In SB kan je binnen een klantomgeving één of meerdere administraties toevoegen. In een administratie voer je de eigenlijke boekhouding. Je gebruikt meerdere administraties bijvoorbeeld als een onderneming deel is van een holdingstructuur met werkmaatschappijen.
Vragen
Heb je vragen tijdens het proces van inrichten: heel veel vragen voorkomen we met rondleidingen, die je stap voor stap meenemen door de functionaliteit.
Mocht je toch geen antwoord vinden, dan kun je een incident insturen bij AFAS Support.
Boekhoudtermen
Wat is btw? Wat is liquiditeit? Antwoord op deze vragen en veel meer boekhoudtermen, vind je terug in onze SB Kennisbank. In deze kennisbank leggen wij allerlei basis boekhoudtermen uit.
Nadat je een administratie hebt toegevoegd moet je een aantal zaken instellen die van belang zijn om met SB te kunnen werken. Dit onderwerp kan je hierbij als checklist gebruiken. Ook als jouw administratie vanuit AFAS Profit is gemigreerd, of gestart is met een Auditfile raden wij aan om dit onderwerp te doorlopen als checklist bij de controle.
Het instellen van jouw e-mailserver is noodzakelijk om uitnodigingen, verkoopfacturen, offertes, incassomachtigingen en betalingsherinneringen te kunnen e-mailen. Omdat hier verschillende keuzes in te maken zijn hebben we dit op een aparte pagina gezet.
Wanneer je een bankrekening hebt toegevoegd waar al een saldo op staat, of waar al betalingen vandaan of naartoe onderweg zijn moet je deze beginbalans invullen.
Let op
Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar de gewenste functie.
Klik op de helpknop rechtsboven.
Start de rondleiding bij deze functie.
Beginbalans bankrekening invullen
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans bank.
Open de gewenste Bankrekening.
Klik op Nieuw (N).
Staat er al een regel? Open deze dan. Wij raden niet aan om meer dan één beginbalans toe te voegen.
Vul een Beginsaldo bankrekening in.
Is deze administratie gemigreerd vanuit AFAS Small Business of AFAS Profit? Dan hebben wij dit saldo al ingevuld.
Werkte je met een ander product met een bankkoppeling of handmatige import? Vul dan het saldo in op middernacht van de dag dat je de bankkoppeling in je vorige product hebt gedeactiveerd of de laatste keer hebt geïmporteerd.
Ben je een startende ondernemer? Vul dan het saldo in op middernacht van de afgelopen dag.
Vul eventueel een Beginsaldo betalingen onderweg in.
Vul hier het bedrag in dat je sinds de laatste keer importeren van bankmutaties nog hebt betaald aan je crediteuren. Dit bedrag mag € 0,00 zijn.
Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S).
Beginbalans kas invullen
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans kas.
Als je onbetaalde facturen uit je vorige pakket (Beginbalans debiteur/crediteur) wilt toevoegen of snel verkoopfacturen en inkoopfacturen wilt kunnen maken is het handig om eerst je bestaande klanten en crediteuren toe te voegen.
Wanneer je begint met SB dan moet je de Openstaande posten (debiteur) voor niet betaalde Verkoopfacturen toevoegen. Deze functie lijkt op een Verkoopfactuur, maar dan zonder de regels.
Let op
Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar de gewenste functie.
Klik op de helpknop rechtsboven.
Start de rondleiding bij deze functie.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans debiteuren.
In deze weergave is iedere regel een openstaande post (debiteur).
Klik op Nieuw (N).
Selecteer een Klant.
Als het goed is zijn alle benodigde klanten overgenomen vanuit een Profit Migratie of een Auditfile-import.
Ben je begonnen met een beginbalans, dan kan je hiervandaan ook een nieuwe klant toevoegen.
Selecteer een Type.
Factuur: deze openstaande post is een (deels) onbetaalde verkoopfactuur.
Vooruitontvangst: deze klant heeft in de periode nadat je de administratie in het vorige boekhoudpakket had afgesloten al geld betaald, maar nog geen verkoopfactuur ontvangen. Maak de factuur vervolgens in SB en verreken deze je met het vooruitontvangen bedrag.
Vul een Factuurnummer in.
Vul een Factuurdatum in.
Deze datum moet voor de begindatum van deze administratie liggen. Het is immers een historische factuur.
Vul een Bedrag in.
Dit is het totale openstaande bedrag, inclusief btw. De btw over deze factuur is natuurlijk al verwerkt en aangegeven met het vorige boekhoudpakket.
Vul een Vervaldatum in.
Deze datum wordt standaard gevuld op basis van de geselecteerde standaard Betaalvoorwaarde in deze administratie of bij deze klant.
Op basis van deze datum wordt deze openstaande post (debiteur) eventueel meegenomen met een Betalingsherinnering.
Vul eventueel een Referentie klant in.
Gebruik dit als deze klant zelf een inkoopordernummer heeft opgegeven. Hiermee kan deze klant de afschrijving in haar of zijn boekhoudpakket koppelen aan de verkoopfactuur die jij hebt verzonden.
Selecteer eventueel een Bijlage.
Dit kan een pdf-bestand zijn van de originele verkoopfactuur.
Klik op het tabblad Betaling.
Selecteer een Betaalvoorwaarde.
Deze waarde is wellicht standaard al ingevuld, wanneer deze bij de administratie of deze klant was ingesteld.
Op basis hiervan wordt de Vervaldatum bepaald.
Selecteer een Betaalwijze debiteur.
Op rekening: deze klant betaalt jouw verkoopfactuur zelf via de bank, bijvoorbeeld na levering.
Incasso: de klant heeft met een incassomachtiging jouw bank toestemming gegeven om het geld direct af te schrijven. Deze betaling komt op onderweg te staan.
Als je dit juist invult krijg je met de Betaallijst debiteuren snel inzicht in waar je geld blijft.
Vink eventueel Betalingskorting toepassen aan.
Heeft deze klant recht op betalingskorting? Vul dan een bedrag en een vervaldatum in.
Vul een Bankrekening debiteur in.
Dit is verplicht bij Incasso, anders weet de bank niet waar het geld van afgeschreven moet worden.
Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.
Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.
Herhaal dit voor iedere Openstaande post (debiteur).
Waren in je vorige boekhoudpakket nog niet alle verkoopfacturen betaald op de begindatum van jouw administratie? Waren er nog openstaande posten? Dan boek je deze in de beginbalans debiteur.
Wanneer je begint met SB dan moet je de Openstaande posten (crediteur) voor niet betaalde Inkoopfacturen toevoegen. Deze functie lijkt op een Inkoopfactuur, maar dan zonder de regels.
Let op
Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar de gewenste functie.
Klik op de helpknop rechtsboven.
Start de rondleiding bij deze functie.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans crediteuren.
In deze weergave is iedere regel een openstaande post (crediteur).
Klik op Nieuw (N).
Selecteer een Crediteur.
Als het goed is zijn alle benodigde crediteuren overgenomen vanuit een Profit Migratie of een Auditfile-import.
Ben je begonnen met een beginbalans, dan kan je hiervandaan ook een nieuwe crediteur toevoegen.
Selecteer een Type.
Factuur: deze openstaande post is een (deels) onbetaalde inkoopfactuur.
Vooruitbetaling: jij hebt aan deze crediteur in de periode nadat je de administratie in het vorige boekhoudpakket had afgesloten al geld betaald, maar nog geen inkoopfactuur ontvangen. Maak deze factuur vervolgens in SB en verreken deze je met het vooruitbetaalde bedrag.
Vul een Factuurnummer in.
Dit is het nummer dat jij aan deze factuur wilt geven in deze administratie. Dit is niet het nummer van de ontvangen verkoopfactuur van deze crediteur. Dat vul je verderop in.
Vul een Factuurdatum in.
Deze datum moet voor de begindatum van deze administratie liggen. Het is immers een historische factuur.
Vul een Bedrag in.
Dit is het totale openstaande bedrag, inclusief btw. De btw over deze factuur is natuurlijk al verwerkt en aangegeven met het vorige boekhoudpakket.
Vul een Vervaldatum in.
Deze datum wordt standaard gevuld op basis van de geselecteerde standaard Betaalvoorwaarde in deze administratie of bij deze crediteur.
Op basis van deze datum wordt deze openstaande post (crediteur) meegenomen met een Betaalopdracht.
Vul eventueel een Factuurnummer crediteur in.
Dit is het nummer dat staat op de ontvangen inkoopfactuur van deze crediteur.
Vul eventueel een Referentie crediteur in.
Gebruik dit als jij aan deze klant bijvoorbeeld een inkoopordernummer hebt opgegeven dat vermeld staat op de factuur. Hiermee kan je later de afschrijving automatisch aan deze openstaande post (crediteur) koppelen.
Selecteer eventueel een Bijlage.
Dit kan een pdf-bestand zijn van de originele inkoopfactuur.
Klik op het tabblad Betaling.
Vul een Betaalwijze in.
Op rekening: jij betaalt deze inkoopfactuur handmatig vanuit je bankomgeving of automatisch met een betaalopdrachtbestand.
Incasso: jij hebt deze crediteur een machtiging gegeven om het te betalen bedrag af te schrijven van jouw bankrekening. De betaling van deze inkoopfactuur komt op Onderweg te staan.
Dit is verplicht als je wilt betalen met een betaalopdrachtbestand. Anders weet de bank niet waar het geld naartoe moet.
Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.
Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.
Herhaal dit voor iedere Openstaande post (crediteur).
Waren in je vorige boekhoudpakket nog niet alle inkoopfacturen betaald op de begindatum van jouw administratie? Waren er nog openstaande posten? Dan boek je deze in de beginbalans crediteur.
Wanneer je begint met SB dan moet je het openstaande bedrag voor nog niet betaalde Btw-aanslagen of nog niet ontvangen Btw-teruggaven toevoegen aan de Beginbalans btw.
In SB zien wij de Belastingdienst als Crediteur en een niet betaalde Btw-aangifte als Openstaande post (crediteur). Vandaar dat we dit bedrag, net als de niet betaalde Inkoopfacturen, boeken op de Beginbalans crediteuren.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar de gewenste functie.
Klik op de helpknop rechtsboven.
Start de rondleiding bij deze functie.
Let op
Wanneer jouw administratie vanuit Profit is gemigreerd dan heeft AFAS het saldo Te betalen btw op de Beginbalans gezet en de openstaande btw-aangiften als inkoopfactuur toegevoegd.
Wanneer je de beginbalans handmatig toevoegt, boek dan het saldo te betalen btw zoals hieronder beschreven staat en boek geen inkoopfacturen, maar een beginbalans grootboek op 2900: Beginbalans crediteuren.
Wanneer je begint met SB dan moet je eenmalig de beginbalans van de grootboekrekeningen van het type Activa of Passiva invullen.
Let op
Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar de gewenste functie.
Klik op de helpknop rechtsboven.
Start de rondleiding bij deze functie.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans grootboek.
Klik op Nieuw (N).
Selecteer de gewenste Grootboekrekening.
Vul een bedrag Debet of Credit in.
Herhaal dit voor iedere Grootboekrekening.
Let op
Wanneer jouw administratie door AFAS is gemigreerd, dan is deze beginbalans al voor je ingevuld. Je hoeft dan niets te doen.
Heb je een Btw-aangifte van voor het startjaar administratie al verzonden met het vorige pakket, maar nog niet betaald? Boek deze dan als beginbalans crediteur met Belastingdienst als Crediteur.
Wanneer je begint met SB dan moet je de Openstaande posten (crediteur) voor niet betaalde Inkoopfacturen toevoegen. Deze functie lijkt op een Inkoopfactuur, maar dan zonder de regels.
Let op
Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar de gewenste functie.
Klik op de helpknop rechtsboven.
Start de rondleiding bij deze functie.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans crediteuren.
In deze weergave is iedere regel een openstaande post (crediteur).
Klik op Nieuw (N).
Selecteer een Crediteur.
Als het goed is zijn alle benodigde crediteuren overgenomen vanuit een Profit Migratie of een Auditfile-import.
Ben je begonnen met een beginbalans, dan kan je hiervandaan ook een nieuwe crediteur toevoegen.
Selecteer een Type.
Factuur: deze openstaande post is een (deels) onbetaalde inkoopfactuur.
Vooruitbetaling: jij hebt aan deze crediteur in de periode nadat je de administratie in het vorige boekhoudpakket had afgesloten al geld betaald, maar nog geen inkoopfactuur ontvangen. Maak deze factuur vervolgens in SB en verreken deze je met het vooruitbetaalde bedrag.
Vul een Factuurnummer in.
Dit is het nummer dat jij aan deze factuur wilt geven in deze administratie. Dit is niet het nummer van de ontvangen verkoopfactuur van deze crediteur. Dat vul je verderop in.
Vul een Factuurdatum in.
Deze datum moet voor de begindatum van deze administratie liggen. Het is immers een historische factuur.
Vul een Bedrag in.
Dit is het totale openstaande bedrag, inclusief btw. De btw over deze factuur is natuurlijk al verwerkt en aangegeven met het vorige boekhoudpakket.
Vul een Vervaldatum in.
Deze datum wordt standaard gevuld op basis van de geselecteerde standaard Betaalvoorwaarde in deze administratie of bij deze crediteur.
Op basis van deze datum wordt deze openstaande post (crediteur) meegenomen met een Betaalopdracht.
Vul eventueel een Factuurnummer crediteur in.
Dit is het nummer dat staat op de ontvangen inkoopfactuur van deze crediteur.
Vul eventueel een Referentie crediteur in.
Gebruik dit als jij aan deze klant bijvoorbeeld een inkoopordernummer hebt opgegeven dat vermeld staat op de factuur. Hiermee kan je later de afschrijving automatisch aan deze openstaande post (crediteur) koppelen.
Selecteer eventueel een Bijlage.
Dit kan een pdf-bestand zijn van de originele inkoopfactuur.
Klik op het tabblad Betaling.
Vul een Betaalwijze in.
Op rekening: jij betaalt deze inkoopfactuur handmatig vanuit je bankomgeving of automatisch met een betaalopdrachtbestand.
Incasso: jij hebt deze crediteur een machtiging gegeven om het te betalen bedrag af te schrijven van jouw bankrekening. De betaling van deze inkoopfactuur komt op Onderweg te staan.
Dit is verplicht als je wilt betalen met een betaalopdrachtbestand. Anders weet de bank niet waar het geld naartoe moet.
Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.
Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.
Herhaal dit voor iedere Openstaande post (crediteur).
Heb je een Btw-aangifte van voor het startjaar administratie nog niet verzonden met het vorige pakket (dit speelt vooral bij een migratie in de eerste periode van het startjaar administratie)? Boek dan het openstaande aangiftebedrag (en niet een ander restsaldo op de grootboekrekening Te betalen btw in de Beginbalans grootboekrekening op Te betalen btw (1800) en verzend de Btw-aangifte met SB. Wij raden overigens altijd aan om de Btw-aangiften van vorige boekjaren in het vorige pakket te verzenden.
Boek het saldo op Te betalen btw wat niet uit openstaande Btw-aangiften komt op rekening 2400: Belastingschulden btw.
Is je beginbalans niet in balans? Boek het verschil dan op rekening 2900: Tussenrekening beginbalans.
Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.
Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.
De beginbalans moet altijd in balans zijn.
Let op
Het is mogelijk om meerdere beginbalansen grootboek toe te voegen. Deze werkwijze raden wij niet aan.
Maak altijd één beginbalans met daarin alle noodzakelijke grootboekrekeningen en wijzig deze beginbalans vervolgens wanneer nodig.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans crediteuren.
Klik op Nieuw (N).
Selecteer Belastingdienst bij Crediteur.
Selecteer Vooruitbetaling bij Type.
Je hebt het te betalen bedrag waarschijnlijk al betaald aan de Belastingdienst. Je ontvangt hiervan geen aanslag.
Vul een Factuurnummer in.
Dit is het nummer dat jij aan deze factuur wilt geven in deze administratie. Dit is niet het betalingskenmerk van deze aanslag. Dat vul je verderop in.
Vul een Factuurdatum in.
Dit is de einddatum van de aangifteperiode.
Vul het openstaande Bedrag in.
Gebruik een negatief bedrag voor een openstaande Btw-teruggaaf.
Vul een Vervaldatum in.
Deze datum wordt standaard gevuld op basis van de geselecteerde standaard Betaalvoorwaarde in deze administratie of bij deze crediteur.
Op basis van deze datum wordt deze openstaande post (crediteur) meegenomen met een Betaalopdracht.
Vul een Factuurnummer crediteur in.
Dit is het door de Belastingdienst gegenereerde Betalingskenmerk.
Vul eventueel een Referentie crediteur in.
Selecteer eventueel een Bijlage.
Dit kan een pdf-bestand zijn van de btw-aangifte.
Klik op het tabblad Betaling.
Selecteer Op rekening bij Betaalwijze.
Je betaalt de aanslag immers op eigen gelegenheid. Deze wordt niet geïncasseerd.
Selecteer een Bankrekening crediteur.
Dit wordt automatisch ingevuld vanuit de gegevens van de Belastingdienst in deze administratie.
Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.
Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.
Herhaal dit voor iedere openstaande Btw-aanslag of Btw-teruggaaf.
Boek geen inkoopfactuur voor deze openstaande aanslagen, maar een beginbalans grootboekrekening op 2900: Beginbalans crediteur.
Wanneer je begint met SB dan moet je eenmalig de beginbalans van de grootboekrekeningen van het type Activa of Passiva invullen.
Let op
Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar de gewenste functie.
Klik op de helpknop rechtsboven.
Start de rondleiding bij deze functie.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans grootboek.
Klik op Nieuw (N).
Selecteer de gewenste Grootboekrekening.
Vul een bedrag Debet of Credit in.
Herhaal dit voor iedere Grootboekrekening.
Let op
Wanneer jouw administratie door AFAS is gemigreerd, dan is deze beginbalans al voor je ingevuld. Je hoeft dan niets te doen.
Heb je een Btw-aangifte van voor het startjaar administratie al verzonden met het vorige pakket, maar nog niet betaald? Boek deze dan als beginbalans crediteur met Belastingdienst als Crediteur.
Wanneer je begint met SB dan moet je de Openstaande posten (crediteur) voor niet betaalde Inkoopfacturen toevoegen. Deze functie lijkt op een Inkoopfactuur, maar dan zonder de regels.
Let op
Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar de gewenste functie.
Klik op de helpknop rechtsboven.
Start de rondleiding bij deze functie.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans crediteuren.
In deze weergave is iedere regel een openstaande post (crediteur).
Klik op Nieuw (N).
Selecteer een Crediteur.
Als het goed is zijn alle benodigde crediteuren overgenomen vanuit een Profit Migratie of een Auditfile-import.
Ben je begonnen met een beginbalans, dan kan je hiervandaan ook een nieuwe crediteur toevoegen.
Selecteer een Type.
Factuur: deze openstaande post is een (deels) onbetaalde inkoopfactuur.
Vooruitbetaling: jij hebt aan deze crediteur in de periode nadat je de administratie in het vorige boekhoudpakket had afgesloten al geld betaald, maar nog geen inkoopfactuur ontvangen. Maak deze factuur vervolgens in SB en verreken deze je met het vooruitbetaalde bedrag.
Vul een Factuurnummer in.
Dit is het nummer dat jij aan deze factuur wilt geven in deze administratie. Dit is niet het nummer van de ontvangen verkoopfactuur van deze crediteur. Dat vul je verderop in.
Vul een Factuurdatum in.
Deze datum moet voor de begindatum van deze administratie liggen. Het is immers een historische factuur.
Vul een Bedrag in.
Dit is het totale openstaande bedrag, inclusief btw. De btw over deze factuur is natuurlijk al verwerkt en aangegeven met het vorige boekhoudpakket.
Vul een Vervaldatum in.
Deze datum wordt standaard gevuld op basis van de geselecteerde standaard Betaalvoorwaarde in deze administratie of bij deze crediteur.
Op basis van deze datum wordt deze openstaande post (crediteur) meegenomen met een Betaalopdracht.
Vul eventueel een Factuurnummer crediteur in.
Dit is het nummer dat staat op de ontvangen inkoopfactuur van deze crediteur.
Vul eventueel een Referentie crediteur in.
Gebruik dit als jij aan deze klant bijvoorbeeld een inkoopordernummer hebt opgegeven dat vermeld staat op de factuur. Hiermee kan je later de afschrijving automatisch aan deze openstaande post (crediteur) koppelen.
Selecteer eventueel een Bijlage.
Dit kan een pdf-bestand zijn van de originele inkoopfactuur.
Klik op het tabblad Betaling.
Vul een Betaalwijze in.
Op rekening: jij betaalt deze inkoopfactuur handmatig vanuit je bankomgeving of automatisch met een betaalopdrachtbestand.
Incasso: jij hebt deze crediteur een machtiging gegeven om het te betalen bedrag af te schrijven van jouw bankrekening. De betaling van deze inkoopfactuur komt op Onderweg te staan.
Dit is verplicht als je wilt betalen met een betaalopdrachtbestand. Anders weet de bank niet waar het geld naartoe moet.
Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.
Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.
Herhaal dit voor iedere Openstaande post (crediteur).
Heb je een Btw-aangifte van voor het startjaar administratie nog niet verzonden met het vorige pakket (dit speelt vooral bij een migratie in de eerste periode van het startjaar administratie)? Boek dan het openstaande aangiftebedrag (en niet een ander restsaldo op de grootboekrekening Te betalen btw in de Beginbalans grootboekrekening op Te betalen btw (1800) en verzend de Btw-aangifte met SB. Wij raden overigens altijd aan om de Btw-aangiften van vorige boekjaren in het vorige pakket te verzenden.
Boek het saldo op Te betalen btw wat niet uit openstaande Btw-aangiften komt op rekening 2400: Belastingschulden btw.
Is je beginbalans niet in balans? Boek het verschil dan op rekening 2900: Tussenrekening beginbalans.
Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.
Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.
De beginbalans moet altijd in balans zijn.
Let op
Het is mogelijk om meerdere beginbalansen grootboek toe te voegen. Deze werkwijze raden wij niet aan.
Maak altijd één beginbalans met daarin alle noodzakelijke grootboekrekeningen en wijzig deze beginbalans vervolgens wanneer nodig.
Waren in je vorige boekhoudpakket nog niet alle btw-aangiften betaald op de begindatum van jouw administratie? Boek deze dan op de beginbalans btw.
Wanneer je in een vorig product vaste activa hebt toegevoegd die deels zijn afgeschreven, of als een administratie is gestart op basis van een Auditfile, dan moet je in SB de beginstand van deze vaste activa toevoegen.
Let op
Is deze administratie gemigreerd vanuit Profit? Dan worden alle beginstanden automatisch overgenomen.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar de gewenste functie.
Klik op de helpknop rechtsboven.
Start de rondleiding bij deze functie.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginstanden vaste activa.
Klik op Nieuw (N).
Selecteer een Methode toevoegen.
Beginbalans: gebruik deze waarde als je de beginbalans invult.
Beginstand ná beginbalans: gebruik deze waarde als jouw administratie is gestart op basis van een Auditfile, of als je een spreadsheet hebt met vaste activa waarop al een deel is afgeschreven en die je na de begindatum administratie nog wilt toevoegen.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar de gewenste functie.
Klik op de helpknop rechtsboven.
Start de rondleiding bij deze functie.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans grootboek.
Klik op Nieuw (N).
Selecteer de gewenste Grootboekrekening.
Vul een bedrag Debet of Credit in.
Herhaal dit voor iedere Grootboekrekening.
Let op
Wanneer jouw administratie door AFAS is gemigreerd, dan is deze beginbalans al voor je ingevuld. Je hoeft dan niets te doen.
Heb je een Btw-aangifte van voor het startjaar administratie al verzonden met het vorige pakket, maar nog niet betaald? Boek deze dan als beginbalans crediteur met Belastingdienst als Crediteur.
Wanneer je begint met SB dan moet je de Openstaande posten (crediteur) voor niet betaalde Inkoopfacturen toevoegen. Deze functie lijkt op een Inkoopfactuur, maar dan zonder de regels.
Let op
Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar de gewenste functie.
Klik op de helpknop rechtsboven.
Start de rondleiding bij deze functie.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans crediteuren.
In deze weergave is iedere regel een openstaande post (crediteur).
Klik op Nieuw (N).
Selecteer een Crediteur.
Als het goed is zijn alle benodigde crediteuren overgenomen vanuit een Profit Migratie of een Auditfile-import.
Ben je begonnen met een beginbalans, dan kan je hiervandaan ook een nieuwe crediteur toevoegen.
Selecteer een Type.
Factuur: deze openstaande post is een (deels) onbetaalde inkoopfactuur.
Vooruitbetaling: jij hebt aan deze crediteur in de periode nadat je de administratie in het vorige boekhoudpakket had afgesloten al geld betaald, maar nog geen inkoopfactuur ontvangen. Maak deze factuur vervolgens in SB en verreken deze je met het vooruitbetaalde bedrag.
Vul een Factuurnummer in.
Dit is het nummer dat jij aan deze factuur wilt geven in deze administratie. Dit is niet het nummer van de ontvangen verkoopfactuur van deze crediteur. Dat vul je verderop in.
Vul een Factuurdatum in.
Deze datum moet voor de begindatum van deze administratie liggen. Het is immers een historische factuur.
Vul een Bedrag in.
Dit is het totale openstaande bedrag, inclusief btw. De btw over deze factuur is natuurlijk al verwerkt en aangegeven met het vorige boekhoudpakket.
Vul een Vervaldatum in.
Deze datum wordt standaard gevuld op basis van de geselecteerde standaard Betaalvoorwaarde in deze administratie of bij deze crediteur.
Op basis van deze datum wordt deze openstaande post (crediteur) meegenomen met een Betaalopdracht.
Vul eventueel een Factuurnummer crediteur in.
Dit is het nummer dat staat op de ontvangen inkoopfactuur van deze crediteur.
Vul eventueel een Referentie crediteur in.
Gebruik dit als jij aan deze klant bijvoorbeeld een inkoopordernummer hebt opgegeven dat vermeld staat op de factuur. Hiermee kan je later de afschrijving automatisch aan deze openstaande post (crediteur) koppelen.
Selecteer eventueel een Bijlage.
Dit kan een pdf-bestand zijn van de originele inkoopfactuur.
Klik op het tabblad Betaling.
Vul een Betaalwijze in.
Op rekening: jij betaalt deze inkoopfactuur handmatig vanuit je bankomgeving of automatisch met een betaalopdrachtbestand.
Incasso: jij hebt deze crediteur een machtiging gegeven om het te betalen bedrag af te schrijven van jouw bankrekening. De betaling van deze inkoopfactuur komt op Onderweg te staan.
Dit is verplicht als je wilt betalen met een betaalopdrachtbestand. Anders weet de bank niet waar het geld naartoe moet.
Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.
Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.
Herhaal dit voor iedere Openstaande post (crediteur).
Heb je een Btw-aangifte van voor het startjaar administratie nog niet verzonden met het vorige pakket (dit speelt vooral bij een migratie in de eerste periode van het startjaar administratie)? Boek dan het openstaande aangiftebedrag (en niet een ander restsaldo op de grootboekrekening Te betalen btw in de Beginbalans grootboekrekening op Te betalen btw (1800) en verzend de Btw-aangifte met SB. Wij raden overigens altijd aan om de Btw-aangiften van vorige boekjaren in het vorige pakket te verzenden.
Boek het saldo op Te betalen btw wat niet uit openstaande Btw-aangiften komt op rekening 2400: Belastingschulden btw.
Is je beginbalans niet in balans? Boek het verschil dan op rekening 2900: Tussenrekening beginbalans.
Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.
Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.
De beginbalans moet altijd in balans zijn.
Let op
Het is mogelijk om meerdere beginbalansen grootboek toe te voegen. Deze werkwijze raden wij niet aan.
Maak altijd één beginbalans met daarin alle noodzakelijke grootboekrekeningen en wijzig deze beginbalans vervolgens wanneer nodig.
Boek het eindsaldo van de verschillende grootboekrekeningen op de beginbalans grootboekrekening. Omdat je een administratie op 1 januari begint, zullen dit alleen de balansrekeningen zijn.
Voordat je de eerste btw-aangifte of opgaaf ICP verzendt is het belangrijk om éénmalig je werkwijze in te stellen. Je kunt bijvoorbeeld instellen of je btw-plichtig bent, of jijzelf of een intermediair aangifte doet en wat je tijdvak voor btw en ICP is.
Is jouw onderneming een natuurlijk persoon en betaal je wel eens iets van een privé bankrekening of boek je geld over tussen zakelijke en privé bankrekeningen? Voeg dan ondernemers en hun bankrekeningen toe.
Is jouw onderneming een rechtspersoon? Voeg dan de aandeelhouders toe om rekening-courant transacties te kunnen boeken.
Optionele basisinrichting
Als je de essentiële basisinrichting hebt voltooid kan je, eventueel op een later moment, deze inrichting nog uitbreiden met optionele zaken. Deze zijn over het algemeen van toepassing voor wat grotere ondernemingen.
Je kunt zo veel extra zakelijke bankrekeningen of spaarrekeningen toevoegen als nodig. Deze kan je ieder aan een eigen grootboekrekening koppelen om de saldi afzonderlijk bij te houden.
Wanneer je een bankrekening hebt toegevoegd waar al een saldo op staat, of waar al betalingen vandaan of naartoe onderweg zijn moet je deze beginbalans invullen.
Als je een SB-abonnement hebt aangeschaft via een administratiekantoor, dan zullen zij de gewenste gebruikers toevoegen. Heb je het via AFAS aangeschaft? Dan voegen wij standaard één gebruiker toe. Je kunt hier zelf extra gebruikers aan toevoegen, tot maximaal 5.
Met SBI-codes geef je aan in welke sector of sectoren jouw onderneming werkzaam is. Ook kan je aangeven in welke sectoren jouw klanten en crediteuren werkzaam zijn. Dit geeft inzicht in waar je omzet vandaan met name vandaan komt en waar je wellicht meer marketingactiviteiten zou kunnen ontplooien.
Het komt voor dat je verandert van rechtsvorm, bijvoorbeeld van Eenmanszaak of VOF naar BV. Dat is natuurlijk prachtig, want blijkbaar lopen de zaken goed, maar hoe regel je dit in SB? Dit onderwerp beschrijft twee methoden waarop je dit kunt regelen. De eerste kost iets meer werk, maar geniet de voorkeur van de Belastingdienst.
Koppelingen
Wil je gegevens tussen SB en applicaties van derden uitwisselen? Maak dan gebruik van een van onze meegeleverde koppelingen.
Gebruik je een WooCommerce-webshop voor het verkopen van producten en verstuurt deze webshop verkoopfacturen naar jouw klanten? Gebruik dan de WooCommerce-koppeling om de afgeronde orders automatisch te importeren als verkoopjournaalpost en de bijbehorende kopers te importeren als klant.
Gebruik je een Shopify-webshop voor het verkopen van producten en verstuurt deze webshop verkoopfacturen naar jouw klanten? Gebruik dan de Shopify-koppeling om de afgeronde orders automatisch te importeren als verkoopjournaalpost en de bijbehorende kopers te importeren als klant.
Jouw klanten kunnen verkoopfacturen betalen via de Mollie betaallink, of via een webshop artikelen kopen en betalen via de Mollie betaalservice. Mollie stort met een bepaalde regelmaat de betaalde gelden uit op jouw bankrekening, verminderd met de berekende transactiekosten. Dit onderwerp beschrijft hoe je deze betalingen en transactiekosten in SB verwerkt.
Werk jij of jouw accountant met Nmbrs? Koppel dan met SB, zodat de journaalposten automatisch worden doorgeboekt.
Scan & Herken
Wij hebben gezien dat onze klanten in AFAS Profit Small Business en AFAS Profit Financieel (dus NIET in het nieuwe AFAS SB) in het nieuwe gebruik maken van de volgende Scan & Herken producten.
TriFact
DizzyData
ZenVoices
Elvy
Scansys
Lyanthe
Blue 10
In SB hebben wij voor het verwerken van inkoop- en verkoopfacturen de Mailbox, de AFAS Link app en de Scanbox beschikbaar.
Als ondernemer ontvang je inkoopfacturen in jouw (zakelijke) mailbox. Daarnaast download je inkoopfacturen vanuit verschillende websites. Tenslotte verstuur je wellicht verkoopfacturen vanuit een webshop of extern facturatiepakket. Al deze facturen kan je (geautomatiseerd) verzenden naar een Mailbox in jouw administratie in SB. In de Mailbox bereid je deze facturen voor op de Scanbox. De Scanbox scant en herkent de facturen, waardoor je ze eenvoudig kunt verwerken als inkoopfacturen of verkoopjournaalposten.
Met AFAS Link is het mogelijk om met een smartphone foto's te maken van bonnetjes en deze te versturen naar de Scanbox van een administratie. Ook is het mogelijk om Vraagposten af te handelen, die een administratiekantoor naar een ondernemer heeft gestuurd.
Het is mogelijk om inkoopfacturen of verkoopjournaalposten handmatig toe te voegen in SB. Dit is echter saai, foutgevoelig en niet hip. Wij adviseren om in plaats daarvan gebruik te maken van de Scanbox, die facturen automatisch scant, herkent en gereed maakt om te boeken.
Wij denken dat het met deze functies mogelijk is om je abonnement bij een van bovenstaande leveranciers op te zeggen.
Let op
AFAS heeft geen intentie om een koppeling te bouwen op bovenstaande scan&herken producten. Ook voegen wij geen updateconnector toe voor inkoopfacturen.
Rapportagesoftware
In AFAS Profit Small Business en AFAS Profit Financieel (let op: dus NIET in het nieuwe AFAS SB) wordt gebruik gemaakt van de volgende producten voor de jaarrekening en tussentijdse cijfers.
Visionplanner.
Caseware
Infine
Speedbooks
MLE
Aan de koppeling met Visionplanner met SB wordt momenteel gewerkt. Hiervoor is nog geen opleverdatum beschikbaar. De overige vier koppelingen zullen wij in principe niet uitleveren.
In SB bieden wij voor het raadplegen van tussentijdse cijfers de Startpagina en voor de jaarrekening de Jaarrapportage.
Hier vind je allerlei grafieken en kengetallen, waarmee je in één oogopslag ziet hoe je onderneming er voor staat. Hier kan je eenvoudig wisselen tussen verschillende perioden om verschillende inzichten te creëren.
Voor het opstellen van de jaarrapportage leveren wij een aantal standaardrapportages mee, zoals de afloopcontrole en afschrijvingsstaat. Daarnaast kan je met de Jaarcontrole snel en eenvoudig controleren of de eindsaldi van de gebruikte grootboekrekeningen kloppen. Als alles in orde is maak je met één druk op de knop een Jaarrekening. We hebben een video gemaakt waarin we uitleggen wat allemaal mogelijk is met de jaarrapportage. De boodschap is: waarschijnlijk kan 90% van de ondernemingen die met SB werken 100% uit de voeten met deze jaarrekening.
Voor het exporteren van financiële gegevens voor gebruik in andere producten bieden wij de volgende mogelijkheden:
Een koppeling met ProdistERP voor het inlezen van Klanten, Verkoopjournaalposten en Inkoopfacturen.
GridFlow
Verwachting: 2024.
Simple Simon
Verwachting: 2024.
Maatwerk koppelingen
Staat jouw gewenste koppeling hier niet tussen? Dan zijn er diverse mogelijkheden.
Breng de leverancier in contact met AFAS als zij graag met ons willen koppelen. Dit kan via onze PartnerPortal. Samen kunnen wij dan bepalen of en hoe we deze koppeling kunnen realiseren.
Wij vermoeden dat het beter werkt als onze klanten contact opnemen met de leverancier dan wij, omdat we op dit moment nog onvoldoende aantallen hebben om een goede business case te maken.
Wij zijn in ieder geval klaar voor het faciliteren van deze koppelingen.
Het is mogelijk om eigen koppelingen te maken in het App Center. Met een eigen koppeling kan je gegevens uit SB lezen om te gebruiken in een applicatie die wij (nog) niet met een meegeleverde koppeling ondersteunen. Voor een dergelijke koppeling is technische kennis vereist. Het kan nodig zijn hier een derde partij voor in te schakelen.
Wil je zo snel en efficiënt mogelijk werken met de functionaliteit van SB? Stel dan voorkeurwaarden in die standaard worden ingevuld bij het gebruik van de diverse functionaliteiten.
Zoals in het onderwerp globale werking van SB werd uitgelegd leg je informatie over je bedrijfsprocessen vast in zogenaamde gebeurtenissen, zoals inkoopfacturen en verkoopfacturen. Dit onderdeel beschrijft hoe je de werkwijze die jouw onderneming bij deze bedrijfsprocessen wil gebruiken kunt instellen, zodat deze zo efficiënt en foutloos mogelijk kan vastleggen.
Wanneer je iets nieuws toevoegt, bijvoorbeeld een verkoopfactuur of inkoopfactuur, dan kent SB automatisch een volgnummer toe. Dit volgnummer noemen wij een Teller. Lees dit onderwerp als je deze tellers naar eigen wens wilt instellen.
Voordat je een eerste Verkoopfactuur, Offerte, Pakbon of Betalingsherinnering kunt verzenden is het belangrijk om je huisstijl eenmalig in te stellen. Dit bestaat uit een bedrijfslogo, kleuren, lettertype en een sjabloon voor de pagina-indeling. Het is mogelijk om de kleuren van deze huisstijl te baseren op jouw bedrijfslogo
Dit onderwerp geeft een overzicht over hoe je de verkoopprocessen in kunt stellen voor efficiënt gebruik. Je stelt voorkeurwaarden in die standaard ingevuld worden bij het gebruik van de verschillende functionaliteiten.
Dit onderwerp beschrijft hoe je de inkoopprocessen kun instellen voor efficiënt gebruik. Wij raden aan om dit te doen voordat je de eerste inkoopfactuur toevoegt.
Soms schaf je een product aan dat je inzet voor het genereren van omzet voor je onderneming. Wanneer een dergelijk bedrijfsmiddel een bepaalde aanschafwaarde heeft, mag je dit beschouwen als een vast actief. De waarde van dit vast actief mag je afschrijven over een periode van, meestal, vijf jaar. Hiermee verdeel je de kosten over deze periode.
Het komt helaas voor dat een debiteur een factuur niet voor de vervaldatum betaalt. In dat geval kan je gebruik maken van betalingsherinneringen of aanmaningen. Deze herinneringen worden via e-mail verstuurd aan de desbetreffende debiteuren. Deze kunnen vervolgens handmatig, of via een Mollie betaallink de openstaande facturen alsnog betalen.
Wanneer je meer grip wilt krijgen op de betaling van jouw verkoopfacturen, dan is het mogelijk om gebruik te maken van de functie Incasseren. Incasseren maakt het mogelijk om, nadat een klant hier toestemming voor heeft gegeven, het openstaande bedrag van de bankrekening van de klant over te schrijven naar de bankrekening van jouw onderneming. De klant hoeft hier zelf geen actie voor te ondernemen. Om incasso-opdrachten te kunnen gebruiken moet dit wel ondersteund worden door jouw bank en onderdeel uitmaken van jouw contract.
Wanneer je meer grip wilt krijgen op de betaling van jouw openstaande posten (crediteur), dan is het mogelijk om gebruik te maken van de functie Betalen. Met deze functie is het mogelijk om met behulp van betaalopdrachten jouw bank opdracht te geven om het openstaande bedrag van jouw bankrekening over te schrijven naar de bankrekening van een leverancier. Om betaalopdrachten te kunnen gebruiken moet dit wel ondersteund worden door jouw bank en onderdeel uitmaken van jouw contract.
Wanneer je een verkoopfactuur hebt verzonden ontstaat een openstaande post (debiteur). Wanneer je een inkoopfactuur hebt geboekt ontstaat een openstaande post (crediteur). Een klant en jijzelf betalen op een gegeven moment deze openstaande posten. Het bewijs hiervoor bevindt zich op je bankrekening, namelijk in de bankmutaties. Deze bankmutaties lees je automatisch in of importeer je handmatig. SB koppelt zo veel mogelijk bankmutaties automatisch aan openstaande posten en markeert deze als betaald. Daarnaast bestaat altijd een aantal overige uitgaven, zoals bankkosten, of ontvangsten, zoals rente. Deze bankmutaties worden ook zo veel mogelijk automatisch verwerkt, bijvoorbeeld op basis van een transactiecode. Hierdoor hoef je uiteindelijk waarschijnlijk maar een klein percentage van de bankmutaties handmatig te verwerken. En ook deze verwerkingen kan je vaak wegautomatiseren.
Met SB kan je een volledige jaarrekening of jaarrapport genereren, opgemaakt in jouw eigen huisstijl. Dit rapport bevat alle financiële informatie over een bepaald boekjaar. Afhankelijk van de rechtsvorm worden bepaalde secties automatisch getoond of verborgen. Je kunt ook zelf per administratie bepalen welke secties je al dan niet wilt tonen. Na het toevoegen kan een ondernemer de resultaatverdeling bepalen en de jaarrekening ondertekenen en vaststellen.
In SB leveren we een standaard grootboekrekeningschema mee, gebaseerd op het referentiegrootboekschema (RGS) versie 3.5. Als leidraad gebruiken wij het ‘decimale grootboekrekeningschema MKB’ van Boekhoudplaza. Wij houden dit altijd up-to-date en breiden dit uit naar aanleiding van wensen van onze klanten of als standaard grootboekrekeningen voor specifieke branches bestaan. In principe hoef je dit dus niet zelf in te richten. Het is wel mogelijk om omschrijvingen aan te passen en/of kopieën te maken van bestaande grootboekrekeningen.
Bij ondernemingen met meerdere vestigingen of afdelingen komt het voor dat omzet of kosten toegekend worden aan één of meerdere vestigingen of afdelingen. Dit proces van toekennen en verdelen noemen wij verbijzonderen. Een controller krijgt op deze manier inzicht in de omzet of kosten per vestiging of afdeling, zodat deze vergeleken kunnen worden met een bepaalde verwachting.
Bij ondernemingen die projectmatig werken komt het voor dat omzet of kosten toegekend worden aan een project. Dit proces van toekennen noemen wij verbijzonderen. Een controller krijgt op deze manier inzicht in de omzet of kosten per project, zodat deze vergeleken kunnen worden met een bepaalde verwachting.
Beginbalans Bank en Kas toevoegen.
rechtsboven.
