thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Jaarovergang Payroll

Voor de jaarovergang van 2019 / 2020 in Profit Payroll sluit je het loonjaar af en richt je Profit Payroll in voor het volgende loonjaar.

Inhoud

Proces

Procedure Jaarwerk en Jaarovergang Payroll

Procedure Jaarwerk en Jaarovergang Payroll

Let op:

De actie Jaarloon BT berekenen kan je alleen starten in Profit 14. Wij verwachten eind december te starten met de uitlevering van Profit 14.

Minimale Profit- en cao-versie bij jaarovergang Payroll

Voor de verloningen in het volgende loonjaar moet je minimaal beschikken over de onderstaande Build en CAO Update.

Je kunt de salarissen van januari voorlopig verwerken met de laatste cao van 2019.

Voor het accorderen van de salarisverwerking van januari 2020:

  • Importeer je de laatste cao van 2019.
  • Je controleert of je bent overgezet op Profit 14.

    Je berekent in deze versie het jaarloon BT voor 2020.

  • Importeer je de cao van 2020 met versie 2020.01.XX.

    Let op:

    Je kunt CAO Update 202001xx alleen importeren als je de laatste CAO Update van 2019 hebt geïmporteerd.

Uitlevering Cao's Jaarovergang

Uitlevering cao’s

AFAS levert de Profit CAO’s voor 2020 uit, zodra wij de nieuwe cijfers ingevoerd en doorgerekend hebben. Als de cijfers nog niet compleet zijn, dan wachten we zo lang mogelijk met uitleveren. Het kan dus voorkomen dat het uitleveren van de cao op zich laat wachten, doordat de instantie nog niet alle cijfers bekend heeft gemaakt. Uiterlijk 12 januari 2020 leveren wij alle cao’s uit, ook als deze nog een aantal cijfers voor 2019 bevatten. In dat geval leveren wij in de loop van januari een nieuwe update uit, zodra alle gegevens bekend zijn.

Raadpleeg de CAO Releasenotes voor de landelijke- en de cao-specifieke wijzigingen.

TWK-mutatie initiëren vanaf periode 1 voor afsluiten loonjaar

Voor het afsluiten van het loonjaar, initieer je TWK-mutaties vanaf periode 1. De TWK-mutaties die je initieert verloon je in een correctieperiode. Hierdoor heb je het loonjaar volledig verwerkt en voorkom je dat je in een jaaroverschrijdende correctieperiode TWK-mutaties verloont die nog niet eerder zijn meegegaan.

Let op:

Voordat je TWK-mutaties initieert, importeer je de laatste cao van het jaar of zorg je dat je al over bent op de versie van het nieuwe jaar.

De laatste cao van het jaar heeft versie 2019.02.XX.

De cao van het nieuwe jaar heeft versie 2020.01.XX.

Met beide versies is het mogelijk om het jaar af te sluiten.

TWK's initiëren:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
  2. Klik op de actie: TWK.
  3. Open de weergave:
    • Terugwerkende kracht, niet geaccordeerd

      Je ziet de nog te accorderen TWK’s.

    • Terugwerkende kracht, niet verwerkt

      Je ziet de nog te verwerken TWK’s.

  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer de werkgever.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Selecteer periode 1 van het af te sluiten loonjaar.
  8. Klik op: Volgende.
  9. Klik op: Volgende.

    Je ziet een samenvatting van de gekozen instellingen voor het initiëren van de TWK.

  10. Klik op: Voltooien.

    Je ziet de medewerkers en de periode vanaf wanneer de berekening en verwerking opnieuw plaatsvindt.

    Je verwerkt de TWK-mutaties in de huidige periode of voegt een aparte correctieperiode toe voor het verwerken van de TWK-mutaties. Je voegt alleen een aparte correctieperiode toe als je de mutaties nog wilt meenemen in de volledige aangifte van de betreffende periode (en deze aangifte nog niet is klaargezet en verzonden).

Correctieperiode toevoegen en verwerken voor afsluiten loonjaar

Een correctieperiode is een aparte verwerkingsperiode in het salarisverwerkingsplan. In een correctieperiode kun je de TWK-mutaties verwerken, uurloners uitgesteld verwerken, omdat de uren op een later moment binnenkomen, of een vakantietoeslag uitbetalen.

Let op:

Je kunt geen correctieperiode toevoegen voor een periode die vóór de meest recent geaccordeerde periode ligt. Als je correcties wilt verwerken voor bijvoorbeeld periode 1 en de meest recent geaccordeerde periode is periode 5, dan maak je een correctieperiode voor periode 5. In deze correctieperiode verwerk je de correcties over periode 1.

Correctieperiode toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.

    Je kunt een correctieperiode ook toevoegen via HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit, actie Nieuw.

  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
  4. Klik op: Nieuw.

  5. Vink Correctieperiode maken aan.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Selecteer de perioderegel.
  8. Klik op: Volgende.
  9. De velden Periodetabel, Jaar en Periode zijn niet te wijzigen en gevuld met dezelfde waarden als in de hoofdperiode.
  10. De velden onder Soort verwerking en Betaalbestand worden standaard gevuld met de waarden uit de vorige perioderegel binnen dezelfde periode. Dit kan de hoofdperiode zijn, maar ook een correctieperiode of andere verwerkingscode.
  11. De overige velden kunnen op dezelfde wijze ingevuld worden als bij het maken van een losse perioderegel.
  12. Klik op: Voltooien.

Een correctie verwerk je in Profit apart van de hoofdperiode. In de verschillenperiode zie je alleen de TWK-mutaties die zijn geïnitieerd op de voorgaande geaccordeerde perioden. Je bepaalt in de verschillenperiode zelf welke correctie je wilt overnemen naar de dichtgezette correctieperiode.

Correctie verwerken in verschillenperiode:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
  2. Open de verschillenperioderegel als je één medewerker wilt verwerken. Als je alle correctie wilt verwerken, dan selecteer je de perioderegel.

    Je herkent de verschillenperiode aan de status Verschillen na dichtzetten.

Alle correcties verwerken in verschillenperiode:

  1. Klik op de actie: Verwerken.

    Als nog geen salarisverwerking heeft plaatsgevonden, dan is het veld Alleen de nog niet verwerkte medewerkers verwerken niet beschikbaar. Dit komt omdat Profit bij de eerste verwerking alle medewerkers verwerkt. Als er al wel een voorlopige verwerking heeft plaatsgevonden, dan is het veld aangevinkt. Als je dan op Ja klikt, worden alleen de nog niet verwerkte medewerkers verwerkt.

    Je vinkt dit veld ook uit als na een voorlopige verwerking zaken in de looninrichting zijn aangepast die geen direct gevolg hebben voor het loon, bijvoorbeeld de journalisering.

  2. Klik op: Ja.

    Voor het verwerken van de salarissen is een taak in de wachtrij gezet.

    Hier vind je meer informatie over de wachtrij.

  3. Klik op de actie: Wachtrij.

    Je ziet voor het verwerken van de salarissen de status Bezig met uitvoeren.

    Als je gebruik maakt van groepsgewijs salarisverwerken, dan maakt Profit meerdere taken tegelijk aan.

    Na het voltooien van de taak, sluit je de weergave.

  4. Sluit de weergave.
  5. Open de verschillenperioderegel om te bepalen welke correcties je wilt meenemen naar de dichtgezette periode.
  6. Selecteer de medewerker waarvan je de correctie wilt meenemen.
  7. Klik op de actie: Meenemen in dichtgezette periode.

Correctie los verwerken in verschillenperiode:

  1. Open de verschillenperioderegel als je één medewerker wilt verwerken.
  2. Selecteer de medewerker.
  3. Klik op de actie: Verwerken.

Klik op de actie: Meenemen in dichtgezette periode, om de correctie mee te nemen naar de dichtgezette periode.

Jaarloon BT berekenen

Voor de verloning van het nieuwe jaar bereken je het jaarloon BT. Als je dit niet doet, kun je periode 1 van het nieuwe loonjaar niet verlonen.

Als je in Profit het jaarloon BT (bijzonder tarief) berekent, krijgt iedere medewerker automatisch een nieuwe salarisregel voor het volgende loonjaar met het jaarloon BT. Het jaarloon BT is nodig voor het bepalen van het percentage BT. Indien nodig krijgt de medewerker ook een nieuwe instantieregel Belastingdienst.

Medewerker heeft al een nieuwe salarisregel

Als de medewerker al een nieuwe salarisregel heeft in het nieuwe loonjaar, geldt het volgende:

  • Als de toekomstige salarisregel (of contractregel) op de begindatum van het loonjaar valt, werkt Profit het jaarloon BT in de salarisregel bij.

    Voorbeeld: Het loonjaar begint op 1 januari en je hebt voor een medewerker op deze datum een nieuwe salarisregel toegevoegd. Profit werkt het jaarloon BT in de salarisregel bij.

  • Als de toekomstige salarisregel in een toekomstig contract (binnen dezelfde arbeidsverhouding) valt, werkt Profit het jaarloon BT niet bij. In die situatie vul je na het berekenen de jaarloon BT zelf in voor deze medewerkers.

    Voorbeeld: Het loonjaar begint op 1 januari en je hebt voor een medewerker op 1 mei een nieuwe salarisregel toegevoegd. Profit werkt het jaarloon BT niet bij.

Voorwaarden

Je kunt het Jaarloon BT alleen berekenen als voldaan is aan de volgende voorwaarden:

  • Het oude loonjaar is geheel verwerkt en geaccordeerd.
  • De perioden van het nieuwe loonjaar zijn aan het salarisverwerkingsplan toegevoegd.

Let op:

Jaarloon BT kun je maar één keer berekenen voor het nieuwe jaar. Je kunt deze actie na het uitvoeren niet nog een keer opstarten voor hetzelfde jaar.

Heb je meerdere werkgevers, dan kun je voor deze werkgevers één voor één het jaarloon BT berekenen.

Voor oproepkrachten berekent Profit geen Jaarloon BT, omdat Profit op basis van het rooster niet kan inschatten hoeveel de oproepkracht gaat werken. In dit geval maak je zelf een inschatting voor het Jaarloon BT. Bij de jaarovergang neemt Profit de waarde van het voorgaande jaar mee naar het nieuwe jaar.

Procedures

Instelwaarden berekening Jaarloon BT

Wizard jaarloon BT berekenen

Medewerker was een deel van het jaar in dienst

Berekening Jaarloon BT

Jaarloon BT wijzigen voor medewerker

Jaarloon BT en Meerdere dienstverbanden (waarvan één afloopt):

Als een medewerker in totaal twee dienstverbanden heeft waarvan op 31 december één van beide dienstverbanden stopt en de andere loopt door in het volgende jaar, wordt het jaarloon bijzonder tarief van alleen het dienstverband dat doorloopt (het bedrag aan loon voor de loonheffing ontvangen in het afsluitende jaar) meegenomen in het nieuwe jaar.

Voorbeeld:

Een medewerker heeft op beide dienstverbanden 20.000,- verdiend (totaal dus 40.000), dan kun je de volgende situaties krijgen:

  • Als de medewerker op 1 dienstverband stopt, en minder gaat werken, dan zal in dat jaar een percentage BT gebaseeerd op 20.000,- euro beter aansluiten bij de uiteindelijke inkomstenbelasting, omdat de medewerker dus minder gaat verdienen.
  • Als de medewerker op het overblijvende dienstverband juist fulltime gaat werken, en op dát dienstverband 40.0000,- gaat werken, dan past een jaarloon BT van 40.000 beter,-.

Eigen inrichting bijwerken voor jaarovergang

Je werkt je eigen looninrichting bij voor de jaarovergang.

  • Loonschalen

    Als je gebruik maakt van eigen loonschalen, dan voeg je hieraan nieuwe perioden toe. Als je gebruik maakt van een Profit CAO met loonschalen, dan hoef je dit niet te doen.

  • Salaristabellen

    Aan het begin van een nieuw jaar voeg je nieuwe perioden en waarden toe aan je eigen salaristabellen. Als je gebruik maakt van een Profit CAO met salaristabellen, dan hoef je dit niet te doen.

  • Looncomponenten

    Aan het begin van een nieuw jaar kun je bij je eigen looncomponenten de parameters nieuwe jaarwaarden geven als dit nodig is.

    Profit CAO's worden uitgeleverd met een standaardinrichting die door AFAS wordt onderhouden. Om onderscheid te maken tussen de standaard inrichting en je eigen inrichting, zie je de eigen looncomponenten in een afwijkende (grijze) kleur.

  • Journaalstructuur

    Na het importeren van de CAO Update werk je de journaalstructuur bij. Een CAO Update kan nieuwe looncomponenten bevatten die je moet inrichten in de journaalstructuur.

  • Medewerkerniveau

    Het is belangrijk dat je de eventuele wijzigingen doorvoert in de contract-, rooster- en/of functie-gegevens, vóórdat je een nieuwe salarisregel toevoegt of het jaarloon BT berekent. Als je dit niet doet kun je geen contractwijzigingen vastleggen, omdat al een salarisregel met dezelfde begindatum bestaat. Je verwijdert dan eerst de bestaande salarisregel, zodat je de wijziging in een contract kunt vastleggen.

    Als een medewerker deelneemt aan de levensloopregeling, dan wijzig je de inrichting van de parameter Aantal gespaarde jaren vanaf 2012.

Eerste periode van nieuw loonjaar verwerken

Je kunt de eerste periode van een nieuw loonjaar pas verwerken als voldaan is aan de volgende voorwaarden:

  • Je hebt alle perioden van het voorgaande jaar geaccordeerd.
  • Je hebt alle TWK-mutaties van het voorgaande jaar verwerkt. Je kunt achteraf wel jaaroverschrijdende TWK-mutaties toevoegen.
  • Je hebt het jaarloon BT berekend.

Je verwerkt de salarissen van de eerste periode van het nieuwe loonjaar via HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.

Zie ook

Process

Jaarovergang

Work area

Payroll