Geen enkele gebruiker ontvangt de activatiemail van AFAS Pocket

Voer onderstaande controles uit als geen enkele gebruiker gebruik kan maken van AFAS Pocket.

Inhoud

Controleer of AFAS Pocket actief is

Als je AFAS Pocket wilt gebruiken, mag deze niet geblokkeerd zijn. Controleer dit via de volgende stappen:

Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Algemeen.
Controleer of het veld Geblokkeerd is uitgevinkt.

Controleer de verstuurde e-mails

Als e-mails niet worden verzonden controleer je eerst of je gebruik maakt van een eigen mailserver of de mailserver van AFAS Online. Bij het gebruik van de e-mailserver van AFAS Online is het belangrijk dat je het SPF-record inricht. Hiermee voorkom je dat e-mails niet aankomen. Je controleert dit via:

Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
Ga naar het tabblad: E-mail.
Als er AFAS Online staat bij Server voor uitgaande e-mail, werk je met de mailserver van AFAS Online.
- Lees hier verder als je werkt met de mailserver van AFAS Online.
- Lees hier verder als je werkt met een eigen mailserver.

Controleer de autorisatie van de gebruikers voor AFAS Pocket

In de instellingen in AFAS Pocket geef je aan welke gebruikers toegang hebben tot AFAS Pocket. Controleer of de gebruikers hier terug te vinden zijn.

Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers, tabblad Toegang.
- Staan de gebruikers hier tussen? Dan zijn ze lid van de juiste gebruikersgroep. Ga door naar stap 5.
- Staan de gebruikers hier niet tussen? Voeg de gebruikers toe aan de juiste gebruikersgroep. Ga hiervoor naar stap 4.

Autoriseer de gebruikers voor AFAS Pocket

Als de gebruikers niet in de weergave van stap 3 naar voren komen, zijn ze geen lid van de juiste gebruikersgroep. Controleer eerst welke gebruikersgroep gekoppeld is aan AFAS Pocket.

Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Algemeen.
Controleer in het veld Gebruikersgroep welke gebruikersgroep gekoppeld is.
Open vervolgens de Autorisatie tool en voeg de gebruikers toe aan deze gebruikersgroep.
Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
Gebruik één van de volgende mogelijkheden:
- Open een groep en sluit deze weer. De selectie wordt opnieuw toegepast op de betreffende groep.
- Klik op Acties / Automatisch vullen groep of Acties / Automatisch vullen alle groepen.
Na deze actie vind je de gebruikers terug in de weergave op het tabblad Toegang via Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers.

Meer informatie hierover lees je in het artikel Gebruikers autoriseren AFAS Pocket.

Controleer de eigenschappen van de persoon in CRM

Voor het gebruik van AFAS Pocket moet de persoon in CRM correct zijn ingericht. Dit houdt in dat de persoon actief is (niet geblokkeerd) én gekoppeld is aan de juiste gebruiker. Als je in AFAS Pocket gebruik wilt maken van de ESS-functionaliteiten (verlof, verzuim, uren boeken etc.) dan moet de gebruiker ook gekoppeld zijn aan een medewerker. Controleer dit als volgt:

Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon en open de eigenschappen van de betreffende persoon.
Controleer op het tabblad Algemeen of het veld Geblokkeerd is uitgevinkt.
Controleer op het tabblad Koppelingen of hier zowel de juiste gebruiker als de juiste medewerker staat (zie afbeelding).
1. Staat hier geen medewerker? Koppel de medewerker aan de juiste persoon.
  Als je een medewerker toevoegt maak je automatisch een persoon aan in CRM. Het is essentieel om de persoon ook direct te koppelen aan de gebruiker, zodat er een koppeling gebruiker-persoon-medewerker ontstaat. Dit kun je direct doen bij het aanmaken van een gebruiker in de Autorisatie tool.
  
  Deze koppeling is belangrijk voor onder andere Employee Self Service en workflows. Voor de werking van workflows bijvoorbeeld, is het noodzakelijk dat een medewerker gekoppeld wordt aan een gebruiker. Als dit niet het geval is verschijnt bij het doorzetten van een workflow de melding: Er is geen gebruiker gekoppeld aan de vervolgtaak.
  
  De volgende situaties kunnen zich voordoen:
  - De koppeling gebruiker-persoon-medewerker is gelegd, maar je wilt de gebruiker koppelen aan een andere medewerker. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als iemand eerst stagiair was en dan in vaste dienst komt. Je beëindigt het dienstverband van de stagiair en maakt een nieuwe medewerker aan, maar deze moet wel aan de bestaande gebruiker gekoppeld worden. Dit kun je doen door de gebruiker om te zetten naar een systeemgebruiker en daarna zet je de systeemgebruiker weer om in een gebruiker.
  - Het kan voorkomen dat een gebruiker niet gekoppeld is aan een medewerker. Zie het voorbeeld en de onderstaande stappen.
  Voorbeeld:
  
  Jan van den Berg komt indienst als nieuwe medewerker.
  - De P &O medewerker voegt hem toe als medewerker waardoor hij ook als persoon is toegevoegd in CRM.
  - De applicatiebeheerder voegt Jan van den Berg toe als gebruiker waardoor hij nog een keer als persoon wordt toegevoegd.
  Deze twee personen moet je nu samenvoegen tot één persoon die een koppeling heeft naar Medewerker en naar Gebruiker.
  
  Medewerker koppelen aan gebruiker:
  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Klik op: Acties / Persoon.
    Je opent nu de eigenschappen van de persoon. Bovenin het scherm zie je de naam en het nummer.
  4. Ga naar het tabblad: Koppelingen.
    Op dit tabblad zie je dat deze persoon gekoppeld is aan een medewerker. Hier zou ook een koppeling moeten staan naar gebruiker.
    
    In onderstaande afbeelding zie je dat de persoon goed gekoppeld is:
  5. Klik op: Opslaan en sluiten.
  6. Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon.
  7. Filter op (een gedeelte van) de naam van de persoon.
  Je zult nu als resultaat twee personen zien met dezelfde naam en verschillende codes. Deze twee moet je nu samenvoegen. Bij het samenvoegen is het doel leidend als dezelfde gegevens (bv. naam en telefoonnummer werk) gevuld zijn bij de bron en het doel. Alle onderliggende gegevens en koppelingen zullen worden overgenomen door het doel als deze bij het doel nog niet bestaan.
  
  Samenvoegen:
  1. Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Samenvoegen.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer de bron.
  4. Selecteer het doel.
  5. Selecteer de manier van samenvoegen:
    - Direct samenvoegen: als je maar één bron en één doel wilt samenvoegen kun je beter deze optie selecteren.
    - Toevoegen aan lijst, later samenvoegen: hier kun je voor kiezen als je veel gegevens wilt samenvoegen. Je kunt de actie dan 's avonds starten. Als je deze optie kiest, selecteer je op het moment dat je werkelijk wilt gaan samenvoegen de regels die je wilt samenvoegen en klikt op de actie Samenvoegen. Daarna worden de organisaties en personen samengevoegd.
  6. Klik op: Voltooien.
    Als je zojuist Direct samenvoegen hebt geselecteerd, worden de bron en het doel nu samengevoegd. Als er fouten zijn geconstateerd krijg je daar nu een melding van. Los de fouten op en start het 'Samenvoegen' nog een keer.
    
    Als je zojuist Toevoegen aan lijst, later samenvoegen hebt aangevinkt, zie je in de weergave nu een nieuwe regel met de geselecteerde bron en het doel.
  7. Klik op: Nieuw.
    Je kunt nu meer regels toevoegen.
  8. Selecteer de regels.
  9. Klik op de actie: Samenvoegen.
    Je krijgt nu een melding. Als je veel regels hebt geselecteerd, kan het zijn dat het samenvoegen veel tijd in beslag neemt.
  10. Klik op: Opslaan en sluiten.
    Nu worden de gegevens samengevoegd.
  Zie ook
  - Overgenomen velden bij samenvoegen personen
2. Staat hier geen gebruiker? Koppel de gebruiker aan de juiste persoon.

Controleer de eigenschappen van de medewerker in HRM

Als je de ESS-functionaliteiten van AFAS Pocket wilt gebruiken (verlof, verzuim, uren boeken etc.) dan moet de medewerker in HRM correct zijn ingericht. Controleer of de medewerker actief is (niet geblokkeerd) en een geldig contract heeft:

Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker en open de eigenschappen van de medewerker.
Controleer op het tabblad Algemeen of het veld Geblokkeerd is uitgevinkt.
Controleer op het tabblad Contract of de medewerker een geldig contract heeft.

Controleer in Profit of de uitnodigingsmail wordt verstuurd

Je hebt twee mogelijkheden om je te registreren:

Uitnodigingsmail met QR-code. Je scant de QR-code en hoeft verder geen gegevens in te vullen.
Je voert handmatig de gebruikersnaam en omgevingssleutel in. Hierbij ontvang je géén uitnodigingsmail. Maak je gebruik van deze optie? Lees hier hoe je de uitnodigingsmail handmatig verstuurd.
Verstuur de uitnodigingsmail via de volgende stappen:
1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers, tabblad Toegang.
2. Vink de gebruiker(s) die je de uitnodigingsmail wilt versturen aan.
3. Klik op Acties / Verstuur uitnodiging.
4. Voltooi de wizard om de uitnodiging te versturen.

Zowel de uitnodigingsmail als de activatiemail worden verstuurd vanuit Profit. Controleer via de volgende stappen of de uitnodiging correct is verzonden:

Ga naar: Algemeen / Beheer / Verzonden e-mail.
Filter op het e-mailadres van één van de gebruikers.
Controleer of de uitnodigingsmail correct is verzonden.

Genereer een nieuwe omgevingssleutel

Genereer een nieuwe omgevingssleutel. Let wel op: als je een nieuwe sleutel genereert, vervalt de oude. Dit betekent dat elke gebruiker zich opnieuw moet registreren.

Hoe je een nieuwe sleutel genereert, lees je in het artikel AFAS Pocket inrichten (snelle stappen om te starten).

Controleer of de omgevingssleutel actief is (AFAS Support)

Het is mogelijk dat de activatiemail niet aankomt, doordat de omgevingssleutel geblokkeerd is. De omgevingssleutel zorgt voor de koppeling tussen Profit en AFAS Pocket. Als de omgevingssleutel geblokkeerd is kan de koppeling niet tot stand worden gebracht. Om dit te controleren stuur je een incident in bij Support.

Stuur in het incident de volgende informatie mee:

Geef aan dat stap 1 t/m 7 gecontroleerd is.
Stuur de omgevingssleutel mee. De omgevingssleutel vind je in de instellingen van AFAS Pocket op het tabblad Omgevingssleutel. Kopieer de code die je vindt in het veld Omgevingssleutel en stuur deze mee in het incident.