Werkwijze vaste activa instellen

Soms schaf je een product aan dat je inzet voor het genereren van omzet voor je onderneming. Wanneer een dergelijk bedrijfsmiddel een bepaalde aanschafwaarde heeft, mag je dit beschouwen als een vast actief. De waarde van dit vast actief mag je afschrijven over een periode van, meestal, vijf jaar. Hiermee verdeel je de kosten over deze periode.

In SB is de functionaliteit voor vaste activa altijd geactiveerd, maar voordat het kunt gebruiken moet je deze eerst instellen.

Algemene werkwijze instellen

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Vaste activa instellingen.
2. Selecteer een Methode bijhouden vaste activa.

   Bijhouden in subadministratie: na het toevoegen van een vast actief worden automatisch de afschrijvingen gegenereerd en verwerkt in de boekhouding. Je krijgt bovendien de beschikking over meerdere functies voor het beheer, zoals (des)investeren, buitengebruikstellen en verkopen. De financiële gevolgen van al deze processen worden automatisch, en wanneer nodig pro-rata, verwerkt in de boekhouding. Deze methode heeft daarom onze voorkeur.

   Bijhouden in grootboek: als je de geautomatiseerde werkwijze van SB om welke andere reden dan ook niet wilt gebruiken hebben wij voor de die-hard boekhouders de mogelijkheid om alle boekingen rondom vaste activa handmatig via memoriaalboekingen vast te leggen. Deze methode raden wij niet aan, omdat deze veel foutgevoeliger is.

3. Selecteer een Methode afschrijven vaste activa.

   Gebruik één van de methoden. Het is niet mogelijk om een combinatie van deze methoden te gebruiken.

   Fiscaal afschrijven: hierbij wordt de hoogte van een afschrijving bepaald op basis van de aanschafwaarde van een vast actief. Deze methode wordt het meest gebruikt.

   Commercieel afschrijven: hierbij wordt de hoogte van een afschrijving bepaald op basis van de actuele waarde. Deze methode wordt gebruikt bij activa die tijdens hun levensduur veel in waarde kunnen veranderen, zoals grond en onroerende goederen. Kies deze waarde als je alle activa die je toevoegt commercieel wilt afschrijven.

4. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Methode bijhouden vaste activa wisselen

Methode bijhouden vaste activa wijzigen van Subadministratie naar Grootboek

Het kan voorkomen dat je achteraf geen gebruik wilt maken van een subadministratie en alles handmatig in het grootboek wilt bijhouden. Ons advies is altijd: maak gebruik van de subadministratie. Deze is volledig geautomatiseerd en sluitend.

Wanneer je de instelling wijzigt terwijl al vaste activa zijn toegevoegd tonen wij een signaal om je hierop te attenderen. Zet de volgende stappen om de administratie in orde te maken.

1. Deblokkeer wanneer nodig alle perioden die binnen het afschrijvingsplan van alle Vaste activa met een fiscale of commerciële waarde vallen.
2. Draai alle geboekte afschrijvingen van al deze Vaste activa terug.

   Soms is het nodig om een of meerdere afschrijvingen ongedaan te maken. Bijvoorbeeld wanneer je een actief gedurende het jaar verkoopt terwijl de afschrijvingen van dat jaar al financieel zijn verwerkt.

   1. Open het gewenste Vast Actief.
   2. Klik op de inhoudsopgave Fiscale afschrijvingen.
   3. Klik op de Meer-knop .
   4. Klik op de actie Fiscale afschrijvingen annuleren.

      SB vult standaard de huidige periode tot en met de laatst verwerkte afschrijvingsperiode in.

      

   5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

      SB voegt een tegenboeking toe voor alle geselecteerde afschrijvingsperioden

3. Verwijder een eventuele Beginstand vast actief, Vast actief zonder inkoopfactuur en Buitengebruikstelling.

   Het komt voor dat je een vast actief buiten gebruik wilt stellen zonder dat je het verkoopt, bijvoorbeeld doordat het afgeschreven is en wordt afgevoerd.

   1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Buitengebruikstellingen.
   2. Klik op Nieuw (N).
   3. Vul de Datum in waarop je het vast actief buiten gebruik wilt stellen.
   4. Selecteer een Vast actief.
   5. Selecteer een Methode buitengebruikstelling.

      Je kunt een vast actief Deels of Volledig buiten gebruik stellen.

   6. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

      SB verwerkt de financiële gevolgen in de boekhouding.

      

   Je kunt in SB immateriële vaste activa, zoals licenties of goodwill, toevoegen zonder inkoopfactuur. Investeringen hierop boek je via het memoriaal.

   Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar de gewenste functie. Klik op de helpknop rechtsboven. Start de rondleiding bij deze functie.

   Nieuw materieel vast actief toevoegen:

   1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Vaste activa zonder inkoopfactuur.
   2. Klik op Nieuw (N).
   3. Vul een herkenbare Omschrijving in.
   4. Vul een Aanschafdatum in.
   5. Selecteer een Tegenrekening.

      Op deze kostenrekening worden de periodieke afschrijvingen geboekt. De balansrekening voor de fiscale waarde is ingesteld bij de activagroep.

   6. Selecteer een Crediteur.

      Deze crediteur dient alleen om dit vast actief aan te koppelen, zodat je het daar kunt terugvinden.. Hier worden verder geen journaalposten op geboekt.

   7. Vul een Investering in.

      Dit is over het algemeen de aanschafwaarde exclusief btw.

      Is jouw onderneming vrijgesteld van btw? Vul dan de aanschafwaarde inclusief btw in.

   8. Selecteer een Methode investeren.

      Nieuw vast actief: er wordt een nieuw afschrijvingsplan gemaakt op basis van de hieronder ingevulde waarden.

      Bestaand vast actief: de investering wordt toegevoegd aan de fiscale waarde van het geselecteerde vast actief. Vanaf de eerstvolgende openstaande afschrijvingsperiode wordt de periodieke afschrijving verhoogd door de extra investering te delen door het aantal openstaande perioden.

   9. Selecteer een Activagroep.

      Een activagroep bepaalt de afschrijvingstermijn en de grootboekrekeningen waarop de investering, afschrijvingen, verkoop en andere mutaties worden geboekt.

      Meer informatie over het kopiëren van activagroepen.

   10. Vink eventueel Fiscaal afschrijven uit.

       Doe dit alleen als je een vast actief wilt toevoegen, maar niet wilt afschrijven.

   11. Vul een Datum ingebruikname in.

       Dit is de begindatum van de eerste afschrijvingsperiode.

   12. Vul een Termijn in.

       Samen met de datum ingebruikname bepaalt de termijn de einddatum van de laatste afschrijvingsperiode.

   13. Selecteer een Methode afschrijven.

       Meer informatie over de verschillende afschrijvingsmethoden.

   14. Vink eventueel Restwaarde toepassen aan.

       Een restwaarde wordt van de investering afgetrokken voordat de periodieke afschrijvingen worden berekend.

   15. Vink eventueel Bodemwaarde toepassen aan.

       Dit veld is alleen beschikbaar bij activagroep Panden.

       Dit bepaalt het bedrag waaronder niet langer wordt afgeschreven.

   16. Vink eventueel Herinvesteringsreserve gebruiken aan.

       Dit kan je doen wanneer je een eventuele winst op verkoop hebt geboekt op een herinvesteringsreserve.

       Meer informatie over het verkopen van een vast actief.

   17. Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S).

   Wanneer je in een vorig product vaste activa hebt toegevoegd die deels zijn afgeschreven, of als een administratie is gestart op basis van een Auditfile, dan moet je in SB de beginstand van deze vaste activa toevoegen.

   Let op

   Is deze administratie gemigreerd vanuit Profit? Dan worden alle beginstanden automatisch overgenomen.

   Gebruik deze functie dus alleen na een Auditfile-import of als deze administratie handmatig is toegevoegd.

   Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar de gewenste functie. Klik op de helpknop rechtsboven. Start de rondleiding bij deze functie.

   1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginstanden vaste activa.
   2. Klik op Nieuw (N).
   3. Selecteer een Methode toevoegen.

      Beginbalans: gebruik deze waarde als je de beginbalans invult.

      Beginstand ná beginbalans: gebruik deze waarde als jouw administratie is gestart op basis van een Auditfile, of als je een spreadsheet hebt met vaste activa waarop al een deel is afgeschreven en die je na de begindatum administratie nog wilt toevoegen.

   4. Vul een Aanschafdatum in.
   5. Klik op Nieuw vast actief toevoegen.

      Meer informatie over het toevoegen van een Vast actief.

   6. Vul een Cumulatieve investering in.

      Dit is het aanschafbedrag plus alle extra investeringen die voor de Startdatum SB hebben plaatsgevonden.

   7. Vul een Cumulatieve afschrijving in.

      Dit zijn alle investeringen die voor de Startdatum SB hebben plaatsgevonden.

   8. Vink Fiscaal afschrijven aan.
   9. Klik op Nieuw plan voor fiscale afschrijving toevoegen.

      Meer informatie over het toevoegen van een Afschrijvingsplan.

      

   10. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

       

   11. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

       

       Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

4. Crediteer eventueel een Verkoopfactuur waarmee je een vast actief hebt verkocht.
5. Selecteer daarna Bijhouden in grootboek in Methode bijhouden vaste activa.
6. Wijzig eventueel alle Inkoopfacturen die horen bij de aanschaf en extra investeringen op dit Vast actief.

   Selecteer hierbij in het veld Grootboekrekening via Geavanceerd zoeken (F10) dezelfde grootboekrekening.

   Let op

   Is jouw administratie omgezet vanuit AFAS Profit of vind je bovenstaande stappenplan teveel werk?

• Stel dan alle vaste activa buiten gebruik.

  Het komt voor dat je een vast actief buiten gebruik wilt stellen zonder dat je het verkoopt, bijvoorbeeld doordat het afgeschreven is en wordt afgevoerd.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Buitengebruikstellingen.
  2. Klik op Nieuw (N).
  3. Vul de Datum in waarop je het vast actief buiten gebruik wilt stellen.
  4. Selecteer een Vast actief.
  5. Selecteer een Methode buitengebruikstelling.

     Je kunt een vast actief Deels of Volledig buiten gebruik stellen.

  6. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

     SB verwerkt de financiële gevolgen in de boekhouding.

     

• Selecteer daarna Bijhouden in grootboek in Methode bijhouden vaste activa.
• Boek de actuele fiscale of commerciële waarden van alle vaste activa via Memoriaalboekingen.

Vanaf nu kan je via het memoriaal handmatig alle mutaties op vaste activa handmatig boeken.

Methode bijhouden vaste activa wijzigen van Grootboek naar Subadministratie

Wij kunnen ons bij deze stap veel meer voorstellen :-). Je hebt een tijdje alle Vaste activa mutaties handmatig bijgehouden en bent het beu. Je wilt naar een sluitende en geautomatiseerde administratie. Hoe doe je dat?

1. Voeg een Memoriaalboeking toe.

   Boek de fiscale waarde van alle Vaste activa naar 0299: Tussenrekening beginbalans vaste activa.

2. Open de gewenste Administratie.
   1. Open de gewenste Administratie door in de Administratiekiezer te klikken op het tandwieltje .

      

3. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.

   Let op

   Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

4. Ga naar Vaste activa.
5. Selecteer Bijhouden in subadministratie bij Methode bijhouden vaste activa.
6. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginstanden vaste activa.
7. Klik op Nieuw (N).
8. Selecteer Beginstand na beginbalans bij Methode toevoegen.

   Hiermee boekt SB de journaalposten automatisch tegen op rekening 0299: Tussenrekening beginbalans vaste activa, waardoor deze weer glad loopt.

   Let op:

   In het jaar van overstappen zullen in de Kolommenbalans de grootboekrekeningen voor vaste activa dubbel zichtbaar zijn. Dit komt omdat op de grootboekrekeningen die gebruikt werden zonder subadministratie nog mutaties zijn geboekt. Het is belangrijk om deze te tonen om inzicht te hebben in alle boekingen. De Eindbalans zal na de tegenboeking in stap 8 hierboven natuurlijk wel op 0 uitkomen. Het volgende boekjaar is nog maar één grootboekrekening zichtbaar.

Investeringsprojecten activeren

Het komt voor dat je inkoopfacturen ontvangt voor iets wat je in de toekomst wilt activeren. Denk bijvoorbeeld aan termijnfacturen voor een pand of machine die je laat bouwen, maar die nog niet in gebruik hebt genomen. Wij noemen dit investeringsprojecten

Voordat je deze functionaliteit kunt gebruiken moet je deze eerst activeren.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Vaste activa instellingen.
2. Klik op de inhoudsopgave Investeringsproject.
3. Vink Investeringsproject aan.
4. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Vanaf nu heb je de beschikking over functies om investeringsprojecten toe te voegen, te herwaarderen, te beëindigen en te activeren.

Werkwijze afschrijven instellen

Een activagroep bepaalt de afschrijvingstermijn en de grootboekrekeningen waarop de investering, afschrijvingen, verkoop en andere mutaties worden geboekt.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Activagroepen.
2. Open de gewenste Activagroep.
3. Klik op Wijzigen (W).
4. Vul een herkenbare Omschrijving in.
5. Open Werkwijze fiscale afschrijving.
6. Vul een Termijn in.

   Deze termijn wordt toegepast bij het toevoegen van nieuwe vaste activa met deze activagroep. Een wijziging heeft geen invloed op bestaande vaste activa.

7. Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.

   Na het instellen is het belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken gewenst is noemen wij dit Afwijken toestaan.

   Voorbeeld

   Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.

   Afwijken toestaan bepalen

   1. Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.

      

      • Altijd toepassen.

        De ingestelde waarde wordt overal gebruikt. Het is niet mogelijk om af te wijken.

      • Afwijken bij ... toestaan.

        De ingestelde waarde wordt als standaard gebruikt. Het is wel mogelijk om af te wijken. Wij geven in de tekst aan waar je kunt afwijken.

   2. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

      Voorbeeld

   • Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.

   • Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.

   • Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.

   • Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:

     

   Let op

   Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:

   

   dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.

8. Open Werkwijze memoriaalboeking / Financiële inrichting.
9. Selecteer een Rekening regelbedrag.

   Op deze grootboekrekening (met type activa) wordt de investering (de kosten van de aanschaf) geboekt, die vervolgens periodiek wordt afgeschreven.

   Let op

   Selecteer bij de instellingen hieronder degene die hoort bij de gekozen methode afschrijven vaste activa (fiscaal of commercieel).

10. Open Werkwijze verkoopfactuur / Financiële inrichting.
11. Selecteer een Debetrekening cumulatieve fiscale afschrijving.

    Op deze grootboekrekening (met type activa) worden de periodieke afschrijvingen geboekt. Hierdoor verlaagt de fiscale waarde van een vast actief op de balans.

12. Selecteer een Debetrekening verlies.

    Op deze grootboekrekening (met type kosten) wordt een verlies bij het verkopen van een vast actief geboekt. Hierdoor verlaagt de fiscale waarde en verhogen de kosten.

13. Selecteer een Creditrekening winst.

    Op deze grootboekrekening (met type kosten) wordt een winst bij het verkopen van een vast actief geboekt. Hierdoor verlaagt de fiscale waarde en verlagen de kosten.

14. Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.

    Na het instellen is het belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken gewenst is noemen wij dit Afwijken toestaan.

    Voorbeeld

    Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.

    Afwijken toestaan bepalen

    1. Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.

       

       • Altijd toepassen.

         De ingestelde waarde wordt overal gebruikt. Het is niet mogelijk om af te wijken.

       • Afwijken bij ... toestaan.

         De ingestelde waarde wordt als standaard gebruikt. Het is wel mogelijk om af te wijken. Wij geven in de tekst aan waar je kunt afwijken.

    2. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

       Voorbeeld

    • Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:

      

      dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.

    • Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:

      

      dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.

    • Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:

      

      dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.

    • Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:

      

      dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:

      

    Let op

    Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:

    

    dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.

15. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Activagroep kopiëren

Een activagroep bepaalt de afschrijvingstermijn en de grootboekrekeningen waarop de investering, afschrijvingen, verkoop en andere mutaties worden geboekt.

AFAS levert voor ieder type vast actief een activagroep mee, maar het is mogelijk om hier zelf activagroepen aan toe te voegen.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Activagroepen.
2. Klik op Nieuw (N).
3. Selecteer een Te kopiëren activagroep.
4. Vul een herkenbare Omschrijving in.
5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

   Er ontstaat een nieuwe activagroep met precies dezelfde eigenschappen (afschrijvingstermijn en grootboekrekeningen) als de gekopieerde activagroep. Als de gekopieerde activagroep wordt aangepast, dan wordt dit automatisch doorgevoerd naar de kopieën