    Profit verwerkt de uurloners zonder gewerkte uren toch voor deze periode.

  12. Klik op: Volgende.
  13. Vul de velden in.
  14. Klik op: Volgende.
  15. Klik op: Voltooien.

Zie ook

Process

Salarisverwerking

Work area

Payroll