Afgekeurde pakbon terug naar bakkerij
Het is mogelijk dat bij het centraal factureren een fout wordt ontdekt waardoor pakbonnen worden afgekeurd. De fouten die het meeste voorkomen, zijn:
- Pakbonnen kunnen niet gefactureerd worden: meestal doordat het artikel niet voorkomt in het assortiment.
Vanaf nu worden pakbonnen die niet verwerkt kunnen worden in de Centrale facturering, afgekeurd en teruggemeld naar de bakkerijen waar ze vandaan kwamen. De bakkerijen moeten die pakbonnen aanpassen en opnieuw klaarzetten voor Centrale facturering. In het algemeen betekent dit dat een fout die ervoor zorgt dat een pakbon niet gefactureerd kan worden, altijd leidt tot een afgekeurde pakbon.
Bij het opnieuw bepalen van prijzen of het aanmaken van de factuur kan een fout optreden. In dat geval kan de gebruiker de fout bekijken en zo nodig de pakbon aanpassen.
Centrale facturering:
De actie Terugmelden afgekeurde pakbonnen is alleen beschikbaar onder de conditie Centrale facturering. Deze actie is een weergaveactie en wordt uitgevoerd voor alle afgekeurde pakbonnen.
Let op:
Op deze actie is actie-autorisatie van toepassing.
Met deze functie worden de afgekeurde pakbonnen teruggemeld aan de decentrale omgevingen waar de pakbonnen vandaan kwamen. Dit gebeurt met een bericht via de communicatieserver. Onder berichttype Bericht van centrale facturering is een bericht subtype Centrale facturering Pakbon afgekeurd. Dit bericht wordt altijd klaargezet door Centrale facturering voor een bakkerij.
- Ga naar: Ordermanagement / Verkoopproces / Pakbon.
- Start de actie Terugmelden afgekeurde pakbonnen.
Alleen de pakbonnen die zijn afgekeurd worden getoond. Uit deze pakbonnen worden het decentrale pakbonnummer, de foutmelding en de bakkerij gehaald. Per bakkerij wordt een bericht klaargezet met het decentrale pakbonnummer en de foutmelding. De pakbon zelf en de bijbehorende regels worden verwijderd uit de Centrale omgeving.
Bakkerij omgeving:
Als een pakbon wordt afgekeurd in de centrale facturering wordt er een bericht klaargezet voor de bakkerij. Bij het verzenden/ontvangen van berichten via de communicatieservice worden de afgekeurde pakbonnen ingelezen in de bakkerijomgeving. De bakkerij volgt nu de onderstaande stappen:
- Ga naar: Ordermanagement / Verkoopproces / Pakbon.
- Selecteer de weergave Afgekeurde pakbonnen. In het weergavescherm zijn nu alleen de afgekeurde pakbonnen zichtbaar met daarbij de reden waarop de pakbon is afgekeurd.
- Open een afgekeurde pakbon. Je kunt nu twee dingen doen:
- In de afgekeurde pakbon de foutieve regel verwijderen of aanpassen door een ander item.
- Bij de Centrale Omgeving een aanvraag indienen om het item op te nemen in het assortiment.
- Lees eventueel de download van de Centrale Omgeving in.
- Sluit de pakbon af.
- Start de actie Prijzen opnieuw bepalen met het veld Direct gereedmelden aangevinkt. Alle pakbonnen die zijn afgekeurd omdat een artikel niet in het assortiment zat worden nu goedgekeurd (en zijn niet meer zichtbaar in de weergave ‘Afgekeurde pakbonnen’).
- Zet de pakbonnen klaar voor de centrale facturering.
Let op:
Om te voorkomen dat pakbonnen worden afgekeurd als je ze naar de centrale facturering stuurt kun je het volgende doen:
- Zorg dat je bij bent met de downloads van de stamgegevens van de Centrale Omgeving.
- Start voordat je de pakbonnen klaarzet voor de centrale facturering de actie ‘prijzen opnieuw bepalen’.
- Plaats geen items op de pakbon die niet in het assortiment zitten of die niet geleverd mogen worden aan de verkooprelatie.