Ajout d'un ensemble de rappels

Un ensemble de rappels comprend tous les paramètres nécessaires pour l'envoi des rappels ainsi que les mises en page de rapport à utiliser pour les lettres.

Lors de l'ajout d'un nouvel ensemble de rappels, vous pouvez lier au maximum trois mises en page de rapport avec un âge défini. Si, par la suite, vous ouvrez à nouveau l'ensemble de rappels, vous pouvez ajouter d'autres lignes et lier un plus grand nombre de mises en page de rapports à un âge précis.

Dans l'ensemble de rapports, vous déterminez à quels moments les rappels de paiement doivent être générés. A cet égard, vous pouvez choisir d'envoyer un rappel après un certain nombre de jours suivant la date d'échéance ou d'envoyer un rappel sur la base de la date du rappel précédent.

Lors de la génération de rappels, vous pouvez tenir compte de jours de correction : il s'agit des jours qui ne sont pas comptabilisés pour déterminer l'âge des postes impayés. Par exemple, si votre banque a besoin de trois jours pour traiter les paiements, vous pouvez définir trois jours de correction. De cette manière, vous évitez d'envoyer des rappels inutiles parce que le paiement et le rappel se croisent.

Ensemble de rappels basés sur la date d'échéance

Vous paramétrez l'ensemble de rappels afin d'envoyer un rappel en fonction de la date d'échéance du poste impayé.

Exemple : Rappel en fonction de la date d'échéance

Vous utilisez un ensemble de rappels aux propriétés suivantes :

• Nombre de jours dans Ligne de rappel 1 : 10
• Nombre de jours dans Ligne de rappel 2 : 20
• Nombre de jours dans Ligne de rappel 3 : 30

  Vous ne sélectionnez pas le paramètre Rappel par rapport à la dernière date de rappel au lieu de la date de facture . Profit envoie les rappels de la façon suivante :

• Le premier rappel est envoyé 10 jours après la date d'échéance.
• Le deuxième rappel est envoyé 20 jours après la date d'échéance.
• Le troisième rappel est envoyé 30 jours après la date d'échéance.

Ajout d'un ensemble de rappels basés sur la date d'échéance

1. Allez vers : Comptabilité / Gestion / Paramètres.
2. Accédez à l'onglet : Envoyer des rappels.
3. Cliquez sur : Nouveau.
4. Saisissez le libellé .
5. Ne sélectionnez pas la case à cocher Rappel par rapport à la dernière date de rappel au lieu de la date de facture. En effet, l'objectif est d'envoyer un rappel sur la base du nombre de jours suivant la date d'échéance du poste impayé.
6. Sélectionnez la case à cocher Sauvegarder lettres dans dossier relation de vente si vous souhaitez sauvegarder les lettres de rappel envoyées dans le dossier de relation numérique.

   

7. Cliquez sur : Suivant.
8. Saisissez 14 sous Nombre de jours.

   Si vous souhaitez envoyer le premier rappel directement après la date d'échéance, indiquez un nombre de jours égal à 0 dans Ligne de rappel 1.

9. Saisissez le libellé . Choisissez un nom logique, 1e aanmaning.
10. Dans Rapport, sélectionnez la mise en page de rapport 1e aanmaning, model 1 avec laquelle vous souhaitez générer les lettres de rappel. Des mises en page distinctes ont été prévues pour les rappels avec intérêt.
11. Sélectionnez un modèle de message si vous envoyez les rappels par e-mail au format PDF.

    Le texte du modèle de message figure dans l'e-mail et le rappel est joint sous la forme d'un fichier PDF. Si vous le souhaitez, vous pouvez lier un modèle de message différent à chaque ligne de rappel (1, 2 ou 3). Ajoutez d'abord le modèle de message si cela n'est pas déjà fait.

12. Répétez ces étapes pour la deuxième et la troisième ligne de rappel.

    Reprenez les données ci-dessous.

    

    Si vous souhaitez envoyer des rappels réguliers, par exemple, toutes les deux semaines, indiquez des multiples de 14 dans le nombre de jours. Si le premier rappel est généré 3 jours après la date d'échéance, les jours de rappel sont donc définis sur 3, 17 et 31 jours. L’exemple ci-dessus est basé sur cette structure de rappel.

13. Cliquez sur : Terminer.

Ensemble de rappels sur la base de la date du rappel précédent

Vous définissez l'ensemble de rappels en fonction de la date du rappel précédent.

Exemple : Envoi d'un rappel sur la base de la date du rappel précédent

Vous utilisez un ensemble de rappels aux propriétés suivantes :

• Nombre de jours dans Ligne de rappel 1 : 15
• Nombre de jours dans Ligne de rappel 2 : 10
• Nombre de jours dans Ligne de rappel 3 : 10

  Sélectionnez le paramètre Rappel par rapport à la dernière date de rappel au lieu de la date de facture. Profit envoie les rappels de la façon suivante :

• Le premier rappel est envoyé 15 jours après la date d'échéance.
• Le deuxième rappel est envoyé 10 jours après le premier rappel.
• Le troisième rappel est envoyé 10 jours après le deuxième rappel.

Ajouter un ensemble de rappels sur la base de la date du rappel précédent :

1. Allez vers : Comptabilité / Gestion / Paramètres.
2. Accédez à l'onglet :  Envoyer des rappels.
3. Cliquez sur : Nouveau.
4. Saisissez le libellé .
5. Sélectionnez la case à cocher Rappel par rapport à la dernière date de rappel au lieu de la date de facture.
6. Sélectionnez la case à cocher Sauvegarder lettres dans dossier relation de vente si vous souhaitez sauvegarder les lettres de rappel envoyées dans le dossier de relation numérique.
7. Cliquez sur : Suivant.
8. Indiquez le nombre de jours suivant l'échéance dans Nombre de jours.

   Si vous souhaitez envoyer le premier rappel directement après la première date d'échéance, indiquez dans Ligne de rappel 1 un nombre de jours égal à 0.

9. Saisissez le libellé .
10. Dans Rapport, sélectionnez la mise en page de rapport avec laquelle vous souhaitez générer les lettres de rappel. Des mises en page distinctes ont été prévues pour les rappels avec intérêt.
11. Sélectionnez le modèle de message si vous envoyez les rappels par e-mail au format PDF.

    Le texte du modèle de message figure dans l'e-mail et le rappel est joint sous la forme d'un fichier PDF. Si vous le souhaitez, vous pouvez lier un modèle de message différent à chaque ligne de rappel (1, 2 ou 3). Ajoutez d'abord le modèle de message si cela n'est pas déjà fait.

12. Répétez ces étapes pour la deuxième et la troisième ligne de rappel.
13. Cliquez sur : Terminer.

Ajout de lignes de rappel à un ensemble de rappels

Vous pouvez ajouter des lignes de rappel à un ensemble de rappels existant, par exemple, une quatrième ligne pour notifier que vous avez remis la créance à un huissier.

Ajout de lignes supplémentaires à un ensemble de rappels :

1. Allez vers : Comptabilité / Gestion / Paramètres.
2. Accédez à l'onglet : Envoyer des rappels.
3. Ouvrez les propriétés de l'ensemble de rappels.
4. Accédez à l'onglet : Ligne.
5. Cliquez sur : Nouveau. 
6. Saisissez le libellé . 
7. Dans Nombre de jours, indiquez le nombre de jours après lequel il convient d'envoyer un rappel, en fonction des paramètres configurés pour cet ensemble de rappels par rapport à la date d'échéance ou à la date du rappel précédent.

   Si vous n'avez pas configuré Rappel par rapport à la dernière date de rappel au lieu de la date de facture dans l'onglet Généralités pour cet ensemble de rappels, il s'agit alors du nombre de jours par rapport à la date d'échéance du poste impayé. Si c'est la case à cocher Rappel par rapport à la dernière date de rappel au lieu de la date de facture  que vous avez sélectionnée, il s'agit alors du nombre de jours par rapport à la date du rappel précédent.

8. Dans Rapport, sélectionnez la mise en page de rapport avec laquelle vous souhaitez générer les rappels.
9. Sélectionnez le modèle de message si vous envoyez les rappels par e-mail au format PDF.
10. Cliquez sur : Terminer.