Saisie du coût réel par période
Vous utilisez "Coût réel par période" pour pouvoir saisir rapidement les lignes d’une période déterminée. Pour chaque jour, peuvent être définies sur une ligne cinq valeurs au maximum qui se traduisent alors par autant de lignes de coût réel. La fonction de saisie du coût réel par période permet donc de saisir sur une même ligne les données qui devraient être définies dans cinq lignes séparées avec la fonction de saisie du coût réel par ligne. En bas du lay-out de saisie est affiché le nombre total d’heures saisies.
Autorisation de la modification des saisies de coût réel dans un autre lay-out de saisie
Dans les propriétés du lay-out de saisie du coût réel par période, vous pouvez indiquer si vous voulez pouvoir modifier les saisies dans un autre lay-out de saisie.
Autoriser la modification des saisies de coût réel dans un autre lay-out de saisie :
- Allez vers : Généralités / Gestion / Lay-out de saisie.
- Sélectionnez le lay-out de saisie du coût réel par période. Si vous utilisez le lay-out de saisie standard, vous devez en créer un nouveau sur la base du lay-out standard.
- Dans les propriétés du lay-out de saisie, avec les paramètres de l’onglet Paramètres généraux, indiquez comment vous voulez traiter la modification des saisies. Vous pouvez choisir entre :
1 : les saisies créées à l’aide d’un autre lay-out de saisie peuvent être modifiées.
2 : les saisies créées à l’aide d’un autre lay-out de saisie ne peuvent pas être modifiées.
Si vous choisissez le paramètre 2, vous pouvez ajouter de nouvelles lignes à l'aide d'un autre lay-out de saisie, mais vous ne pouvez pas modifier les lignes existantes.
Enregistrement des heures travaillées et autres unités :
- Allez vers : Projets / Coût réel / Coût réel par période.
- Spécifiez la période d’utilisation. :
- Vous pouvez notamment ajouter le champ Phase de projet aux champs de ligne dans le lay-out de saisie. Vous pouvez alors saisir la phase de projet ligne par ligne. Si vous choisissez le traitement de la semaine, la phase de projet est ensuite insérée dans chaque enregistrement généré sur la base de la ligne. Si un projet est lié à la ligne, vous pouvez sélectionner uniquement les phases de projet qui sont liées au projet. Si aucun projet n'est défini, vous pouvez sélectionner une phase de projet quelconque.
- Après la saisie des données dans la sélection de l’écran de saisie, les lignes correspondant à cette sélection sont affichées. S’il n’y avait pas encore de lignes pour la combinaison correspondante d’employé, d’exercice et de période, des lignes "vides" sont générées pour tous les jours de la période pour laquelle les heures sont saisies par défaut. Si, en revanche, des lignes avaient déjà été saisies pour cette combinaison, elles sont affichées.
- Vous saisissez les lignes sous forme de matrix. Les valeurs que vous pouvez saisir dans les lignes dépendent du lay-out utilisé pour l’écran de saisie. Pour chaque jour, cinq valeurs au maximum peuvent être saisies dans une ligne.
- Pour la saisie des heures, vous ne pouvez pas définir une unité inférieure à un multiple de 3 minutes (0,05 heure), pour éviter les différences d’arrondis. 3 minutes correspondent en effet exactement à 0,05 heure, tandis que 1 minute représente 0,01667 heure.
- Cliquez sur : Terminer.
Attention:
Le tableau de saisie du coût réel par période doit être configuré en fonction des exigences et souhaits de l’organisation. Vous utilisez pour cela les possibilités des configurations de champ dans le lay-out de saisie. Il est entre autres possible de remplir les champs avec des valeurs fixes, de façon à ce que l’utilisateur n’ait plus à les saisir. La configuration du lay-out est donc essentielle pour tirer le meilleur parti de cette fonction.
Les lignes saisies dans cette fonction ne sont pas directement visibles dans le coût réel, mais sont sauvegardées dans un fichier séparé. C’est seulement lorsque toutes les données d’une période déterminée ont été définies que la période est clôturée, employé par employé, ce qui indique que toutes les heures et tous les coûts éventuels se rapportant à la période ont été comptabilisés. Une période est donc toujours égale à une période de la table de périodes qui est utilisée avec Profit Projets.
Trois actions sont disponibles dans l’écran de saisie :
Traitement des lignes de coût réel
L'action Traiter permet de traiter les lignes d’une période clôturée. Vous pouvez aussi traiter plusieurs périodes de plusieurs utilisateurs à la fois.
- Projets / Coût réel / Traiter les périodes. Lorsque vous démarrez cette fonction, vous obtenez un aperçu des périodes pas encore traitées de tous les employés.
- Sélectionnez maintenant les périodes et les employés pour lesquels vous voulez traiter les heures.
- Les périodes qui n’étaient pas encore clôturées, sont maintenant automatiquement clôturées, puis traitées.
Par l'intermédiaire des Propriétés, vous pouvez consulter les propriétés d'un enregistrement. Vous démarrez maintenant Coût réel par période, où vous pouvez examiner les données saisies. Vous ne pouvez rien modifier ici.
Si vous avez saisi une phase de projet et/ou un libellé, ces données sont reprises lors du traitement dans toutes les lignes de coût réel générées.
Attention:
Vous ne pouvez ouvrir que les périodes des employés qui n’ont pas encore été traitées.
Clôture d'une période
L’action Clôturer période indique que toutes les heures/unités de la période concernée ont été saisies pour l’employé et que des lignes de coût réel peuvent être créées. Le programme de saisie est automatiquement fermé et les lignes non encore sauvegardées sont directement sauvegardées et marquées comme clôturées. Après la clôture, vous pouvez encore examiner les heures saisies, mais plus les modifier.
Pour avoir la possibilité de voir la différence entre le nombre d'heures saisies et le nombre d'heures prévues (selon l'horaire), vous pouvez insérer dans l'en-tête ou le bas de page du lay-out de saisie Coût réel par ligne le champ Heures horaire. Lors de la sélection (F5), le nombre d’heures prévues selon l’horaire défini dans HRM est affiché dans ce champ.
Si vous avez indiqué qu'il n'y a rien à contrôler, Profit vous demande maintenant si vous voulez clôturer la période. Cliquez sur Oui.
Si, en revanche, vous avez défini un contrôle (Autoriser un dépassement ou Saisie avec clôture), Profit calcule maintenant combien d'heures l'employé devrait travailler au cours de la période concernée sur la base de l'horaire de travail défini dans Profit HRM. Ce nombre d’heures est ensuite comparé au nombre total d’heures saisies dans le coût réel pour la période concernée.
Le cas suivant peut alors se présenter :
- Si le nombre total d'heures saisies dans le coût réel est inférieur au nombre calculé selon l'horaire, un message indique qu'il y a une différence entre le nombre d'heures prévu et le nombre d'heures saisi. La période ne peut pas être clôturée. Cliquez sur OK.
- Si vous avez choisi Comptabiliser en cloturant dans le contrôle d'horaire et que le nombre total d'heures saisies est supérieur au nombre calculé selon l'horaire, vous recevez un message et vous ne pouvez pas clôturer la période.
Si le nombre total d'heures est égal au nombre d'heures calculé selon l'horaire, il vous est demandé si vous voulez clôturer la période. Cliquez sur Oui. - Si vous avez choisi Dépassement autorisé dans le contrôle d'horaire et que le nombre total d'heures saisies est supérieur au nombre calculé selon l'horaire, un message vous indique qu'il y a plus d'heures saisies que prévu. Si le nombre d'heures est égal au nombre d'heures calculé selon l'horaire, il vous est demandé si vous voulez clôturer la période. Cliquez sur Oui.
Attention:
Le contrôle est appliqué uniquement si l'action Clôturer période est exécutée dans un lay-out de saisie Calcul du coût de revient réel par semaine pour lequel a été activé, dans les paramètres généraux, le champ Contrôle horaire (de travail) à la clôture.
Solde de congés
Lors de la saisie de lignes de coût réel, vous avez la possibilité de consulter les soldes de congés des employés. Vous pouvez le faire avec le bouton d’action Solde congés.
Bloquer une période
Dans la table de périodes de Profit Projets, vous pouvez bloquer une période clôturée en sélectionnant la case à cocher Bloqué dans les propriétés de la table de périodes. Vous évitez ainsi que les employés saisissent un coût réel pour une période clôturée. Lors de la saisie d’un coût réel par ligne / par semaine / par période ou sur le Web, Profit vérifie que les heures ne soient pas saisies pour une période bloquée. Ce contrôle a également lieu lors de l’importation de lignes de coût réel. En désélectionnant la case à cocher, vous annulez le blocage.
|
Aller directement à |