Tarieven in Projecten inrichten

Je kunt voor de bepaling van de kosten en opbrengsten van een project in de voor- en de nacalculatieregels de kostprijs per uur of per eenheid vastleggen. Uit het aantal uren of eenheden en deze kostprijs berekent Profit het kostprijsbedrag per regel. De kostprijs kun je per geboekte regel handmatig invullen, maar je kunt de kostprijs ook vooraf bepalen en als tarief vastleggen.

Hetzelfde geldt voor de verkoopprijs. Dit is de prijs per uur of eenheid, die bij de automatische projectfacturering (facturering op 'regiebasis') aan de opdrachtgever wordt doorbelast.

Het verschil tussen verkoopprijzen en verkooptarieven is dat verkooptarieven kunnen verschillen per medewerker, verkooprelatie, het soort project, etc. Dit noemen we grondslagen. Het verkooptarief voor de uren van medewerker A bij verkooprelatie X is bijvoorbeeld Eur 50, terwijl dat voor medewerker B bij verkooprelatie X Eur 65,- is. Tegelijkertijd kunnen dus meerdere assen/grondslagen gelden en die grondslagen kun je ook nog eens zelf inrichten.
Bij verkoopprijzen kun je wel afwijken per verkooprelatie, maar niet per medewerker e.d. Daar heb je niet te maken met grondslagen.

Let op:

Als je de prijzenfunctionaliteit wilt gebruiken, dan mag je de tarieven functionaliteit in Projecten voor werksoorten niet gebruiken. Als je verkooptarieven inricht, worden verkoopprijzen - voor werksoorten - genegeerd in Projecten.

Inhoud

Beschrijving

Tarieven zijn bedoeld voor interne calculaties én voor de bepaling van de factuurbedragen. Via de tarieven zorg je ervoor dat de medewerkers hun uren met het juiste tarief boeken.

De tariefstructuur van Profit Projecten is zeer uitgebreid. Omdat dit ook tot onoverzichtelijke inrichting kan leiden raden we je aan dit bij voorkeur op een zo hoog mogelijk niveau in te richten. Dit scheelt namelijk veel extra werk. Neem ook een beslissing of je voor de kostprijstarieven op eenzelfde manier wilt werken als voor de verkoopprijstarieven.

De tarieven voor de uren in Profit Projecten zijn datumafhankelijk. Hierdoor kun je aangeven vanaf welke datum, tot welke datum of gedurende welke periode een tarief van toepassing is.

Bij Kosten, waarvan je hebt aangegeven dat ze geen betrekking hebben op uren maar op eenheden, kun je één standaard kostprijs en één standaard verkoopprijs vastleggen.Tijdens het boeken van de voor- en de nacalculatie kun je van deze standaardprijzen afwijken.

Voor materialen (artikelen) geldt een aparte prijzen structuur. De kostprijs leg je altijd per artikel vast maar is wel datumafhankelijk. Voor de verkoopprijzen van de artikelen is een uitgebreide prijzenstructuur beschikbaar, waarin je de prijzen per artikel kunt vastleggen en waarin je ook gebruik kunt maken van prijslijsten die voor meerdere debiteuren gelden, of van prijsafspraken per verkooprelatie. Daarnaast kun je kortingen vastleggen per kortingsgroep voor meerdere verkooprelaties of kortingsafspraken per verkooprelatie. Alle verkoopprijzen en kortingen zijn datumafhankelijk. Je kunt ook actieprijzen en actiekortingen ingeven, die tijdens een bepaalde periode geldig zijn.

Opbouw tarieven en voorbeelden

Voor het bepalen van de opbouw van de tarieven moet je een aantal vragen voor jezelf duidelijk krijgen:

Wil je voor het bedrijf kostprijstarieven (kostprijzen) gebruiken?
Het kostprijstarief bepaalt in de nacalculatie het bedrag aan kosten, dat gemoeid is met de realisatie van het project.
Wil je voor het bedrijf verkooptarieven (verkoopprijzen) gebruiken?
Het verkooptarief bepaalt het bedrag dat je op de facturen aan de klant in rekening wilt brengen.
Welke grondslagen wil je hanteren voor de bepaling van de kostprijs? Houd hierbij rekening met eventuele uitzonderingen.
Daarna doe je hetzelfde voor de verkooptarieven. Ga na welke grondslagen je wilt hanteren voor de bepaling van de verkoopprijs. Houd hierbij rekening met evt. uitzonderingen. Bepaal of deze grondslagen voor de bepaling van de kostprijzen en verkoopprijzen identiek zijn. Wanneer blijkt dat je voor zowel de kostprijs- als de verkooptarieven dezelfde methodiek hanteert, dan gebruik je voor beide dezelfde grondslag.
Beschrijf deze grondslagen en de bijbehorende tarieven en controleer of deze grondslagen als vaste waarden beschikbaar zijn. Als de grondslagen niet bestaan, beschrijf dan hoe je de vrije dimensie wilt noemen.
Benoem voor deze grondslagen het stamgegeven waar je de informatie wilt opslaan.

Voor uren bepaal je zelf op welke grondslagen je deze tarieven in de nacalculatie baseert. Voor de overige kosten (werksoorten die niet als een werksoort voor uren zijn aangemaakt) kun je beide tarieven vastleggen in de eigenschappen van de werksoorten. Voor materialen kun je gebruikmaken van de prijzenstructuur voor artikelen. Je legt de kostprijstarieven vast in de eigenschappen van de artikelen.

Let op:

Als je tarieven toevoegt, stelt Profit het juiste tarief tijdens het boeken van de nacalculatie automatisch voor. Hier kun je nog van afwijken.

Voorbeeld 1 - bepalen van grondslagen

Stel dat je de kostprijs van de medewerkers hebt samengesteld en je wilt deze gebruiken voor interne calculaties.

Daarnaast wil je dat het soort project waar de medewerker aan werkt, bepalend is voor het verkooptarief, maar je wilt ook per medewerker of klant een uitzondering kunnen maken.

Oplossing: Aangezien de keuzes die je moet maken, allemaal al standaard aanwezig zijn, kies je voor de volgende inrichting:

Kostprijs: Medewerker
Verkoopprijs: Medewerker, Verkooprelatie, Projectgroep (soort project)

Voorbeeld 2 - bepalen van grondslagen met dimensies

Stel: Je wilt voor de kostprijs uitgaan van de medewerkers, maar dit wil je niet per medewerker vastleggen. Bijvoorbeeld omdat je honderden medewerkers in dienst hebt. Je gaat dan op zoek naar een methode om de medewerkers die vergelijkbaar ingeschaald zijn, te groeperen. Hierdoor kun je in een keer een groep medewerkers een kostprijstarief geven in plaats van elke medewerker afzonderlijk te muteren. Deze verzameling medewerkers noem je bijvoorbeeld 'medewerkersgroep'.

Het kan ook zijn dat je de klanten in categorieën wilt onderbrengen. Op basis van hun indeling in deze categorieën wil je bij de klanten afwijkende verkooptarieven hanteren. Laten we er vanuit gaan dat je deze verzameling klanten 'klantengroep' noemt. Daarnaast bepaalt het soort project dat de medewerker uitvoert de andere component van de verkoopprijs (projectgroep).

Oplossing: De grondslagen die je hier wilt benoemen bestaan slechts voor een deel. Alleen de soort werkzaamheden is een bestaande grondslag (werksoortgroep). De andere grondslagen (medewerkersgroep en klantgroep) zijn geen bestaande grondslagen en deze moet je als dimensies aanmaken (klantengroep bij verkooprelaties en medewerkersgroep bij medewerkers). De inrichting is dan:

Kostprijs: Medewerkersgroep (dimensie 1)
Verkoopprijs:
- Klantgroep (dimensie 2)
- Projectgroep (soort project)

De vierde grondslag wordt meestal gebruikt voor een extra verbijzondering als overwerk, weekendwerk, etc.

Mogelijke grondslagen

De kostprijs- en verkooptarieven van de uren leg je vast op basis van maximaal vier zelf in te stellen grondslagen. Bij het kiezen van de grondslagen heb je de volgende keuzes: Medewerker, Functie, Projectgroep, Project, Integratie-/artikelgroep, Verbijzondering project, Item en Verkooprelatie. Daarnaast heb je Dimensie 1 t/m 5 waarmee je eigen grondslagen kunt maken.

Ook combinaties hiervan zijn mogelijk: per medewerker per verkooprelatie, per werksoort per project of per medewerker per werksoort per project. Zo kun je prijsafspraken vastleggen op detailniveau, terwijl algemene tarieven op een hoger niveau van toepassing zijn.

Let op:

Je kunt maximaal 4 grondslagen gebruiken.

Volgorde van grondslagen

Let op:

Zodra je onderstaande procedure uitvoert, waarbij je in de projectinstellingen een tariefgrondslag(en) selecteert, dan kijkt Profit voortaan áltijd naar de tarieven en niet meer naar de kostprijs en/of verkoopprijs in de eigenschappen van de werksoorten.

De uurtarieven in Profit Projecten zijn altijd gebaseerd op de geboekte urensoort. Als de urensoort is ingevuld geldt deze altijd als eerste grondslag voor de bepaling van het tarief, als er geen urensoort is ingevuld dan betekent dit dat het tarief geldt voor alle waardes die bij de vrij instelbare grondslagen zijn ingevuld.

Voorbeeld:

Als voor de tarieven één instelbare grondslag is gekozen en als deze grondslag de medewerker is, dan geldt:

Als in het tarief geen urensoort en wel een medewerker is ingevuld, dan geldt het tarief voor de medewerker ongeacht de urensoort.
Als in het tarief zowel een urensoort als een medewerker is ingevuld, dan geldt het tarief alleen voor de betreffende combinatie van medewerker en urensoort.
Als in het tarief geen medewerker en wel een urensoort is ingevuld, dan geldt het tarief voor de urensoort ongeacht de medewerker.

Voorbeeld 2

Als voor de tarieven drie van de vier grondslagen zijn ingesteld, bijvoorbeeld Medewerker (1), Project (2) en Item (3), dan bepaalt Profit het geldende tarief van boven naar beneden. Je moet daarbij de urensoort altijd beschouwen als de bijkomende grondslag (in dit geval 4e); deze is vast, en niet instelbaar. In onderstaande afbeelding zijn alle tarieven met alle mogelijke combinaties aangemaakt:

Ook als maar enkele van deze tarieven zijn aangemaakt, gaat Profit van boven naar beneden door de regels.

Grondslagen voor tarieven toevoegen

Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Project.
Ga naar het tabblad: Tarieven.
Vink Grondslagen verkoop ongelijk aan kostprijs aan.
Als een medewerker altijd een vaste kostprijs en een vaste verkoopprijs heeft, dan hoef je dit veld niet aan te vinken.

Als Grondslagen verkoop ongelijk aan kostprijs is aangevinkt, dan kun je aparte grondslagen gebruiken voor de kostprijstarieven en de verkooptarieven. Ook kun je alleen verkooptarieven invoeren als dit veld is aangevinkt. Als je dit veld niet aanvinkt, kun je alleen grondslagen opgeven voor de kostprijstarieven en zijn de verkooptarieven automatisch daaraan gekoppeld.
Vul de Standaard kostprijs per uur in. Bij het toevoegen van de tarieven stelt Profit het hier ingevulde bedrag voor.
Vul de Standaard verkoopprijs per uur in. Bij het toevoegen van de tarieven stelt Profit het hier ingevulde bedrag voor.
Vul het % Voorkeurtoeslag verkooptarief in dat Profit moet gebruiken, als je ervoor kiest om het verkooptarief te laten berekenen uit het kostprijstarief. Dit kan heel handig zijn. Je moet dan Grondslagen verkoop ongelijk aan kostprijs niet hebben aangevinkt en de grondslagen van de kostprijs zijn dan gelijk aan de grondslagen van de verkoopprijs. Bij het vastleggen van de tarieven stelt Profit dit percentage voor, maar je kunt hiervan afwijken.
Selecteer bij Kostprijstarief de eerste, tweede, derde en vierde tariefgrondslag voor de kostprijstarieven per uur als je deze wilt gebruiken. In elk van deze velden kun je een grondslag selecteren uit de volgende mogelijkheden:
Zowel voor de kostprijstarieven als voor de verkooptarieven kun je maximaal vier grondslagen vastleggen. De volgorde daarbij is belangrijk.

Je mag een bepaalde grondslag slechts één keer kiezen.

Je hoeft niet voor alle mogelijke combinaties, die op basis van de gekozen grondslagen beschikbaar zijn, daadwerkelijk tarieven aan te maken. Je kunt dus een standaardtarief vastleggen, dat alleen gebaseerd is op de urensoort, en daarnaast alleen uitzonderingen vastleggen (bijvoorbeeld prijsafspraken per project). Als je grondslagen instelt hoef je ze niet persé te gebruiken.

Let op:

Als je gebruik wilt maken van de vrije dimensies, die hier worden aangegeven als Dimensie 1 t/m 5, dan moet je eerst de dimensies activeren op het tabblad Verbijzondering en dimensies bij instellingen van de projecten.
Doe hetzelfde bij Verkooptarief voor de verkooptarieven per uur.
Klik op: Opslaan en sluiten. of op één van de andere tabbladen:

Grondslagen voor tarieven wijzigen

Je kunt de grondslagen van je tarieven niet wijzigen als er al tarieven aanwezig zijn.

Wel kun je het volgende doen:

Exporteer je huidige tarieven.
Verwijder alle tarieven.
- Ga naar: Projecten / Prijzen en tarieven / open de prijs/tariefsoort / verwijder de prijzen/tarieven.
Wis de grondslagen en stel deze opnieuw in.
- Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Project / tabblad Tarieven, bij Kostprijstarief en/of Verkooptarief.
Importeer de nieuwe prijzen/tarieven.

Tabblad Tarieven instellen

Voor de bepaling van de kosten en opbrengsten die met een project gemoeid zijn, kun je gebruik maken van een kostprijstarief en een verkooptarief per uur of per eenheid. Deze tarieven kun je bij het invoeren van boekingen in de verschillende projectstadia handmatig invoeren of je kunt ze automatisch laten bepalen op basis van door je zelf bepaalde 'grondslagen'.

Tarieven inrichten:

Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Project.
Ga naar het tabblad: Tarieven.
Vul de velden in.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook

Kostprijstarief en verkooptarief voortgang instellen

Tarieven toevoegen

Na het instellen van de grondslagen voor de tarieven kun je de tarieven toevoegen.

Tarieven toevoegen:

Ga naar: Projecten / Prijzen en tarieven / Kostprijstarief.
Let op:

Als je ervoor gekozen hebt om aparte grondslagen te gebruiken voor de kostprijs- en de verkooptarieven, maak je de tarieven apart aan via twee verschillende menukeuzen: Projecten / Prijzen en tarieven / Kostprijstarief of Projecten / Prijzen en tarieven / Verkooptarief.

Verkooptarieven kun je ook via de projecteigenschappen toevoegen.
Klik op: Nieuw.
Als je zelf extra grondslagen hebt toegevoegd, worden deze grondslagen als eerste velden in het scherm getoond en kun je afhankelijk van de gekozen grondslag een waarde invullen. Als je extra grondslagen hebt toegevoegd, is het niet verplicht om in deze velden een waarde te selecteren. Profit valt bij de bepaling van de tarieven in de nacalculatie automatisch terug op een tarief dat op een hoger niveau is vastgelegd. Hierdoor is het mogelijk om alleen een waarde voor de extra grondslagen in te vullen als er sprake is van een uitzonderlijk tarief.
Door bijvoorbeeld geen waarde in te vullen voor de eerste grondslag maar wel voor de tweede en derde geef je aan dat de combinatie geldt voor alle waarden van de eerste grondslag.

Vul de velden in.
Als je hebt gekozen voor aparte grondslagen voor de tarieven, hoef je geen tarief te selecteren maar vul je direct het kostprijstarief c.q. het verkooptarief in. Je kunt hier dus in één keer een kostprijstarief en een verkooptarief met dezelfde begindatum aanmaken. Door slechts één van beide opties te kiezen, kun je echter ook bijvoorbeeld een verkooptarief aanmaken met een nieuwe begindatum, terwijl het kostprijstarief ongewijzigd blijft.
Klik op: Voltooien.
Je ziet de toegevoegde kostprijstarieven en verkooptarieven als aparte regels. De getoonde tarieven zijn de huidige kostprijs en de huidige verkoopprijs. Dit is het tarief zoals dat geldt op de huidige datum.

Tarieven raadplegen en wijzigen

Je kunt een bestaand tarief raadplegen en wijzigen. Je kunt de begin- en einddatum van het tarief wijzigen. De einddatum kun je echter niet verwijderen. Tevens kun je de kostprijs óf de verkoopprijs wijzigen (dus niet beide prijzen in één keer).

In het eigenschappenscherm kun je de grondslagen voor het tarief niet wijzigen.

Let op:

Maak bij een tariefwijziging liever een nieuw tarief aan dan een bestaand tarief te wijzigen. Hierdoor bouw je een historie op van de tarieven en kun je altijd nagaan welk tarief op welke datum van toepassing was.

Tarieven raadplegen en wijzigen:

Ga naar:
- Projecten / Prijzen en tarieven / Kostprijstarief
- Projecten / Prijzen en tarieven / Verkooptarief
Open de eigenschappen van de tariefregel.
Ga naar het tabblad: Algemeen.
1. Open de eigenschappen van het tarief, als je het bestaande tarief wilt raadplegen of wijzigen, of;
2. Klik op: Nieuw, als je een nieuw tarief wilt toevoegen, waarbij je de historie van het huidige tarief bewaart.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Verkooptarieven toevoegen in project

Je kunt nu verkooptarieven toevoegen en onderhouden vanuit een project. Ook kun je ze van een ander project overnemen.

Het tabblad Verkooptarieven en de actie Tarieven overnemen kun je autoriseren. Daarnaast is het tabblad Verkooptarieven alleen zichtbaar als in de projectinstellingen één van de grondslagen van verkooptarieven is ingesteld op ‘Project’.

Je kunt de verkooptarieven per project ook raadplegen in InSite. Daarvoor moet de pagina Verkooptarieven per project in de projecteigenschappen in je InSite zijn toegevoegd.

Verkooptarieven toevoegen in project:

Ga naar: Projecten / Project / Project.
Open de eigenschappen van het project.
Ga naar het tabblad: Verkooptarieven.
Klik op: Nieuw en vul de velden zoals hierboven aangegeven.
Of klik op Tarieven overnemen:

Bij het overnemen van tarieven vul je ook de rekenmethode waarmee de over te nemen tarieven bewerkt moeten worden. Daarnaast selecteer je het project en de urensoort waarvan Profit de tarieven over moet nemen.

Als de grondslag verkoopprijs en kostprijs gelijk zijn, dan wordt de kostprijs overgenomen van de bron en niet aangepast met percentage of bedrag.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Ook in InSite kun je de projecttarieven per project raadplegen:

Tarieven importeren

In dit onderwerp vind je aanvullende informatie over het importeren van tarieven.

Deze import is alleen bedoeld om nieuwe regels aan te maken.

Controles

Er worden tijdens de import controles uitgevoerd op mogelijke combinaties van begin- en einddatums. Als een regel een ongeldige combinatie bevat, wordt deze niet geïmporteerd. In een aantal situaties wordt een record geïmporteerd, waarbij ook de begin- of einddatum wordt aangepast.

Let op:

Als zowel een kostprijstarief als een verkooptarief in hetzelfde importrecord worden aangeboden, worden de controles uitgevoerd op zowel bestaande kostprijstarieven als op bestaande verkooptarieven. Een record kan alleen worden verwerkt als dit volledig door de controle komt. Als bijvoorbeeld import van de kostprijs wel is toegestaan, maar de import van de verkoopprijs niet, dan wijst Profit het hele record af.

Het is niet mogelijk zowel de kostprijzen in basisvaluta als de verkooptarieven in andere valuta tegelijk te importeren. Dus heb je een import nodig voor de kostprijzen met de basisvaluta en een import met de verkooptarieven in de vreemde valuta.

Voorbeeld bestaand tarief beëindigen

Stel dat er een regel in de omgeving bestaat vanaf 1-1-2022 zonder einddatum met een tarief van 77 euro. Vervolgens importeer je een nieuwe regel met een begindatum van 30-11-2024 en met dezelfde einddatum, namelijk 30-11-2024 met hetzelfde tarief, namelijk 77 euro. Dan wordt er in de eerste regel die eerst geen einddatum had, wel een einddatum van 29-11-2024 gezet. Op deze manier zou je een tarief dus kunnen beëindigen. Vanaf 1-12-2024 is er dan dus geen tarief meer (in dit voorbeeld).

Alleen op bovenstaande manier kun je een einddatum op bestaande tarieven importeren. Ook kun je niet instellen dat, als een project word afgesloten, ook de bijbehorende verkooptarieven een einddatum krijgen.

Tarieven importeren:

Ga naar: Projecten / Beheer / Import prijzen / Tarief.
Zie verder de algemene importbeschrijving.

Vrije velden in tarieven

Je kunt vrije velden toevoegen aan tarieven. Via de Management Tool voeg je de vrije velden toe. De vrije velden die je hier aanmaakt zijn vervolgens beschikbaar voor de kostprijstarieven, de verkooptarieven en de intercompany-tarieven.

In de Management Tool kun je ook de vrije tabbladen maken en de vrije velden voor tarieven op de vrije tabbladen zetten.

De vrije velden kun je vervolgens bij de verschillende tarieven onderhouden of importeren bij de import van tarieven.

Vrije velden toevoegen aan tarieven:

Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
Open de eigenschappen van de functiegroep Project.
Klik op Ja bij de melding..
Selecteer het bestand Tarief.
Ga naar het tabblad: Velden.
Klik op: Nieuw.
Vul de velden in.
Klik op: Voltooien.
Je kunt direct nog een veld toevoegen.
Klik op: Annuleren.

Vrije velden voor tarieven autoriseren:

Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
Selecteer de gebruiker(sgroep).
Ga naar het tabblad: Autorisatie.
Ga naar: Project / Project / Tarief
Ga naar: Tabbladen.
Autoriseer de betreffende vrije tabbladen. Deze rechten gelden voor de kostprijs tarieven, de verkooptarieven en de intercompany tarieven. Hier kun je geen verschillende rechten voor uitdelen.
Sluit de Autorisatie tool.
Klik op: Ja bij de melding.
De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.

Zie ook

Vrij veld toevoegen

Checklist boeken met tarieven

Zie je de tarieven in de boekingslay-out of in het rapport niet (correct) terug? Controleer dan het volgende:

Is voldaan aan de grondslagen die je in de tariefregel hebt vastgelegd?
Dus zijn bijvoorbeeld deze medewerker, deze functie, en deze integratiegroep die aan de werksoort is gekoppeld, ook gevuld in de nacalculatieregel?
Check of de ingangsdatum van het tarief overeenkomt met de datum van de nacalculatieregel.
Controleer welke urensoortcode in het tarief staat gevuld en welke urensoort gebruikt is in de nacalculatieregel.
Check of het tarief met een vreemde valuta is vastgelegd en het project waarop de nacalculatieregel geboekt is mogelijk een andere valuta in de eigenschappen heeft staan.
Controleer of in het tarief het veld Verkoopprijs inclusief btw gevuld is.
Zo ja, dan moet de verkooprelatie, van het project waarop de nacalculatie is geboekt, in de eigenschappen ook het veld Prijs incl. btw aan hebben staan (tabblad Prijs/korting).

Zie je een tarief maar verwachtte je een verkoopprijs?

Als je de prijzenfunctionaliteit wilt gebruiken, dan mag je de tarieven functionaliteit in Projecten voor werksoorten niet gebruiken. Als je verkooptarieven inricht, worden verkoopprijzen - voor werksoorten - genegeerd in Projecten.

Direct naar