Configuration de la demande d'offre via le workflow

Vous pouvez envoyer des demandes d'offre aux fournisseurs via le workflow dans le portail client (OutSite). Cela vous permet de communiquer avec eux de manière structurée tout en maîtrisant l'avancement.

Les demandes d'offre sont enregistrées comme type de pièce de dossier Demande d'offre (Profit), avec laquelle le workflow est démarré.

Il vous faut configurer le workflow en ce qui concerne les utilisateurs qui le traitent.

Configurer les utilisateurs/groupes d'utilisateurs dans le workflow Demande d'offre :

1. Allez vers : CRM / Dossier / Configuration / Type de pièce de dossier.
2. Ouvrez les propriétés du type de pièce de dossier Demande d'offre (Profit) (-66).
3. Accédez à l'onglet : Workflows.
4. Ouvrez le workflow Demande d'offre.

   

   Le workflow fourni se présente comme suit. Vous pouvez apporter des modifications vous-même.

5. Cliquez éventuellement sur le signe plus pour apercevoir le workflow complet.
6. Configurez les (groupes d')utilisateurs auxquels les tâches sont destinées :
   1. Cliquez sur la tâche : Pour répondre.
   2. Configurez à droite dans Utilisateurs, sous Tâche destinée à, l'utilisateur/le groupe d'utilisateurs à qui vous souhaitez attribuer cette tâche.
   3. Cliquez sur la tâche : A traiter.
   4. Configurez l'utilisateur/le groupe d'utilisateurs à qui vous souhaitez attribuer cette tâche.
   5. Configurez éventuellement un groupe d'utilisateurs/rôle comme gestionnaire de ce workflow spécifique, différent du gestionnaire de tâche de workflow de l'environnement. Ou configurez un gestionnaire de workflow différent par tâche.
7. Configurez les modèles de messages si vous souhaitez communiquer avec la relation d'achat via OutSite. Vous pouvez ajouter les modèles de messages à l'avance ou pendant que vous configurez cette tâche.
   1. Cliquez sur la tâche : Pour évaluation.
   2. Sélectionnez la case à cocher Envoyer si une pièce de dossier arrive dans cette tâche.
   3. Sélectionnez l'une des options avec utilisateurs de portail dans Oui.
   4. Sélectionnez le modèle de message déjà ajouté dans Modèle de message.

   Ou cliquez sur le champ pour ajouter un nouveau modèle de message :

   1. Cliquez sur : Nouveau.

      Le nouveau modèle de message a déjà le type approprié, Action de workflow.

   2. Saisissez le libellé . 
   3. Cliquez sur : Suivant.
   4. Continuez de remplir le modèle de message comme à l'accoutumée.
8. Configurez les autres tâches/actions, où cela s'avère nécessaire.
9. Publiez le workflow.
10. Fermez l'éditeur de workflow. 
11. Lorsque vous avez tout configuré pour les demandes d'offre, vous pouvez éventuellement encore configurer le workflow d'évaluation de l'offre d'achat.

    Si vous ne souhaitez pas l'utiliser, vous pouvez ajouter l'offre d'achat.