Werken met Administraties

In SB kan je binnen een klantomgeving één of meerdere administraties toevoegen. In een administratie voer je de eigenlijke boekhouding. Je gebruikt meerdere administraties bijvoorbeeld als een onderneming deel is van een holdingstructuur met werkmaatschappijen.

Vragen

Heb je vragen tijdens het proces van inrichten: heel veel vragen voorkomen we met rondleidingen, die je stap voor stap meenemen door de functionaliteit.

Hoe je een rondleiding start vind je hier.

Mocht je toch geen antwoord vinden, dan kun je een incident insturen bij AFAS Support.

Boekhoudtermen

Wat is btw? Wat is liquiditeit? Antwoord op deze vragen en veel meer boekhoudtermen, vind je terug in onze SB Kennisbank. In deze kennisbank leggen wij allerlei basis boekhoudtermen uit.

Inhoud

Administratie toevoegen

Weet je nog niet hoe je een administratie kunt of wilt starten?

Raadpleeg dan de Keuzehulp: Administratie toevoegen.

Weet je het al? Ga dan direct naar een van de volgende onderwerpen.

Essentiële basisinrichting

Nadat je een administratie hebt toegevoegd moet je een aantal zaken instellen die van belang zijn om met SB te kunnen werken. Dit onderwerp kan je hierbij als checklist gebruiken. Ook als jouw administratie vanuit AFAS Profit is gemigreerd, of gestart is met een Auditfile raden wij aan om dit onderwerp te doorlopen als checklist bij de controle.

Algemene basisinrichting

  1. E-mail instellen

    Het instellen van jouw e-mailserver is noodzakelijk om uitnodigingen, verkoopfacturen, offertes, incassomachtigingen en betalingsherinneringen te kunnen e-mailen. Omdat hier verschillende keuzes in te maken zijn hebben we dit op een aparte pagina gezet.

  2. Beginbalans Bank en Kas toevoegen.

    Noodzakelijk wanneer je begint met een bankrekening of kas waar al een saldo op staat.

  3. Beginbalans Debiteur toevoegen.

    Waren in je vorige boekhoudpakket nog niet alle verkoopfacturen betaald op de begindatum van jouw administratie? Waren er nog openstaande posten? Dan boek je deze in de beginbalans debiteur.

  4. Beginbalans Crediteur toevoegen.

    Waren in je vorige boekhoudpakket nog niet alle inkoopfacturen betaald op de begindatum van jouw administratie? Waren er nog openstaande posten? Dan boek je deze in de beginbalans crediteur.

  5. Beginbalans Btw toevoegen.

    Waren in je vorige boekhoudpakket nog niet alle btw-aangiften betaald op de begindatum van jouw administratie? Boek deze dan op de beginbalans btw.

  6. Beginstand Vaste Activa toevoegen.

    Waren in je vorige boekhoudpakket vaste activa deels afgeschreven? Boek dan de huidige fiscale waarde als beginstand vaste activa.

  7. Beginbalans Grootboekrekening toevoegen.

    Boek het eindsaldo van de verschillende grootboekrekeningen op de beginbalans grootboekrekening. Omdat je een administratie op 1 januari begint, zullen dit alleen de balansrekeningen zijn.

  8. Bankkoppeling activeren (ABN Amro, Knab, ING, Rabobank)

    Dit is alleen noodzakelijk bij de opties Auditfile en Beginbalans. Deze koppeling wordt automatisch meegenomen met de Profit migratie.

  9. Basisinrichting btw-aangifte en opgaaf ICP.

    Voordat je de eerste btw-aangifte of opgaaf ICP verzendt is het belangrijk om éénmalig je werkwijze in te stellen. Je kunt bijvoorbeeld instellen of je btw-plichtig bent, of jijzelf of een intermediair aangifte doet en wat je tijdvak voor btw en ICP is.

Basisinrichting voor Eenmanszaken

  • Ondernemers met privébankrekeningen toevoegen

    Is jouw onderneming een natuurlijk persoon en betaal je wel eens iets van een privé bankrekening of boek je geld over tussen zakelijke en privé bankrekeningen? Voeg dan ondernemers en hun bankrekeningen toe.

Basisinrichting voor Rechtspersonen

  • Aandeelhouders toevoegen

    Is jouw onderneming een rechtspersoon? Voeg dan de aandeelhouders toe om rekening-courant transacties te kunnen boeken.

Optionele basisinrichting

Als je de essentiële basisinrichting hebt voltooid kan je, eventueel op een later moment, deze inrichting nog uitbreiden met optionele zaken. Deze zijn over het algemeen van toepassing voor wat grotere ondernemingen.

  • Handelsnamen toevoegen

    Profileer je jouw onderneming op de markt onder meerdere handelsnamen? Lees dan hier hoe je dit inricht.

  • Extra zakelijke bankrekeningen of spaarrekening toevoegen

    Je kunt zo veel extra zakelijke bankrekeningen of spaarrekeningen toevoegen als nodig. Deze kan je ieder aan een eigen grootboekrekening koppelen om de saldi afzonderlijk bij te houden.

  • Kas toevoegen

    Je gebruikt een kas om alle contante betalingen af te kunnen handelen. Dit onderwerp beschrijft hoe je een kas voor je onderneming toevoegt.

  • Beginbalans extra bank en kas toevoegen

    Wanneer je een bankrekening hebt toegevoegd waar al een saldo op staat, of waar al betalingen vandaan of naartoe onderweg zijn moet je deze beginbalans invullen.

  • Extra gebruikers toevoegen

    Als je een SB-abonnement hebt aangeschaft via een administratiekantoor, dan zullen zij de gewenste gebruikers toevoegen. Heb je het via AFAS aangeschaft? Dan voegen wij standaard één gebruiker toe. Je kunt hier zelf extra gebruikers aan toevoegen, tot maximaal 5.

  • Extra administratie toevoegen.

    Werk je met meerdere administraties, bijvoorbeeld in een holdingstructuur? Dan kan je zelf nieuwe administraties toevoegen, maximaal 10.

  • SBI-codes activeren

    Met SBI-codes geef je aan in welke sector of sectoren jouw onderneming werkzaam is. Ook kan je aangeven in welke sectoren jouw klanten en crediteuren werkzaam zijn. Dit geeft inzicht in waar je omzet vandaan met name vandaan komt en waar je wellicht meer marketingactiviteiten zou kunnen ontplooien.

  • Rechtsvorm aanpassen

    Het komt voor dat je verandert van rechtsvorm, bijvoorbeeld van Eenmanszaak of VOF naar BV. Dat is natuurlijk prachtig, want blijkbaar lopen de zaken goed, maar hoe regel je dit in SB? Dit onderwerp beschrijft twee methoden waarop je dit kunt regelen. De eerste kost iets meer werk, maar geniet de voorkeur van de Belastingdienst.

Koppelingen

Wil je gegevens tussen SB en applicaties van derden uitwisselen? Maak dan gebruik van een van onze meegeleverde koppelingen.

Bankkoppelingen

Webshops

Betaalplatforms

Salarisverwerking

Scan & Herken

Rapportagesoftware

Bedrijfstakspecifieke software

Maatwerk koppelingen

Bankkoppelingen

Maak voor het automatisch inlezen van bankmutaties gebruik van de bankkoppeling met één van de volgende banken.

Webshops

  • WooCommerce

    Gebruik je een WooCommerce-webshop voor het verkopen van producten en verstuurt deze webshop verkoopfacturen naar jouw klanten? Gebruik dan de WooCommerce-koppeling om de afgeronde orders automatisch te importeren als verkoopjournaalpost en de bijbehorende kopers te importeren als klant.

  • Shopify

    Gebruik je een Shopify-webshop voor het verkopen van producten en verstuurt deze webshop verkoopfacturen naar jouw klanten? Gebruik dan de Shopify-koppeling om de afgeronde orders automatisch te importeren als verkoopjournaalpost en de bijbehorende kopers te importeren als klant.

Betaalplatforms

  • Mollie

    Jouw klanten kunnen verkoopfacturen betalen via de Mollie betaallink, of via een webshop artikelen kopen en betalen via de Mollie betaalservice. Mollie stort met een bepaalde regelmaat de betaalde gelden uit op jouw bankrekening, verminderd met de berekende transactiekosten. Dit onderwerp beschrijft hoe je deze betalingen en transactiekosten in SB verwerkt.

Salarisverwerking

  • Profit Payroll

    Werk jij of jouw accountant met Profit Payroll? Koppel dan met SB, zodat de loonjournaalposten automatisch worden doorgeboekt.

  • Loket

    Wordt de salarisverwerking gedaan met Loket? Ook dan kan je de loonjournaalposten automatisch doorboeken.

  • Nmbrs

    Werk jij of jouw accountant met Nmbrs? Koppel dan met SB, zodat de journaalposten automatisch worden doorgeboekt.

Scan & Herken

Wij hebben gezien dat onze klanten in AFAS Profit Small Business en AFAS Profit Financieel (dus NIET in het nieuwe AFAS SB) in het nieuwe gebruik maken van de volgende Scan & Herken producten.

  • TriFact
  • DizzyData
  • ZenVoices
  • Elvy
  • Scansys
  • Lyanthe
  • Blue 10

In SB hebben wij voor het verwerken van inkoop- en verkoopfacturen de Mailbox, de AFAS Link app en de Scanbox beschikbaar.

  • Mailbox

    Als ondernemer ontvang je inkoopfacturen in jouw (zakelijke) mailbox. Daarnaast download je inkoopfacturen vanuit verschillende websites. Tenslotte verstuur je wellicht verkoopfacturen vanuit een webshop of extern facturatiepakket. Al deze facturen kan je (geautomatiseerd) verzenden naar een Mailbox in jouw administratie in SB. In de Mailbox bereid je deze facturen voor op de Scanbox. De Scanbox scant en herkent de facturen, waardoor je ze eenvoudig kunt verwerken als inkoopfacturen of verkoopjournaalposten.

  • AFAS Link

    Met AFAS Link is het mogelijk om met een smartphone foto's te maken van bonnetjes en deze te versturen naar de Scanbox van een administratie. Ook is het mogelijk om Vraagposten af te handelen, die een administratiekantoor naar een ondernemer heeft gestuurd.

  • Scanbox

    Het is mogelijk om inkoopfacturen of verkoopjournaalposten handmatig toe te voegen in SB. Dit is echter saai, foutgevoelig en niet hip. Wij adviseren om in plaats daarvan gebruik te maken van de Scanbox, die facturen automatisch scant, herkent en gereed maakt om te boeken.

Wij denken dat het met deze functies mogelijk is om je abonnement bij een van bovenstaande leveranciers op te zeggen.

Let op

AFAS heeft geen intentie om een koppeling te bouwen op bovenstaande scan&herken producten. Ook voegen wij geen updateconnector toe voor inkoopfacturen.

Rapportagesoftware

In AFAS Profit Small Business en AFAS Profit Financieel (let op: dus NIET in het nieuwe AFAS SB) wordt gebruik gemaakt van de volgende producten voor de jaarrekening en tussentijdse cijfers.

  • Visionplanner.
  • Caseware
  • Infine
  • Speedbooks
  • MLE

Aan de koppeling met Visionplanner met SB wordt momenteel gewerkt. Hiervoor is nog geen opleverdatum beschikbaar. De overige vier koppelingen zullen wij in principe niet uitleveren.

In SB bieden wij voor het raadplegen van tussentijdse cijfers de Startpagina en voor de jaarrekening de Jaarrapportage.

  • Startpagina

    Hier vind je allerlei grafieken en kengetallen, waarmee je in één oogopslag ziet hoe je onderneming er voor staat. Hier kan je eenvoudig wisselen tussen verschillende perioden om verschillende inzichten te creëren.

  • Jaarrapportage

    Voor het opstellen van de jaarrapportage leveren wij een aantal standaardrapportages mee, zoals de afloopcontrole en afschrijvingsstaat. Daarnaast kan je met de Jaarcontrole snel en eenvoudig controleren of de eindsaldi van de gebruikte grootboekrekeningen kloppen. Als alles in orde is maak je met één druk op de knop een Jaarrekening.
    We hebben een video gemaakt waarin we uitleggen wat allemaal mogelijk is met de jaarrapportage. De boodschap is: waarschijnlijk kan 90% van de ondernemingen die met SB werken 100% uit de voeten met deze jaarrekening.

Voor het exporteren van financiële gegevens voor gebruik in andere producten bieden wij de volgende mogelijkheden:

Bedrijfstakspecifieke software

Wij hebben de volgende koppelingen beschikbaar voor bedrijfsspecifieke applicaties:

  • EasyPOS

    Een koppeling met kassasystemen voor het importeren van dagstaten.

  • MultiPress

    Het inlezen van Klanten en Verkoopjournaalposten vanuit deze Print MIS/ERP-Software.

  • Prodist

    Een koppeling met ProdistERP voor het inlezen van Klanten, Verkoopjournaalposten en Inkoopfacturen.

  • GridFlow

    Verwachting: 2024.

  • Simple Simon

    Verwachting: 2024.

Maatwerk koppelingen

Staat jouw gewenste koppeling hier niet tussen? Dan zijn er diverse mogelijkheden.

  • Breng de leverancier in contact met AFAS als zij graag met ons willen koppelen. Dit kan via onze PartnerPortal. Samen kunnen wij dan bepalen of en hoe we deze koppeling kunnen realiseren.

    Wij vermoeden dat het beter werkt als onze klanten contact opnemen met de leverancier dan wij, omdat we op dit moment nog onvoldoende aantallen hebben om een goede business case te maken.

    Wij zijn in ieder geval klaar voor het faciliteren van deze koppelingen.

  • Eigen koppeling.

    Het is mogelijk om eigen koppelingen te maken in het App Center. Met een eigen koppeling kan je gegevens uit SB lezen om te gebruiken in een applicatie die wij (nog) niet met een meegeleverde koppeling ondersteunen. Voor een dergelijke koppeling is technische kennis vereist. Het kan nodig zijn hier een derde partij voor in te schakelen.

  • Exporteer en importeer de gewenste gegevens.

Procesoptimalisatie

Wil je zo snel en efficiënt mogelijk werken met de functionaliteit van SB? Stel dan voorkeurwaarden in die standaard worden ingevuld bij het gebruik van de diverse functionaliteiten.

  • Instellingen

    Zoals in het onderwerp globale werking van SB werd uitgelegd leg je informatie over je bedrijfsprocessen vast in zogenaamde gebeurtenissen, zoals inkoopfacturen en verkoopfacturen. Dit onderdeel beschrijft hoe je de werkwijze die jouw onderneming bij deze bedrijfsprocessen wil gebruiken kunt instellen, zodat deze zo efficiënt en foutloos mogelijk kan vastleggen.

  • Tellers

    Wanneer je iets nieuws toevoegt, bijvoorbeeld een verkoopfactuur of inkoopfactuur, dan kent SB automatisch een volgnummer toe. Dit volgnummer noemen wij een Teller. Lees dit onderwerp als je deze tellers naar eigen wens wilt instellen.

  • Huisstijl

    Voordat je een eerste Verkoopfactuur, Offerte, Pakbon of Betalingsherinnering kunt verzenden is het belangrijk om je huisstijl eenmalig in te stellen. Dit bestaat uit een bedrijfslogo, kleuren, lettertype en een sjabloon voor de pagina-indeling. Het is mogelijk om de kleuren van deze huisstijl te baseren op jouw bedrijfslogo

  • Verkoop

    Dit onderwerp geeft een overzicht over hoe je de verkoopprocessen in kunt stellen voor efficiënt gebruik. Je stelt voorkeurwaarden in die standaard ingevuld worden bij het gebruik van de verschillende functionaliteiten.

  • Inkoop

    Dit onderwerp beschrijft hoe je de inkoopprocessen kun instellen voor efficiënt gebruik. Wij raden aan om dit te doen voordat je de eerste inkoopfactuur toevoegt.

  • Vaste activa

    Soms schaf je een product aan dat je inzet voor het genereren van omzet voor je onderneming. Wanneer een dergelijk bedrijfsmiddel een bepaalde aanschafwaarde heeft, mag je dit beschouwen als een vast actief. De waarde van dit vast actief mag je afschrijven over een periode van, meestal, vijf jaar. Hiermee verdeel je de kosten over deze periode.

  • Betalingsherinneringen

    Het komt helaas voor dat een debiteur een factuur niet voor de vervaldatum betaalt. In dat geval kan je gebruik maken van betalingsherinneringen of aanmaningen. Deze herinneringen worden via e-mail verstuurd aan de desbetreffende debiteuren. Deze kunnen vervolgens handmatig, of via een Mollie betaallink de openstaande facturen alsnog betalen.

  • Incasso-opdrachten

    Wanneer je meer grip wilt krijgen op de betaling van jouw verkoopfacturen, dan is het mogelijk om gebruik te maken van de functie Incasseren. Incasseren maakt het mogelijk om, nadat een klant hier toestemming voor heeft gegeven, het openstaande bedrag van de bankrekening van de klant over te schrijven naar de bankrekening van jouw onderneming. De klant hoeft hier zelf geen actie voor te ondernemen. Om incasso-opdrachten te kunnen gebruiken moet dit wel ondersteund worden door jouw bank en onderdeel uitmaken van jouw contract.

  • Betaalopdrachten

    Wanneer je meer grip wilt krijgen op de betaling van jouw openstaande posten (crediteur), dan is het mogelijk om gebruik te maken van de functie Betalen. Met deze functie is het mogelijk om met behulp van betaalopdrachten jouw bank opdracht te geven om het openstaande bedrag van jouw bankrekening over te schrijven naar de bankrekening van een leverancier. Om betaalopdrachten te kunnen gebruiken moet dit wel ondersteund worden door jouw bank en onderdeel uitmaken van jouw contract.

  • Bankmutaties

    Wanneer je een verkoopfactuur hebt verzonden ontstaat een openstaande post (debiteur). Wanneer je een inkoopfactuur hebt geboekt ontstaat een openstaande post (crediteur). Een klant en jijzelf betalen op een gegeven moment deze openstaande posten. Het bewijs hiervoor bevindt zich op je bankrekening, namelijk in de bankmutaties. Deze bankmutaties lees je automatisch in of importeer je handmatig. SB koppelt zo veel mogelijk bankmutaties automatisch aan openstaande posten en markeert deze als betaald. Daarnaast bestaat altijd een aantal overige uitgaven, zoals bankkosten, of ontvangsten, zoals rente. Deze bankmutaties worden ook zo veel mogelijk automatisch verwerkt, bijvoorbeeld op basis van een transactiecode. Hierdoor hoef je uiteindelijk waarschijnlijk maar een klein percentage van de bankmutaties handmatig te verwerken. En ook deze verwerkingen kan je vaak wegautomatiseren.

  • Jaarrekening

    Met SB kan je een volledige jaarrekening of jaarrapport genereren, opgemaakt in jouw eigen huisstijl. Dit rapport bevat alle financiële informatie over een bepaald boekjaar. Afhankelijk van de rechtsvorm worden bepaalde secties automatisch getoond of verborgen. Je kunt ook zelf per administratie bepalen welke secties je al dan niet wilt tonen. Na het toevoegen kan een ondernemer de resultaatverdeling bepalen en de jaarrekening ondertekenen en vaststellen.

  • Grootboekrekeningschema

    In SB leveren we een standaard grootboekrekeningschema mee, gebaseerd op het referentiegrootboekschema (RGS) versie 3.5. Als leidraad gebruiken wij het ‘decimale grootboekrekeningschema MKB’ van Boekhoudplaza. Wij houden dit altijd up-to-date en breiden dit uit naar aanleiding van wensen van onze klanten of als standaard grootboekrekeningen voor specifieke branches bestaan. In principe hoef je dit dus niet zelf in te richten. Het is wel mogelijk om omschrijvingen aan te passen en/of kopieën te maken van bestaande grootboekrekeningen.

  • Verbijzonderen op vestiging en/of afdeling

    Bij ondernemingen met meerdere vestigingen of afdelingen komt het voor dat omzet of kosten toegekend worden aan één of meerdere vestigingen of afdelingen. Dit proces van toekennen en verdelen noemen wij verbijzonderen. Een controller krijgt op deze manier inzicht in de omzet of kosten per vestiging of afdeling, zodat deze vergeleken kunnen worden met een bepaalde verwachting.

  • Verbijzonderen op project

    Bij ondernemingen die projectmatig werken komt het voor dat omzet of kosten toegekend worden aan een project. Dit proces van toekennen noemen wij verbijzonderen. Een controller krijgt op deze manier inzicht in de omzet of kosten per project, zodat deze vergeleken kunnen worden met een bepaalde verwachting.