Envoyer un e-mail à la suite d'une pièce de dossier
Vous pouvez envoyer automatiquement un e-mail si vous avez envoyé une pièce de dossier ou si le statut d'une pièce de dossier a été adapté.
Attention:
Dans les tâches de workflow pour lesquelles vous envoyez un e-mail automatique, vous êtes obligé d'utiliser la file d'attente. Ce service effectue des tâches en arrière-plan, de sorte que vous puissiez continuer à travailler et ne deviez pas attendre que la tâche soit terminée.
Dans une tâche de workflow, vous pouvez définir que les utilisateurs d'une pièce de dossier reçoivent automatiquement un e-mail dans le workflow. Vous pouvez également le configurer pour le client dans les propriétés de l'action de workflow. Si vous envoyez un e-mail via une tâche de workflow, celui-ci n'est envoyé qu'aux utilisateurs internes. Si vous envoyez un e-mail via l'action du workflow, celui-ci n'est envoyé qu'aux utilisateurs externes.
La question que vous devez vous poser lors de la configuration de l'action du workflow est 'A qui devons-nous envoyer l'e-mail ?'. Vous pouvez configurer dans les propriétés d'une action de workflow qu'un e-mail soit envoyé à un utilisateur externe lorsque le statut d'une pièce de dossier est modifié dans le workflow.
Exemple : Le client doit approuver quelque chose :
Le comptable envoie une pièce de dossier qui est visible par le client sur le portail de comptabilité. Il souhaite que le client reçoive automatiquement un e-mail lors de l'action Pour approbation du client.
À qui le comptable envoie-t-il cet e-mail ?
- Pièce de dossier avec comme destination l'organisation du client sans personne de contact
Vous envoyez l'e-mail à une personne de l'organisation.
- Pièce de dossier avec comme destination l'organisation du client avec une personne de contact
Vous envoyez l'e-mail à la personne de contact ou à une autre personne de l'organisation.
Exemple :Pièce de dossier pour le client :
Le comptable envoie une pièce de dossier qui est visible par le client sur le portail de comptabilité. Il souhaite que le client reçoive automatiquement un e-mail.
À qui le comptable envoie-t-il cet e-mail ?
- Pièce de dossier avec comme destination l'organisation du client sans personne de contact
Vous envoyez l'e-mail à une personne de l'organisation qui a accès au portail. Vous ne pouvez pas désigner le rôle.
- Pièce de dossier avec comme destination l'organisation du client avec une personne de contact
Vous envoyez l'e-mail à la personne de contact ou une autre personne de l'organisation qui a accès au portail.
Exemple : Le client a envoyé une pièce de dossier et souhaite connaître le statut :
Le client envoie une pièce de dossier qui apparaît dans un workflow du comptable. Dans une actions définie, le compte souhaite informer le client par e-mail que la pièce de dossier s'est vue attribuer un statut spécifique.
À qui le comptable envoie-t-il cet e-mail ?
- Pièce de dossier avec comme destination l'organisation du client sans personne de contact. L'expéditeur est également une personne chez le client.
Vous envoyez l'e-mail à l'expéditeur ou (en guise d'alternative) à une personne de l'organisation qui a accès au portail.
- Pièce de dossier avec comme destination l'organisation du client avec une personne de contact
Vous envoyez l'e-mail à l'expéditeur ou à la personne de contact ou (en guise d'alternative) à une personne de l'organisation qui a accès au portail.
Configurer une action de workflow :
- Allez vers : CRM / Dossier / Configuration / Type de pièce de dossier.
- Ouvrez les propriétés du type de pièce de dossier.
- Accédez à l'onglet : Workflows.
- Ouvrez les propriétés d'un workflow.
- Cliquez sur l'action : pour laquelle vous voulez configurer un e-mail.
- Cliquez en haut sur Propriétés.
- Sélectionnez la case à cocher Envoi messages.
- Sélectionnez la personne à qui vous voulez envoyer l'e-mail. Vous avez le choix entre :
- 1: Utilisateurs de portail de destination avec droits pour tâche
- 2 : Tous les utilisateurs de portail de destination
- 3 : Personne de contact de destination
- 4 : Expéditeur
- Sélectionnez le modèle de message que vous souhaitez utiliser pour envoyer l'e-mail.
- Cliquez sur : OK.
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