Dépôt numérique à 'MaetisArdyn'
Vous pouvez livrer de manière numérique les fichiers à 'MaetisArdyn'.
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Contenu |
Description
Vous pouvez générer trois types de fichiers dans Profit :
- Le fichier d'employé
- Le fichier de l'avis d'absence
- Le fichier de l'avis de rétablissement
Le fichier d'employé
Un fichier d'employé est également appelé un W-bestand. Les données de base d'un employé sont mentionnées dans ce type de fichier. Avant qu'un employé puisse se porter malade, cet employé doit être enregistré via un W-bestand. Si un fichier d'avis d'absence ou de rétablissement est créé, Profit crée automatiquement un fichier-E. Deux types de message peuvent être utilisés dans un W-bestand :
- Entrée en fonction : l'entrée en fonction d'un nouvel employé est enregistrée auprès de l'organisme dans un W-bestand lorsque cet employé se déclare malade pour la première fois.
- Modification des données d'un employé : si un employé se déclare malade ou rétabli, un 'W-bestand' est créé avec le type de message Wijziging medewerkergegevens.
Attention:
Si vous livrez pour la première fois un fichier numérique à cet organisme pour enregistrer une déclaration de maladie ou un message de rétablissement, tous les employés liés à l'organisme MaetisArdyn dans la période concernée sont repris dans le W-bestand avec Déclaration en service comme type de message.
Pour le service 'Arbo' MeatisArdyn, aucun fichier d'employé n'est créé si un employé quitte l'entreprise.
Le fichier d'avis d'absence
Un fichier d'avis d'absence est également appelé 'Z-bestand'. Un message est généré automatiquement si un employé se porte malade dans Profit HRM via l'enregistrement de maladie. Les avis d'absence des employés sont mentionnés dans le 'Z-bestand'.
Le moment auquel vous modifiez ou supprimez un avis d'absence est important pour l'inscription :
- Modification et suppression des avis d'absence avant la création du fichier numérique : si vous modifiez ou supprimez un avis d'absence avant de créer et d'envoyer le fichier numérique, ces changements sont appliqués dans le message pour l'organisme. Si vous supprimez une déclaration de maladie, par exemple, avant de créer le fichier numérique (le statut de l'envoi est 'Te verzenden'), le message pour l'organisme est également supprimé.
- Modification et suppression des avis de rétablissement après la création du fichier numérique : si vous avez modifié ou supprimé un message de rétablissement après avoir créé et envoyé le fichier numérique signalez-le à MaetisArdyn via bvsbeheer@maetisardyn.nl. Si vous avez par exemple joint une déclaration de maladie, puis créé le fichier numérique et ensuite supprimé la déclaration de maladie, signalez-le à MaetisArdyn via bvsbeheer@maetisardyn.nl.
Attention:
Les déclarations de maladie qui sont modifiées ou supprimées après la création et l'envoi d'un fichier numérique doivent être transmis e-mail (bvsbeheer@maetisardyn.nl) à MaetisArdyn.
Le fichier d'avis de rétablissement
Un fichier de message de rétablissement est également appelé un H-bestand. Un message est automatiquement généré quand un employé se déclare totalement ou partiellement rétabli dans Profit HRM. Le rétablissement partiel ou total d'un employé est défini sous l'onglet Hersteld dans les propriétés de l'avis d'absence. Les messages de rétablissement partiels ou totaux sont enregistrés dans ce H-bestand.
Le moment auquel vous modifiez ou supprimez un message de rétablissement partiel ou total est important pour l'inscription :
- Modification et suppression des avis de rétablissements avant la création du fichier numérique
- Si vous modifiez ou supprimez un message de rétablissement avant de créer et d'envoyer le fichier numérique, ces changements sont appliqués dans le message pour l'organisme. Si vous supprimez un message de rétablissement, par exemple, avant de créer le fichier numérique (le statut de l'envoi est ''Te verzenden''), le message pour l'organisme est également supprimé.Modification et suppression des avis de rétablissement après la création du fichier numérique :
Si vous avez modifié ou supprimé un message de rétablissement après avoir créé et envoyé le fichier numérique, signalez-le à MaetisArdyn via bvsbeheer@maetisardyn.nl. Si vous avez, par exemple, joint un message de rétablissement, puis créé le fichier numérique et ensuite supprimé le message de rétablissement, signalez-le à MaetisArdyn via bvsbeheer@maetisardyn.nl.
Attention:
Les messages de rétablissement qui sont modifiés ou supprimés après la création et l'envoi d'un fichier numérique doivent être transmis e-mail ((bvsbeheer@maetisardyn.nl) à MaetisArdyn.
Processus d'envoi numérique
Le processus d'envoi numérique à l'organisme se déroule en plusieurs étapes :
- Traitement des avis d'absence et de rétablissement
- Création de fichiers numériques
- Envoi de fichiers numériques
Traitement des avis d'absence et de rétablissement
Vous traitez vos avis d'absence et messages de rétablissement dans Profit HRM via l'enregistrement d'absence.
Création d'un fichier numérique
Avant de créer les fichiers numériques, vous pouvez ajouter ou supprimer manuellement des messages. Vous pouvez ensuite créer les fichiers numériques. Les fichiers sont créés à l'emplacement indiqué au niveau de l'employeur. Les noms de fichier pour l'envoi à ArboVitale respectent le schéma suivant :
- La première position contient la lettre E (fichier d'employé), A (fichier d'avis d'absence) ou R (fichier d'avis de rétablissement).
- Numéro de connexion de l'expéditeur ()
- AAMMJJ
- Numéro d'ordre en fonction de la date
Exemple :
Date de déclaration de maladie : 12-04-2015
Numéro d'affiliation : 1234
Le nom de fichier du premier Fichier d'avis d'absence à cette date : Z12341504121.CSV.
Attention:
Aucun nouveau fichier numérique ne peut être créé si des fichiers du même type se trouvent encore à l'emplacement indiqué au niveau de l'employeur. Envoyez d'abord les fichiers présents à MaetisArdyn avant de créer un nouveau fichier.
Envoi d'un fichier numérique
Une fois les fichiers numériques créés, ceux-ci doivent être envoyés à MaetisArdyn. Vous envoyez les fichiers à l'adresse e-mail suivante : verzuimberichten@maetisardyn.nl.
Envoyez les éventuels fichiers de test à l'adresse e-mail suivante :emservice@maetisardyn.nl. Dans l'objet, spécifiez 'fichier test' et le nom de l'employeur.
Fournir les données d'employé de tous les employés à MaetisArdyn
Maetis peut vous demander de faire un envoi supplémentaire des données de tous les employés (malades et non malades). Vous fournissez ces données en utilisant la commandline 'ARBODIG'Cette commandline n'est pas disponible dans AFAS Online, parce qu'il n'est pas possible, via une commandline, de supprimer des données d'un emplacement fichier local..
Vous configurez cette commandline dans le Planificateur de tâches de Windows à un jour déterminé dans le mois. De cette manière, les données sont générées mensuellement. Lorsque le Planificateur de tâches exécute la commandline, Profit génère les données de tous les employés du mois précédent.
Exemple :
Vous configurez la commandline au 18e jour du mois. Profit génère les données pour la période allant du 01-03-2012 au 31-03-2012 inclus.