Werken met vaste activa

Soms schaf je een product aan dat je inzet voor het genereren van omzet voor je onderneming. Wanneer een dergelijk bedrijfsmiddel een bepaalde aanschafwaarde heeft, mag je dit beschouwen als een vast actief. De waarde van dit vast actief mag je afschrijven over een periode van, meestal, vijf jaar. Hiermee verdeel je de kosten over deze periode.

Let op:

Na het toevoegen van een vast actief ontstaat een zogenaamd afschrijvingsplan. Hierin staat voor iedere afschrijvingsperiode de door SB berekende afschrijving. De eerste nacht na het toevoegen van een vast actief worden alle afschrijvingen voor het lopende boekjaar geboekt. Deze mutaties zijn vanaf de volgende dag zichtbaar in de kolommenbalans.

Op 1 januari van ieder volgend boekjaar worden de afschrijvingen van de lopende vaste activa van dat boekjaar geboekt.

De wijzigingen hierboven hebben gevolgen voor het lopende afschrijvingsplan vanaf de datum waarop deze wijzigingen in gaan. Ook deze wijzigingen worden de eerstvolgende nacht bijgewerkt op de betreffende grootboekrekeningen.

Let op:

Voordat je deze functionaliteit kunt gebruiken raden wij aan om de gewenste werkwijze eenmalig in te stellen.

Werkwijze vaste activa instellen.

Inhoud

Vast actief met inkoopfactuur toevoegen

Je voegt een vast actief in SB toe vanuit een inkoopfactuur. In deze inkoopfactuur kan je een bepaalde regel aanmerken als investering in een nieuw vast actief.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.

Nieuw vast actief met inkoopfactuur toevoegen:

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Nieuwe inkoopfactuur toevoegen of gebruik de Scanbox.
  2. Selecteer een Investeringsrekening bij Grootboekrekening.

    Deze kan je vinden in de weergave Grootboekrekeningen als je de kolom Categorie filtert op "investering".

  3. Vul de rest van de gegevens in de regel.
  4. Open de aanvullende velden van de regel (Ctrl+p).
  5. Selecteer Nieuw vast actief bij Methode investeren.
  6. Vul de gegevens voor het afschrijven van het vast actief in.

    Meer informatie over de verschillende afschrijvingsmethoden.

  7. Klik op Opslaan (Ctrl+S).
  8. Vink eventueel Herinvesteringsreserve gebruiken aan.

    Dit kan je doen als je vanuit het verkopen van een vast actief de winst geboekt hebt als herinvesteringsreserve.

    Meer informatie over het verkopen van een vast actief.

    • Selecteer een Herinvesteringsreserve.
    • Vul een Bedrag herinvesteringsreserve in.
  9. Klik op Opslaan en Boeken (Ctrl+S).

    Let op

    Wil je een inkoopfactuur met twee regels ineens activeren? Selecteer dan in de eerste regel de activarekening en handel de activering af zoals hierboven beschreven. Open dan opnieuw de inkoopfactuur en wijzig deze. Kies op de tweede regel dezelfde activarekening en selecteer Bestaand vast actief bij Methode investeren.

Vast actief zonder inkoopfactuur toevoegen

Je kunt in SB ook vaste activa, zoals licenties of goodwill, toevoegen zonder inkoopfactuur. Investeringen hierop boek je via het memoriaal.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.

Nieuw vast actief zonder inkoopfactuur toevoegen:

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Vaste activa zonder inkoopfactuur.
  2. Klik op Nieuw (N).
  3. Vul een herkenbare Omschrijving in.
  4. Vul een Aanschafdatum in.
  5. Selecteer een Tegenrekening.

    Op deze kostenrekening worden de periodieke afschrijvingen geboekt. De balansrekening voor de fiscale waarde is ingesteld bij de activagroep.

  6. Selecteer een Crediteur.

    Deze crediteur dient alleen om dit vast actief aan te koppelen, zodat je het daar kunt terugvinden.. Hier worden verder geen journaalposten op geboekt.

  7. Vul een Investering in.

    Dit is over het algemeen de aanschafwaarde exclusief btw.

    Is jouw onderneming vrijgesteld van btw? Vul dan de aanschafwaarde inclusief btw in.

  8. Selecteer een Methode investeren.

    Nieuw vast actief: er wordt een nieuw afschrijvingsplan gemaakt op basis van de hieronder ingevulde waarden.

    Bestaand vast actief: de investering wordt toegevoegd aan de fiscale waarde van het geselecteerde vast actief. Vanaf de eerstvolgende openstaande afschrijvingsperiode wordt de periodieke afschrijving verhoogd door de extra investering te delen door het aantal openstaande perioden.

  9. Selecteer een Activagroep.

    Een activagroep bepaalt de afschrijvingstermijn en de grootboekrekeningen waarop de investering, afschrijvingen, verkoop en andere mutaties worden geboekt.

    Meer informatie over het kopiëren van activagroepen.

  10. Vink eventueel Fiscaal afschrijven uit.

    Doe dit alleen als je een vast actief wilt toevoegen, maar niet wilt afschrijven.

  11. Vul een Datum ingebruikname in.

    Dit is de begindatum van de eerste afschrijvingsperiode.

  12. Vul een Termijn in.

    Samen met de datum ingebruikname bepaalt de termijn de einddatum van de laatste afschrijvingsperiode.

  13. Selecteer een Methode afschrijven.

    Meer informatie over de verschillende afschrijvingsmethoden.

  14. Vink eventueel Restwaarde toepassen aan.

    Een restwaarde wordt van de investering afgetrokken voordat de periodieke afschrijvingen worden berekend.

  15. Vink eventueel Bodemwaarde toepassen aan.

    Dit veld is alleen beschikbaar bij activagroep Panden.

    Dit bepaalt het bedrag waaronder niet langer wordt afgeschreven.

  16. Vink eventueel Herinvesteringsreserve gebruiken aan.

    Dit kan je doen wanneer je een eventuele winst op verkoop hebt geboekt op een herinvesteringsreserve.

    Meer informatie over het verkopen van een vast actief.

  17. Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S).

Investeren in vast actief

Soms doe je op een later moment een investering in een bestaand vast actief. Deze investering verhoogt de fiscale waarde. Deze investering vindt plaats vanuit een inkoopfactuur of via het grootboek.

Investeren in bestaand vast actief (Inkoopfactuur):

  1. Voeg een nieuw vast actief met inkoopfactuur of zonder inkoopfactuur toe.
  2. Klik in een regel, die je wilt gebruiken als investering in een bestaand vast actief.
  3. Selecteer een Grootboekrekening, die je gebruikt voor Vaste Activa.

    Verwijder eventueel eerst een al ingevulde Grootboekrekening.

  4. Open de aanvullende velden van de regel (Ctrl+p).
  5. Selecteer bij Investeren de waarde Investeren in bestaand vast actief.
  6. Selecteer een Vast actief waarop je extra wilt investeren.

  7. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

    SB verhoogt vanaf de factuurdatum de fiscale waarde van het vast actief en verdeelt deze verhoging in de eerstvolgende nacht naar rato over de resterende perioden van het afschrijvingsplan.

Investeren in bestaand vast actief (Inkoopfactuur):

  1. Voeg een memoriaalboeking toe.

    Boek Kosten AAN Investeringsrekening.

Vast actief willekeurig afschrijven

Soms wil je tijdens het afschrijven van een vast actief een extra afschrijving doen. Dit onderwerp beschrijft hoe dat moet.

Let op

Deze functionaliteit is alleen toegestaan en beschikbaar voor administraties met rechtsvorm Eenmanszaak, Maatschap, VOF en CV.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Incidentele afschrijvingen.
  2. Klik op Nieuw (N).
  3. Vul een Boekingsdatum in.

    Wanneer deze datum niet op de begindatum van een periode valt wordt in die periode naar rato afgeschreven.

  4. Selecteer een Vast actief.
  5. Vul een Bedrag in.
  6. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

    In de periode van de boekingsdatum wordt extra afgeschreven en de afschrijvingen van de toekomstige perioden worden verlaagd.

Afschrijvingsperiode verlengen

Het komt voor dat je een vast actief langer in gebruikt hebt dan de afschrijvingsperiode. De restwaarde is aan het einde van de oorspronkelijke afschrijvingsperiode bereikt en de afschrijvingen stoppen automatisch. Het is mogelijk om de afschrijvingsperiode te verlengen.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Vaste activa.
  2. Open het gewenste Vast actief.
  3. Klik op de inhoudsopgave Plan voor fiscale afschrijving of Plan voor commerciële afschrijving.
  4. Open de regel.
  5. Klik op Wijzigen (W).
  6. Vul een nieuwe einddatum in bij Afschrijvingsperiode.
  7. Vul een lagere Restwaarde in.
  8. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

    Het nieuwe resterende af te schrijven bedrag wordt nu verdeeld over de resterende perioden.

Uitleg afschrijvingsmethoden

Hieronder staat beschreven hoe de periodieke afschrijvingen worden berekend bij de verschillende afschrijvingsmethoden.

Lineair:

De periodieke afschrijving wordt berekend door de investering, verminderd met een eventuele restwaarde, te delen door het aantal perioden in de gekozen afschrijvingstermijn. Deze afschrijving is iedere periode hetzelfde. Een eventueel afrondingsverschil wordt in de laatste periode van ieder afschrijvingsjaar verwerkt.

Voorbeeld:

  • Investering: € 10.000, Termijn: 5 jaar, Restwaarde: € 2.000.
  • Afschrijving (afgerond op 2 decimalen): (10.000 - 2.000) / 60 = 133,33.
  • Jaarlijkse afschrijving (afgerond) 12 * 133,33 = € 1.599,96.
  • Jaarlijkse afschrijving (niet afgerond): 8.000 / 5 = € 1.600. Verschil: 0,04.
  • Afschrijving laatste periode: 133,33 + 0,04 = € 133,37.

Willekeurig:

Jij bepaalt zelf de periodieke afschrijving door deze in te vullen bij het toevoegen van een vast actief. Vervolgens wordt dit bedrag afgeschreven in iedere periode binnen de aangegeven termijn. Voor iedere Te verwerken periode kan je de afschrijving nog aanpassen.

Percentage van boekwaarde:

Hierbij wordt eerst een afschrijvingspercentage bepaald met de volgende formule:

Aan het begin van ieder afschrijvingsjaar wordt de fiscale opnieuw bepaald. Vervolgens wordt deze waarde vermenigvuldigd met het percentage boekwaarde om de jaarlijkse afschrijving te bepalen. De periodieke afschrijving wordt berekend door de jaarlijkse afschrijving te verdelen over het aantal perioden. Een eventueel afrondingsverschil wordt in de laatste periode van ieder afschrijvingsjaar verwerkt.

Voorbeeld

  • Investering: € 10.000, Termijn: 5 jaar, Restwaarde: € 2.000.
  • Percentage van boekwaarde: [1 - (2.000 / 10.000)1/5] * 100% = 27,5%.
  • Af te schrijven bedrag (eerste jaar): 8.000 * 27,5% = € 2.200.
  • Periodieke afschrijving (eerste jaar, afgerond): 2.200 / 12 = € 183,33.
  • Jaarlijkse afschrijving (eerste jaar, afgerond): 12 * 183,33 = € 2.199,96
  • Jaarlijkse afschrijving (eerste jaar, niet afgerond): 12 * 183,33 = € 2.199,96. Verschil: € 0,04.
  • Afschrijving laatste periode (eerste jaar): 183,33 + 0,04 = € 183,37.
  • Af te schrijven bedrag (tweede jaar): (8.000 - 2.200) * 27,5% = € 1.595.

    Op deze manier wordt ieder jaar opnieuw de periodieke en laatste afschrijving berekend.

Afschrijvingen terugdraaien

Soms is het nodig om een of meerdere afschrijvingen ongedaan te maken. Bijvoorbeeld wanneer je een actief gedurende het jaar verkoopt terwijl de afschrijvingen van dat jaar al financieel zijn verwerkt.

  1. Open het gewenste Vast Actief.
  2. Klik op de inhoudsopgave Fiscale afschrijvingen.
  3. Klik op de Meer-knop .
  4. Klik op de actie Fiscale afschrijvingen annuleren.

    SB vult standaard de huidige periode tot en met de laatst verwerkte afschrijvingsperiode in.

  5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

    SB voegt een tegenboeking toe voor alle geselecteerde afschrijvingsperioden

Afschrijvingen terugdraaien

Soms is het nodig om een of meerdere afschrijvingen ongedaan te maken. Bijvoorbeeld wanneer je een actief gedurende het jaar verkoopt terwijl de afschrijvingen van dat jaar al financieel zijn verwerkt.

  1. Open het gewenste Vast Actief.
  2. Klik op de inhoudsopgave Fiscale afschrijvingen.
  3. Klik op de Meer-knop .
  4. Klik op de actie Fiscale afschrijvingen annuleren.

    SB vult standaard de huidige periode tot en met de laatst verwerkte afschrijvingsperiode in.

  5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

    SB voegt een tegenboeking toe voor alle geselecteerde afschrijvingsperioden

Bodemwaarde vast actief aanpassen

Voor bepaalde activa (bedrijfsgebouwen) geldt een bodemwaarde waaronder niet mag worden afgeschreven. De hoogte van de bodemwaarde wordt bepaald door de WOZ-waarde van het pand en moet dus af en toe worden bijgesteld. Wordt de bodem bereikt, dan stopt de afschrijving. Na verlaging bodemwaarde kan er wel weer verder afgeschreven worden. Tussenliggende termijnen (afgesloten jaren) houden een afschrijving van nul. SB zorgt ervoor dat de boekwaarde niet onder de opgegeven bodemwaarde komt

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Vast Activa.
  2. Open het gewenste Vast Actief.
  3. Klik op de inhoudsopgave Plan voor fiscale afschrijving
  4. Open het Plan voor fiscale afschrijving.
  5. Klik op Wijzigen (W).
  6. Klik op het klokje naast Bodemwaarde om de historische mutaties te openen.
  7. Klik Nieuw om een nieuwe Bodemwaarde te bepalen op de gewenste ingangsdatum.

Vast actief buiten gebruik stellen

Het komt voor dat je een vast actief buiten gebruik wilt stellen zonder dat je het verkoopt, bijvoorbeeld doordat het afgeschreven is en wordt afgevoerd.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Buitengebruikstellingen.
  2. Klik op Nieuw (N).
  3. Vul de Datum in waarop je het vast actief buiten gebruik wilt stellen.
  4. Selecteer een Vast actief.
  5. Selecteer een Methode buitengebruikstelling.

    Je kunt een vast actief Deels of Volledig buiten gebruik stellen.

  6. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

    SB verwerkt de financiële gevolgen in de boekhouding.

Vaste activa zonder subadministratie

Het is mogelijk om de hele vaste activa administratie bij te houden via directe boekingen in het grootboek. Wij raden deze werkwijze niet aan, omdat je in dat geval de volgende functionaliteiten zult missen:

  • Automatisch toevoegen van afschrijvingsplan met de juiste looptijd.
  • Afschrijvingen automatisch berekenen en boeken, rekening houdend met restwaarde en po-rata wanneer de aanschafdatum niet op de eerste dag van een periode valt.
  • Extra investeringen vanaf de investeringsdatum automatisch en pro-rata doorrekenen in de afschrijvingen.
  • Inzicht in de status en waarden van een vast actief met behulp van visualisaties.
  • Incidenteel extra afschrijven, buiten gebruik stellen, herwaarderen.
  • Verkopen van een vast actief inclusief eventuele opbouw van herinvesteringsreserves.

  • Klik hier wanneer je toch gebruik wilt maken van de vaste activa module.

Vaste activa zonder subadministratie activeren

Vast actief handmatig toevoegen of extra investeren

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Memoriaalboekingen.
  2. Boek Kosten AAN Activa.

    Bijvoorbeeld Automatiseringskosten AAN 0230: Inventaris en inrichting.

Vast actief handmatig afschrijven

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Memoriaalboekingen.
  2. Boek Activa AAN Afschrijvingskosten.

    Bijvoorbeeld 0230: Inventaris en inrichting AAN 0235: Afschrijvingskosten inventaris aan inrichting.

    Houd bij het berekenen van een afschrijving rekening met de restwaarde en eventueel pro-rata voor aanschaf binnen een periode.

  3. Herhaal dit voor iedere periode binnen de looptijd.

Zie ook