Werken met Administraties

In SB kan je binnen een klantomgeving één of meerdere administraties toevoegen. In een administratie voer je de eigenlijke boekhouding. Je gebruikt meerdere administraties bijvoorbeeld als een onderneming deel is van een holdingstructuur met werkmaatschappijen.

Vragen

Heb je vragen tijdens het proces van inrichten: heel veel vragen voorkomen we met rondleidingen, die je stap voor stap meenemen door de functionaliteit.

Hoe je een rondleiding start vind je hier.

Mocht je toch geen antwoord vinden, dan kun je een incident insturen bij AFAS Support.

Boekhoudtermen

Wat is btw? Wat is liquiditeit? Antwoord op deze vragen en veel meer boekhoudtermen, vind je terug in onze SB Kennisbank. In deze kennisbank leggen wij allerlei basis boekhoudtermen uit.

Inhoud

Administratie toevoegen

Weet je nog niet hoe je een administratie kunt of wilt starten?

Raadpleeg dan de Keuzehulp: Administratie toevoegen.

Wanneer je wilt starten met AFAS SB, dan voeg je eerst een zogenaamde Klant toe. Let op: dit is niet hetzelfde als de klanten waar je facturen naartoe stuurt. De klant waar we het hier over hebben is een onderneming die een licentie heeft afgenomen bij een accountant/administratiekantoor of direct bij AFAS. Het is dus eigenlijk een klant van de accountant of van AFAS.

Klant van accountant: jouw accountant voegt jou als klant toe in het zogenaamde Admin Center waarin zij alle klanten kunnen beheren.
Klant van AFAS: AFAS voegt jou als klant toe in haar eigen beheeromgeving.

Binnen een klant worden één of, in het geval van een holdingstructuur, meerdere administraties toegevoegd.

Tijdens het toevoegen van een klant maak je éénmalig de keuze hoe je de administraties wilt toevoegen. Dit kan op drie manieren.

Optie 1: Volledige migratie uit Profit

De Profit migratie zorgt ervoor dat in vergelijking met andere manieren om een administratie te starten de meeste gegevens van Profit naar SB worden overgenomen. Dit betreft onder andere:

Administratie-instellingen, zoals bankrekeningen inclusief eventuele koppelingen en e-mailinstellingen.
Stamgegevens, zoals klanten, crediteuren en verkoopproducten.
Procesgegevens, zoals verkoopfacturen, inkoopfacturen, openstaande posten, vaste activa en btw-aangiften.
Financiële gegevens, zoals journaalposten en beginbalansen. Je grootboekrekeningschema zal worden gemigreerd naar het standaard grootboekrekeningschema van SB.

Wij bevelen deze methode aan om de volgende redenen:

Voorafgaand aan de migratie wordt de administratie in Profit uitgebreid gecontroleerd op consistentie met behulp van signalen. Dit is noodzakelijk om aansluiting tussen de subadministraties en de boekhouding te waarborgen; iets wat in SB verplicht is.
De gemigreerde administratie in SB lijkt het meest op wat je in Profit gewend was.
Na de migratie hoef je zo weinig mogelijk in te richten, omdat wij waar mogelijk alle instellingen overnemen. Ook bijvoorbeeld de bankkoppeling.
Het is mogelijk om historische gegevens van voorgaande boekjaren te migreren, waardoor je hiervoor niet meer in Profit hoeft te kijken.
De bijlagen van het lopend jaar bij de in- en verkoopfacturen komen mee in de migratie. De overige dossieritems en bijlagen zijn het eerste jaar volledig inzichtelijk in de Profit-omgeving waarvandaan gemigreerd is middels een kosteloze inkijklicentie. Daarna wordt deze gearchiveerd en is de data op aanroep te benaderen.

Deze optie vergt de meeste voorbereiding, maar neemt wel de meeste gegevens netjes over. Dit komt met name doordat verschillende processen in SB sterker aan elkaar gekoppeld zijn dan in Profit. Hierdoor kunnen in SB geen verschillen ontstaan in de cijfers van deze gekoppelde processen. Wanneer je de voorbereiding goed uitvoert vergt deze optie achteraf het minste nawerk.

Gebruik deze optie als je administratie hiervoor gevoerd is in Profit, netjes in balans is en je de historische gegevens van meerdere jaren wilt overnemen.

Kies je deze optie, vervolg dan het proces op de pagina Migratie van Profit naar SB.

Optie 2: Auditfile

Een Auditfile bevat alle essentiële gegevens over je boekhouding van een bepaald boekjaar. De import van een Auditfile zorgt ervoor dat zo veel mogelijk gegevens van een vorig softwarepakket naar SB worden overgenomen, maar niet alles, omdat sommige informatie in een auditfile ontbreekt. Wij nemen onder andere de volgende gegevens over:

Administratie-instellingen, zoals bankrekeningen.
Stamgegevens van klanten en crediteuren.
Procesgegevens, zoals verkoopfacturen, inkoopfacturen en openstaande posten.
Financiële gegevens, zoals grootboekrekeningschema, journaalposten en beginbalansen.

Wij ondersteunen op dit moment het importeren van een Auditfile uit de volgende softwarepakketten:

Profit (een migratie heeft altijd de voorkeur, omdat we hierbij veel meer gegevens overnemen en een paar andere redenen die we hieronder noemen).
TwinField
Exact Online
Multivers
Snelstart

Gebruik deze optie in een van de volgende situaties:

Je vorige administratie is netjes in balans en was gevoerd in Exact Online, Multivers, Snelstart of TwinField.
Je vorige administratie is gevoerd in Profit, netjes in balans, maar je wilt iets minder tijd in de voorbereiding steken dan bij de Profit Migratie.

De auditfile moet extensie XAF hebben en versie 3.2 zijn.

Het importeren van Auditfiles uit andere producten voegen wij op een later moment toe op basis van de belangstelling vanuit onze (potentiële) klanten.

Let op:

Het starten van een nieuwe administratie op basis van een Auditfile kan alleen zolang een Klant niet is vrijgegeven.

Zodra een klant is vrijgegeven kan een nieuwe administratie alleen nog worden toegevoegd op basis van een beginbalans.

Aandachtspunten

Een auditfile bevat gegevens over één boekjaar. Daardoor is het importeren van historie beperkt tot het vorige boekjaar.
Een auditfile bevat niet alle informatie om de administratie één op één over te nemen uit het andere softwarepakket. Zo staan gegevens voor de subadministraties voor vaste activa en btw en de afletteringen van openstaande posten niet in de Auditfile. Deze kunnen we daarom ook niet overnemen naar SB.
Btw-aangiften en suppleties zijn pas mogelijk vanaf de eerste volledige btw-periode die in SB is geboekt. Dus niet voor perioden die via de Auditfile worden geïmporteerd.
Als je importeert vanuit een Profit-omgeving waarin meerdere administraties bestaan, dan gaan alle organisaties en personen uit die Profit-omgeving mee in iedere Auditfile. Dit betekent voor het overzetten van een boekhoudfabriek omgeving (waarbij alle klanten en administraties in één omgeving zitten) dat alle klanten/leveranciers van alle administraties meegaan in de auditfile. Dit is één van de redenen waarom wij voor Profit altijd een migratie aanraden.
In een Auditfile ontbreekt de informatie over welke bankmutatie bij welke openstaande post hoort. Wij proberen daarom tijdens het importeren op basis van de beschikbare informatie de koppeling tussen betalingen en openstaande posten zo goed mogelijk te leggen. Wanneer echter in een bankmutatie de informatie om deze koppeling te leggen ontbreekt, bijvoorbeeld omdat een factuurnummer ontbreekt, dan boeken wij tijdens het importeren deze openstaande posten op grootboekrekening 2302: Vraagposten. In SB blijven deze openstaande posten daarom openstaan. In stap 4 hieronder beschrijven we hoe je dit verder afhandelt.

Kies je deze optie, vervolg dan het proces op de pagina Auditfile importeren in SB.

Optie 3: Starten met beginbalansen

Je begint in SB met een lege administratie. Dit is de meest eenvoudige variant, zonder historie. Je boekt alleen de saldi van verschillende onderdelen om aan te sluiten op de eindsituatie van het vorige product (zoals TwinField, Exact online, Moneybird, Informer, WeFact en dergelijke).

Kies je deze optie, dan ga je verder met stap 2 op deze pagina.

Weet je het al? Ga dan direct naar een van de volgende onderwerpen.

Essentiële basisinrichting

Nadat je een administratie hebt toegevoegd moet je een aantal zaken instellen die van belang zijn om met SB te kunnen werken. Dit onderwerp kan je hierbij als checklist gebruiken.

Ook als jouw administratie vanuit AFAS Profit is gemigreerd, of gestart is met een Auditfile raden wij aan om dit onderwerp te doorlopen als checklist bij de controle.

Algemene basisinrichting

E-mail instellen
Het instellen van jouw e-mailserver is noodzakelijk om uitnodigingen, verkoopfacturen, offertes, incassomachtigingen en betalingsherinneringen te kunnen e-mailen. Omdat hier verschillende keuzes in te maken zijn hebben we dit op een aparte pagina gezet.
Bankkoppeling activeren (ABN Amro, Knab, ING, Rabobank)
Dit is alleen noodzakelijk bij de opties Auditfile en Beginbalans. Deze koppeling wordt automatisch meegenomen met de Profit migratie. Ook deze informatie staat op een aparte pagina.

Beginbalans Bank en Kas toevoegen.

Wanneer je een bankrekening hebt toegevoegd waar al een saldo op staat, of waar al betalingen vandaan of naartoe onderweg zijn moet je deze beginbalans invullen.

Let op

Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.

Deze functie is met name bedoeld voor administraties die handmatig zijn toegevoegd.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.

Beginbalans bankrekening invullen

Ga naar Beginbalans bank.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.

Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
2. Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
3. Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
  
  Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
  Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
2. Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
3. Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :

Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
2. Klik op Toon alles.
3. Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
4. Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
5. SB start de geselecteerde functie.
Open de gewenste Bankrekening.
Klik op Nieuw (N).
Staat er al een regel? Open deze dan. Wij raden niet aan om meer dan één beginbalans toe te voegen.
Vul een Beginsaldo bankrekening in.
Is deze administratie gemigreerd vanuit AFAS Small Business of AFAS Profit? Dan hebben wij dit saldo al ingevuld.

Werkte je met een ander product met een bankkoppeling of handmatige import? Vul dan het saldo in op middernacht van de dag dat je de bankkoppeling in je vorige product hebt gedeactiveerd of de laatste keer hebt geïmporteerd.

Ben je een startende ondernemer? Vul dan het saldo in op middernacht van de afgelopen dag.
Vul eventueel een Beginsaldo betalingen onderweg in.
Vul hier het bedrag in dat je sinds de laatste keer importeren van bankmutaties nog hebt betaald aan je crediteuren. Dit bedrag mag € 0,00 zijn.
Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S).

Beginbalans kas invullen

Ga naar Beginbalans kas.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.

Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
2. Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
3. Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
  
  Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
  Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
2. Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
3. Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :

Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
2. Klik op Toon alles.
3. Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
4. Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
5. SB start de geselecteerde functie.
Open de gewenste Kas.
Vul een Beginsaldo in.
Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S).

Beginbalans importeren

Voer de importfunctie uit.
Gebruik import om gegevens uit externe applicaties toe te voegen.
Kies een van de verschillende Beginbalans imports.

Noodzakelijk wanneer je begint met een bankrekening of kas waar al een saldo op staat.

Beginbalans Debiteur toevoegen.

Wanneer je begint met SB dan moet je de Openstaande posten (debiteur) voor niet betaalde Verkoopfacturen toevoegen. Deze functie lijkt op een Verkoopfactuur, maar dan zonder de regels.

Let op

Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.

Deze functie is met name bedoeld voor administraties die handmatig zijn toegevoegd.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.

Ga naar Beginbalans debiteuren.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.

Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
2. Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
3. Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
  
  Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
  Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
2. Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
3. Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :

Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
2. Klik op Toon alles.
3. Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
4. Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
5. SB start de geselecteerde functie.
In deze weergave is iedere regel een openstaande post (debiteur).
Klik op Nieuw (N).
Selecteer een Klant.
Als het goed is zijn alle benodigde klanten overgenomen vanuit een Profit Migratie of een Auditfile-import.

Ben je begonnen met een beginbalans, dan kan je hiervandaan ook een nieuwe klant toevoegen.
Selecteer een Type.
Factuur: deze openstaande post is een (deels) onbetaalde verkoopfactuur.

Vooruitontvangst: deze klant heeft in de periode nadat je de administratie in het vorige boekhoudpakket had afgesloten al geld betaald, maar nog geen verkoopfactuur ontvangen. Maak de factuur vervolgens in SB en verreken deze je met het vooruitontvangen bedrag.
Vul een Factuurnummer in.
Vul een Factuurdatum in.
Deze datum moet voor de begindatum van deze administratie liggen. Het is immers een historische factuur.
Vul een Bedrag in.
Dit is het totale openstaande bedrag, inclusief btw. De btw over deze factuur is natuurlijk al verwerkt en aangegeven met het vorige boekhoudpakket.
Vul een Vervaldatum in.
Deze datum wordt standaard gevuld op basis van de geselecteerde standaard Betaalvoorwaarde in deze administratie of bij deze klant.

Op basis van deze datum wordt deze openstaande post (debiteur) eventueel meegenomen met een Betalingsherinnering.
Vul eventueel een Referentie klant in.
Gebruik dit als deze klant zelf een inkoopordernummer heeft opgegeven. Hiermee kan deze klant de afschrijving in haar of zijn boekhoudpakket koppelen aan de verkoopfactuur die jij hebt verzonden.
Selecteer eventueel een Bijlage.
Dit kan een pdf-bestand zijn van de originele verkoopfactuur.
Klik op het tabblad Betaling.
Selecteer een Betaalvoorwaarde.
Deze waarde is wellicht standaard al ingevuld, wanneer deze bij de administratie of deze klant was ingesteld.

Op basis hiervan wordt de Vervaldatum bepaald.
Selecteer een Betaalwijze debiteur.
Op rekening: deze klant betaalt jouw verkoopfactuur zelf via de bank, bijvoorbeeld na levering.

Incasso: de klant heeft met een incassomachtiging jouw bank toestemming gegeven om het geld direct af te schrijven. Deze betaling komt op onderweg te staan.

Als je dit juist invult krijg je met de Betaallijst debiteuren snel inzicht in waar je geld blijft.
Vink eventueel Betalingskorting toepassen aan.
Heeft deze klant recht op betalingskorting? Vul dan een bedrag en een vervaldatum in.
Vul een Bankrekening debiteur in.
Dit is verplicht bij Incasso, anders weet de bank niet waar het geld van afgeschreven moet worden.
Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.
Herhaal dit voor iedere Openstaande post (debiteur).

Waren in je vorige boekhoudpakket nog niet alle verkoopfacturen betaald op de begindatum van jouw administratie? Waren er nog openstaande posten? Dan boek je deze in de beginbalans debiteur.

Beginbalans Crediteur toevoegen.

Wanneer je begint met SB dan moet je de Openstaande posten (crediteur) voor niet betaalde Inkoopfacturen toevoegen. Deze functie lijkt op een Inkoopfactuur, maar dan zonder de regels.

Let op

Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.

Deze functie is met name bedoeld voor administraties die handmatig zijn toegevoegd.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.

Ga naar Beginbalans crediteuren.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.

Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
2. Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
3. Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
  
  Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
  Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
2. Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
3. Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :

Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
2. Klik op Toon alles.
3. Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
4. Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
5. SB start de geselecteerde functie.
In deze weergave is iedere regel een openstaande post (crediteur).
Klik op Nieuw (N).
Selecteer een Crediteur.
Als het goed is zijn alle benodigde crediteuren overgenomen vanuit een Profit Migratie of een Auditfile-import.

Ben je begonnen met een beginbalans, dan kan je hiervandaan ook een nieuwe crediteur toevoegen.
Selecteer een Type.
Factuur: deze openstaande post is een (deels) onbetaalde inkoopfactuur.

Vooruitbetaling: jij hebt aan deze crediteur in de periode nadat je de administratie in het vorige boekhoudpakket had afgesloten al geld betaald, maar nog geen inkoopfactuur ontvangen. Maak deze factuur vervolgens in SB en verreken deze je met het vooruitbetaalde bedrag.
Vul een Factuurnummer in.
Dit is het nummer dat jij aan deze factuur wilt geven in deze administratie. Dit is niet het nummer van de ontvangen verkoopfactuur van deze crediteur. Dat vul je verderop in.
Vul een Factuurdatum in.
Deze datum moet voor de begindatum van deze administratie liggen. Het is immers een historische factuur.
Vul een Bedrag in.
Dit is het totale openstaande bedrag, inclusief btw. De btw over deze factuur is natuurlijk al verwerkt en aangegeven met het vorige boekhoudpakket.
Vul een Vervaldatum in.
Deze datum wordt standaard gevuld op basis van de geselecteerde standaard Betaalvoorwaarde in deze administratie of bij deze crediteur.

Op basis van deze datum wordt deze openstaande post (crediteur) meegenomen met een Betaalopdracht.
Vul een Factuurnummer crediteur in.
Dit is het nummer dat staat op de ontvangen verkoopfactuur van deze crediteur.
Vul eventueel een Referentie crediteur in.
Gebruik dit als jij aan deze klant bijvoorbeeld een inkoopordernummer hebt opgegeven dat vermeld staat op de factuur. Hiermee kan je later de afschrijving automatisch aan deze openstaande post (crediteur) koppelen.
Selecteer eventueel een Bijlage.
Dit kan een pdf-bestand zijn van de originele inkoopfactuur.
Klik op het tabblad Betaling.
Vul een Betaalwijze in.
Op rekening: jij betaalt deze inkoopfactuur handmatig vanuit je bankomgeving of automatisch met een betaalopdrachtbestand.

Incasso: jij hebt deze crediteur een machtiging gegeven om het te betalen bedrag af te schrijven van jouw bankrekening. De betaling van deze inkoopfactuur komt op Onderweg te staan.

Let op

Heb je een eventuele betaling onderweg ook meegenomen in het Beginsaldo betalingen onderweg bij het invullen van de Beginbalans bank?
Selecteer een Bankrekening crediteur.
Dit is verplicht als je wilt betalen met een betaalopdrachtbestand. Anders weet de bank niet waar het geld naartoe moet.
Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.
Herhaal dit voor iedere Openstaande post (crediteur).

Waren in je vorige boekhoudpakket nog niet alle inkoopfacturen betaald op de begindatum van jouw administratie? Waren er nog openstaande posten? Dan boek je deze in de beginbalans crediteur.

Beginbalans Btw toevoegen.

Wanneer je begint met SB dan moet je het openstaande bedrag voor nog niet betaalde Btw-aanslagen of nog niet ontvangen Btw-teruggaven toevoegen aan de Beginbalans btw.

In SB zien wij de Belastingdienst als Crediteur en een niet betaalde Btw-aangifte als Openstaande post (crediteur). Vandaar dat we dit bedrag, net als de niet betaalde Inkoopfacturen, boeken op de Beginbalans crediteuren.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.

Let op

Wanneer jouw administratie vanuit Profit is gemigreerd dan heeft AFAS het saldo Te betalen btw op de Beginbalans gezet en de openstaande btw-aangiften als inkoopfactuur toegevoegd.

Wanneer je de beginbalans handmatig toevoegt, boek dan het saldo te betalen btw zoals hieronder beschreven staat en boek geen inkoopfacturen, maar een beginbalans grootboek op 2900: Beginbalans crediteuren.

Wanneer je begint met SB dan moet je eenmalig de beginbalans van de grootboekrekeningen van het type Activa of Passiva invullen.

Let op

Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.

Deze functie is met name bedoeld voor administraties die handmatig zijn toegevoegd.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.

Ga naar Beginbalans grootboek.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.

Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
2. Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
3. Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
  
  Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
  Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
2. Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
3. Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :

Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
2. Klik op Toon alles.
3. Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
4. Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
5. SB start de geselecteerde functie.
Klik op Nieuw (N).
Selecteer de gewenste Grootboekrekening.
Vul een bedrag Debet of Credit in.
Herhaal dit voor iedere Grootboekrekening.
Let op

Wanneer jouw administratie door AFAS is gemigreerd, dan is deze beginbalans al voor je ingevuld. Je hoeft dan niets te doen.

Heb je een Btw-aangifte van voor het startjaar administratie al verzonden met het vorige pakket, maar nog niet betaald? Boek deze dan als

beginbalans crediteur met Belastingdienst als Crediteur.

Wanneer je begint met SB dan moet je de Openstaande posten (crediteur) voor niet betaalde Inkoopfacturen toevoegen. Deze functie lijkt op een Inkoopfactuur, maar dan zonder de regels.

Let op

Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.

Deze functie is met name bedoeld voor administraties die handmatig zijn toegevoegd.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.

Ga naar Beginbalans crediteuren.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.

Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
2. Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
3. Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
  
  Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
  Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
2. Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
3. Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :

Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
2. Klik op Toon alles.
3. Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
4. Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
5. SB start de geselecteerde functie.
In deze weergave is iedere regel een openstaande post (crediteur).
Klik op Nieuw (N).
Selecteer een Crediteur.
Als het goed is zijn alle benodigde crediteuren overgenomen vanuit een Profit Migratie of een Auditfile-import.

Ben je begonnen met een beginbalans, dan kan je hiervandaan ook een nieuwe crediteur toevoegen.
Selecteer een Type.
Factuur: deze openstaande post is een (deels) onbetaalde inkoopfactuur.

Vooruitbetaling: jij hebt aan deze crediteur in de periode nadat je de administratie in het vorige boekhoudpakket had afgesloten al geld betaald, maar nog geen inkoopfactuur ontvangen. Maak deze factuur vervolgens in SB en verreken deze je met het vooruitbetaalde bedrag.
Vul een Factuurnummer in.
Dit is het nummer dat jij aan deze factuur wilt geven in deze administratie. Dit is niet het nummer van de ontvangen verkoopfactuur van deze crediteur. Dat vul je verderop in.
Vul een Factuurdatum in.
Deze datum moet voor de begindatum van deze administratie liggen. Het is immers een historische factuur.
Vul een Bedrag in.
Dit is het totale openstaande bedrag, inclusief btw. De btw over deze factuur is natuurlijk al verwerkt en aangegeven met het vorige boekhoudpakket.
Vul een Vervaldatum in.
Deze datum wordt standaard gevuld op basis van de geselecteerde standaard Betaalvoorwaarde in deze administratie of bij deze crediteur.

Op basis van deze datum wordt deze openstaande post (crediteur) meegenomen met een Betaalopdracht.
Vul een Factuurnummer crediteur in.
Dit is het nummer dat staat op de ontvangen verkoopfactuur van deze crediteur.
Vul eventueel een Referentie crediteur in.
Gebruik dit als jij aan deze klant bijvoorbeeld een inkoopordernummer hebt opgegeven dat vermeld staat op de factuur. Hiermee kan je later de afschrijving automatisch aan deze openstaande post (crediteur) koppelen.
Selecteer eventueel een Bijlage.
Dit kan een pdf-bestand zijn van de originele inkoopfactuur.
Klik op het tabblad Betaling.
Vul een Betaalwijze in.
Op rekening: jij betaalt deze inkoopfactuur handmatig vanuit je bankomgeving of automatisch met een betaalopdrachtbestand.

Incasso: jij hebt deze crediteur een machtiging gegeven om het te betalen bedrag af te schrijven van jouw bankrekening. De betaling van deze inkoopfactuur komt op Onderweg te staan.

Let op

Heb je een eventuele betaling onderweg ook meegenomen in het Beginsaldo betalingen onderweg bij het invullen van de Beginbalans bank?
Selecteer een Bankrekening crediteur.
Dit is verplicht als je wilt betalen met een betaalopdrachtbestand. Anders weet de bank niet waar het geld naartoe moet.
Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.
Herhaal dit voor iedere Openstaande post (crediteur).

Heb je een Btw-aangifte van voor het startjaar administratie nog niet verzonden met het vorige pakket (dit speelt vooral bij een migratie in de eerste periode van het startjaar administratie)? Boek dan het openstaande aangiftebedrag (en niet een ander restsaldo op de grootboekrekening Te betalen btw in de Beginbalans grootboekrekening op Te betalen btw (1800) en verzend de Btw-aangifte met SB. Wij raden overigens altijd aan om de Btw-aangiften van vorige boekjaren in het vorige pakket te verzenden.
Boek het saldo op Te betalen btw wat niet uit openstaande Btw-aangiften komt op rekening 2400: Belastingschulden btw.
Is je beginbalans niet in balans? Boek het verschil dan op rekening 2900: Tussenrekening beginbalans.

Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

De beginbalans moet altijd in balans zijn.

Let op

Het is mogelijk om meerdere beginbalansen grootboek toe te voegen. Deze werkwijze raden wij niet aan.

Maak altijd één beginbalans met daarin alle noodzakelijke grootboekrekeningen en wijzig deze beginbalans vervolgens wanneer nodig.

Ga naar Beginbalans crediteuren.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.

Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
2. Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
3. Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
  
  Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
  Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
2. Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
3. Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :

Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
2. Klik op Toon alles.
3. Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
4. Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
5. SB start de geselecteerde functie.
Klik op Nieuw (N).
Selecteer Belastingdienst bij Crediteur.
Selecteer Vooruitbetaling bij Type.
Je hebt het te betalen bedrag waarschijnlijk al betaald aan de Belastingdienst. Je ontvangt hiervan geen aanslag.
Vul een Factuurnummer in.
Dit is het nummer dat jij aan deze factuur wilt geven in deze administratie. Dit is niet het betalingskenmerk van deze aanslag. Dat vul je verderop in.
Vul een Factuurdatum in.
Dit is de einddatum van de aangifteperiode.
Vul het openstaande Bedrag in.
Gebruik een negatief bedrag voor een openstaande Btw-teruggaaf.
Vul een Vervaldatum in.
Deze datum wordt standaard gevuld op basis van de geselecteerde standaard Betaalvoorwaarde in deze administratie of bij deze crediteur.

Op basis van deze datum wordt deze openstaande post (crediteur) meegenomen met een Betaalopdracht.
Vul een Factuurnummer crediteur in.
Dit is het door de Belastingdienst gegenereerde Betalingskenmerk.
Vul eventueel een Referentie crediteur in.
Selecteer eventueel een Bijlage.
Dit kan een pdf-bestand zijn van de btw-aangifte.
Klik op het tabblad Betaling.
Selecteer Op rekening bij Betaalwijze.
Je betaalt de aanslag immers op eigen gelegenheid. Deze wordt niet geïncasseerd.
Selecteer een Bankrekening crediteur.
Dit wordt automatisch ingevuld vanuit de gegevens van de Belastingdienst in deze administratie.
Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

Herhaal dit voor iedere openstaande Btw-aanslag of Btw-teruggaaf.

Boek geen inkoopfactuur voor deze openstaande aanslagen, maar een beginbalans grootboekrekening op 2900: Beginbalans crediteur.

Wanneer je begint met SB dan moet je eenmalig de beginbalans van de grootboekrekeningen van het type Activa of Passiva invullen.

Let op

Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.

Deze functie is met name bedoeld voor administraties die handmatig zijn toegevoegd.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.

Ga naar Beginbalans grootboek.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.

Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
2. Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
3. Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
  
  Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
  Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
2. Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
3. Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :

Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
2. Klik op Toon alles.
3. Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
4. Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
5. SB start de geselecteerde functie.
Klik op Nieuw (N).
Selecteer de gewenste Grootboekrekening.
Vul een bedrag Debet of Credit in.
Herhaal dit voor iedere Grootboekrekening.
Let op

Wanneer jouw administratie door AFAS is gemigreerd, dan is deze beginbalans al voor je ingevuld. Je hoeft dan niets te doen.

Heb je een Btw-aangifte van voor het startjaar administratie al verzonden met het vorige pakket, maar nog niet betaald? Boek deze dan als

beginbalans crediteur met Belastingdienst als Crediteur.

Wanneer je begint met SB dan moet je de Openstaande posten (crediteur) voor niet betaalde Inkoopfacturen toevoegen. Deze functie lijkt op een Inkoopfactuur, maar dan zonder de regels.

Let op

Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.

Deze functie is met name bedoeld voor administraties die handmatig zijn toegevoegd.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.

Ga naar Beginbalans crediteuren.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.

Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
2. Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
3. Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
  
  Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
  Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
2. Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
3. Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :

Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
2. Klik op Toon alles.
3. Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
4. Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
5. SB start de geselecteerde functie.
In deze weergave is iedere regel een openstaande post (crediteur).
Klik op Nieuw (N).
Selecteer een Crediteur.
Als het goed is zijn alle benodigde crediteuren overgenomen vanuit een Profit Migratie of een Auditfile-import.

Ben je begonnen met een beginbalans, dan kan je hiervandaan ook een nieuwe crediteur toevoegen.
Selecteer een Type.
Factuur: deze openstaande post is een (deels) onbetaalde inkoopfactuur.

Vooruitbetaling: jij hebt aan deze crediteur in de periode nadat je de administratie in het vorige boekhoudpakket had afgesloten al geld betaald, maar nog geen inkoopfactuur ontvangen. Maak deze factuur vervolgens in SB en verreken deze je met het vooruitbetaalde bedrag.
Vul een Factuurnummer in.
Dit is het nummer dat jij aan deze factuur wilt geven in deze administratie. Dit is niet het nummer van de ontvangen verkoopfactuur van deze crediteur. Dat vul je verderop in.
Vul een Factuurdatum in.
Deze datum moet voor de begindatum van deze administratie liggen. Het is immers een historische factuur.
Vul een Bedrag in.
Dit is het totale openstaande bedrag, inclusief btw. De btw over deze factuur is natuurlijk al verwerkt en aangegeven met het vorige boekhoudpakket.
Vul een Vervaldatum in.
Deze datum wordt standaard gevuld op basis van de geselecteerde standaard Betaalvoorwaarde in deze administratie of bij deze crediteur.

Op basis van deze datum wordt deze openstaande post (crediteur) meegenomen met een Betaalopdracht.
Vul een Factuurnummer crediteur in.
Dit is het nummer dat staat op de ontvangen verkoopfactuur van deze crediteur.
Vul eventueel een Referentie crediteur in.
Gebruik dit als jij aan deze klant bijvoorbeeld een inkoopordernummer hebt opgegeven dat vermeld staat op de factuur. Hiermee kan je later de afschrijving automatisch aan deze openstaande post (crediteur) koppelen.
Selecteer eventueel een Bijlage.
Dit kan een pdf-bestand zijn van de originele inkoopfactuur.
Klik op het tabblad Betaling.
Vul een Betaalwijze in.
Op rekening: jij betaalt deze inkoopfactuur handmatig vanuit je bankomgeving of automatisch met een betaalopdrachtbestand.

Incasso: jij hebt deze crediteur een machtiging gegeven om het te betalen bedrag af te schrijven van jouw bankrekening. De betaling van deze inkoopfactuur komt op Onderweg te staan.

Let op

Heb je een eventuele betaling onderweg ook meegenomen in het Beginsaldo betalingen onderweg bij het invullen van de Beginbalans bank?
Selecteer een Bankrekening crediteur.
Dit is verplicht als je wilt betalen met een betaalopdrachtbestand. Anders weet de bank niet waar het geld naartoe moet.
Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.
Herhaal dit voor iedere Openstaande post (crediteur).

Heb je een Btw-aangifte van voor het startjaar administratie nog niet verzonden met het vorige pakket (dit speelt vooral bij een migratie in de eerste periode van het startjaar administratie)? Boek dan het openstaande aangiftebedrag (en niet een ander restsaldo op de grootboekrekening Te betalen btw in de Beginbalans grootboekrekening op Te betalen btw (1800) en verzend de Btw-aangifte met SB. Wij raden overigens altijd aan om de Btw-aangiften van vorige boekjaren in het vorige pakket te verzenden.
Boek het saldo op Te betalen btw wat niet uit openstaande Btw-aangiften komt op rekening 2400: Belastingschulden btw.
Is je beginbalans niet in balans? Boek het verschil dan op rekening 2900: Tussenrekening beginbalans.

Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

De beginbalans moet altijd in balans zijn.

Let op

Het is mogelijk om meerdere beginbalansen grootboek toe te voegen. Deze werkwijze raden wij niet aan.

Maak altijd één beginbalans met daarin alle noodzakelijke grootboekrekeningen en wijzig deze beginbalans vervolgens wanneer nodig.

Waren in je vorige boekhoudpakket nog niet alle btw-aangiften betaald op de begindatum van jouw administratie? Boek deze dan op de beginbalans btw.

Beginstand Vaste Activa toevoegen.

Wanneer je in een vorig product vaste activa hebt toegevoegd die deels zijn afgeschreven, of als een administratie is gestart op basis van een Auditfile, dan moet je in SB de beginstand van deze vaste activa toevoegen.

Let op

Is deze administratie gemigreerd vanuit Profit? Dan worden alle beginstanden automatisch overgenomen.

Gebruik deze functie dus alleen na een Auditfile-import of als deze administratie handmatig is toegevoegd.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.

Ga naar Beginstanden vaste activa.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.

Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
2. Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
3. Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
  
  Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
  Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
2. Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
3. Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :

Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
2. Klik op Toon alles.
3. Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
4. Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
5. SB start de geselecteerde functie.
Klik op Nieuw (N).
Selecteer een Methode toevoegen.
Beginbalans: gebruik deze waarde als je de beginbalans invult.

Beginstand ná beginbalans: gebruik deze waarde als jouw administratie is gestart op basis van een Auditfile, of als je een spreadsheet hebt met vaste activa waarop al een deel is afgeschreven en die je na de begindatum administratie nog wilt toevoegen.
Vul een Aanschafdatum in.
Klik op Nieuw vast actief toevoegen.
Meer informatie over het toevoegen van een Vast actief.
Vul een Cumulatieve investering in.
Dit is het aanschafbedrag plus alle extra investeringen die voor de Startdatum SB hebben plaatsgevonden.
Vul een Cumulatieve afschrijving in.
Dit zijn alle investeringen die voor de Startdatum SB hebben plaatsgevonden.
Vink Fiscaal afschrijven aan.
Klik op Nieuw plan voor fiscale afschrijving toevoegen.
Meer informatie over het toevoegen van een Afschrijvingsplan.
Klik op Opslaan (Ctrl+S).
Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

Waren in je vorige boekhoudpakket vaste activa deels afgeschreven? Boek dan de huidige fiscale waarde als beginstand vaste activa.

Beginbalans Grootboekrekening toevoegen.

Wanneer je begint met SB dan moet je eenmalig de beginbalans van de grootboekrekeningen van het type Activa of Passiva invullen.

Let op

Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.

Deze functie is met name bedoeld voor administraties die handmatig zijn toegevoegd.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.

Ga naar Beginbalans grootboek.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.

Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
2. Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
3. Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
  
  Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
  Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
2. Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
3. Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :

Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
2. Klik op Toon alles.
3. Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
4. Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
5. SB start de geselecteerde functie.
Klik op Nieuw (N).
Selecteer de gewenste Grootboekrekening.
Vul een bedrag Debet of Credit in.
Herhaal dit voor iedere Grootboekrekening.
Let op

Wanneer jouw administratie door AFAS is gemigreerd, dan is deze beginbalans al voor je ingevuld. Je hoeft dan niets te doen.

Heb je een Btw-aangifte van voor het startjaar administratie al verzonden met het vorige pakket, maar nog niet betaald? Boek deze dan als

beginbalans crediteur met Belastingdienst als Crediteur.

Wanneer je begint met SB dan moet je de Openstaande posten (crediteur) voor niet betaalde Inkoopfacturen toevoegen. Deze functie lijkt op een Inkoopfactuur, maar dan zonder de regels.

Let op

Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.

Deze functie is met name bedoeld voor administraties die handmatig zijn toegevoegd.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.

Ga naar Beginbalans crediteuren.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.

Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
2. Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
3. Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
  De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
  
  Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
  Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
2. Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
3. Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
4. SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :

Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
1. Klik op het Menu linksboven (M of F4).
2. Klik op Toon alles.
3. Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
4. Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
5. SB start de geselecteerde functie.
In deze weergave is iedere regel een openstaande post (crediteur).
Klik op Nieuw (N).
Selecteer een Crediteur.
Als het goed is zijn alle benodigde crediteuren overgenomen vanuit een Profit Migratie of een Auditfile-import.

Ben je begonnen met een beginbalans, dan kan je hiervandaan ook een nieuwe crediteur toevoegen.
Selecteer een Type.
Factuur: deze openstaande post is een (deels) onbetaalde inkoopfactuur.

Vooruitbetaling: jij hebt aan deze crediteur in de periode nadat je de administratie in het vorige boekhoudpakket had afgesloten al geld betaald, maar nog geen inkoopfactuur ontvangen. Maak deze factuur vervolgens in SB en verreken deze je met het vooruitbetaalde bedrag.
Vul een Factuurnummer in.
Dit is het nummer dat jij aan deze factuur wilt geven in deze administratie. Dit is niet het nummer van de ontvangen verkoopfactuur van deze crediteur. Dat vul je verderop in.
Vul een Factuurdatum in.
Deze datum moet voor de begindatum van deze administratie liggen. Het is immers een historische factuur.
Vul een Bedrag in.
Dit is het totale openstaande bedrag, inclusief btw. De btw over deze factuur is natuurlijk al verwerkt en aangegeven met het vorige boekhoudpakket.
Vul een Vervaldatum in.
Deze datum wordt standaard gevuld op basis van de geselecteerde standaard Betaalvoorwaarde in deze administratie of bij deze crediteur.

Op basis van deze datum wordt deze openstaande post (crediteur) meegenomen met een Betaalopdracht.
Vul een Factuurnummer crediteur in.
Dit is het nummer dat staat op de ontvangen verkoopfactuur van deze crediteur.
Vul eventueel een Referentie crediteur in.
Gebruik dit als jij aan deze klant bijvoorbeeld een inkoopordernummer hebt opgegeven dat vermeld staat op de factuur. Hiermee kan je later de afschrijving automatisch aan deze openstaande post (crediteur) koppelen.
Selecteer eventueel een Bijlage.
Dit kan een pdf-bestand zijn van de originele inkoopfactuur.
Klik op het tabblad Betaling.
Vul een Betaalwijze in.
Op rekening: jij betaalt deze inkoopfactuur handmatig vanuit je bankomgeving of automatisch met een betaalopdrachtbestand.

Incasso: jij hebt deze crediteur een machtiging gegeven om het te betalen bedrag af te schrijven van jouw bankrekening. De betaling van deze inkoopfactuur komt op Onderweg te staan.

Let op

Heb je een eventuele betaling onderweg ook meegenomen in het Beginsaldo betalingen onderweg bij het invullen van de Beginbalans bank?
Selecteer een Bankrekening crediteur.
Dit is verplicht als je wilt betalen met een betaalopdrachtbestand. Anders weet de bank niet waar het geld naartoe moet.
Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.
Herhaal dit voor iedere Openstaande post (crediteur).

Heb je een Btw-aangifte van voor het startjaar administratie nog niet verzonden met het vorige pakket (dit speelt vooral bij een migratie in de eerste periode van het startjaar administratie)? Boek dan het openstaande aangiftebedrag (en niet een ander restsaldo op de grootboekrekening Te betalen btw in de Beginbalans grootboekrekening op Te betalen btw (1800) en verzend de Btw-aangifte met SB. Wij raden overigens altijd aan om de Btw-aangiften van vorige boekjaren in het vorige pakket te verzenden.
Boek het saldo op Te betalen btw wat niet uit openstaande Btw-aangiften komt op rekening 2400: Belastingschulden btw.
Is je beginbalans niet in balans? Boek het verschil dan op rekening 2900: Tussenrekening beginbalans.

Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

De beginbalans moet altijd in balans zijn.

Let op

Het is mogelijk om meerdere beginbalansen grootboek toe te voegen. Deze werkwijze raden wij niet aan.

Maak altijd één beginbalans met daarin alle noodzakelijke grootboekrekeningen en wijzig deze beginbalans vervolgens wanneer nodig.

Boek het eindsaldo van de verschillende grootboekrekeningen op de beginbalans grootboekrekening. Omdat je een administratie op 1 januari begint, zullen dit alleen de balansrekeningen zijn.

Basisinrichting voor Eenmanszaken

Ondernemers met privébankrekeningen toevoegen
Is jouw onderneming een natuurlijk persoon en betaal je wel eens iets van een privé bankrekening of boek je geld over tussen zakelijke en privé bankrekeningen? Voeg dan ondernemers en hun bankrekeningen toe.

Basisinrichting voor Rechtspersonen

Aandeelhouders toevoegen
Is jouw onderneming een rechtspersoon? Voeg dan de aandeelhouders toe om rekening-courant transacties te kunnen boeken.

Optionele basisinrichting

Handelsnamen toevoegen
Profileer je jouw onderneming op de markt onder meerdere handelsnamen? Lees dan hier hoe je dit inricht.
Extra zakelijke bankrekeningen of spaarrekening toevoegen
Je kunt zo veel extra zakelijke bankrekeningen of spaarrekeningen toevoegen als nodig. Deze kan je ieder aan een eigen grootboekrekening koppelen om de saldi afzonderlijk bij te houden.
Kas toevoegen
Beginbalans extra bank en kas toevoegen
Extra gebruikers toevoegen
Als je een SB-abonnement hebt aangeschaft via een administratiekantoor, dan zullen zij de gewenste gebruikers toevoegen. Heb je het via AFAS aangeschaft? Dan voegen wij standaard één gebruiker toe. Je kunt hier zelf extra gebruikers aan toevoegen, tot maximaal 5.
Extra administratie toevoegen.
Werk je met meerdere administraties, bijvoorbeeld in een holdingstructuur? Dan kan je zelf nieuwe administraties toevoegen, maximaal 10.
SBI-codes activeren
Rechtsvorm aanpassen

Koppelingen met andere producten (App Center)

Procesoptimalisatie

Deze inrichting is van belang om zo efficiënt mogelijk te werken met de functionaliteit van SB. Je stelt hier voorkeurwaarden in voor de verschillende processen die standaard worden ingevuld bij het gebruik van de functionaliteiten.

Instellingen
Lees voordat je iets gaat instellen dit algemene onderwerp door. Hier leer je wat instellingen zijn en hoe je deze kunt toepassen om het dagelijks werk in SB drastisch te versnellen en de kans op fouten te verlagen.
Tellers
Wanneer je iets nieuws toevoegt, bijvoorbeeld een verkoopfactuur of inkoopfactuur, dan kent SB een volgnummer toe. Lees dit onderwerp als je deze tellers naar eigen wens wilt instellen.
Huisstijl
Voordat je de eerste verkoopfactuur verzendt kies je hier een meegeleverde opmaak (sjabloon), logo, kleuren en lettertype.
Verkoop
Maak je gebruik van kortingen, een g-rekening, of speciale btw-scenario's? Lees dan dit onderwerp.
Inkoop
Maak je gebruik van een g-rekening of speciale btw-scenario's? Lees dan dit onderwerp.
Vaste activa
Betaalopdrachten
Wil je betaalopdrachten genereren vanuit SB om te importeren in jouw bankomgeving? Lees dan hier hoe je dit naar jouw wensen kunt instellen.
Btw-aangifte / opgaaf ICP
Bankmutaties
Jaarrekening
Lees hier alles over het efficiënt instellen van de jaarrekening, zodat dit zo efficiënt mogelijk kan verlopen.
Grootboekrekeningen
Lees alles over het grootboekrekeningschema en hoe je dit kunt uitbreiden.
Verbijzonderen op vestiging en/of afdeling
Hier lees je hoe je verkoopfacturen, verkoopjournaalposten, inkoopfacturen en memoriaalboekingen kunt verbijzonderen op basis van jouw organisatiestructuur.
Verbijzonderen op project
Wil je verkoopfactuurregels, verkoopjournaalpostregels en/of inkoopfacturen verbijzonderen op een projectcode? Lees dan dit onderwerp.