Dashboard Verzuim: ESS
Het dashboard biedt de medewerker inzicht in het aantal verzuimmeldingen (verzuimfrequentie) en de reden van het verzuim. Hiermee wordt het bewustzijn vergroot dat verzuim werkelijk impact heeft.
Autorisatie
Op dit dashboard is filterautorisatie op medewerker van toepassing op basis van Employee Self Service (ESS). Je hebt als medewerker alleen toegang tot je eigen gegevens. Je ziet in de dashboard daarom ook alleen je eigen gegevens.
Inrichting en gegevens in Profit
Voorwaarden
De volgende onderdelen moeten zijn ingericht:
HRM Instellingen
Voor dit dashboard leg je instellingen vast in de omgeving.
Instellingen omgeving vastleggen:
- Ga naar: HRM / Beheer / Instellingen.
- Ga naar het tabblad: Dashboard verzuim.
- Selecteer de methode bij Verzuim in:
- Verzuimdagen (ongewogen) en kalenderdagen (ongewogen)
De berekening van de verzuimdagen is bij deze methode: Ongewogen verzuimdagen / Ongewogen kalenderdagen
- Verzuimdagen (incl. pt % en aanwz. %) en Kalenderdagen (incl. pt %)
De berekening van de verzuimdagen is bij deze methode: (Ongewogen verzuimdagen * pt % * (100-Aanw.%)) / (Ongewogen kalenderdagen * pt %)
- Verzuimdagen (incl. pt %) en kalenderdagen (incl. pt %)
De berekening van de verzuimdagen is bij deze methode: (Ongewogen verzuimdagen * pt %) / (Ongewogen kalenderdagen * pt %)
- Verzuimdagen (incl aanwz.%) en kalenderdagen (ongewogen)
De berekening van de verzuimdagen is bij deze methode: (Ongewogen verzuimdagen * (100-Aanw.%)) / (Ongewogen kalenderdagen)
- Verzuimuren en roosteruren
De berekening van de verzuimuren is bij deze methode: Verzuimuren / Roosteruren
Als een hersteldmelding plaats vindt op een niet-roosterdag wordt het aantal dagen berekend tot en met de laatste roosterdag.
- Vink Toon output per geheel kalenderjaar aan, als je het dashboard wilt genereren voor een geheel kalenderjaar van januari tot en met de actuele periode.
- Vink eventueel Mdw. per OE voor meldingsfreq. eenmaal meetellen aan (alleen beschikbaar bij activering Meerdere dienstverbanden). Als je dit veld aanvinkt, bepaalt Profit op elke OE inclusief de onderliggende OE’s de waarden. Omdat er ook twee voortschrijdende velden in zitten wordt een jaar extra opgehaald.
- Vul een filter in voor soort medewerker, dienstbetrekking of type verzuim om gegevens uit te sluiten.
Voorbeeld:
Volgens de NVS-standaard bevat het verzuimpercentage geen zwangerschapsverzuim. Je wilt het zwangerschapsverzuim wel in kaart brengen. Je vult hiervoor het type verzuim voor zwangerschap in bij Filter type verzuim.
- Vul bij Verzuimnorm het verzuimpercentage in die je als organisatie als norm nastreeft.
- Vul een filter in voor soort medewerker of dienstbetrekking om gegevens uit te sluiten binnen de formatiegegevens.
- Selecteer bij Doorstroom uit en uitstroom of de doorstroom op dezelfde dag of op de volgende dag bepaald moet worden.
- Selecteer bij Doorstroom bij wijziging van wanneer er van doorstroom sprake is, bij wijziging van functie, bij functie en/of kostenplaats, etc.
- Ga naar het tabblad: Dashboard duurklasse.
- Vul de verzuimduur en leeftijdsklasse in.
- Ga naar het tabblad: Dashboard duurklasse 2.
- Vul de dienstjarenklasse in.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Taak inplannen voor berekening juiste verzuimcijfers: Hrm-tabellen tbv Profit BI vullen
Je kunt per omgeving bepaalde taken inplannen, zodat deze op vaste dagen en op een vast tijdstip worden uitgevoerd. Je vindt hierover meer informatie in het AFAS Help Center.
Voor het publiceren van dashboards leg je twee aparte repeterende taken vast, dit is een eenmalige handeling. Door middel van de geplande taken wordt het dashboard één keer per 24 uur gepubliceerd.
Taken moeten in deze volgorde worden ingepland:
- Actuele gegevens vernieuwen - elke dag na middernacht. Dit is een algemene taak die je altijd nodig hebt. Deze taak is verplicht, je kunt deze niet weghalen. Wel kun je de instellingen van de taak wijzigen.
- Hrm-tabellen tbv Profit BI vullen - elke werkdag. Plan deze taak alleen in als je HRM/Payroll gebruikt. Profit gebruikt deze taak om gegevens uit Profit HRM te verzamelen en in aparte BI-tabellen te plaatsen. Dit is technisch noodzakelijk om de dashboards te gebruiken.
- Dashboards vernieuwen - elke werkdag. Je bepaalt wanneer de dashboards opnieuw worden gepubliceerd, bijvoorbeeld elke nacht. Het vernieuwen van de dashboards wordt via de wachtrij uitgevoerd. De taak wordt gestart zodra dit mogelijk is.
Gebruik gekoppelde taken (zie voorbeeld hieronder) om de bovenstaande taken zo efficiënt mogelijk uit te laten voeren.
Taken inplannen:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
- Klik op: Nieuw.
- Dubbelklik op de taak Hrm-tabellen tbv Profit BI vullen.
- Klik op: Voltooien.
- Selecteer de HRM-periodetabel.
Je bepaalt hier hoe de gegevens in de dashboards getoond worden. Selecteer je bijvoorbeeld een maandtabel, dan zullen de gegevens in de dashboards per maand getoond worden.
De keuze die je hier maakt, staat los van de periodetabellen die je daadwerkelijk gebruikt in HRM/Payroll.
Let op:
De instelling van de einddatum geldt voor alle HRM-dashboards. Om onderscheid te kunnen maken in de weergegeven perioden in de verschillende dashboards kan je voor de dashboards sociaal en verzuim afwijken. Via het tabblad Sociaal in de HRM-instellingen kan je dat doen met de instelling Toon output per geheel kalenderjaar. Na aanpassing moeten de taken voor het vullen en vernieuwen van de dashboards opnieuw worden voltooid voordat de wijziging zichtbaar is in het dashboard.
- Klik op: Volgende.
- Leg vast wanneer de taak uitgevoerd moet worden, bij voorkeur met een gekoppelde taak. Houd er rekening mee dat de taak Actuele gegevens vernieuwen als eerste na middernacht moet worden uitgevoerd. Plan daarna de taak Hrm-tabellen tbv Profit BI vullen in.
- Klik op: Voltooien.
- Plan ook de dagelijkse taak Dashboards vernieuwen in als gekoppelde taak. Je kunt deze taak vaker op een dag inplannen, maar deze taak wordt maximaal één keer per 24 uur uitgevoerd.
Zie ook
De ingelogde InSite-gebruiker moet gekoppeld zijn aan een medewerker.
Toegepaste berekeningen
De berekening van de kengetallen houdt rekening met verschillende voorwaarden. Wij hanteren de NVS standaard voor verzuimregistratie: Nationale verzuimstatistiek en voor de berekening van de voortschrijdende kengetallen hanteren wij de standaard van Vernet.
Methode berekening
Het veld Verzuim in in de HRM instellingen wordt als volgt berekend:
Voor dit dashboard leg je instellingen vast in de omgeving.
Instellingen omgeving vastleggen:
- Ga naar: HRM / Beheer / Instellingen.
- Ga naar het tabblad: Dashboard verzuim.
- Selecteer de methode bij Verzuim in:
- Verzuimdagen (ongewogen) en kalenderdagen (ongewogen)
De berekening van de verzuimdagen is bij deze methode: Ongewogen verzuimdagen / Ongewogen kalenderdagen
- Verzuimdagen (incl. pt % en aanwz. %) en Kalenderdagen (incl. pt %)
De berekening van de verzuimdagen is bij deze methode: (Ongewogen verzuimdagen * pt % * (100-Aanw.%)) / (Ongewogen kalenderdagen * pt %)
- Verzuimdagen (incl. pt %) en kalenderdagen (incl. pt %)
De berekening van de verzuimdagen is bij deze methode: (Ongewogen verzuimdagen * pt %) / (Ongewogen kalenderdagen * pt %)
- Verzuimdagen (incl aanwz.%) en kalenderdagen (ongewogen)
De berekening van de verzuimdagen is bij deze methode: (Ongewogen verzuimdagen * (100-Aanw.%)) / (Ongewogen kalenderdagen)
- Verzuimuren en roosteruren
De berekening van de verzuimuren is bij deze methode: Verzuimuren / Roosteruren
Als een hersteldmelding plaats vindt op een niet-roosterdag wordt het aantal dagen berekend tot en met de laatste roosterdag.
- Vink Toon output per geheel kalenderjaar aan, als je het dashboard wilt genereren voor een geheel kalenderjaar van januari tot en met de actuele periode.
- Vink eventueel Mdw. per OE voor meldingsfreq. eenmaal meetellen aan (alleen beschikbaar bij activering Meerdere dienstverbanden). Als je dit veld aanvinkt, bepaalt Profit op elke OE inclusief de onderliggende OE’s de waarden. Omdat er ook twee voortschrijdende velden in zitten wordt een jaar extra opgehaald.
- Vul een filter in voor soort medewerker, dienstbetrekking of type verzuim om gegevens uit te sluiten.
Voorbeeld:
Volgens de NVS-standaard bevat het verzuimpercentage geen zwangerschapsverzuim. Je wilt het zwangerschapsverzuim wel in kaart brengen. Je vult hiervoor het type verzuim voor zwangerschap in bij Filter type verzuim.
- Vul bij Verzuimnorm het verzuimpercentage in die je als organisatie als norm nastreeft.
- Vul een filter in voor soort medewerker of dienstbetrekking om gegevens uit te sluiten binnen de formatiegegevens.
- Selecteer bij Doorstroom uit en uitstroom of de doorstroom op dezelfde dag of op de volgende dag bepaald moet worden.
- Selecteer bij Doorstroom bij wijziging van wanneer er van doorstroom sprake is, bij wijziging van functie, bij functie en/of kostenplaats, etc.
- Ga naar het tabblad: Dashboard duurklasse.
- Vul de verzuimduur en leeftijdsklasse in.
- Ga naar het tabblad: Dashboard duurklasse 2.
- Vul de dienstjarenklasse in.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
- Verzuimdagen (ongewogen) en kalenderdagen (ongewogen)
De berekening van de verzuimdagen is bij deze methode: Ongewogen verzuimdagen / Ongewogen kalenderdagen
- Verzuimdagen (incl. pt % en aanwz. %) en Kalenderdagen (incl. pt %)
De berekening van de verzuimdagen is bij deze methode: (Ongewogen verzuimdagen * pt % * (100-Aanw.%)) / (Ongewogen kalenderdagen * pt %)
- Verzuimdagen (incl. pt %) en kalenderdagen (incl. pt %)
De berekening van de verzuimdagen is bij deze methode: (Ongewogen verzuimdagen * pt %) / (Ongewogen kalenderdagen * pt %)
- Verzuimdagen (incl aanwz.%) en kalenderdagen (ongewogen)
De berekening van de verzuimdagen is bij deze methode: (Ongewogen verzuimdagen * (100-Aanw.%)) / (Ongewogen kalenderdagen)
- Verzuimuren en roosteruren
De berekening van de verzuimuren is bij deze methode: Verzuimuren / Roosteruren
Als een hersteldmelding plaats vindt op een niet-roosterdag wordt het aantal dagen berekend tot en met de laatste roosterdag.
Voortschrijdend verzuimpercentage
Afhankelijk van de gekozen methode in de instellingen van HRM, is de berekening:
- Aantal verzuimdagen voortschrijdend / aantal kalenderdagen voortschrijdend * 100
Aantal verzuimuren voortschrijdend / aantal roosteruren voortschrijdend * 100
Voortschrijdende periode
De berekening van de voortschrijdende cijfers bij een maand periode is over: de 11 maanden voorafgaand aan de rapportagemaand inclusief de rapportagemaand. De berekening van de voortschrijdende cijfers bij een 4-weken periode is over: de 12 perioden voorafgaand aan de rapportageperiode inclusief de rapportageperiode.
Voorbeeld voortschrijdend:
In dit voorbeeld is de huidige periode mei en wordt in de grafieken gerapporteerd over periode 6 vorig jaar tot en met periode 5 dit jaar. Dit zijn dus 12 maanden. Om het voortschrijdende cijfer voor periode 6 vorig jaar te berekenen, wordt er 12 maanden teruggekeken vanaf periode 6 van vorig jaar:
De perioden 6 vorig jaar tot en met periode 5 van het huidige jaar zijn de perioden die je ziet in het dashboard.
Let op:
Wanneer een medewerker wisselt van organisatorische eenheid of functie, zal het voortschrijdend opnieuw beginnen te tellen vanaf de datum van de wijzigingen.
Mijn verzuimcijfers
KPI: Ziektepercentage over afgelopen 12 maanden
Deze KPI geeft direct inzicht in het verzuimpercentage van de actuele periode. Dit percentage moet de medewerker er bewust van maken dat zijn verzuim werkelijk effect heeft op zijn productiviteit.
Verzuimpercentage per maand/periode
Afhankelijke van de gekozen methode bij Verzuim in in de instellingen van HRM, is de berekening:
Voor dit dashboard leg je instellingen vast in de omgeving.
Instellingen omgeving vastleggen:
- Ga naar: HRM / Beheer / Instellingen.
- Ga naar het tabblad: Dashboard verzuim.
- Selecteer de methode bij Verzuim in:
- Verzuimdagen (ongewogen) en kalenderdagen (ongewogen)
De berekening van de verzuimdagen is bij deze methode: Ongewogen verzuimdagen / Ongewogen kalenderdagen
- Verzuimdagen (incl. pt % en aanwz. %) en Kalenderdagen (incl. pt %)
De berekening van de verzuimdagen is bij deze methode: (Ongewogen verzuimdagen * pt % * (100-Aanw.%)) / (Ongewogen kalenderdagen * pt %)
- Verzuimdagen (incl. pt %) en kalenderdagen (incl. pt %)
De berekening van de verzuimdagen is bij deze methode: (Ongewogen verzuimdagen * pt %) / (Ongewogen kalenderdagen * pt %)
- Verzuimdagen (incl aanwz.%) en kalenderdagen (ongewogen)
De berekening van de verzuimdagen is bij deze methode: (Ongewogen verzuimdagen * (100-Aanw.%)) / (Ongewogen kalenderdagen)
- Verzuimuren en roosteruren
De berekening van de verzuimuren is bij deze methode: Verzuimuren / Roosteruren
Als een hersteldmelding plaats vindt op een niet-roosterdag wordt het aantal dagen berekend tot en met de laatste roosterdag.
- Vink Toon output per geheel kalenderjaar aan, als je het dashboard wilt genereren voor een geheel kalenderjaar van januari tot en met de actuele periode.
- Vink eventueel Mdw. per OE voor meldingsfreq. eenmaal meetellen aan (alleen beschikbaar bij activering Meerdere dienstverbanden). Als je dit veld aanvinkt, bepaalt Profit op elke OE inclusief de onderliggende OE’s de waarden. Omdat er ook twee voortschrijdende velden in zitten wordt een jaar extra opgehaald.
- Vul een filter in voor soort medewerker, dienstbetrekking of type verzuim om gegevens uit te sluiten.
Voorbeeld:
Volgens de NVS-standaard bevat het verzuimpercentage geen zwangerschapsverzuim. Je wilt het zwangerschapsverzuim wel in kaart brengen. Je vult hiervoor het type verzuim voor zwangerschap in bij Filter type verzuim.
- Vul bij Verzuimnorm het verzuimpercentage in die je als organisatie als norm nastreeft.
- Vul een filter in voor soort medewerker of dienstbetrekking om gegevens uit te sluiten binnen de formatiegegevens.
- Selecteer bij Doorstroom uit en uitstroom of de doorstroom op dezelfde dag of op de volgende dag bepaald moet worden.
- Selecteer bij Doorstroom bij wijziging van wanneer er van doorstroom sprake is, bij wijziging van functie, bij functie en/of kostenplaats, etc.
- Ga naar het tabblad: Dashboard duurklasse.
- Vul de verzuimduur en leeftijdsklasse in.
- Ga naar het tabblad: Dashboard duurklasse 2.
- Vul de dienstjarenklasse in.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
- Aantal verzuimdagen per periode / kalenderdagen per periode * 100
- Aantal verzuimuren per periode / roosteruren per periode * 100
KPI: Totaal aantal ziekmeldingen
Deze KPI maakt snel inzichtelijk hoe vaak een medewerker zich ziek heeft gemeld.
Grafiek: Aantal ziekmeldingen per dag van de week
Deze grafiek laat zien of de medewerker regelmatig ziek is op een specifieke dag van de week. Als dit het geval is, zal dit direct duidelijk worden voor de medewerker. Deze grafiek zal dus het bewustzijn vergroten bij de medewerker dat deze zich wellicht heel gemakkelijk ziek meldt.
Grafiek: Aantal ziektedagen per maand/periode
Op basis van deze grafiek krijgt de medewerker snel inzicht in hoeveel dagen hij per periode ziek was.
Direct naar
