Saisie du coût réel par ligne

Vous pouvez définir dans une ligne de saisie l'enregistrement des heures travaillées, du matériel consommé et des autres coûts.

Attention: 

Par défaut, vous ne pouvez saisir dans le coût réel aucun article en stock avec contrôle du stock si vous utilisez l'intégration entre Profit Projets et Profit Gescom. Profit signale dans un message si vous saisissez un tel article. Vous travaillez alors avec clôturer un bon de livraison dans Profit Gescom et Profit le transfère vers le coût réel. En effet, si la case à cocher Gérer stock est sélectionnée dans les propriétés de l'article, un mouvement de stock a lieu lorsque vous créez un bon de livraison ou une facture comptoir/directe (bon de livraison et facture en un même document).

Cependant, si vous souhaitez qu'il soit possible de saisir directement des articles en stock à l'aide du coût réel (sans bon de livraison), vous devez modifier les paramètres du lay-out de saisie avec Généralités / Gestion / Lay-out de saisie. Ouvrez le lay-out de saisie pour Coût réel par ligne et sélectionnez la case à cocher Autoriser articles contrôlant le stock dans l'onglet Paramètres généraux.

Saisir un coût réel par ligne :

1. Allez vers : Projets / Coût réel / Coût réel par ligne.
2. Remplissez les champs dans l'en-tête de la mise en page de saisie

   Vous ne pouvez pas sélectionner Année ou Période si la période et/ou l’année sont clôturées.  

3. Cliquez sur l'action : F5. Sélectionner.

   Si des lignes ont déjà été saisies pour la combinaison employé, exercice et période, vous voyez les lignes existantes sur l'écran de saisie. En bas du programme de saisie, vous voyez le total des heures saisies par jour.

4. Définissez la ligne de saisie.
5. Pour la saisie des heures, vous ne pouvez pas définir une unité inférieure à un multiple de 3 minutes (0,05 heure), pour éviter les différences d’arrondis. 3 minutes correspondent en effet exactement à 0,05 heure, tandis que 1 minute représente 0,01667 heure.

   Lorsque le champ Taxer est intégré dans le lay-out de saisie, vous pouvez y indiquer si vous taxez la ligne à la relation de vente. Ce champ est automatiquement sélectionné lorsque cela est configuré dans le type de travail. Si vous ne souhaitez pas taxer la ligne, désélectionnez ce champ sur la ligne. Dans une ligne d'article, vous pouvez déterminer si vous voulez taxer la ligne. Le paramètre par type de travail importe uniquement s'il est indiqué au niveau du projet que les lignes doivent être taxées. Si vous désélectionnez Taxer au niveau du projet dans l'onglet Facturation, le paramètre n'a plus d'influence par type de travail et toutes les lignes que vous saisissez sur le projet ne sont pas taxées par défaut.

   Vous pouvez sélectionner/chercher un projet avec le bouton de recherche dans Projet. Vous ouvrez ainsi l'affichage 'Projets valides'. Cet affichage montre uniquement les projets que vous pouvez saisir. Ce sont les projets selon les combinaisons valides, des projets non clos et des projets si, en tant que membre de l'équipe du projet, vous pouvez saisir un coût réel pour le projet concerné en fonction des paramètres configurés pour ce projet.

   Si vous saisissez un coût réel sur un projet dont vous êtes un membre de l'équipe, Profit remplit automatiquement le Type de travail. Profit reprend le type de travail préférentiel qui est défini chez vous en tant que membre de l'équipe dans l'équipe. Si le type de travail préférentiel est vide chez vous en tant que membre de l'équipe, Profit reprend la valeur par défaut du rôle de l'équipe du membre de l'équipe. Profit reprend uniquement la valeur du type de travail préférentiel dans le coût réel si vous n'avez pas encore saisi un type de travail dans la ligne de coût réel.

6. Après avoir rempli le dernier champ de la ligne, vous pouvez saisir directement une ligne suivante.

   Lors du traitement d’une ligne de type de travail, Profit vérifie que celle-ci correspond à une combinaison valide existante. Si ce n'est pas le cas, un message vous l'indique. Modifiez alors d’abord les valeurs spécifiées sur la ligne de saisie pour qu’elles correspondent à une combinaison valide.

   En plus de la validité des combinaisons, Profit contrôle si, en tant que membre de l'équipe du projet, vous pouvez saisir un coût réel pour le projet concerné en fonction des paramètres configurés pour ce projet.

7. Reprenez les valeurs de la ligne de saisie précédente dans la (nouvelle) ligne où se trouve le pointeur :
   1. Cliquez sur : Nouveau.
   2. Cliquez sur l'action : Reprendre (ou utilisez le raccourci Ctrl+O).

   .  

   Si la ligne sur laquelle se trouve la sélection comporte déjà des valeurs, celles-ci sont remplacées.

8. Cliquez sur : Terminer. 

   Vous revenez aux champs dans la sélection de l’écran.

9. Fermez l'écran de saisie en cliquant sur Annuler à partir de la sélection de l'écran.

Saisie plus rapide du coût réel avec les paramètres de préférences

Vous pouvez définir des configurations de champ avec une valeur par défaut, afin que celle-ci soit proposée automatiquement.

• Dans le lay-out de saisie, vous pouvez configurer une valeur par défaut à l'aide d'une formule de champ pour l'Année, la Période ou la date. De cette manière, à l'ouverture du lay-out de saisie, l'année et/ou la période est automatique proposée. Vous configurez cela dans le lay-out de saisie pour Coût réel par ligne, sur l'onglet Ligne champs. Sélectionnez ici Année, Période ou date et sélectionnez Valeur par défaut basé s/une formule. Indiquez la formule souhaitée (par exemple [Année]).
• Dans l'élément Généralités / Gestion / Outil d'autorisation, vous pouvez lier un employé à un utilisateur. Si vous avez établi ce lien, Profit peut proposer l'employé automatiquement. L’employé proposé est alors celui lié à l’utilisateur connecté. Dans les configurations de champ, vous définissez Valeur par défaut basé s/une formule, avec la formule [Employé].
• Pendant la saisie, vous pouvez aussi définir une valeur par défaut pour un champ à l'aide du bouton droit de la souris. Pour le champ Année, par exemple, vous définissez Dernière valeur choisie. Lorsque vous configurez ce champ, il vous suffit de remplir la bonne année une seule fois. L'année est ensuite proposée automatiquement chaque fois.

Frais généraux

Si vous avez indiqué dans les paramètres de projet que vous voulez calculer les frais généraux et que vous avez repris un pourcentage de frais généraux pour Type de travail, Groupe de type de travail, Projet ou Groupe de projet, la valeur de ces frais est calculée en fonction du projet et du type de travail lors de la saisie d'une ligne de coût réel ou d'une saisie de projet financière. Dans ce cas, l’ordre suivant s’applique pour déterminer le pourcentage approprié :

1. type de travail
2. groupe de type de travail
3. projet
4. groupe de projet

Le montant des frais généraux est calculé de la manière suivante : montant du prix de revient x pourcentage de frais généraux = montant de frais généraux.

Attention: 

Vous avez la possibilité de modifier le pourcentage de frais généraux proposé. Dans ce cas, vous devez toutefois insérer le champ Pourcentage de frais généraux dans le lay-out de saisie.

Attention: 

Le pourcentage de frais généraux est uniquement calculé si un projet est indiqué dans les saisies. Le montant des frais généraux est sauvegardé dans une ligne séparée du coût réel. Vous ne pouvez pas la modifier. Cette ligne est créée avec le projet figurant dans la saisie source et le type de travail pour les frais généraux dans les paramètres. Une seule ligne de frais généraux est générée par projet et par période.