thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Jaarovergang Payroll

Voor de jaarovergang van 2022 / 2023 in Profit Payroll sluit je het loonjaar af en richt je Profit Payroll in voor het volgende loonjaar.

Salarisverwerkingsplan automatisch verlengen

Onderdeel van de jaarovergang Payroll is het handmatig toevoegen van de salarisverwerkingsplannen voor het nieuwe jaar. Dat hoeft vanaf nu niet meer. Vanaf nu kan je de salarisverwerkingsplannen automatisch laten genereren voor het nieuwe jaar.

Op basis van de inrichting in de eigenschappen van de werkgever, genereert Profit de salarisverwerkingen voor het nieuwe jaar.

Meer informatie hierover, vind je hier.

Zie ook:

Inhoud

Proces

Procedure Jaarwerk en Jaarovergang Payroll

Procedure Jaarwerk en Jaarovergang Payroll

Minimale Profit- en cao-versie bij jaarovergang Payroll

Voor de verloningen in het volgende loonjaar moet je minimaal beschikken over de onderstaande Versie en CAO Update.

Je kunt de salarissen van januari voorlopig verwerken met de laatste cao van 2022.

Voor het accorderen van de salarisverwerking van januari 2023:

  • Je controleert of je bent overgezet op Profit 22.

    Je berekent in deze versie het jaarloon BT voor 2023.

  • Importeer je de cao van 2023 met versie 2023.01.XX.

    AFAS importeert de nieuwe CAO Updates automatisch. Wij controleren de versie van de cao’s en werken deze bij als dit nodig is. Dit gebeurt niet als:

    • Er geen medewerkers met een actief contract zijn gekoppeld aan de cao.
    • De cao niet de laatst gepubliceerde versie heeft.
    • Het veld Cao niet updaten is aangevinkt in de eigenschappen van de cao.

      Als je het veld uitvinkt, dan werkt AFAS de instelling de eerstvolgende nacht bij. De nacht hierop volgend wordt de cao naar de meest recente versie bijgewerkt. Als het veld aangevinkt is kan je de cao ook niet handmatig updaten.

Let op:

Je kunt CAO Update 202301xx alleen importeren als je de laatste CAO Update van 2022 hebt geïmporteerd.

Uitlevering Cao's Jaarovergang

Uitlevering cao’s

AFAS levert de Profit CAO’s voor 2023 uit, zodra wij de nieuwe cijfers ingevoerd en doorgerekend hebben. Als de cijfers nog niet compleet zijn, dan wachten we zo lang mogelijk met uitleveren. Het kan dus voorkomen dat het uitleveren van de cao op zich laat wachten, doordat de instantie nog niet alle cijfers bekend heeft gemaakt. Uiterlijk 9 januari 2023 leveren wij alle cao’s uit, ook als deze nog een aantal cijfers voor 2022 bevatten. In dat geval leveren wij in de loop van januari een nieuwe update uit, zodra alle gegevens bekend zijn.

Raadpleeg de CAO Releasenotes voor de landelijke- en de cao-specifieke wijzigingen.

TWK-mutatie initiëren vanaf periode 1 voor afsluiten loonjaar

Voor het afsluiten van het loonjaar, initieer je TWK-mutaties vanaf periode 1 in een recente testomgeving. Voor de medewerkers die daadwerkelijk correcties hebben, start je ook in de productieomgeving een TWK. Deze TWK-mutaties verloon je in een correctieperiode. Hierdoor heb je het loonjaar volledig verwerkt en voorkom je dat je in een jaaroverschrijdende correctieperiode TWK-mutaties verloont die nog niet eerder zijn meegegaan.

Tip: plan de taak 'Salaris verwerken' 's avonds in om de TWK's te verwerken. Dan is de verwerking al gedaan en kun je er de volgende ochtend mee aan de slag.

Let op:

Voordat je TWK-mutaties initieert, importeer je de laatste cao van het jaar of zorg je dat je al over bent op de versie van het nieuwe jaar.

De laatste cao van het jaar heeft versie 2022.01.XX

De cao van het nieuwe jaar heeft versie 2023.01.XX

Met beide versies is het mogelijk om het jaar af te sluiten.

TWK's initiëren:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
  2. Klik op de actie: TWK.
  3. Open de weergave:
    • Terugwerkende kracht, niet geaccordeerd

      Je ziet de nog te accorderen TWK’s.

    • Terugwerkende kracht, niet verwerkt

      Je ziet de nog te verwerken TWK’s.

  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer de werkgever.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Selecteer periode 1 van het af te sluiten loonjaar.
  8. Klik op: Volgende.
  9. Klik op: Volgende.

    Je ziet een samenvatting van de gekozen instellingen voor het initiëren van de TWK.

  10. Klik op: Voltooien.

    Je ziet de medewerkers en de periode vanaf wanneer de berekening en verwerking opnieuw plaatsvindt.

    Je verwerkt de TWK-mutaties in de huidige periode of voegt een aparte correctieperiode toe voor het verwerken van de TWK-mutaties. Je voegt alleen een aparte correctieperiode toe als je de mutaties nog wilt meenemen in de volledige aangifte van de betreffende periode (en deze aangifte nog niet is klaargezet en verzonden).

    Let op:

    Als er na het versturen van de pensioenaanlevering APG er sprake is van correcties in de laatste periode van het jaar of met terugwerkende kracht in perioden daarvoor, dan gaat deze niet mee in de eerste aanlevering van het nieuwe jaar. In dit geval lever je de laatste periode van het jaar opnieuw aan.

Correctieperiode toevoegen en verwerken voor afsluiten loonjaar

Een correctieperiode is een aparte verwerkingsperiode in het salarisverwerkingsplan. In een correctieperiode kun je de TWK-mutaties verwerken, uurloners uitgesteld verwerken, omdat de uren op een later moment binnenkomen, of een vakantietoeslag uitbetalen.

Let op:

Je kunt geen correctieperiode toevoegen voor een periode die vóór de meest recent geaccordeerde periode ligt. Als je correcties wilt verwerken voor bijvoorbeeld periode 1 en de meest recent geaccordeerde periode is periode 5, dan maak je een correctieperiode voor periode 5. In deze correctieperiode verwerk je de correcties over periode 1.

Correctieperiode toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.

    Je kunt een correctieperiode ook toevoegen via HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit, actie Nieuw.

  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
  4. Klik op: Nieuw.

  5. Vink Correctieperiode maken aan.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Selecteer de perioderegel.
  8. Klik op: Volgende.
  9. De velden Periodetabel, Jaar en Periode zijn niet te wijzigen en gevuld met dezelfde waarden als in de hoofdperiode.
  10. De velden onder Soort verwerking en Betaalbestand worden standaard gevuld met de waarden uit de vorige perioderegel binnen dezelfde periode. Dit kan de hoofdperiode zijn, maar ook een correctieperiode of andere verwerkingscode.
  11. De overige velden kunnen op dezelfde wijze ingevuld worden als bij het maken van een losse perioderegel.
  12. Klik op: Voltooien.

Een correctie verwerk je in Profit apart van de hoofdperiode. In de verschillenperiode zie je alleen de TWK-mutaties die zijn geïnitieerd op de voorgaande geaccordeerde perioden. Je bepaalt in de verschillenperiode zelf welke correctie je wilt overnemen naar de dichtgezette correctieperiode.

Correctieperiode direct dichtzetten:

Profit gaat ervan uit dat alle medewerkers in een (correctie)periode verwerkt moeten zijn. Als je slechts één medewerker wil corrigeren, dan gaat Profit standaard alle medewerkers verwerken. Met als gevolg mogelijk (meer) nabetalingen die je nog niet wil doen of nog moet controleren, of vervelender: vorderingen van correcties die je eigenlijk pas wil verrekenen met de salarisbetaling van de volgende periode. Om deze ongewenste correcties te voorkomen, wordt een periode standaard direct dichtgezet. Op dat moment is de dichtgezette periode per definitie leeg. Vanaf dat moment kun je per medewerker die in de verschillenperiode zit, beoordelen of je deze wil meenemen naar de dichtgezette periode.

Voordelen:

  • Borgen dat je altijd op tijd kunt betalen
  • Je kunt alle processen controleren aan de hand van de dichtgezette periode
  • De verschillenperiode vangt alle correcties en mutaties af en doordat ze blijven staan heb je de mogelijkheid om ze stuk voor stuk te beoordelen. Hierdoor kun je nog heel veel mutaties van medewerkers alsnog meenemen omdat je ze rustig kunt controleren
  • Je kunt één belangrijke mutatie nog meenemen de andere wijzigingen laten staan. Wijzigingen die je niet meeneemt worden alsnog verwerkt in de eerst volgende periode.

    Let op!

    Als je een correctieperiode hebt toegevoegd die niet direct is dichtgezet, dan vereist Profit dat alle medewerker verwerkt worden. Dit kun je voorkomen via de volgende stappen: selecteer de correctieperiode in de salarisverwerkingscockpit, en kies voor de actie 'Verwijderen verwerking". Nadat de verwerking is verwijderd, en de status is gewijzigd naar 'Niet verwerkt', kun je deze correctieperiode verwijderen. Maak dan een nieuwe correctieperiode aan, en zorg ervoor dat deze wel is dichtgezet.

Let op!

Als je een onbedoeld een correctieperiode hebt aangemaakt die direct is dichtgezet, dan kun je deze niet meer verwijderen. Echter, als je deze periode zonder medewerkers accordeert, dan krijg je de volgende melding:

De volgende dichtgezette correctieperiodes worden na het accorderen verwijderd, omdat deze geen verwerkte medewerkers bevat...Weet je zeker dat je door wilt gaan?

Je kunt de periode dan accorderen, waarna de correctieperiode wordt verwijderd. Er zijn daarmee dan geen gevolgen voor de betaling, loonjournaalpost en loonaangifte/pensioenaangifte.

Correctie verwerken in verschillenperiode:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
  2. Open de verschillenperioderegel als je één medewerker wilt verwerken. Als je alle correctie wilt verwerken, dan selecteer je de perioderegel.

    Je herkent de verschillenperiode aan de status Verschillen na dichtzetten.

Alle correcties verwerken in verschillenperiode:

  1. Klik op de actie: Verwerken.

    Als nog geen salarisverwerking heeft plaatsgevonden, dan is het veld Alleen de nog niet verwerkte medewerkers verwerken niet beschikbaar. Dit komt omdat Profit bij de eerste verwerking alle medewerkers verwerkt. Als er al wel een voorlopige verwerking heeft plaatsgevonden, dan is het veld aangevinkt. Als je dan op Ja klikt, worden alleen de nog niet verwerkte medewerkers verwerkt.

    Je vinkt dit veld ook uit als na een voorlopige verwerking zaken in de looninrichting zijn aangepast die geen direct gevolg hebben voor het loon, bijvoorbeeld de journalisering.

  2. Klik op: Ja.

    Voor het verwerken van de salarissen is een taak in de wachtrij gezet.

    Hier vind je meer informatie over de wachtrij.

  3. Klik op de actie: Wachtrij.

    Je ziet voor het verwerken van de salarissen de status Bezig met uitvoeren.

    Als je gebruik maakt van groepsgewijs salarisverwerken, dan maakt Profit meerdere taken tegelijk aan.

    Na het voltooien van de taak, sluit je de weergave.

  4. Sluit de weergave.
  5. Open de verschillenperioderegel om te bepalen welke correcties je wilt meenemen naar de dichtgezette periode.
  6. Selecteer de medewerker waarvan je de correctie wilt meenemen.
  7. Klik op de actie: Meenemen in dichtgezette periode.

Correctie los verwerken in verschillenperiode:

  1. Open de verschillenperioderegel als je één medewerker wilt verwerken.
  2. Selecteer de medewerker.
  3. Klik op de actie: Verwerken.

Klik op de actie: Meenemen in dichtgezette periode, om de correctie mee te nemen naar de dichtgezette periode.

Jaarloon BT berekenen

Voor de verloning van het nieuwe jaar bereken je het jaarloon BT. Als je dit niet doet, kun je periode 1 van het nieuwe loonjaar niet verlonen.

Als je in Profit het jaarloon BT (bijzonder tarief) berekent, krijgt iedere medewerker automatisch een nieuwe salarisregel voor het volgende loonjaar met het jaarloon BT. Het jaarloon BT is nodig voor het bepalen van het percentage BT. Indien nodig krijgt de medewerker ook een nieuwe instantieregel Belastingdienst.

Medewerker heeft al een nieuwe salarisregel

Als de medewerker al een nieuwe salarisregel heeft in het nieuwe loonjaar, geldt het volgende:

  • Als de toekomstige salarisregel (of contractregel) op de begindatum van het loonjaar valt, werkt Profit het jaarloon BT in de salarisregel bij.

    Voorbeeld: Het loonjaar begint op 1 januari en je hebt voor een medewerker op deze datum een nieuwe salarisregel toegevoegd. Profit werkt het jaarloon BT in de salarisregel bij.

  • Als de toekomstige salarisregel in een toekomstig contract (binnen dezelfde arbeidsverhouding) valt, werkt Profit het jaarloon BT niet bij. In die situatie vul je na het berekenen de jaarloon BT zelf in voor deze medewerkers.

    Voorbeeld: Het loonjaar begint op 1 januari en je hebt voor een medewerker op 1 mei een nieuwe salarisregel toegevoegd. Profit werkt het jaarloon BT niet bij.

Voorwaarden

Je kunt het Jaarloon BT alleen berekenen als voldaan is aan de volgende voorwaarden:

  • Het oude loonjaar is geheel verwerkt en geaccordeerd.
  • De perioden van het nieuwe loonjaar zijn aan het salarisverwerkingsplan toegevoegd.

Let op:

Jaarloon BT kun je maar één keer berekenen voor het nieuwe jaar. Je kunt deze actie na het uitvoeren niet nog een keer opstarten voor hetzelfde jaar.

Heb je meerdere werkgevers, dan kun je voor deze werkgevers één voor één het jaarloon BT berekenen.

Bij de jaarovergang neemt Profit het loon voor de loonheffingen van het voorgaande jaar over als jaarloon BT. Als een oproepkracht vorig jaar niet heeft gewerkt, wordt het jaarloon BT dus 0. In dit geval maak je zelf een inschatting voor het jaarloon BT.

Procedures

Instelwaarden berekening Jaarloon BT

Wizard jaarloon BT berekenen

Medewerker was een deel van het jaar in dienst

Berekening Jaarloon BT

Jaarloon BT wijzigen voor medewerker

Jaarloon BT en Meerdere dienstverbanden (waarvan één afloopt):

Als een medewerker in totaal twee dienstverbanden heeft waarvan op 31 december één van beide dienstverbanden stopt en de andere loopt door in het volgende jaar, wordt het jaarloon bijzonder tarief van alleen het dienstverband dat doorloopt (het bedrag aan loon voor de loonheffing ontvangen in het afsluitende jaar) meegenomen in het nieuwe jaar.

Voorbeeld:

Een medewerker heeft op beide dienstverbanden 20.000,- verdiend (totaal dus 40.000,-), dan kun je de volgende situaties krijgen:

  • Als de medewerker op 1 dienstverband stopt, en minder gaat werken, dan zal in dat jaar een percentage BT gebaseerd op 20.000,- euro beter aansluiten bij de uiteindelijke inkomstenbelasting, omdat de medewerker dus minder gaat verdienen.
  • Als de medewerker op het overblijvende dienstverband juist fulltime gaat werken, en op dát dienstverband 40.0000,- gaat werken, dan past een jaarloon BT van 40.000,- beter.

Eigen inrichting bijwerken voor jaarovergang

Je werkt je eigen looninrichting bij voor de jaarovergang.

  • Loonschalen

    Als je gebruik maakt van eigen loonschalen, dan voeg je hieraan nieuwe perioden toe. Als je gebruik maakt van een Profit CAO met loonschalen, dan hoef je dit niet te doen.

  • Salaristabellen

    Aan het begin van een nieuw jaar voeg je nieuwe perioden en waarden toe aan je eigen salaristabellen. Als je gebruik maakt van een Profit CAO met salaristabellen, dan hoef je dit niet te doen.

  • Looncomponenten

    Aan het begin van een nieuw jaar kun je bij je eigen looncomponenten de parameters nieuwe jaarwaarden geven als dit nodig is.

    Profit CAO's worden uitgeleverd met een standaardinrichting die door AFAS wordt onderhouden. Om onderscheid te maken tussen de standaard inrichting en je eigen inrichting, zie je de eigen looncomponenten in een afwijkende (grijze) kleur.

  • Journaalstructuur

    Na het importeren van de CAO Update werk je de journaalstructuur bij. Een CAO Update kan nieuwe looncomponenten bevatten die je moet inrichten in de journaalstructuur.

  • Medewerkerniveau

    Het is belangrijk dat je de eventuele wijzigingen doorvoert in de contract-, rooster- en/of functie-gegevens, vóórdat je een nieuwe salarisregel toevoegt of het jaarloon BT berekent. Als je dit niet doet kun je geen contractwijzigingen vastleggen, omdat al een salarisregel met dezelfde begindatum bestaat. Je verwijdert dan eerst de bestaande salarisregel, zodat je de wijziging in een contract kunt vastleggen.

    Als een medewerker deelneemt aan de levensloopregeling, dan wijzig je de inrichting van de parameter Aantal gespaarde jaren vanaf 2012.

Eerste periode van nieuw loonjaar verwerken

Je kunt de eerste periode van een nieuw loonjaar pas verwerken als voldaan is aan de volgende voorwaarden:

  • Je hebt alle perioden van het voorgaande jaar geaccordeerd.
  • Je hebt alle TWK-mutaties van het voorgaande jaar verwerkt. Je kunt achteraf wel jaaroverschrijdende TWK-mutaties toevoegen.
  • Je hebt het jaarloon BT berekend.

Je verwerkt de salarissen van de eerste periode van het nieuwe loonjaar via HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.

Zie ook

Process

Jaarovergang

Work area

Payroll