Centrale factuur verwerken
Op basis van de pakbonnen die zijn overgekomen uit de decentrale omgeving(en) worden facturen gegenereerd in de centrale omgeving.
Let op:
Het factuurnummer wordt bepaald op basis van het integratiedagboek in het profiel van de verkooprelatie. Zowel bij de inrichting van de centrale omgeving als de decentrale omgeving moet je hier rekening mee houden.
Niet te verwerken pakbonnen
Het is mogelijk dat een pakbon niet verwerkt kan worden, de pakbon wordt dan ook niet gefactureerd maar opgeslagen in de centrale omgeving en krijgt de status Geblokkeerd. Klik hier voor meer informatie.
Verzamelfacturen:
In principe leidt een pakbon één op één tot een factuur. het kan echter zo zijn dat de verkooprelatie een factuur wil ontvangen waarop meerdere pakbonnen worden verzameld. In dat geval vink je in het verkooprelatieprofiel het veld Verzamelen op factuur aan.
Als je het veld Weekfacturen in het verkooprelatieprofiel activeert wordt een controle uitgevoerd op de datum van de pakbonnen. De weekfacturen hebben altijd betrekking op een standaard werkweek (van maandag t/m zondag). Bij het genereren van facturen worden alleen de pakbonnen meegenomen die in een volledige week voor de systeemdatum liggen.
Voorbeeld:
Op maandag 6 april wordt het factureringsproces uitgevoerd. De pakbonnen van de week van maandag 30 maart tot en met zondag 5 april worden als factureerbaar beschouwd. Pakbonnen van 6 april worden in dit geval nog niet gefactureerd, deze pakbonnen komen pas op 13 april in aanmerking voor facturering.
Voorbeeld: pakbon met oudere datum:
Tijdens facturering van 6 april wordt een pakbon aangetroffen van 20 maart, deze pakbon wordt nu niet meegenomen in het factureringsproces. Voor deze pakbon wordt een aparte factuur gegenereerd, deze factuur is een aanvullende weekfactuur voor de week van 18 tot en met 24 maart.
Facturen genereren:
- Ga naar: Ordermanagement / Verkoopproces / Factuur.
- Klik op de actie: Genereren factuur.
- Vink Pakbonnen meenemen aan.
Dit veld is alleen zichtbaar als je orders met orderverwerkingsmethode vooruitbetaling hebt. De selectievelden zijn dan gescheiden voor pakbonnen en orders.
- Maak eventueel een selectie op verkooprelatie, datum, pakbon-/ordernummer en prioriteit.
- Selecteer eventueel een Verzamelmethode.
- Vink eventueel het veld Orders meenemen aan als je ook facturen wilt genereren voor verkooporders met vooruitbetaling (waarbij dus nog niet geleverd is). Dit veld is alleen zichtbaar als je orders met de orderverwerkingsmethode 'vooruitbetaling' hebt.
- Vul eventueel de selectievelden voor deze orders met vooruitbetaling.
- Klik op: Volgende.
- Stel de Factuurdatum in die op de facturen kan worden afgedrukt.
De factuurdatum wordt in alle gegenereerde facturen opgeslagen. Profit gebruikt deze factuurdatum om de vervaldatum, waarop de verkooprelatie de factuur moet betalen, te berekenen.
- Vink Alle facturen automatisch verstrekken na voltooien aan als je de facturen direct wilt e-mailen of afdrukken. Dit doet Profit volgens de
standaard instellingen. Wil je deze niet gebruiken? Verstrek dan ná genereren en vink dit veld niet aan. - Klik op: Volgende.
Je ziet nu het resultaat van de selectie.
- Vink eventueel nog pakbonnen uit.
- Klik op: Voltooien.
Profit genereert de facturen, dit verloopt via de wachtrij.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Werkwijze beëindigen factuurkorting / combikorting:
Het kan zijn dat de factuurkorting die je hebt ingesteld voor een verkooprelatie op een bepaalt moment eindigt. Je kunt dit via de volgende stappen verwerken:
Voorbeeld:
Maandag 6 april eindigt de factuurkorting van verkooprelatie Bakker. De organisatie Inbo Bakker waar deze verkooprelatie onder valt ontvangt combikorting op verschillende combigroepen.
Als we het voorbeeld als uitgangspunt nemen zijn de stappen als volgt:
- Zaterdag 4 april ga je factureren.
- Na het factureren verwijder je de Factuurkorting van verkooprelatie Bakker via Ordermanagement / Verkoop / Verkooprelatie / tabblad Prijs/korting.
- Verwijder nu de combikortingen van alle combigroepen van verkooprelatieprofiel Inbo Bakker.
- Start de actie 'Prijzen opnieuw bepalen'.
- Dinsdag 7 april factureer je maandag 6 april zonder factuurkorting en combikorting.