Signature numérique des documents par le biais du workflow
Lorsqu'un document numérique doit être signé, démarrez le workflow approprié. Liez les documents à signer à la pièce de dossier ou générez un document. Vous pouvez uniquement signer numériquement des documents dont l'extension est .DOCX ou .PDF.
Lorsque la signature a réussi, la signature numérique est ajoutée à tous les documents devant être signés. Cette opération se répète à chaque fois qu'un document est signé. À chaque fois, chaque document est remplacé par un nouveau document, les anciens documents ne sont pas disponibles. Lorsque vous signez numériquement un document DOCX, celui-ci est remplacé par un document PDF portant le même nom. Le document DOCX est supprimé dans la pièce de dossier et ne peut plus être ouvert via Profit.
Exemple :
Vous avez une pièce de dossier comportant les pièces jointes Contract.docx et Planning.pdf. Les pièces jointes sont d'abord signées par un utilisateur InSite et ensuite par la personne de contact d'une relation de vente.
Après la première signature, le document Contract.docx est remplacé par le document Contract.pdf qui comprend la signature de l'utilisateur. Planning.pdf comprend également la signature de l'utilisateur.
Après la deuxième signature, les deux documents PDF contiennent les signatures de l'utilisateur InSite et de la personne de contact.
L'historique complet du processus de signature est maintenu dans SignServiceLog.pdf.
Au cours des étapes suivantes, les documents sont d'abord signés par un utilisateur InSite, puis par la personne de contact du client.
Attention:
Dans la pratique, l'ordre peut bien évidemment être différent et le workflow peut comprendre plus d'étapes, par exemple trois étapes de signature au lieu de deux.
L'utilisateur InSite signe les documents :
- Connectez-vous à InSite.
- Ouvrez la tâche avec le document à signer.
- Cliquez sur l'action correspondant à la signature numérique.
Cette action peut porter un autre nom dans votre workflow.
Vous voyez les documents que vous pouvez signer. Le fichier Tekening.png n'a pas été repris, puisque vous pouvez signer uniquement des documents DOCX et PDF. Vous pouvez consulter un document en cliquant dessus.
Vous apercevez le numéro de GSM utilisé pour les messages SMS. Si vous ne connaissez pas ce numéro, vous ne pouvez pas poursuivre le processus.
- Sélectionnez les documents que vous souhaitez signer.
Seul le premier signataire peut déterminer quels documents doivent être signés, en sélectionnant la case à cocher de ces documents. Le ou les signataires suivants ne peuvent pas modifier cette sélection.
- Cliquez sur : Commencez à signer.
- Vous recevez un code SMS sur votre GSM, saisissez-le.
- Cliquez sur : Signer !
Vous recevez une confirmation lorsque la signature a réussi.
- Cliquez sur : Traiter.
Ensuite, la pièce de dossier rejoint l'étape suivante du workflow.
Après une signature réussie, la pièce de dossier contient les pièces jointes signées. Le fichier AFAS Experience Center.docx est converti en AFAS Experience Center.pdf. Il y a un nouveau document SignServiceLog.pdf avec l'historique de la signature.
L'utilisateur OutSite signe les documents :
L'utilisateur OutSite reçoit d'abord un e-mail à titre de vérification, puis un message SMS.
- La personne (de contact) se connecte à OutSite.
- Ouvrez la tâche avec le document à signer.
- Cliquez sur l'action correspondant à la signature numérique.
Cette action peut porter un autre nom dans votre workflow.
Vous voyez les documents à signer. Vous ne pouvez pas les modifier car vous n'êtes pas le premier signataire.
- Cliquez sur : Commencez à signer.
- Ouvrez votre e-mail et reprenez le code.
- Cliquez sur : Confirmer.
- Vous recevez un code SMS, saisissez-le.
Vous voyez la confirmation lorsque la signature a réussi.
Lorsque vous ouvrez un document, vous voyez également votre propre signature numérique.
- Cliquez sur : Traiter.
- Ensuite, la pièce de dossier rejoint l'étape suivante du workflow.
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