Signature numérique

L'AFAS Signing Service vous permet de signer numériquement vos documents via le workflow. AFAS utilise pour cela un certificat spécial combiné à un processus sécurisé et ce qu'on appelle un 'Hardware Security Module' (HSM), pour obtenir une signature numérique valide.

Il s'agit d'une solution rapide et précise pour apposer sur vos documents numériques une signature numérique valide dont la valeur probante est importante. Chaque signature numérique est incluse dans le document numérique qui est ensuite scellé numériquement. Lorsqu'un document, qui a été signé numériquement, est modifié d'une manière quelconque, le sceau est rompu et la signature numérique n'est plus valide. La personne qui consulte le document s'en apercevra immédiatement.

Contenu

Description

Exemples de documents que vous pouvez signer numériquement :

  • Contrat de travail, contrat de leasing voiture, clause de confidentialité, certificat de bonne vie et mœurs, déclaration d'impôt sur le revenu.
  • Offre et commande
  • Document consultatif et contrat déclaratif.
  • Contrat de location

Conditions :

  • L'AFAS Signing Service est uniquement disponible sur AFAS Online.
  • Vous pouvez signer numériquement des documents uniquement via le workflow (le workflow doit être configuré à cet effet).
  • Vous pouvez signer numériquement des documents DOCX et PDF uniquement. Il peut s'agir de documents générés par Profit ou de documents externes.

Processus de signature

Le processus de signature commence par l'envoi d'une pièce de dossier avec des pièces jointes. Seules les pièces jointes DOCX ou PDF peuvent être signées numériquement, mais la pièce de dossier peut contenir également d'autres pièces jointes. Lorsque vous signez numériquement un document DOCX, celui-ci est remplacé par un document PDF. Le document DOCX est supprimé.

La pièce de dossier arrive chez le premier signataire et celui-ci détermine quelles pièces jointes doivent être signées. Le premier signataire signe les pièces jointes. Un 'tampon' numérique est ainsi apposé sur les pièces jointes, il contient les données du signataire, l'heure, le mode de signature, etc. Le workflow se poursuit. C'est au tour du deuxième signataire de signer les documents puis de transférer le workflow. Le deuxième signataire ne peut pas déterminer quels documents doivent être signés, seul le premier signataire est habilité à le faire.

Les employés signent les documents via InSite, les personnes de contact le font via OutSite. Lorsque la signature s'effectue via InSite, le signataire reçoit un code SMS qu'il doit reprendre dans InSite. Lorsque la signature a lieu via OutSite, le signataire reçoit d'abord un e-mail qu'il doit vérifier en reprenant un code dans OutSite, puis un code SMS qu'il doit reprendre dans OutSite. Les documents pertinents sont actualisés pour chaque signature valide et un fichier log répertoriant toutes les opérations est également tenu à jour.

L'e-mail est envoyé par AFAS, vous ne pouvez pas le modifier.

Préparation

Méthode

Voir aussi :