Boekingslay-out nacalculatie wijzigen
Je hebt in Profit zit een standaard boekingslay-out voor nacalculatie. Je kunt ook zelf meerdere boekingslay-outs toevoegen.
De instellingen in een boekingslay-out gelden voor alle gebruikers. Door verschillende boekingslay-outs te maken en ze anders te autoriseren kun je de ene gebruiker meer mogelijkheden geven dan de andere.
Je kunt bijvoorbeeld aparte lay-outs maken voor het boeken van werksoortregels en van artikelregels. Bij het opstarten van de menukeuze voor nacalculatie kun je dan een keuze maken tussen de beide lay-outs en via de ene lay-out de uren boeken en via de andere lay-out de materialen boeken.
Filteren via Type regel
Je kunt het veld Type regel toevoegen aan de boekingslay-out als selectieveld. Dit veld werkt als filter op de regels die na F5 getoond gaan worden. Heb je Type item in de regel opgenomen, dan kun je nog gewoon op andere itemtypes boeken. Selectie op Type regel werkt alleen voor de boekingslay-outs Nacalculatie per regel in Profit en InSite, Declaraties HRM (ESS), echter niet voor in nacalculatie per week en niet voor nacalculatie per periode. Je kunt bijvoorbeeld met dit veld ervoor zorgen dat bij het invoeren van een declaratie de geboekte uren niet zichtbaar zijn. Als het veld Type item in de regel is opgenomen, dan blijft het mogelijk op items te boeken van een ander type.
Je kunt ook vrije velden toevoegen aan de boekingslay-out van de nacalculatie of projectfactuur.
|
Inhoud |
Wijzigen boekingslay-outs
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out
- Selecteer de boekingslay-out Nacalculatie per regel, Nacalculatie per periode of Nacalculatie per week.
- Maak een kopie van de bestaande boekingslay-out en of open de lay-out om deze aan te passen.
- Volg de procedure bij Veld toevoegen aan boekingslay-out als je velden wilt toevoegen.
- Voeg eventueel de velden Begintijd en Eindtijd toe in de regel. Bij kalenderboeken zijn deze verplicht.
Voeg eventueel de velden Pauzeduur en Gewerkte uren toe als je de duur van de pauze wilt laten invullen. Ook Begin- en Eindtijd zijn hierbij verplicht. Profit trekt de pauzeduur af van de gewerkte tijd.
Je kunt deze velden toevoegen in de boekingslay-outs Uren boeken per week InSite, Nacalculatie per regel en in Nacalculatie per regel InSite - zodat je dit bijvoorbeeld ook in de nacalculatieregel in Profit kunt zien en gebruiken. Dit is niet verplicht. - Stel de boekingslay-out beschikbaar aan de medewerkers.
- Als je voor iedereen dezelfde boekingslay-out wilt gebruiken, dan blokkeer je alle gemaakte kopieën van de boekingslay-out, behalve degene die je wilt gebruiken.
- Wil je een afwijkende boekingslay-out voor (groepen) gebruikers beschikbaar stellen, dan regel je dit via de Definitiegroep. Hoe je dit doet staat uitgebreid beschreven in het onderdeel Eigenschappen boekingslay-out instellen in combinatie met autoriseren via Definitiegroep. Of gebruik de gegevensfilters van definities.
- Als je meerdere boekingslay-outs actief hebt, kan de gebruiker automatisch kiezen uit de boekingslay-outs waarvoor hij is geautoriseerd.
- Richt de functionaliteit Nacalculatie/Uren boeken voor InSite in als je met deze boekingslay-outs wilt werken in InSite.
Profit genereert per boekingslay-out die je hebt voor Nacalculatie of Declaratie een eigen werkbladpagina voor InSite. Je kunt deze werkbladpagina('s) voor nacalculatie/uren per regel en per week naar wens aanpassen en onderhouden. Deze pagina open je via Sitebeheer in InSite. Als je werkt met Projecten in InSite (PSS), dan moet je de pagina's via Sitebeheer in InSite autoriseren door deze wel of niet in het menu beschikbaar te stellen.
Als je filterautorisatie hebt ingericht, dan werkt dit ook door voor overzichten (weergaven) van de nacalculatie in InSite.
Boekingslay-out Nacalculatie per week (Profit) inrichten/wijzigen
Profit levert een standaard boekingslay-out mee om de uren per week te boeken. Je kunt ook een eigen boekingslay-out toevoegen.
Voor uren boeken per week via de kalenderweergave in InSite gebruik je een andere boekingslay-out en aangepaste inrichting.
Je kunt ook vrije velden toevoegen aan de boekingslay-out van Nacalculatie per week. Je maakt dan eerst het vrije veld aan in de Management Tool bij Nacalculatie / Nacalculatie per week en je maakt hetzelfde vrije veld ook aan in de tabel Nacalculatie. Vervolgens kun je het vrije veld toevoegen aan de boekingslay-out van nacalculatie per week. De waarde van het vrije veld wordt tijdens het verwerken doorgegeven naar de nacalculatieregel. Veldtype, Label, Lengte en Voorkeurwaarde van beide velden moeten gelijk zijn. Het Label van het vrije veld kun je niet met de veldinstellingen aanpassen.
Boekingslay-out wijzigen voor Nacalculatie per week:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
- Open de boekingslay-out die je gebruikt voor Nacalculatie per week of voeg een nieuwe boekingslay-out aan gebaseerd op de bestaande boekingslay-out Nacalculatie per week.
- Klik op: Nieuw.
- Vul de velden in.
- Klik op: Voltooien.
Je kunt in deze eigen lay-out bijvoorbeeld op het tabblad Algemene instellingen de volgende instellingen activeren:
- Voorgaande periode herhalen: Vink dit veld aan als je de werksoorten, urensoorten, enz. wilt overnemen naar de volgende periode.
- Aantallen/bedragen herhalen: Vink dit veld aan als je ook de aantallen en bedragen wilt overnemen naar de volgende periode. Je kunt dit veld alleen invoeren als het veld Voorgaande periode herhalen is geactiveerd.
- Urensoorten/aantallen extra herhalen: Vink dit veld aan als je ook de extra urensoorten en aantallen wilt overnemen naar de volgende periode. Je kunt dit veld alleen invoeren als het veld Aantallen/Bedragen herhalen is aangevinkt.
- Controle op dubbele combinatie project/werksoort: Als je dit veld aanvinkt wordt er gecontroleerd of er op één dag niet twee keer is geboekt op de combinatie project/werksoort.
- Controle op (werk)rooster bij afsluiten: Als je dit veld aanvinkt controleert Profit bij het uitvoeren van de actie Afsluiten week:
als het totaal aantal van de geboekte uren per dag ongelijk is aan het verwachte aantal uren voor de betreffende dag, dan kan de actie Afsluiten week niet worden uitgevoerd. Er wordt een melding gegeven en de gebruiker moet er eerst voor zorgen dat het aantal geboekte uren overeenkomt met de verwachte uren; de aantallen in de velden voor Extra gewerkt worden in deze controle niet meegenomen.
De controle heeft alleen betrekking op de normaal gewerkte uren per dag. Als op een bepaalde dag 8 uren moeten worden verantwoord, dan moeten op deze dag dus ook precies 8 uren (niet meer en niet minder) geboekt zijn in de velden voor de normale uren.
- Controle sluitingsdagen. Profit controleert bij het boeken op sluitingsdagen, als je deze controle hebt ingesteld in de instellingen. Je kunt met dit veld in de boekingslay-out instellen dat Profit een melding geeft als een gebruiker toch op een sluitingsdag boekt. Selecteer Waarschuwing bij uren boeken op sluitingsdag, als een gebruiker na de melding wel uren op een sluitingsdag mag boeken. Selecteer Uren boeken niet toestaan op sluitingsdag als een gebruiker echt niet op een sluitingsdag mag boeken. Bij sommige organisaties kunnen er situaties zijn, bijvoorbeeld een ICT-medewerker die nieuwjaarsdag moet werken en zijn uren op die dag moet kunnen boeken.
- Op het tabblad Regel kun je extra velden toevoegen aan de boekingsregel.
Je hebt hier de mogelijkheid om de velden Urensoort extra en Aantal extra toe te voegen aan de regel waardoor het eenvoudig is om extra uren te boeken.
Let op:
Als je het veld Urensoort extra opneemt in de regel dan moet ook het veld Aantal extra worden toegevoegd aan de regel. Onderaan het boekingsscherm worden automatisch totaalvelden weergegeven voor de extra aantallen per dag en extra aantallen totaal.
In de boekingslay-out voor nacalculatie per week start de weekdag standaard op maandag. Als je een weektabel hebt ingericht die start op zondag, dan moet je de omschrijvingen van de dagen aanpassen. Vul Zondag in bij Afwijkende omschrijving van het veld Aantal normaal dag 1. Vul Maandag in bij Afwijkende omschrijving van dag 2, etc:
- In de kop of de staart van het boekingsscherm kun je het veld Verwachte uren deze week opnemen. In dit veld wordt het totaal aantal uren getoond dat door de betreffende medewerker volgens zijn/haar werkrooster in de betreffende week verantwoord moet worden. Ook kun je hier de velden Uit te betalen overwerk en Op te nemen overwerk toevoegen aan het boekingsscherm. Deze velden zijn bedoeld voor medewerkers die zelf aan kunnen geven wat ze met het overwerk willen doen. De twee velden zijn aan elkaar gerelateerd. Dit wil zeggen dat als Uit te betalen overwerk wordt ingevuld of gewijzigd, de waarde in Op te nemen overwerk automatisch (opnieuw) wordt bepaald. Hierbij geldt:
- De som van Uit te betalen overwerk en Op te nemen overwerk moet altijd overeenkomen met het totaal van de aantallen in de velden Aantal extra in de betreffende week.
- Standaard wordt het totaal van de aantallen in de velden Aantal extra voorgesteld in het veld Uit te betalen overwerk; de standaardwaarde in het veld Op te nemen overwerk is dus 0,00.
Let op:
De velden Uit te betalen overwerk en Op te nemen overwerk zijn informatief. Ze hebben dus geen directe invloed op verlofsaldi of op de salarisverwerking in Profit HRM/Payroll. De velden Verwachte uren deze week en Controle op (werk)rooster bij afsluiten zijn alleen aanwezig als je naast Profit Projecten ook beschikt over Profit HRM/Payroll.
Blokkeren nacalculatie boeken afgesloten periode
Je kunt voorkomen dat medewerkers nacalculatie boeken in een afgesloten periode. Hiervoor heb je twee methodes: Periode blokkeren of Boekingslay-outs inrichten. Een periode blokkeren is de eenvoudigste van de twee.
Methode 1: Periode blokkeren
- Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Project.
- Ga naar het tabblad: Projecten.
- Raadpleeg bij Periodetabel de periodetabel die je ingesteld hebt staan.
- Ga naar: Algemeen / Inrichting / Periode-instellingen / Periodetabel.
- Zoek de periodetabel en dubbelklik erop.
- Vink de periode(s) aan die je wilt blokkeren.
Als een medewerker uren/nacalculatie in de geblokkeerde periode wil boeken, dan zal er een melding verschijnen dat de periode is geblokkeerd en dat het alleen mogelijk is te raadplegen. Deze blokkering werkt zowel in Profit als in InSite door voor het boeken van nacalculatie.
Methode 2: Boekingslay-out inrichten:
Door meerdere boekingslay-outs te gebruiken en deze op een bepaalde manier in te richten, kun je voorkomen dat medewerkers nacalculatie boeken in een afgesloten periode. Deze manier van inrichten werkt voor het boeken van de nacalculatie in Profit.
Onderstaande beschrijving geldt voor de boekingslay-out Nacalculatie per regel (Profit) en Nacalculatie per regel InSite (Profit).
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
- Selecteer de boekingslay-out Nacalculatie per regel (Profit).
- Maak een kopie van deze boekingslay-out en geef deze een duidelijke omschrijving.
Maak meerdere boekingslay-outs, bijvoorbeeld één voor juni en één voor juli of doe dit voor weken.
- Pas de nieuwe boekingslay-out aan.
Hoe je dit doet staat uitgebreid beschreven in het onderdeel Boekingslay-out wijzigen.
- Vul de velden Jaar en Periode met een voorkeurwaarde.
Ga naar het tabblad Selectie instellingen. In de linkerkolom selecteer je het veld Jaar en vul je rechts de voorkeurwaarde in en vink het veld Niet wijzigbaar aan. Dit zelfde doe je voor het veld Periode. Je bepaalt in welke mate gebruikers nog mogen boeken in een bepaalde periode bij de overgang naar de volgende periode. Vaak mogen gebruikers na afloop van een periode nog enkele dagen in deze periode boeken, daarna niet meer. Hetzelfde geldt voor vooruit boeken in een komende periode.
- Stel de boekingslay-out beschikbaar aan de medewerkers.
- Als je voor iedereen dezelfde boekingslay-out wilt gebruiken, dan blokkeer je alle gemaakte kopieën van de boekingslay-out, behalve degene die je wilt gebruiken.
- Wil je een afwijkende boekingslay-out voor (groepen) gebruikers beschikbaar stellen, dan regel je dit via de Definitiegroep. Hoe je dit doet staat uitgebreid beschreven in het onderdeel Eigenschappen boekingslay-out instellen in combinatie met autoriseren via Definitiegroep. Of gebruik de gegevensfilters van definities.
- Als je meerdere boekingslay-outs actief hebt, kan de gebruiker automatisch kiezen uit de boekingslay-outs waarvoor hij is geautoriseerd.
Let op:
Zodra je de rapportages gaat maken en gaat opleveren moet je ervoor zorgen dat de boekingslay-out voor de afgesloten periode niet meer voor de medewerkers geschikt is door de periode aan te passen. Uiteraard heb je een boekingslay-out voor correcties voor één of twee medewerkers beschikbaar.
Meer informatie:
Nacalculatie per regel en boeken voor ander
Specifiek voor de boekingslay-outs Nacalculatie per regel (Profit én InSite) kun je instellen dat men voor een andere medewerker kan boeken.
Let op:
Deze functie aanzetten, dus de instelling dat er filterautorisatie wordt toegepast uitzetten, kan problematisch zijn.
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out
- Selecteer de boekingslay-out Nacalculatie per regel (Profit) of Nacalculatie per regel InSite (Profit).
- Maak een kopie van de bestaande boekingslay-out en of open de lay-out om deze aan te passen.
- Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
- Vink het veld Filterautorisatie op medewerkers toepassen uit als je wilt dat men voor een andere medewerker kan boeken.
Als dit veld aanstaat, wordt:
- In het selectiescherm bij het veld Medewerker de medewerkercode van de gebruiker die de functie opstart automatisch ingevuld.
- Filterautorisatie toegepast in de Zoekweergave medewerkers in het veld Medewerker in de regel.
- Sla de wijzigingen op.