Prijsafspraak (Flex)

Een prijsafspraak is een soort raamovereenkomst. Hierin staat wat je gaat factureren en verlonen en tegen welk tarief.

Je kunt een prijsafspraak toevoegen voor een functie en klantovereenkomst. (Daarnaast kun je in een plaatsing nog hierop afwijkende prijsafspraken maken).

Als je geen prijsafspraak maakt op de klantovereenkomst (hoogste niveau), dan moet je de prijsafspraak maken op je plaatsing. Nadeel is dat je bij correctie dan op het laagste niveau je wijzigingen moet doorvoeren.

Je kunt een prijsafspraak toevoegen in Profit of in InSite. Daarbij worden automatisch de itemsetregels overgenomen.

Alle prijsafspraakregels van het type ‘werksoort’ zijn gebaseerd op hetzelfde uurloon. Het uurloon kan op drie manieren bepaald worden:

• Vast uurloon in de prijsafspraak
• Vanuit de CAO, loonschaal
• Een toeslag op de plaatsing

Van prijsafspraken kun je verschillende versies maken die geldig zijn afhankelijk van de begin- en einddatum.

Via de workflow in InSite kun je de prijsafspraak laten goedkeuren als je dit hebt ingericht.

Video:

• Prijsafspraak (05:09, Profit 21)

  Let op:

  Als je prijsafspraken toevoegt kun je ook nog steeds verkoop- en kostprijstarieven gebruiken. Als de nacalculatie wordt geboekt op een plaatsing dan past Profit de prijsafspraken toe. Wordt geen plaatsing toegepast dan haalt Profit de kostprijs en verkoopprijs op uit de verkoop- en kostprijstarieven.

Prijsafspraak toevoegen

1. Ga naar:

   InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

   • InSite: Flex portal / Klantovereenkomsten / open klantovereenkomst / Aanmaken prijsafspraak.
   • Profit: Projecten / Flex / Prijsafspraak, actie Nieuw.
   • Profit: Projecten / Flex / Klantovereenkomst, tabblad Prijsafspraken / Nieuw.
   • Na toevoeging van plaatsing, bij ontbreken van prijsafspraak bij klantovereenkomst, moet je een prijsafspraak bij de plaatsing maken.
   • Eigenschappen plaatsingscontract / actie Prijsafspraak.
2. Selecteer een Klantovereenkomst als deze niet al geselecteerd is.
3. Selecteer een Functie. Dit is een referentiefunctie, tenzij bij de klantovereenkomst specifieke functies zijn toegevoegd.
4. Wijzig de Omschrijving eventueel. Standaard staat hier de functie als omschrijving.
5. Selecteer eventueel waarden bij de velden Type plaatsing, Fase en Uitzendwijze. Daarmee maak je dan specifieke prijsafspraken voor deze functie! Bijvoorbeeld voor Fase A, Fase B, etc.
6. Vink eventueel Leeftijdspecifiek aan en vul Leeftijd van en Leeftijd tot, als je ook deze velden wilt gebruiken bij de bepaling of de prijsafspraak van toepassing is bij een kandidaat.
7. Vul bij Begindatum de datum in waarop de plaatsing van de kandidaat gaat beginnen.

   Let op:

   Je kunt de niet-verplichte velden ook leeg laten zodat de prijsafspraak voor alle variaties van deze functie geldt. Hoe meer velden je vult, hoe specifieker de prijsafspraak wordt en dus op hoe minder kandidaten zal de prijsafspraak van toepassing zijn. Een kandidaat moet dan aan alle gevulde velden voldoen, wil de prijsafspraak gelden. En je moet een heleboel prijsafpraken bijhouden.

   Een aantal van de velden is mogelijk al gevuld vanuit het profiel.

8. Klik op: Aanmaken (of Voltooien).

   Vervolgens wordt de eerste versie van de prijsafspraak gemaakt.

   

9. Ga naar: Rekenen met (of raadpleeg de kop).
10. Vul bij Bruto-uurloon in de kop het brutoloon-uurloon in als je geen loonschaal hebt gekoppeld.

    Als je een loonschaal hebt gekoppeld, wordt het veld bruto-uurloon berekend. Ook de werksoorten en kosten uit de relevante itemset die je onderin ziet, berekent Profit dan automatisch.

11. Voeg eventueel regels toe of wijzig of verwijder regels.

    

12. Selecteer eventueel een optie bij Type afwijkend uurloon als dit is ingericht in de itemset en de boekingslay-out.
13. Selecteer in de regel(s) bij Tariefsoort de methode waarmee het verkooptarief berekend gaat worden.

    Je kunt kiezen uit:

    • Vast tarief. Dit is een vast, all-in uurtarief. Bij berekening wordt dit tarief alleen vermenigvuldigd met het aantal gewerkte uren. De hoogte van het uurloon of de kostprijs is niet relevant voor het uurtarief. Wordt vooral gebruikt in het MKB.
    • Tarieffactor. Dit is een factor met als grondslag de kostprijs en de marge. Om tot het uurtarief te komen moet je het uurloon vermenigvuldigen met de factor. Het uurloon is hier wel relevant voor het uiteindelijke uurtarief. De berekening is: Uurloon * Tarieffactor.

      De tarieffactor wordt overgenomen uit de itemset!

    • Tarieffactor + nominale marge. Berekening: (Uurloon * Tarieffactor) + nominale marge.
      Het verkooptarief wordt dan = Loonprijs * (%brutoloon of Afw. % verkooptarief) * tarieffactor + nominale marge.
    • Kostprijs + nominale marge. Dit is de meest uitgebreide tariefafspraak, alle componenten zijn hier los uitgesplitst. Om tot een uurtarief te komen berekent Profit: Uurloon x Kostprijsfactor + marge. Vooral gebruikt in het NAT. De marge is een absoluut bedrag. De berekening hierbij is: Uurloon * Kostprijsfactor + nominale marge.
    • % marge t.o.v. kostprijs.Het tarief wordt hier berekend door het uurloon te vermenigvuldigen met de kostprijsfactor en dit weer te vermenigvuldigen met de procentuele marge. Een variant op de kostprijs + nominale marge, dus. De berekening is: Verkooptarief = Uurloon * Kostprijsfactor + Procentuele marge.
    • % marge t.o.v. verkoopprijs. Berekening: Kostprijs / (100 -/- percentage marge) * 100.
    • Basistarief - Hierbij voeg je handmatig een basistarief in in de prijsafspraak waarop je de tarieven in de regels kunt baseren, mits deze tariefsoort is ingesteld.
14. Vul een waarde in het, bij de tariefsoort horende, veld in dat nu verplicht is geworden. Dus afhankelijk van de bovenstaande keuze:
    • Verkooptarief (Verk.tarief).
    • Tarieffactor (Tarieffact.)
    • Marge
    • Procentuele marge
15. Vul eventueel het Afwijkend percentage verkooptarief als dit is toegevoegd aan de boekingslay-out. Je kunt dit alleen instellen bij tariefsoorten met een tarieffactor. In dit veld vul je een afwijkend tarief in ten opzichte van het brutoloon dat je wilt gebruiken voor het verkooptarief. Hierdoor kan de medewerker voor overuren bijvoorbeeld 150% betaald krijgen, maar wordt er 120% van het bruto uurloon gefactureerd. Je berekent dan dus niet alles door aan de klant.

    

    Bij tariefsoort Basistarief kijkt Afwijkend percentage verkooptarief naar het veld Basistarief in de kop van de prijsafspraak.(Profit 1)

16. Selecteer eventueel bij Automatisch voorstellen of de regel bij het boeken van de nacalculatie door de kandidaat voorgesteld moet worden of handmatig moet worden toegevoegd. En als wordt voorgesteld, of de kandidaat deze dan mag verwijderen of niet. Bijvoorbeeld bij een dagvergoeding voor lunchkosten of reiskosten. In het item (werksoort of kosten) stel je in of het instellen van dit veld verplicht is of niet.

    Let op:

    Alléén als je in de loonafspraakregel bij Automatisch voorstellen de instelling Niet voorstellen, handmatig invoeren hebt, controleert Profit of meer dan het maximum aantal uren per week geboekt wordt!

    Bij deze instelling mag je als kandidaat zelf de kosten in InSite boeken en bij de andere instellingen ('Voorstellen, niet verwijderbaar door medewerker' en 'Voorstellen, verwijderbaar door medewerker') niet. Bij deze instelling is alleen voor Profit een uitzondering voor gemaakt, zodat je backoffice achteraf dagvergoedingen kan boeken die later aan de prijsafspraak zijn toegevoegd.

17. Doe dit voor alle regels, indien nodig.
18. Klik op: Voltooien.

Vervolgens moet de prijsafspraak goedgekeurd worden via de workflow in InSite, als je de prijsafspraak in InSite hebt toegevoegd en dit hebt ingericht.

Herkomst gegevens in Prijsafspraak raadplegen

De gegevens uit een prijsafspraak zijn uit verschillende bronnen afkomstig.

In de klantovereenkomst kun je terugzien welke bronnen dat precies zijn. Klik in de prijsafspraak op de actie: Eigenschappen klantovereenkomst / tabblad Flex.

De verschillende regels met itemcodes die in een nieuwe prijsafspraak worden voorgesteld komen vanuit de itemset.

• Klik op de actie: Eigenschappen itemset.

  

  Je ziet dezelfde regels.

De loonprijs komt via de functie uit de prijsafspraak en de schaal uit de klantovereenkomst (tabblad Functie), uit de Loonschaal.

• Klik in de prijsafspraak op de actie: Loonschaalregels.

De kostprijsfactor per item is afkomstig uit het gekoppelde kostprijsmodel.

• Klik in de prijsafspraak op de actie: Eigenschappen kostprijsmodel.

  

De Tariefsoort per itemcode en de Marge worden voorgesteld vanuit de itemcoderegel in de itemset.

• Klik op de actie: Eigenschappen itemset / eigenschappen itemcoderegel / tabblad Voorkeuren en grenzen.

Prijsafspraak aanpassen

Je kunt een prijsafspraak op verschillende manier wijzigen:

• Aanpassen en Aanpassen prijsafspraak - om bijvoorbeeld fouten te corrigeren
• Nieuwe versie prijsafspraak - om bijvoorbeeld een toekomstige wijziging alvast in te richten.

Aanpassen prijsafspraak:

1. Ga naar:
   • InSite: Flex portal / Prijsafspraken / open prijsafspraak.
   • Profit: Projecten / Flex / Prijsafspraak.
2. Klik op de actie:
   • Aanpassen: je kunt een aantal velden in de kop en in de regels wijzigen. Als je het bruto-uurloon wijzigt, past Profit dit direct toe in de regels. Ook kun je regels toevoegen of verwijderen.

   of

   • Aanpassen prijsafspraak: je kunt nu alleen de omschrijving van de prijsafspraak aanpassen.
3. Wijzig de velden.
4. Klik op: Voltooien.

   Vervolgens moet de aanpassing in InSite goedgekeurd worden via de workflow, als dit is ingericht. Daarbij kun je zien wat de invloed is van de wijziging op de aanwezige declaraties en plaatsingen.

Nieuwe versie prijsafspraak maken

Je maakt een nieuwe versie van een prijsafspraak, bijvoorbeeld omdat een nieuwe prijs op een later moment ingaat. Een toekomstige versie dus. Door de verschillende versies kun je nagaan wat de waarden waren op een ander moment.

Deze optie gebruik je niet om huidige fouten in de prijs te corrigeren. Hiervoor gebruik je het aanpassen van de prijsafspraak.

1. Ga naar:
   • InSite: Flex / Prijsafspraken / open de prijsafspraak waar je een nieuwe versie van wilt maken.
   • Profit: Projecten / Flex / Prijsafspraak.
2. Klik op de actie: Nieuwe versie aanmaken. Je kunt nu bijna alle velden wijzigen.
3. Wijzig de velden.
4. Klik op: Voltooien.

   Je ziet nu de boekingslay-out met de regels.

Eén prijsafspraak voor meerdere plaatsingen

Eén prijsafspraak kan als basis dienen voor meerdere plaatsingen met dezelfde functie onder dezelfde klantovereenkomst. Zo hoef je niet per plaatsing alle regels opnieuw vast te leggen.

Je maakt dan een prijsafspraak op een algemene functie. Let op: De loonschaal laat je dan leeg. Je wijzigt in de plaatsing alleen de functieomschrijving en het uurloon.

Voorbeeld: Eén prijsafspraak als basis voor meer functies

Stel je hebt bij de klant in het magazijn meerdere functies: heftruckchauffeur, magazijnmedewerker, inpakker, orderpicker en een teamleider.

Al deze verschillende functies werken met dezelfde soort uren: normale uren 100%, overuren 125% en een toeslag van 110%. Daarnaast hebben ze dezelfde kostensoorten: maaltijdvergoeding van €10,- per dag en reiskostenvergoeding van 0,19 per km.

Deze afspraken kun je vastleggen onder één prijsafspraak: de logistiek medewerker.

Vervolgens kun je in de plaatsing de omschrijving van de functie wijzigen. Dus magazijnmedewerker, heftuckchauffeur etc.

Werkwijze:

1. Prijsafspraak maken
   • Op een algemene functie.
   • De loonschaal laat je leeg.
2. Plaatsing vastleggen waarin je vervolgens afwijkt qua functieomschrijving en uurloon.

Prijsafspraak kopiëren

Bij het kopiëren van een prijsafspraak worden alle gegevens van de originele prijsafspraak overgenomen. Daarnaast zie je deze in de nieuwe prijsafspraak in het veld Initiële prijsafspraak ook terug. Na kopiëren kun je in de boekingslay-out de meegekopieerde regels aanpassen.

1. Ga naar:
   • InSite: Flex portaal / Prijsafspraken / open de prijsafspraak die je wilt kopiëren.
   • Profit: Projecten / Flex / Prijsafspraak / selecteer de prijsafspraak die je wilt kopiëren.

   Je ziet de basisgegevens zoals omschrijving, klantovereenkomst, functie, etc.

2. Klik op de actie: Kopiëren.
3. Wijzig een gegeven.

   Wijzig bijvoorbeeld de fase omdat het origineel voor fase A was en je nu snel een prijsafspraak voor fase B wilt maken. Je mag namelijk geen identieke prijsafspraak toevoegen. Moeten de gegevens identiek zijn, stel dan een einddatum in bij de 'oude' prijsafspraak.

   Je kunt ook, als je prijsafspraken per functie maakt, een andere functie selecteren. Deze andere functie moet wel eerst op de klantovereenkomst aangemaakt zijn.

4. Vul een nieuwe Begindatum in.
5. Klik op: Voltooien.
6. Stel de nieuwe prijsafspraak in:
   • Stel het uurloon in indien nodig.
   • Wijzig de gegevens. Bijvoorbeeld het verkooptarief.
7. Klik op: Voltooien.

Prijsafspraak in InSite

Als je de prijsafspraak vanuit InSite toevoegt en beheert, geldt het volgende qua inrichting:

• De prijsafspraak en prijsafspraakversie hebben een eigen boekingslay-out voor InSite: Prijsafspraak plaatsing InSite (Profit) en Prijsafspraakversie InSite (Profit).
• Via Algemeen / Beheer / Management Tool / bestand Profielen In & OutSite zijn de 'Mutatie Prijsafspraak', 'Mutatie prijsafspraakregel' en 'Mutatie prijsafspraakversie' beschikbaar.

Via Algemeen / In & OutSite / Profielen stel je met de profielen 'Aanmaken prijsafspraakversie' en 'Beoordelen prijsafspraakversie' de context van de prijsafspraak en prijsafspraakversie én de boekingslay-out voor InSite in.