Plaatsingsbevestiging en opdrachtbevestiging inrichten (Methode 1)

Bij het toevoegen en wijzigen van een plaatsing kun je automatisch een plaatsings- en/of opdrachtbevestiging genereren (Methode 1).

Dit richt je in bij de werkgever(s). Je kunt van de standaard afwijken bij de klantovereenkomsten.

Daarnaast richt je de workflows in.

Er bestaat nog een oude methode voor plaatsings- en opdrachtbevestigingen (Methode 2). Raadpleeg de verschillen hier.

Werkgever inrichten

Je richt per werkgever in dat je automatische plaatsingsbevestigingen (voor de kandidaat) en opdrachtbevestigingen (voor de verkooprelatie) wilt genereren.

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Voorkeurwaarde Flex.

   

4. Vink Genereren plaatsings-/opdrachtbevestiging aan.

   Als je dit veld aanvinkt, genereert Profit een plaatsings- en opdrachtbevestiging bij een nieuwe plaatsing.

   Let op:

   Als dit veld bij werkgever uit staat, komen de velden voor handmatig genereren op het moment van de wijziging niet beschikbaar. Je kunt dus niet op een lager niveau alsnog handmatig genereren.

5. Vink Genereren nieuwe versie bij wijziging aan.

   Als je dit veld aanzet, genereert Profit ook bevestigingen bij wijzigingen. Welke wijzigingen dat zijn, lees je hier.

6. Selecteer het Rapport dat en de Workflow die je wilt gebruiken voor de plaatsings- en opdrachtbevestiging.

   Je kunt gebruik maken van de standaard meegeleverde rapporten of een kopie hiervan.

   • Plaatsingsbevestiging (Profit)
   • Opdrachtbevestiging (Profit)

   Voor het selecteren van de workflows maak je eerst een kopie van de meegeleverde workflows in de type dossieritems:

   • Plaatsingsbevestiging (Profit) (-121)
   • Opdrachtbevestiging (Profit) (-120)
7. Klik op: Opslaan en sluiten.

   De functionaliteit heb je hiermee ingericht en werkt direct.

   Let op:

   Bij het toevoegen en/of wijzigen van een plaatsing genereer je, zodra je dit hebt ingericht, automatisch een plaatsings- en/of opdrachtbevestiging. Voor loonafspraken met een toekomstige wijziging start de workflow als de datum wijziging binnen 14 dagen valt.

   We raden je aan om de bestaande functionaliteit via de profielen uit te schakelen. In de profielen verwijder je de gekoppelde documenten. Hiermee voorkom je dat de kandidaat twee bevestigingen ontvangt.

Klantovereenkomst instellen

Je kunt, afwijkend van de instellingen op de werkgever, per klantovereenkomst aangeven of je wilt dat Profit een plaatsingsbevestiging en/of een opdrachtbevestiging genereert.

Projectprofiel klantovereenkomst wijzigen voor genereren bevestigingen:

In de projectprofielen van klantovereenkomsten staan de velden Genereren plaatsingsbevestiging en Genereren opdrachtbevestiging in eerste instantie op 'niet zichtbaar'. Maak de velden daarom eerst zichtbaar. Vervolgens kun je de bevestigingen instellen in de klantovereenkomsten.

1. Ga naar: Projecten / Beheer / Inrichting / Projectprofiel, open het profiel voor klantovereenkomsten.
2. Klik bij Context achter Project op de actie: Onderhouden.

   

3. Zet de velden voor het genereren op Wijzigbaar en Zichtbaar in je projectprofiel.
4. Sla de wijzigingen op.
5. Start de omgeving opnieuw.

Klantovereenkomsten instellen voor al of niet genereren bevestiging

Vervolgens kun je klantovereenkomsten afwijkend van de werkgever instellen.

De instellingen op de klantovereenkomsten zijn ook te importeren.

1. Ga naar: Projecten / Flex / Klantovereenkomst.
2. Open de klantovereenkomst.
3. Ga naar het tabblad: Flex.

   

4. Vink Genereren plaatsingsbevestiging aan of uit.
5. Vink Genereren opdrachtbevestiging aan of uit.

   (Rapport en workflow kun je alleen bij de werkgever instellen).

6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Richt de workflows in

Richt de workflows in in de typen dossieritem:

• Plaatsingsbevestiging (Profit) (-120)
• Opdrachtbevestiging (Profit) (-121)

Timing workflow en bevestigingen

Er is een verschil tussen InSite en Profit met betrekking tot wanneer de bevestigingen in het dossier worden gezet en de workflow start.

• Bij het toevoegen en wijzigen van een plaatsing in InSite:
  • Start de workflow direct en worden de opdracht- en/of plaatsingsbevestiging in het dossier van de bestemming gezet.

  Met behulp van autorisatie en inrichting bepaal je zelf voor wie de opdracht- en/of plaatsingsbevestiging zichtbaar is in het dossier.

• Bij het toevoegen en wijzigen van een plaatsing in Profit geldt:
  • Als de datum van de wijziging in het verleden ligt, dan start de workflow ná de eerste keer dat op een dag automatisch de taak Vernieuwen actuele gegevens is uitgevoerd. Profit zet dan de opdracht- en/of plaatsingsbevestiging in het dossier van de bestemming.
  • Als de datum van de wijziging in de toekomst valt, dan start de workflow als de datum wijziging binnen 14 dagen valt.*

In onderstaande tabel zie je hoe Profit de datum van de wijzing bepaalt.

* Bijvoorbeeld:

Stel het is nu 07-12-2023.

Als de nieuwe loonafspraak een begindatum van 01-02-2024 heeft, dan start de workflow zodra de datum wijziging binnen 14 dagen valt.

Als de nieuwe loonafspraak een begindatum van bijvoorbeeld 20-12-2023 heeft, dan start de workflow direct, omdat de datum wijziging binnen 14 dagen valt.

InSite inrichten

Voor InSite richt je de profielen in met betrekking tot de velden voor het genereren en de wijzigingen. Ook maak je de actie voor het handmatig genereren van een bevestiging in de overzichten beschikbaar.

Profielen inrichten

In de plaatsing moet je de velden zichtbaar (en waar nodig wijzigbaar) maken via de profielen voor InSite:

De velden zijn per profiel:

• Type profiel Plaatsingscontract
  • Genereren plaatsingsbevestiging
  • Genereren opdrachtbevestiging
  • Reden afwijking klantovk

  Voorwaarde voor het tonen van deze velden is dat bij de werkgever ook het Genereren plaatsings-/opdrachtbevestiging aan staat.

• Type profiel Plaatsingscontractregels
  • Genereren plaatsingsbevestiging
  • Genereren opdrachtbevestiging
  • Reden bevestiging
  • Reden afwijking klantovk
  • Doeluren gewijzigd
  • Min. uren gewijzigd
  • Max uren gewijzigd
  • Loonafspraak gewijzigd
  • Einddatum gewijzigd

  Voorwaarde voor het tonen van deze velden is wel dat bij de werkgever ook het veld Genereren nieuwe versie bij wijziging aan staat.

• Type profiel Plaatsingscontract afsluiten
  • Genereren plaatsingsbevestiging
  • Genereren opdrachtbevestiging
  • Reden bevestiging
  • Reden afwijking klantovk
  • Einddatum gewijzigd

  Voorwaarde voor het tonen van deze velden is wel dat bij de werkgever ook het veld Genereren nieuwe versie bij wijziging aan staat.

Het is niet mogelijk voorkeurwaarden in te stellen op de Genereren-velden omdat deze afgeleid worden van de klantovereenkomst-instellingen. Ook bij de Reden-velden is dat niet mogelijk omdat daar de logica leidend is voor het al of niet tonen van het veld. Het veld Reden afwijking klantovk wordt bij het beoordelen alleen getoond als het gevuld is.

Profiel instellen:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open het profiel.

   

3. Klik achter het juiste Context-veld op: Onderhouden (voor de einddatum achter Plaatsing, voor de overige achter Plaatsingsregel).
4. Selecteer de context. Bijvoorbeeld Plaatsingsregel, Plaatsing of Plaatsing afsluiten, als dat nog niet het geval is.

   

5. Stel de velden in.
6. Sla de wijzigingen op.

Zie ook:

• Veldinstellingen van profiel aanpassen

Actie Genereren bevestiging tonen

De actie Genereren bevestiging voor het handmatig genereren van bevestigingen, is in InSite beschikbaar in de Overzichten voor plaatsingen. Zorg dat de actie zichtbaar is.

Zie ook:

• Gebruiksmogelijkheden - Weergaveacties tonen

Autorisatie

Autoriseer de menukeuze:

• Projecten / Flex / Overzicht / Bevestiging.

Autoriseer de acties:

• Project / Flex / Plaatsing / Acties / Genereren bevestiging
• Project / Project / Project / Acties / Genereren bevestiging
• Alle acties onder Project / Flex / Overzicht / Bevestiging / Actie

Zie ook:

• Groep autoriseren op menukeuzen

Import en connector

Er zijn een UpdateConnector en import beschikbaar voor plaatsings- en opdrachtbevestigingen.

Import:

Je vindt de import via:

• Projecten / Beheer / Import Flex / Plaatsingsversie.

  Wijzigen van de plaatsingsversie is hierbij niet mogelijk.

Zie ook

• UpdateConnector Plaatsing (PtPlacementContract)