Configuration d'un stock dans plusieurs administrations de stock

Lors de la configuration du stock dans plusieurs administrations, vous activez la fonctionnalité, ajoutez le(s) type(s) d'intégration et liez les administrations aux nouveaux entrepôts. Il peut également être nécessaire de transférer des marchandises vers les nouveaux entrepôts.

Description

Dans un même environnement, vous pouvez tenir un stock dans plusieurs administrations, la valeur du stock par administration étant indiquée dans le bilan.

Sur Profit, vous commencez normalement dans un seul environnement avec une seule administration dans laquelle vous journalisez le stock et la facturation. Avec Profit , vous pouvez gérer plusieurs administrations financières dans un seul environnement.
Pour la journalisation des factures d'achat et de vente, vous pouvez spécifier par défaut une administration spécifique par transaction (sans activation supplémentaire dans les propriétés de l'environnement). Pour la ventilation des écritures comptables du stock, vous devez d'abord effectuer une activation pour vous assurer que toutes les écritures comptables ne sont pas traitées dans une seule administration. Cette activation est Stock dans plusieurs administrations.

Au niveau de l'entrepôt, vous mettez en place l'administration à laquelle l'entrepôt appartient. Le stock sera transféré via un compte courant entre les différentes administrations.

La reconfiguration du stock en plusieurs administrations commence par l'activation de la fonctionnalité. Vous ajoutez ensuite les types d'intégration par administration. Vous ajoutez alors des groupes d'articles, dans lesquels vous indiquez si des articles de stock peuvent être présents dans le groupe d'articles concerné. Vous indiquez également si les articles en stock peuvent être inventoriés et/ou rapprochés. Sélectionnez ensuite les comptes grand livre devant être utilisés pour les postes journal des stocks transmis à Profit Comptabilité.

Attention: 

Toute personne autorisée à ajouter de nouveaux entrepôts peut utiliser cette fonctionnalité.

Fonctionnalité Activer plusieurs administrations de stock

Cette fonctionnalité n'est pas disponible par défaut, vous devez l’activer pour cela. Effectuez de préférence l'activation à la fin de la journée de travail ou le week-end. Une conversion aura toujours lieu pendant le processus d'activation et les employés ne pourront pas travailler dans Profit pendant cette conversion. Il est recommandé de tester d’abord une nouvelle activation dans un environnement de test avant de l'implémenter dans l'environnement réel.

Nom de l’activation à effectuer :

• Stock dans plusieurs administrations

  Attention: 

  L'activation de cette fonctionnalité n'est possible que si les conditions suivantes sont remplies :

• La fonctionnalité Stock est activée.
• La fonctionnalité Journaliser les stocks est activée.
• La fonctionnalité Multi-dépôt est activée.
• Le travail avec plusieurs administrations a été configuré.
• Activez ensuite Stock dans plusieurs administrations.

Activation dans un environnement.

Configuration d'intégration pour Plusieurs administrations de stock

Si vous avez activé la fonctionnalité Stock dans plusieurs administrations, et que vous avez relié les entrepôts à différentes administrations, vous configurez généralement deux types d'intégration.

Les types d'intégration vous permettent de définir comment vous voulez journaliser une certaine fonctionnalité dans Profit Comptabilité. Dans le type d'intégration, vous indiquez dans quel journal les écritures comptables de stock doivent aboutir et quel libellé doit être utilisé dans les écritures comptables.

Pour chaque administration dans laquelle vous tenez du stock, configurez le type d'intégration Stock .

Voir également : Configurer le type d'intégration pour plusieurs administrations dont 1 avec stock

Si vous tenez un stock dans les deux administrations A et B et que vous journalisez également les factures dans les deux pour l'autre administration, vous devez ajouter les types d'intégration pour les deux administrations :

• Stock (07)
• Compte courant de stock (13)

Si vous transférez un stock d'une administration à une autre, vous devez remplir le compte courant pour le transfert de stock dans les deux administrations dans type d'intégration Stock .

Vous devez être autorisé pour l’ajout et la configuration des types d'intégration.

Configurer le type d'intégration ‘Stock’ pour plusieurs administrations de stock :

1. Allez vers : Généralités / Configuration / Paramètres intégration / Type intégration.
2. Cliquez sur : Nouveau. 
3. Sélectionnez un Administration.
4. Sélectionnez Stock dans Type intégration.
5. Sélectionnez le journal dans lequel les écritures comptables doivent être enregistrées. Suivant le type d'intégration choisi, vous devez sélectionner un journal du type Journal de stock, ou sélectionner Divers.
6. Sélectionnez le journal dans lequel les notes de crédit doivent être enregistrées. Suivant le type d'intégration choisi, vous devez sélectionner un journal du type Journal de stock, ou sélectionner Divers.
7. Pour le type d'intégration Stock , la description standard est celle qui est utilisée pour la comptabilité.
8. Sélectionnez sur Prix de revient c/c vente le compte du grand livre correct si vous livrez des marchandises de l’administration et que les factures seront enregistrées par une autre administration.
9. Sélectionnez éventuellement le bon compte de grand livre dans Transfert stockage c/c si vous allez transférer vers une autre administration avec stock.
10. Cliquez sur : Terminer. 

Configurer le type d'intégration ‘Compte courant de stock pour plusieurs administrations de stock :

Si vous livrez des marchandises d'une administration et que les factures sont comptabilisées par une autre administration, vous configurez (également) le type d'intégration 13 - Compte courant de stock dans ces administrations. Pour le type d'intégration Stock (07), vous devez alors spécifier le compte courant pour le transfert de stock.

1. Allez vers : Généralités / Configuration / Paramètres intégration / Type intégration.
2. Cliquez sur : Nouveau. 
3. Sélectionnez Administration.
4. Sélectionnez Type intégration 13 - Compte courant de stock.
5. Sélectionnez le journal dans lequel les écritures comptables doivent être enregistrées. Suivant le type d'intégration choisi, vous devez sélectionner un journal du type Journal de stock, ou sélectionner Divers.
6. Pour le type d'intégration Stock, la description standard est celle qui est utilisée pour la comptabilité.
7. Sélectionnez dans Prix de revient c/c vente le bon compte de grand livre.
8. Sélectionnez dans Transfert stockage c/c le bon compte de grand livre.
9. Cliquez sur : Terminer. 

Relier les entrepôts à la bonne administration de stock

Pour pouvoir travailler avec plusieurs administrations de stock, les entrepôts doivent être reliés à la bonne administration de stock.

Il n'est pas autorisé de changer l'administration déjà liée à un entrepôt si les changements y ont déjà été journalisés. Vous devez donc créer un nouvel entrepôt pour les entrepôts existants que vous souhaitez journaliser dans une autre administration des stocks.

Consulter l'administration liée à l'entrepôt :

1. Allez vers : Gestion commerciale / Stock / Entrepôt.
2. Ouvrez les propriétés de l’entrepôt.
3. Accédez à l'onglet : Généralités.
4. Sous la rubrique Administration entrepôt dans le champ Administration vous pouvez voir l'administration créée.

Configurer le nouvel entrepôt sur nouvelle/autre administration de stock :

Si vous passez d'une administration avec stock à plusieurs administrations avec stock, vous devez ajouter un nouvel entrepôt. En ajoutant l'entrepôt, vous configurez la nouvelle/autre administration.

1. Allez vers : Gestion commerciale / Stock / Entrepôt.
2. Cliquez sur : Nouveau. 
3. Configurez l’administration.
4. Complétez les autres champs.
5. Fermez l’assistant.
6. Vous voyez alors un message sur le type d'intégration Stock.
7. Cliquez sur : OK. 

Transférer des marchandises d'un ancien entrepôt :

Après avoir ajouté le nouvel entrepôt, vous pouvez transférer tout ou partie des marchandises de l'entrepôt d'origine.

1. Suivez la procédure standard pour le transfert de stock.

Bloquer l'ancien entrepôt :

Une fois que vous avez transféré les marchandises de l'ancien entrepôt, vous pouvez bloquer cet entrepôt si vous ne l'utilisez plus.

1. Suivez la procédure standard pour le blocage d’un entrepôt.

Journalisation des saisies de stocks

Lors de la journalisation du stock, l'administration est récupérée par le biais de l'entrepôt qui se trouve dans la table des mouvements. Celle-ci permet de gérer toutes les saisies logistiques, p. ex., des commandes de vente, des bons de livraison, des factures et des réceptions de marchandises. Les mouvements de stock sont donc maintenant aussi agrégés au niveau de l'administration (outre l'agrégation habituelle). Lors de la journalisation, le premier écran affiche le type d'intégration Voorraad (07) pour chaque administration pour laquelle il est configuré. Par le biais d'une sélection multiple, vous pouvez indiquer ici pour quelle(s) administration(s) le stock est journalisé.

La valeur du stock est journalisée à la date du système (date de la journalisation). Vous ne pouvez pas spécifier une date différente pour effectuer les saisies de stock journalisées à une autre date.

Si la facture est enregistrée dans la même administration que les saisies de stock, l'écriture comptable est identique à la situation actuelle, en utilisant le type d'intégration de l'administration concernée.

Voir aussi les écritures comptables pour l’achat, la ventes et les saisies de stock manuelles sans administrations de stock (c'est-à-dire si l'activation Stock dans plusieurs administrations n'est pas activée) et avec les nouvelles écritures comptables.

Attention: 

Si, pendant la journalisation d'une facture, des saisies au compte courant sont effectuées, le libellé de cette saisie doit mentionner à quelle administration appartient la saisie au compte courant.

Vente : [vrd] Prix de revient - Adm:A - ArtGrp:xxx

Achat : [vrd] Achat - Adm:B - ArtGrp:xxx

Journalisation des saisies de stock :

1. Allez vers : Gestion commerciale / Gestion / Journaliser.
2. Sélectionnez les administrations pour lesquelles vous souhaitez journaliser le stock.
3. Cliquez sur : Suivant. 
4. Cliquez sur : Terminer. 

   L'écran d'avancement affiche l'avancement de la journalisation des saisies de stock.

5. Cliquez sur : OK. 
6. Consultez éventuellement les exemples d'écritures comptables pour l’ achat, la vente et les saisies de stock manuelles.

Exemple d'écritures comptables pour l'achat (plusieurs administrations de stock)

Vous pouvez voir ci-dessous par un exemple les écritures comptables qui sont générées, d'abord pour l’achat avec Stock dans plusieurs administrations et ensuite, à titre de comparaison, pour l’achat sans Stock dans plusieurs administrations.

Dans cet exemple, nous partons du principe que les groupes d'articles sont configurés d'une certaine manière. Consultez la configuration dans les groupes d'articles.

Exemple : Achat - Commande Administration B, livraison dans l'Administration A

Dans cet exemple, Meubelle Holding comprend deux sociétés d'exploitation : A et B, avec chacune deux entrepôts. Les entrepôts sont définis dans Profit au niveau de l'environnement et liés à une administration.

Dans l'administration B, les marchandises sont commandées auprès d'un fournisseur. Les marchandises seront livrées dans l'entrepôt 1 qui relève de l'administration A.

Saisie :

• Livraison dans l'entrepôt 1 de l'administration A.
• Journalisation de la facture dans l'administration B.

  Écriture comptable :

• Les nouvelles écritures comptables sont créées via le compte courant (RC).

Écritures comptables pour l'Achat avec plusieurs administrations de stock

Écritures comptables pour lesquelles la fonctionnalité Stock dans plusieurs administrations est activée.

Attention: 

Dans cet exemple, l'administration A et l'administration B peuvent également être inversées, ou être lues comme administration C et D, etc.

Exemple de journalisation pour la vente (plusieurs administrations de stock)

Vous pouvez voir ci-dessous par un exemple les écritures comptables qui sont générées par la vente, d'abord pour la vente avec Stock dans plusieurs administrations et ensuite, à titre de comparaison, pour la vente sans Stock dans plusieurs administrations.

Dans cet exemple, le Holding comprend deux sociétés d'exploitation : A et B, avec chacune deux entrepôts. Les entrepôts sont définis dans Profit au niveau de l'environnement et liés à une administration.

Dans l'administration B, une commande du client est enregistrée. Le client commande 2 disques durs. Il n'y a pas de disques durs en stock dans l'entrepôt 2 de l'administration B. Les disques durs sont fournis à partir de l'entrepôt 1 de l'administration A.

Ceci occasionne les saisies suivantes :

• Livraison de l'entrepôt 1 (administration A),
• Journalisation de la facture (c'est-à-dire création de poste ouvert) dans l'administration B.

  Attention: 

  Dans cet exemple, l'administration A et l'administration B peuvent également être inversées, ou être lues comme administration C et D, etc.

Dans cet exemple, nous partons du principe que les groupes d'articles sont configurés d'une certaine manière. Consultez la configuration dans les groupes d'articles.

Ceci occasionne les écritures comptables suivantes :

Journalisation des transferts de stock avec plusieurs administrations de stock

Si vous travaillez avec plusieurs administrations de stock, les transferts d'entrepôt entre administrations doivent également être journalisés.

Par définition, une ligne de transfert de stock à journaliser entre deux administrations de stock va vers ou depuis le compte courant.

Le compte courant utilisé est récupéré dans le champ Transfert stockage c/c dans le type d'intégration 07 Stock pour l'administration concernée.

Dans les exemples de transferts de stock ci-dessous, Meubelle Holding comprend deux sociétés d'exploitation : A et B, avec chacune deux entrepôts. Les entrepôts sont définis dans Profit au niveau de l'environnement et liés à une administration.

Exemple : Transfert au sein de la même administration

Il y a trois disques durs en stock dans l'entrepôt 1 de l'administration A. Il y a un seul disque dur en stock dans l’entrepôt 2.

Saisie :

• Transfert de M1 à M2 (entrepôts au sein de la même administration)

  Écriture comptable :

• Pas d'écriture comptable par le transfert manuel
• Mais bien une écriture comptable, dans des cas spécifiques, par le transfert d'entrepôt

Écritures comptables lors du transfert de stock au sein d'une même administration par le transfert d'entrepôt

Dans certains cas, Profit effectue des écritures comptables du déplacement d'entrepôt. Par exemple, si les saisies ont lieu le même jour et dans la même administration, il n'y aura pas d'écriture comptable puisque les saisies s'annulent mutuellement. S'il y a plus de temps entre les saisies et que vous commencez à journaliser entre-temps, Profit fera deux écritures comptables. Ceci est particulièrement important en cas de clôture de la période.

Exemple : Transfert de l'administration A à l'administration B

Il y a huit processeurs en stock dans l’entrepôt 2. Il y a deux processeurs en stock dans l’entrepôt 3.

Saisie :

• Transfert de M2-Leusden à M1-Zwolle (entrepôts dans différentes administrations)

  Écriture comptable :

• Nouvelles écritures comptables via le compte courant.

Écritures comptables lors du transfert de stock entre deux administrations différentes

Lors de la journalisation du deuxième exemple, les écritures comptables suivantes sont générées :

Voir aussi :

• Configurer plusieurs administrations dont une seule avec stock