Salarisverwerkingsplan werkgever inrichten

Je onderhoudt per werkgever het salarisverwerkingsplan in Profit. Het salarisverwerkingsplan is de 'motor' achter de salarisverwerking. Voor iedere periode, waarin je salarissen verwerkt, voeg je een regel toe aan het salarisverwerkingsplan. Een regel in het salarisverwerkingsplan noemen we een perioderegel.

Inhoud

Beschrijving

Het proces van salarisverwerking heeft verschillende stappen. Doorloop deze stappen zo efficiënt mogelijk. Het salarisverwerkingsproces ziet er als volgt uit:

Vaak wordt de salarisverwerking twee dagen voor de betaaldatum gestart en ontstaat onnodig veel druk, omdat nog veel wijzigingen niet zijn doorgevoerd of gecontroleerd. Als je gebruik maakt van de volgende acties, voorkom je deze druk:

Proces verdelen over een hele periode
Start de salarisberekening (verwerking) van de volgende periode direct nadat je een vorige periode hebt geaccordeerd. Je kunt nu direct beginnen met de controles. Aan het einde van de periode verwerk je alleen nog de medewerkers met loonmutaties.
Verwerking via de wachtrij
Bepaalde taken komen automatisch in de wachtrij nadat je de taak gestart hebt. Profit voert deze taken op de achtergrond uit. Je kunt ondertussen doorwerken in Profit. Je kunt het verwerken en accorderen van de salarissen als proces op de achtergrond uitvoeren.

Salarisverwerkingsplan bij een nieuwe werkgever

Je moet een nieuwe werkgever altijd vanaf periode 1 verlonen, ook als de werkgever pas in een latere periode vast wordt gelegd in Profit.

Meer informatie hierover, vind je hier.

Salarisverwerkingsplan verwijderen

Een perioderegel in een salarisverwerkingsplan kan alleen verwijderd worden als aan de volgende voorwaarden voldaan is:

de perioderegel moet de laatste (correctie)perioderegel van de betreffende periode zijn;
de perioderegel mag niet verwerkt zijn.

Verwijder altijd de perioderegels van achter naar voren, dus eerst de laatste (correctie)perioderegel, dan de een na laatste (correctie)perioderegel, etc.

Als je de voorlopige verwerking verwijdert, dan verwijder je alleen de berekening van de periode. Alle variabele en vaste mutaties blijven behouden.

Losse periode aan salarisverwerkingsplan toevoegen

Op het tabblad Salarisverwerkingsplan in de eigenschappen van een werkgever, kun je het salarisverwerkingsplan onderhouden. Je kunt voor iedere periode een losse perioderegel toevoegen aan het salarisverwerkingsplan.

Losse periode aan salarisverwerkingsplan toevoegen:

Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
Je kunt een salarisverwerkingsplanregel ook toevoegen via HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit, actie Nieuw.
Open de eigenschappen van de werkgever.
Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
Klik op: Nieuw.
Vink Een losse perioderegel maken aan.
Selecteer de werkgever, als je via de salarisverwerkingscockpit een salarisverwerkingsplanregel toevoegt.
Klik op: Volgende.
Selecteer de verwerkingscode.
Je kunt alleen een andere verwerkingscode opgeven als dit is ingericht door een consultant. Een verwerkingscode wordt gekoppeld aan een regel uit het salarisverwerkingsplan. Hiermee is te realiseren dat een looncomponent in een aparte salarisverwerking wordt berekend. Bijvoorbeeld voor een aparte verwerking van de vakantietoeslag.
Vul de omschrijving van de perioderegel.
Vul eventueel een einddatum in bij Einddatum urenregistratie.
Profit neemt mutaties tot en met de einddatum urenregistratie mee in de salarisverwerking. Het gaat daarbij om declaraties, ziekte- en verlofmutaties uit de nacalculatie op projecten, waarbij sprake is van een zogenaamde verschoven periode. Dit is alleen van belang bij een integratie met Profit Projecten.

De periode waarover de mutaties verwerkt worden, loopt vanaf de einddatum in het vorige salarisverwerkingsplan, tot en met de einddatum in het huidige salarisverwerkingsplan.

Bij verschillende pensioenaanleveringen is het verplicht dat uurloner iedere periode worden aangeleverd. In dat geval is het veld Uurloners zonder gewerkte uren verwerken standaard aangevinkt en niet uit te vinken.
Selecteer de soort periodetabel, vul het jaar en selecteer de periode.
Vul de overige gegevens als deze van belang zijn.
Klik op: Volgende.
Vul bij Financiële periode de financiële periode in waarin Profit de journaalpost voor deze periode boekt.
Vul bij Dagboek het dagboek in waarin Profit de loonjournaalpost boekt.
Vul bij Boekstukdatum de datum in waarop Profit de journaalpost van deze periode moet boeken.
Vul bij Tekst voor journaalpost eventueel een tekst in voor de journaalpost.
Klik op: Volgende.
Bepaal of Profit één van de PLO's genereert bij het accorderen van de salarisverwerking.
Als sprake is van weekverloning, dan vink je om de vier weken de PLO aan in de eigenschappen van de salarisverwerkingsplan.
Klik op: Voltooien.

Meerdere perioderegels genereren

Je kunt meerdere perioderegels voor het salarisverwerkingsplan genereren voor een werkgever. Dit kan handig zijn wanneer je een nieuwe werkgever gedurende het jaar wil inrichten.

Let op:

Je kunt alleen meerdere perioderegels genereren voor de periodetabellen maand-, vierweken- of weekverloning. Andere periodetabellen kun je per regel maken of importeren.

Meerdere perioderegels genereren:

Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
Open de eigenschappen van de werkgever.
Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
Klik op: Nieuw.
Vink Meerdere perioderegels genereren aan.
Klik op: Volgende.
Selecteer de soort periodetabel en vul het jaar.
Selecteer de periode vanaf wanneer je de salarisverwerkingsplannen wilt genereren bij Vanaf periode.
Selecteer de periode tot en met wanneer je de salarisverwerkingsplannen wilt genereren bij T/m periode.
Selecteer Ja, betaling op specifieke datum bij Plannen als je de salarissen op een vaste datum datum wilt betalen.
Selecteer de dag van de periode bij Dag waarop je de salarissen wilt betalen.
Selecteer de methode van verschuiving in het weekend bij Verschuiving weekend.
Selecteer de methode van verschuiving van de einddatum urenregistratie bij Verschuiven.
Selecteer de dag van de periode bij Dag, als je de methode Verschuiven naar specifieke dag van de periode hebt gekozen voor de einddatum van de urenregistratie.
Klik op: Voltooien.

Salarisverwerkingsplan automatisch verlengen

Onderdeel van de jaarovergang Payroll is het toevoegen van de salarisverwerkingsplannen voor het nieuwe jaar. Op basis van de inrichting in de eigenschappen van de werkgever, genereert Profit de salarisverwerkingen voor het nieuwe jaar.

Voor de Flex-branche is dit mogelijk voor de weektabel. Dit geldt voor zowel periodeverloning als declaratieverloning.

Let op:

Voor het automatisch verlengen van de salarisverwerkingsplannen is het noodzakelijk dat de periodetabellen (automatisch) aangevuld zijn. In dit artikel lees je hier meer over.

Salarisverwerking verlengen inrichten:

Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
Open de eigenschappen van de werkgever.
Ga naar het tabblad: Salarisverwerking.
Vink Salarisverwerkingsplan automatisch verlengen aan.
Profit genereert automatisch salarisverwerkingen voor het nieuwe jaar.
Selecteer Ja, betaling op specifieke datum bij Plannen als je de salarissen op een vaste datum wilt betalen.
Selecteer de dag van de periode bij Dag waarop je de salarissen wilt betalen.
Selecteer de methode van verschuiving in het weekend bij Verschuiving weekend.
Selecteer de methode van verschuiving van de einddatum urenregistratie bij Verschuiven.
Selecteer de dag van de periode bij Dag, als je de methode Verschuiven naar specifieke dag van de periode hebt gekozen voor de einddatum van de urenregistratie. De waarde van het veld Dag moet tussen de 15 en 28 liggen.
Ga naar het tabblad: Journalisering.
Vul de voorkeur dagboek in bij Voorkeur dagboek.
Dit dagboek neemt Profit over bij het genereren van de salarisverwerkingplannen.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Tekst voor betaling en journaalpost

De tekst voor de betaling en journaalpost vult Profit als Betaling [omschrijving periode]. Daarbij vertaalt Profit het woord ‘betaling’ naar de taal van de werkgever. Dit is iets wat je handmatig of middels een import kunt aanpassen.

Financiële periode

De financiële periode in het salarisverwerkingsplan wordt onder bepaalde voorwaarde automatisch gevuld met de periode. Dit gebeurt alleen als de gekozen waarde ongelijk is aan Profit integratie bij het veld Exportdefinitie op het tabblad Journalisering in de eigenschappen van de werkgever.

Salarisverwerkingsplan importeren

Je kunt de salarisverwerkingsplannen bij een werkgever importeren. Hiermee bespaar je veel tijd, als je veel werkgevers in een omgeving bijhoudt.

Nieuwe perioderegels en correctieregels importeer je via HRM / Beheer / Import Payroll / Salarisverwerkingsplan.

Mutaties op perioderegel en correctieregels importeer je via HRM / Beheer / Import HRM/Payroll mutatie / Salarisverwerkingsplan.

Bij het importeren van de salarisverwerkingsplannen houd je rekening met het volgende:

Correctieregels
Je kunt alleen een correctieregel importeren, als de bijbehorende hoofdperiode aanwezig is in Profit. Profit bepaalt zelf het correctievolgnummer. Je kunt meerdere correctiegels importeren.
Subwerkgevers
Je kunt geen salarisverwerkingsplan importeren van een subwerkgever. Het salarisverwerkingsplan van een subwerkgever komt immers overeen met het salarisverwerkingsplan van de hoofdwerkgever.
Jaaroverschrijdende correctie
Je kunt geen regels van het type 'jaaroverschrijdende correctie' importeren. Daarom is het veld Afw. journaalstructuur ook niet beschikbaar in de import, dit geldt alleen voor jaaroverschrijdende correcties.

Let op:

Test het importeren van gegevens altijd in een testomgeving (gebaseerd op de productie-omgeving).

Importsjabloon downloaden:

Voor het opzetten van een importbestand is een Excel-sjabloon beschikbaar.

Download de sjablonen van HRM/Payroll
Gebruik een van de sjablonen Payroll Salarisverwerkingsplan PROFIT [versie].
Op het tabblad met velden kun je direct te importeren regels invullen vanaf rij 8.
Sla het bestand op als .csv-bestand.
Controleer het csv-bestand, voordat je dit in Profit importeert.

Salarisverwerkingsplan kopiëren van een andere werkgever

Je kunt in het salarisverwerkingsplan van een andere werkgever kopiëren.

Salarisverwerkingsplan kopiëren van een andere werkgever:

Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
Open de eigenschappen van de werkgever.
Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
Klik op: Nieuw.
Selecteer Kopiëren van een andere werkgever.
Dit is niet mogelijk als je een regel wilt kopiëren naar het salarisverwerkingsplan van een hoofdwerkgever.
Klik op: Volgende.
Selecteer de werkgever waarvan je het salarisverwerkingsplan wilt kopiëren.
Selecteer de periodetabel van het salarisverwerkingsplan dat je wilt kopiëren. Je kunt alleen een periodetabel selecteren waarvan een salarisverwerkingsplan bestaat in de eigenschappen van de gekozen werkgever.
Vul het jaar van het salarisverwerkingsplan dat je wilt kopiëren.
Je kunt alleen een heel jaar kopiëren, daarom raden wij aan het salarisverwerkingsplan te kopiëren voordat je bijvoorbeeld al periode 1 hebt toegevoegd bij de werkgever. Als je periode 1 hebt toegevoegd bij de werkgever, dan is het niet mogelijk om het salarisverwerkingsplan te kopiëren van een andere werkgever naar deze werkgever.
Klik op: Voltooien.