Projectactiviteiten en voortgang inrichten

Voordat je kunt werken met voortgang en projectactiviteiten moet je deze functionaliteit eerst inrichten.

Het inrichten van projectactiviteiten en voortgang bestaat uit het autoriseren. Als je projectactiviteiten en voortgang in InSite en/of OutSite wilt gebruiken dan moet je ook de type pagina Projectactiviteiten activeren en verder deze functionaliteit in Sitebeheer inrichten.

Inhoud

Projectactiviteiten en voortgang autoriseren

Autoriseer dit proces, zodat de gebruikers toegang hebben tot de functionaliteit projectactiviteiten en voortgang.

Functionaliteit projectactiviteiten en voortgang autoriseren:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Selecteer de gebruiker of de groep die je wilt autoriseren.
  3. Ga naar het tabblad: Menu.
  4. Ga naar: Projecten / Voorcalculatie.
  5. Vink het menu Projectactiviteit aan.
  6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
  7. Ga naar: Project / Voorcalculatie / Voorcalculatie / Acties.
  8. Autoriseer de actie: Projectactiviteit.

    Hiermee autoriseer je de regelactie Projectactiviteit in de boekingslay-out Voorcalculatie/offerte.

  9. Autoriseer ook alle drie de acties via Project / Voorcalculatie / Projectactiviteit / Acties.
  10. Ga naar: Project / Project / Project / Tabbladen.
  11. Autoriseer de tabbladen:
    • Projectactiviteit
    • Voortgang
  12. Ga naar: Project / Project / Project / Acties.
  13. Autoriseer het tabblad: Onderhouden projectactiviteiten om projectactiviteiten te kunnen onderhouden via de eigenschappen van een project.
  14. Als je nacalculatie gebruikt als planning en de voortgang boekt via nacalculatie, dan autoriseer je ook de actie Voortgang bij Nacalculatie per regel (via: Project / Nacalculatie Nacalculatie per regel / Acties / Voortgang). Als je de voortgang boekt via projectactiviteiten, dan sla je deze autorisatiestap over.
  15. Sluit de Autorisatie tool.
  16. Klik op Ja bij de melding..

Inrichten Projectactiviteiten toevoegen/wijzigen in InSite

Je kunt projectactiviteiten toevoegen en wijzigen in InSite. Projectactiviteiten horen bij een voorcalculatieregel. Ze vormen een uitsplitsing van werkzaamheden van de voorcalculatieregel.

Dit moet je dit eerst inrichten voordat je het kunt gebruiken.

Projectactiviteiten onderhouden toestaan per teamrol

Je moet per Teamrol toestaan om projectactiviteiten in InSite/OutSite te onderhouden:

  1. Open Profit.
  2. Ga naar: Projecten / Team / Teamrol.
  3. Open de eigenschappen van de teamrol, bijvoorbeeld Interne projectleider of Teamlid.
  4. Ga naar het tabblad: InSite/OutSite.
  5. Vink Onderhouden van projectactiviteiten InSite aan als de gebruiker met deze teamrol projectactiviteiten mag toevoegen/wijzigen in InSite.
  6. Vink Onderhouden van projectactiviteiten OutSite aan als de gebruiker met deze teamrol projectactiviteiten mag toevoegen in de klantportal/OutSite.
  7. Klik op: OK.

    Herhaal deze stappen voor alle teamrollen waarbij dit toegestaan moet zijn.

Rechten gebruiker controleren

Je kunt alleen een projectactiviteit toevoegen, wijzigen en verwijderen (in InSite) als je de juiste rol en rechten hebt. Hier zijn twee mogelijkheden voor: als teamlid of als projectgroepmanager.

Controleer daarom of je als gebruiker de juiste rol en instellingen hebt.

Rol van gebruiker controleren:

  1. Ga naar: Projecten / Project / Project.
  2. Open de eigenschappen van het project.
  3. Ga naar het tabblad:Team.
  4. Controleer of je als gebruiker lid van het team bent (contact of medewerker).

    Als je gewoon teamlid bent, kun je projectactiviteiten toevoegen en wijzigen.

    Alleen een Interne projectleider of Externe projectleider kan projectactiviteiten verwijderen.

    Als je als medewerker het klantportal moet beheren en je wilt daarvoor projectactiviteiten zien, dan moet je als Contact van je eigen organisatie toegevoegd zijn in het team.

  5. Als je geen teamlid met een teamrol bent, laat je dan lid van het team maken. Je teamrol moet wel recht hebben op onderhouden van projectactiviteiten (zie hierboven).

Gebruiker die projectgroepmanager is controleren:

  1. Open de eigenschappen van het project.
  2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  3. Raadpleeg bij Projectgroep welke projectgroep gekoppeld is.
  4. Ga naar Projecten / Projecten / Projectgroep.
  5. Open de eigenschappen van de zojuist gevonden projectgroep.
  6. Ga naar het tabblad: Projectgroepmanager.
  7. Raadpleeg de daar ingestelde projectgroepmanager.
  8. Als je hier bent ingesteld, als projectgroepmanager van de projectgroep van het project, dan kun je ook projectactiviteiten toevoegen/verwijderen.

Rechten op sjabloon controleren

In InSite en OutSite voeg je onderstaande sjablonen toe. Als gebruiker met een teamrol of als projectgroepmanager moet je ook rechten hebben op deze sjablonen.

Voor InSite:

  • Voor het toevoegen van een projectactiviteit: sjabloon Aanmaken projectactiviteit.
  • Voor het wijzigen van een projectactiviteit: sjabloon Aanpassen projectactiviteit.
  • Voor het verwijderen van een projectactiviteit heb je ook rechten op Aanpassen projectactiviteit nodig.

    Daarnaast moet je óf intern of extern projectleider zijn waarbij de rol correct is ingericht óf projectgroepmanager zijn.

Voor OutSite moet je deze pagina's toevoegen en heb je rechten nodig:

  • Voor het wijzigen van een projectactiviteit: sjabloon Aanpassen projectactiviteit.
  • Voor het raadplegen van de voorcalculatieregels: sjabloon Voorcalculatieregels per project
  • Voor het toevoegen van een projectactiviteit: sjabloon Aanmaken projectactiviteit 

Voeg deze bijvoorbeeld toe als gerelateerde verwijzing bij de project-pagina.

Projectactiviteiten kun je toevoegen als je daarvoor gerechtigd bent. Je kunt er dan niet automatisch ook op boeken. Zo moet de voorcalculatie definitief zijn, de regel van het type werksoort of artikel zijn en je moet teamlid (medewerker) zijn.

Velden in projectactiviteit en voortgang inrichten

Je kunt velden instellen (bijvoorbeeld verplicht maken) en vrije velden toevoegen voor projectactiviteiten en de voortgang daarop. Dit werkt door in InSite en OutSite.

Velden instellen/toevoegen voor Projectactiviteit en Voortgang:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
  2. Open de eigenschappen van de functiegroep Project.
  3. Klik op Ja bij de melding..
  4. Selecteer het bestand, bijvoorbeeld Projectactiviteit of Voortgang.
  5. Ga naar het tabblad: Velden.
  6. Dubbelklik op een veld en stel het in. Vink bijvoorbeeld Verplicht aan.

    of

  7. Voeg een Vrij veld toe (mits mogelijk bij geselecteerd bestand).

Kostprijstarief en verkooptarief voortgang instellen

Voor de bepaling van de kosten en opbrengsten die met een project gemoeid zijn, kun je gebruik maken van een kostprijstarief en een verkooptarief per uur of per eenheid. Deze tarieven kun je bij het invoeren van boekingen in de verschillende projectstadia handmatig invoeren of je kunt ze automatisch laten bepalen op basis van de bepaalde 'grondslagen'.

Als je de voortgang boekt of wijzigt, dan zet Profit dit automatisch om in de nacalculatie. Je kunt in de projectinstellingen instellen dat Profit bij het aanmaken van de nacalculatie de kostprijs- en verkooptarief ophaalt uit de voorcalculatie óf opnieuw bepaalt op basis van de ingestelde tarieven.

De instellingen voor het boeken van voortgang gelden alleen voor InSite en OutSite, niet voor Windows. In In- & OutSite boek je voortgangsregels en hierdoor ontstaan nacalculatieregels met als bron voorcalculatie. Regels met deze bron krijg je niet als je voortgang boekt in Profit via de nacalculatie. Als je boekt in Profit, dan maak je zelf nacalculatieregels en die verdeel je over de activiteiten. Dat is anders dan in InSite en OutSite.

Instellingen projecten bepalen:

  1. Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Project.
  2. Ga naar het tabblad: Tarieven.

  3. Vink Kostprijstarief opnieuw bepalen aan als je wilt dat Profit bij het omzetten van de voortgang naar de nacalculatie, het kostprijstarief opnieuw bepaalt aan de hand van het datumveld. Vink je dit veld niet aan, dan wordt het kostprijstarief overgenomen uit de voorcalculatie.
  4. Vink Verkooptarief opnieuw bepalen aan als je wilt dat Profit bij het omzetten van de voortgang naar de nacalculatie, het verkooptarief opnieuw bepaalt aan de hand van het datumveld. Vink je dit veld niet aan, dan wordt het verkooptarief overgenomen uit de voorcalculatie.
  5. Klik op: Opslaan en sluiten. 

Projectactiviteiten en voortgang signalen instellen

Je kunt voor projectactiviteiten signalen gebruiken. Je kunt hiervoor de volgende standaard meegeleverde signalen activeren: Nieuwe projectactiviteit (Profit) en Uitloop op project (Profit).

Signaal activeren:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Signaal / Definitie.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer Bestaande signaaldefinitie bij Maak een nieuwe definitie aan.
  4. Selecteer uit de lijst de signaaldefinitie met (Profit) erachter, die je wilt activeren.
  5. Filter eerst eventueel op product 'Project'.
  6. Volg verder de procedure beschreven bij Profit-signaal activeren

Zie ook