Werken met het Admin Center

Dit artikel bevat alle informatie over het gebruik van het Admin Center.

Het Admin Center is bedoeld voor accountants en administratiekantoren. Zij kunnen met deze functie zonder tussenkomst van AFAS:

  • Klanten, administraties en gebruikers toevoegen.
  • Klanten verdelen over de eigen medewerkers.
  • Per klant de werkvoorraad inzien en afhandelen.
  • De huisstijl voor jaarrekeningen instellen.

Wij raden sterk aan om, voordat je met SB aan de slag gaat, eerst onze geweldige cursus SB Accountant/Administrateur te volgen.

Let op

Voordat je met het Admin Center kunt werken moet je dit eerst eenmalig inrichten.

Admin Center inrichten.

Na bovenstaande voorbereiding kan je jouw klanten en de gebruikers bij deze klanten toevoegen en verdelen over je medewerkers. Zodra dat is gebeurd kan je gebruik maken van de handige werkvoorraad.

Inhoud

Klant toevoegen (Admin Center)

In het Admin Center zijn klanten de ondernemingen waarvoor een accountant of administratiekantoor de administratie (deels) voert.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.
  1. Ga naar Nieuwe klant toevoegen.
  2. Vul een unieke Naam in.
  3. Vul het Unieke klantdeel url in.

    Dit is standaard de Naam, maar met kleine letters.

    Wij genereren automatisch de Url waarmee deze klant toegang heeft tot SB.

  4. Selecteer een Licentie.

    Let op

    De licentie bepaalt welke functionaliteit een gebruiker beschikbaar heeft. Je kunt deze achteraf, binnen bepaalde voorwaarden, nog wijzigen.

  1. Selecteer de gewenste Methode starten administratie.
    • Nieuwe administratie via Auditfile of Profit Migratie.

      Gebruik deze optie als je de administraties van deze klant wilt migreren vanuit Profit of Profit SB, of als je een Auditfile uit een ander product wilt importeren (TwinField, Exact Online, Snelstart of Profit).

    • Handmatig (met beginbalans).

      Gebruik deze optie als je de administratie van deze klant wilt starten met het invullen van een beginbalans, of voor ondernemingen die net zijn gestart.

    Raadpleeg de Keuzehulp: Administratie toevoegen als je het niet zeker weet.

  2. Vul een E-mailadres in.
  3. Vul een Telefoonnummer in.

    Deze gegevens kan je gebruiken als je contact wilt opnemen met deze klant.

  4. Selecteer eventueel een Beconnummer.

    Meer informatie over beconnummers.

  5. Selecteer eventueel een Klantgroep.

    Meer informatie over klantgroepen.

    Als je de klantgroep volledig hebt ingericht worden de volgende drie velden automatisch ingevuld. Je kunt de volgende drie stappen dan overslaan.

  6. Selecteer eventueel een Intern verantwoordelijke.

    Deze medewerker ziet de klanten die aan deze klantgroep zijn gekoppeld in Mijn werkvoorraad.

  7. Selecteer eventueel een Contactpersoon.

    Dit is de medewerker die verantwoordelijk is voor het beantwoorden van eventuele vragen over een jaarrekening.

    Wij tonen deze medewerker standaard onder de opdrachtbrief bij de jaarrekening.

  8. Selecteer eventueel een Samensteller jaarrekening.

    Je kunt dit veld zelf toevoegen aan de opdrachtbrief voor de jaarrekening.

    Dit kan je doen als een bepaalde medewerkers de vragen over de jaarrekening beantwoord, maar een andere medewerker de jaarrekening heeft samengesteld.

    Let op

    Je kunt deze drie velden pas vullen nadat je medewerkers hebt toegevoegd.

  9. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen.

    Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

    Op de achtergrond wordt de url voor toegang tot SB gegenereerd en een aantal standaardgegevens toegevoegd. Dit kan een paar minuten duren.

Medewerker aan Klant koppelen

Na het toevoegen van een klant en jouw medewerkers is het tijd om deze aan elkaar te koppelen.

  • Een medewerker die aan een klant is gekoppeld ziet de administraties van deze klant in de Werkvoorraad. Deze medewerker ziet deze administraties niet in Mijn werkvoorraad.
  • Een medewerker die aan een klant is gekoppeld als intern verantwoordelijke ziet deze administraties in Mijn werkvoorraad.

    Let op

    Wil je niet bij iedere klant opnieuw medewerkers hoeven te koppelen en intern verantwoordelijken te selecteren? Overweeg dan het gebruik van klantgroepen.

    Meer informatie over klantgroepen.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.
  1. Ga naar Klanten.
  2. Open de gewenste Klant.
  3. Klik op de inhoudsopgave Medewerkers (Accountant).
  4. Selecteer de gewenste Medewerkers.
  5. Klik op Koppel medewerker(s).

Administratie toevoegen

Na het toevoegen van klanten kan je administraties toevoegen.

Iedere klant heeft minimaal één en in geval van BV's minimaal twee administraties.

Let op:

Toevoegen van een administratie is alleen nodig wanneer deze niet overgezet is vanuit een vorig boekhoudpakket, of als je een nieuwe administratie aan een bestaande klant wilt toevoegen.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.
  1. Ga naar Klanten.
  2. Open de gewenste Klant.
  3. Klik op de inhoudsopgave Administraties.

    Let op:

    Selecteer in de wizard nieuwe administratie een logo. Dit logo wordt afgebeeld in de Werkvoorraad, waardoor je jouw klanten eenvoudiger kunt herkennen.

Gebruiker toevoegen

Na het toevoegen van een klant en het koppelen van de eigen medewerkers is het tijd om de gebruikers toe te voegen die toegang moeten krijgen tot de administratie.

Let op

Het is mogelijk om maximaal twee gebruikers toe te voegen aan een klant met een 2Gether licentie.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.
  1. Ga naar Klanten.
  2. Open de gewenste Klant.
  3. Klik op de inhoudsopgave Gebruikers (Klant).
  4. Klik op Nieuw (N).
  5. Vul de volledige Naam van deze persoon in.
  6. Vul een E-mailadres in.
  7. Vul eventueel een Upn in.

    Doe dit alleen als deze medewerker inlogt op een andere identity provider dan AFAS Online.

  8. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Gebruikers uitnodigen voor werken met SB

Na het toevoegen van gebruikers kan je deze uitnodigen om gebruik te maken van SB. Je hebt hierin twee keuzes:

  • Voeg eerst alle administraties toe en richt deze in voor gebruik door de klant. Verstuur daarna de uitnodiging.
  • Nodig de gebruiker direct na het toevoegen uit wanneer deze zelf de administraties toevoegt en inricht.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.
  1. Ga naar Klanten.
  2. Open de gewenste Klant.
  3. Klik op de inhoudsopgave Gebruikers (Klant).
  4. Selecteer de gewenste Gebruikers.
  5. Klik op de actie Uitnodigen voor SB.

    De standaardteksten voor Gebruiker uitnodiging worden ingevuld.

    Let op

    Het aanpassen van standaardteksten voor uitnodigingen kan alleen in het Admin Center.

    In een administratie wordt de laatst gebruikte tekst voor een uitnodiging hergebruikt voor de volgende uitnodiging.

    Meer informatie over het aanpassen van standaardteksten in het Admin Center.

  6. Vul eventueel een ander Onderwerp in.
  7. Vul eventueel een ander Bericht in.

    Bepaal de gewenste opmaak en voeg eventueel velden toe.

    Klik op Verzenden.

Gebruikers uitnodigen voor werken met AFAS Link

Na het toevoegen van gebruikers kan je deze uitnodigen voor het gebruik van AFAS Link.

AFAS Link is een app die gemaakt is voor de communicatie tussen een administratiekantoor en haar klanten.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.
  1. Ga naar Klanten.
  2. Open de gewenste Klant.
  3. Klik op de inhoudsopgave Gebruikers (klant).
  4. Selecteer de gewenste Gebruikers.
  5. Klik op de actie Uitnodigen voor AFAS Link.

    De standaardteksten voor Gebruiker uitnodiging Link App worden ingevuld.

    Let op

    Het aanpassen van standaardteksten voor uitnodigingen kan alleen in het Admin Center.

    In een administratie wordt de laatst gebruikte tekst voor een uitnodiging hergebruikt voor de volgende uitnodiging.

    Meer informatie over het aanpassen van standaardteksten in het Admin Center.

  6. Vul eventueel een ander Onderwerp in.
  7. Vul eventueel een ander Bericht in.

    Bepaal de gewenste opmaak en voeg eventueel velden toe.

  8. Klik op Verzenden.

Werkvoorraad

De werkvoorraad laat per administratie zien:

  • Hoeveel documenten klaarstaan in de Mailbox of Scanbox.
  • Hoeveel bankmutaties nog niet zijn afgeletterd.
  • Hoeveel btw-aangiften klaarstaan om te verzenden.
  • De status van de eerstvolgende btw-aangifte.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.

Naar aanleiding van de wensen van onze accountants en administratiekantoren kunnen hier in de toekomst meer gegevens aan worden toegevoegd.

  1. Ga naar Werkvoorraad .
    • De weergave Mijn werkvoorraad laat de administraties van de klanten zien waar jij gekoppeld bent als Intern verantwoordelijke.

      Meer informatie over het instellen van intern verantwoordelijken per klantgroep of klant.

    • De weergave Werkvoorraad laat de administraties zien van de klanten waar jij aan bent gekoppeld, maar niet als intern verantwoordelijke.

    Let op

    Zie je geen administraties in de werkvoorraad?

  • Voeg administraties toe.
  • Wissel naar de weergave Werkvoorraad. Misschien ben je aan geen enkele klant gekoppeld als intern verantwoordelijke.

  1. Klik op een Administratie om de startpagina te openen.
  2. Klik op een Klant om deze te openen in het Admin Center.
  3. Klik op een getal bij Mailbox, Scanbox, Bankmutaties, Vragen of Volgende btw-aangifte om direct naar deze functie in de betreffende administratie te springen.
  4. Klik op Notities om bijvoorbeeld een aanwijzing over deze administratie toe te voegen.

    Bepaal de gewenste opmaak en voeg eventueel velden toe.

Zie ook