Uurloners in de salarisverwerking

Je kunt uurloners in een aparte periode verwerken. Hierdoor kun je de vastloners eerder verwerken dan de uurloners en kun je alle maandelijkse geboekte uren meenemen in de verwerking.

De gewerkte uren boek je of per medewerker ofwel per dag, ofwel cumulatief op de laatste dag van de periode. Doordat je de uurloners in een aparte periode verwerkt, kun je het moment van verwerken en accorderen zelf bepalen voor de uurloners en daardoor alle maandelijkse uren meenemen in de verwerking van de correctieperiode.

Voorbeeld:

De vastloners ontvangen het salaris maandelijks rond de 23ste. De uurloners ontvangen het salaris over alle geboekte uren van de maand.

In de normale salarisverwerking onderdruk je de uurloners. Hierdoor verwerkt Profit de uurloners niet in de normale salarisverwerking en kun je het salaris voor de vastloners uitbetalen op de 23ste.

Je voegt een correctieperiode toe waarin Profit de uurloners verwerkt. Hierdoor kun je het salaris uitbetalen over alle geboekte uren van een bepaalde maand. Je bent hierdoor niet gebonden aan de betaaldatum voor de vastloners.

Als je iedere periode de uurloners en vastloners gescheiden wilt verwerken, voeg je voor iedere periode van het jaar een correctieperiode toe aan het salarisverwerkingsplan.

Salarisverwerking hoofdperiode aanpassen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
4. Open de eigenschappen van de perioderegel.
5. Vink Uurloners onderdrukken aan.
6. Vul eventueel de einddatum in bij Einddatum urenregistratie.

   Meer informatie over de werking van de einddatum urenregistratie vind je hier.

7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Correctieperiode direct dichtzetten

Je zet een periode direct dicht om te voorkomen dat je alle medewerkers in een correctieperiode verwerkt. Als je een correctieperiode niet dichtzet en je slechts één medewerker wil corrigeren/verwerken, dan verwerkt Profit standaard alle medewerkers. Met als gevolg mogelijk (meer) nabetalingen die je nog niet wil doen of nog moet controleren, of vervelender: vorderingen van correcties die je eigenlijk pas wil verrekenen met de salarisbetaling van de volgende periode. Om deze ongewenste correcties te voorkomen, zet je een correctieperiode direct dicht. Op dat moment is de dichtgezette periode per definitie leeg. Vanaf dat moment kun je per medewerker die in de verschillenperiode zit, beoordelen of je deze wil meenemen naar de dichtgezette periode.

Voordelen:

• Borgen dat je altijd op tijd kunt betalen
• Je kunt alle processen controleren aan de hand van de dichtgezette periode
• De verschillenperiode vangt alle correcties en mutaties af. Doordat ze blijven staan heb je de mogelijkheid om ze stuk voor stuk te beoordelen. Hierdoor kun je mutaties van medewerkers alsnog meenemen, omdat je ze rustig kunt controleren
• Je kunt één belangrijke mutatie nog meenemen en de andere wijzigingen laten staan. Wijzigingen die je niet meeneemt worden alsnog verwerkt in de eerstvolgende (hoofd)periode.

Als je een onbedoeld een correctieperiode hebt aangemaakt die direct is dichtgezet, dan kun je deze niet meer verwijderen. Het is wel zo, dat wanneer je deze periode zonder medewerkers accordeert, dat je dan de volgende melding krijgt:

De volgende dichtgezette correctieperioden worden na het accorderen verwijderd, omdat deze geen verwerkte medewerkers bevat...Weet je zeker dat je door wilt gaan?

Je kunt de correctieperiode dan accorderen, waarna de correctieperiode wordt verwijderd. Er zijn daarmee dan geen gevolgen voor de betaling, loonjournaalpost en loonaangifte/pensioenaangifte.

Correctieperiode toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.

   Je kunt een correctieperiode ook toevoegen via HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit, actie Nieuw.

2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
4. Klik op: Nieuw.
5. Vink Correctieperiode maken aan.
6. Vink Correctieperiode direct dichtzetten aan.

   Dit veld blijft aangevinkt, ook als het veld Uurloners onderdrukken is aangevinkt in de hoofdperiode.

   Als je dit veld bewust uitvinkt, dan kun je achteraf via de actie Dichtzetten, de correctieperiode dichtzetten. Ook als als het veld Uurloners onderdrukken is aangevinkt in de hoofdperiode.

7. Klik op: Volgende.
8. Selecteer de perioderegel.

   Je kunt geen correctieperiode toevoegen voor een periode die vóór de meest recent geaccordeerde periode ligt. Als je correcties wilt verwerken voor bijvoorbeeld periode 1 en de meest recent geaccordeerde periode is periode 5, dan maak je een correctieperiode voor periode 5. In deze correctieperiode verwerk je de correcties over periode 1.

9. Klik op: Volgende.
10. Vink Uurloners onderdrukken uit als je in deze correctieperiode ook uurloner wilt verwerken.
11. Vink Uurloners zonder gewerkte uren verwerken aan als je uurloners zonder gewerkte uren wilt verwerken voor deze periode.
12. De velden Periodetabel, Jaar en Periode zijn niet te wijzigen en gevuld met dezelfde waarden als in de hoofdperiode.
13. De velden onder Betaalbestand worden standaard gevuld met de waarden uit de vorige perioderegel binnen dezelfde periode. Dit kan de hoofdperiode zijn, maar ook een correctieperiode of andere verwerkingscode.
14. De overige velden kunnen op dezelfde wijze ingevuld worden als bij het maken van een losse perioderegel.
15. Klik op: Voltooien.

    De correctieperiode is automatisch dichtgezet en Profit heeft automatisch een verschillenperioderegel toegevoegd. Vanuit de verschillenperioderegel kun je de correcties meenemen in de correctieperiode via de actie Meenemen in dichtgezette periode.

    Als het veld Uurloners onderdrukken in de hoofdperiode is aangevinkt, voert Profit bij het accorderen van de dichtgezette correctieperiode een extra controle uit of alle medewerkers verwerkt zijn in het loontijdvak. Medewerkers die na het accorderen van de hoofdperiode in dienst zijn gemeld of wisselen tussen wel of geen uurloner, verwerk je en je neem je mee in de dichtgezette correctieperiode. Omdat deze medewerker wellicht niet direct herkenbaar zijn, kun je deze medewerker inzichtelijk krijgen door in de verschillenperiode in de kolom Opmerking te sorteren op: De medewerker is nog niet berekend in deze periode en moet daarom meegenomen worden naar de dichtgezette correctieperiode.

    Voorbeeld:

    Marloes is manager op de afdeling Test. Door de drukte van de oplevering van een nieuwe versie, kwam ze niet toe aan haar taken. Hierdoor werd de nieuwe medewerker Casper ter Winkel, na het accorderen van de hoofdperiode indienst gemeld.

    Gelukkig kan de salarisadministratie Marloes helpen en ervoor zorgen dat Casper toch zijn dikverdiende salaris krijgt. Casper kan verwerkt worden in de verschillenperiode en dan worden meegenomen naar de dichtgezette periode.

    Als het veld Uurloners onderdrukken in de hoofdperiode niet is aangevinkt, dan voert Profit deze controle uit in de hoofdperiode.