Integratie Abonnementen met Profit Financieel inrichten

De abonnementsfacturen kun je eenvoudig journaliseren. Hiervoor moet je eerst de integratie met Profit Financieel instellen.

Inhoud

Beschrijving

Vanuit het factureringsproces in Profit Abonnementen heb je te maken met Profit Financieel. De bedragen die je factureert van de abonnementen bepalen immers of je winst maakt en dit wil je terugzien in de boekhouding en de financiële verslagen. Daarom maak je vanuit Profit abonnementen een koppeling met Profit Financieel. Deze koppeling noemen we een Integratiesoort.

Voor ieder proces in Profit heb je minstens één integratiesoort. Dus voor het factureringsproces in abonnementen, maar bijvoorbeeld ook voor het inkoopproces in Profit Ordermanagement heb je één integratiesoort. Welke integratiesoorten je inricht, beslis je in overleg met de financiële afdeling en de consultant. Je legt daarbij vast op welke grootboekrekeningen je bepaalde handelingen en kosten wilt boeken.

Voor Profit Abonnementen ziet dit er zo uit:

Sub_Integratie met Profit Financieel instellen

De integratie met Profit Financieel kun je (laten) vastleggen op 2 hoofdniveaus, met mogelijkheden om daarvan af te wijken.

  • Integratiesoort = hierin leg je per integratiesoort de dagboeken vast. Je kunt in de inkooprelatie-/verkooprelatieprofielen afwijkende dagboeken voor facturen en creditnota's vastleggen.
  • Artikelgroep = hierin leg je per artikelgroep de grootboekrekeningen vast. Afwijkende grootboekrekeningen voor het boeken van opbrengsten en creditering van werksoorten en kosten, kun je eventueel in een Integratiegroep vastleggen.

Artikelgroepen toevoegen voor integratie met Financieel

Een artikelgroep gebruik je voor het journaliseren van de abonnementsfacturen in Profit Financieel. Verder kun je de artikelgroepen gebruiken voor het genereren van rapportages over de abonnementen.

Je geeft per artikelgroep, in ons geval 'Abonnementen', een grootboekrekening aan waarop je de opbrengst wilt boeken. De grootboekrekeningen heb je van te voren, eventueel met de consultant, toegevoegd in Profit Financieel.

Artikelgroep toevoegen voor abonnementen:

  1. Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Artikelgroep.
  2. Klik op: Nieuw. 
  3. Vul een waarde in bij Artikelgroep.
  4. Vul de omschrijving in.
  5. Vink het veld Bevat voorraadartikelen niet aan.

    Het is belangrijk dat je bij de artikelgroep die je gebruikt voor abonnementen het veld Bevat voorraadartikelen niet aangevinkt hebt. De module Profit Abonnementen is namelijk bedoeld voor factureren van bedragen. Daarbij houdt Profit geen voorraad bij want Profit houdt de uitgaande voorraad alleen bij via pakbonnen. In Profit Abonnementen gebruik je die niet.

  6. Selecteer bij Rek. opbrengst een grootboekrekening waarop je de opbrengst van de artikelen in het abonnement in Profit Financieel wilt boeken.
  7. Selecteer bij Rek. creditering een grootboekrekening waarop je crediteringen van abonnementsartikelen in Profit Financieel wilt boeken.

    Dit kunnen verschillende grootboekrekeningen zijn als dit gewenst is.

  8. Vink Transitorische boeking maken van verkoopomzet aan als je wilt dat de verkoopomzet van bijvoorbeeld een jaarabonnement over de maanden wordt verdeeld.

  9. Klik op: Voltooien.  

Vervolgens kun je Verbijzonderingskoppelingen instellen.

Dagboekintegratie via Integratiesoort voor abonnementen toevoegen

Om de abonnementsfacturen op het correcte dagboek te boeken in Profit Financieel, richt je een integratiesoort in.

Dagboekintegratie via integratiesoort heeft twee functies binnen Profit Abonnementen:

  • Op basis van het veld Teller laatste factuur in het dagboek bepaalt Profit de nummering van de abonnementsfacturen.
  • Profit verwerkt de abonnementsfacturen bij het doorboeken naar Profit Financieel in het geselecteerde dagboek.

    Let op: 

    Profit genereert op verschillende plaatsen factuurnummers. Een factuurnummer moet uniek zijn. Om te voorkomen dat verschillende reeksen elkaar overlappen geven we je een aantal tips:

    Gebruik als het mogelijk is voor de integratie van de verkoopfacturen vanuit Profit Ordermanagement, Profit Projecten en Profit Abonnementen hetzelfde integratiedagboek.

    Als je toch verschillende dagboeken gebruikt zorg er dan voor dat de nummerreeksen van deze dagboeken elkaar nooit kunnen overlappen, bijvoorbeeld door het toevoegen van een letter.

    Controleer of de nummering van de dagboeken van Profit Financieel (inkoopboeken en verkoopboeken) niet kunnen overlappen met de nummers die Profit automatisch uitdeelt in Profit Ordermanagement, Profit Projecten en Profit Abonnementen.

Dagboekintegratie via integratiesoort toevoegen:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratiesoort.

    Je ziet nu de beschikbare integratiesoorten.

  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer de administratie waarvoor je deze integratiesoort toevoegt als je met meerdere administraties werkt.
  4. Selecteer de integratiesoort.

    Voor het doorboeken van abonnementsfacturen naar Profit Financieel selecteer je de integratiesoort Abonnementsfacturen.

  5. Selecteer het dagboek voor de integratie.

    Je kunt alleen een dagboek van het type Verkoop selecteren. Voor de creditnota's kun je eventueel een apart dagboek selecteren.

  6. Selecteer hoe de omschrijving van de boeking in Profit Financieel opgebouwd moet zijn. Je kunt kiezen uit:
    • Bron + omschrijving bron resulteert in Profit Financieel in '[abo] Abonnementsfacturen'
    • Bron + naam factuurrelatie, resulteert in: [abo] Van Kempen Afbouw
    • Bron + nummer factuurrelatie + naam factuurrelatie, wat resulteert in: [abo] 10004 - Van Kempen Afbouw
    • Bron + omschrijving project
    • Bron + projectnummer + omschrijving project
    • Bron + week levering
    • Bron + projectnummer + projectfase + omschrijving projectfase
  7. Vink eventueel Factuurkorting gebruiken aan als je korting over de hele factuur wilt toestaan.
  8. Selecteer een waarde bij Rekening factuurkorting als je Factuurkorting gebruiken hebt aangevinkt. Op deze grootboekrekening boekt Profit dan de factuurkorting.
  9. Klik op: Voltooien.  

Vervolgens kun je Artikelgroepen toevoegen voor integratie met Financieel.

Journaliseren in afwijkende administratie inrichten

Als je met meerdere administraties werkt kun je de facturen van een abonnement op een, van de standaard afwijkende, administratie boeken. Je wilt bijvoorbeeld de facturen van de onderhoudsabonnementen in de andere administratie.

Profit selecteert de administratie bij het factureren van abonnementen op de volgende wijze:

  1. Als bij het abonnement een project is ingevuld: administratie van het project (of projectgroep)
  2. als bij het abonnement een administratie is ingevuld: administratie van abonnement
  3. anders: administratie van de ordermanagement instellingen

Er wordt dus niet gekeken naar verkooprelatieprofiel.

Als je de administratie in de kop van ieder abonnement invult kun je afwijken van de standaard bepaalde administratie. Je moet het veld Administratie toevoegen in de kop van de boekingslay-out van de abonnementen. Ook in handmatig toegevoegde facturen kun je dit veld gebruiken om af te wijken.

Veld 'Administratie' toevoegen aan boekingslay-out:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
  2. Open de boekingslay-out. 
  3. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.

    Dit tabblad is niet in elke boekingslay-out beschikbaar. Als het tabblad niet beschikbaar is, zijn er geen algemene instellingen.

  4. Je bepaalt de mogelijkheden bij het gebruik van de boekingslay-out. Deze zijn bij elk type boekingslay-out anders.
  5. Ga naar het tabblad: Kop.
  6. Zoek het veld Administratie in de zoekbalk en voeg het veld toe aan de boekingslay-out.

  7. Maak het veld eventueel verplicht.
  8. Voeg het veld Administratie ook toe aan de boekingslay-out van de abonnementsfacturen als je per abonnementsfactuur wilt raadplegen op welke administratie de factuur geboekt gaat worden.
  9. Voeg het veld eventueel ook toe aan de (pro forma)facturen-weergave.

Abonnement boeken op afwijkende administratie:

  1. Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Abonnement.
  2. Open de eigenschappen van het abonnement dat je op een andere administratie wilt boeken.
  3. Selecteer een afwijkende administratie in het zojuist toegevoegde veld Administratie.
  4. Sla de wijzigingen op.

Raadpleeg de afwijkende administratie in de abonnementsfactuur:

  1. Ga naar: Abonnementen / Facturering / Pro forma facturen.
  2. Klik op: Aanmaken pro forma abonnementsfacturen.
  3. Selecteer de juiste (afwijkende) administratie om de nieuwe factuur te raadplegen.
  4. Klik op: Volgende.
  5. Selecteer de gewenste factuur.
  6. Klik op: Voltooien.
  7. Raadpleeg de gegenereerde pro forma facturen met de boekingslay-out of via de weergave waaraan het veld Administratie is toegevoegd.

Verbijzonderingskoppeling

Voor de integratie van verbijzonderingen met Profit Financieel is het mogelijk om verbijzonderingskoppelingen vast te leggen.

Door het verbijzonderen van de abonnementsfacturen in Profit Financieel krijg je meer inzicht in de kosten en opbrengsten. Hiervoor moet je de functionaliteit voor verbijzondering hebben ingericht.

Je stelt dan per geactiveerde as in op welke manier Profit de abonnementsfacturen moet verbijzonderen. Er zijn een aantal vaste gegevens waarop je kunt verbijzonderen, zoals bijvoorbeeld artikel-/integratiegroep, itemcode, magazijn, etc. Het is ook mogelijk om op vrije velden te verbijzonderen. Bovendien kun je voor abonnementen ook in de eigenschappen van het abonnement de verbijzonderingscode per as vastleggen.

Verbijzonderingskoppeling voor abonnementsfacturen toevoegen:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verbijzonderingskoppeling.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer de as waarop je wilt verbijzonderen bij Verbijzonderingsas, bijvoorbeeld Afdeling of Vestiging.
  4. Selecteer Abonnementen bij Type koppeling om de verbijzondering van de verkoopfacturen in te stellen.
  5. Selecteer bij Veld het veld in de facturen en factuurregels waarop je de verbijzondering wilt baseren. Bijvoorbeeld Vertegenwoordiger.

    Profit vult vervolgens automatisch het product en de tabel uit Profit Financieel in.

  6. Klik op: Voltooien.
  7. Voeg nog een verbijzonderingskoppeling toe, bijvoorbeeld voor verkoop- of inkoopfacturen, projectfacturen of cursusfacturen.

Zie ook:

Referentie CODA genereren (België)

In Profit is er voor België een standaard veld: Referentie CODA dat je kan tonen op de factuurlay-out. Dit veld genereert, als je dat hebt ingericht, een gestructureerde mededeling.

Inrichten referentie Code genereren:

Om het veld Referentie Coda te genereren moet je in de Instellingen financieel het veld Masker vullen. Dit veld is alleen beschikbaar onder de activering 'Belgie (functionaliteit)':

Het masker moet 10 tekens bevatten uit de tekenset 'DdMmYyNnFfVvCc'.

Toelichting tekenset:

D=dag, M=maand, Y=jaar, N='0', F=factuurnummer, V=vrije codering verkooprelatie, C=nummer debiteur.

Hoofdletter is vanaf eind, kleine letter vanaf begin.

Voer je een verkeerd teken op in het veld, dan komt daar een melding op.

Let op!

De Referentie Coda wordt pas gegenereerd na voltooien van de factuur (of oproepen van het afdrukvoorbeeld, want dan wordt de factuur ook opgeslagen).