Offerte toevoegen

Met offertes kan je een prospect een voorstel doen voor de levering van verkoopproducten voor een bepaalde prijs. Een offerte heeft een bepaalde geldigheidsduur. Een prospect ontvangt de offerte via een e-mail met een link naar een veilige portal waar deze offerte geaccordeerd kan worden. Na het accorderen wordt automatisch een verkoopfactuur toegevoegd met dezelfde verkoopproducten en prijzen als de offerte. Deze kan voor het verzenden nog worden gewijzigd.

Let op

Stel voordat je deze functionaliteit gebruikt de werkwijze in die jouw onderneming het meest gebruikt. Dit maakt het proces veel efficiënter, omdat je bij het gebruik van deze functionaliteit niet meer na hoeft te denken over zaken die altijd of meestal van toepassing zijn. Ook verlaagt dit de kans op fouten.

Werkwijze offerte instellen.

Video

Algemeen

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Nieuwe offerte toevoegen.
2. Vul een Datum in.

   SB stelt standaard de datum van vandaag voor.

   Gebruik de handige datumfuncties om de gewenste datum in te vullen.

   Omdat je veelvuldig datums invult, hebben we het mogelijk gemaakt om dit zo snel en foutloos mogelijk te doen. Je kunt met zogenaamde datumtags snel een datum op basis van de huidige datum invullen.

   Datumtags

   Tag	Functie
   vandaag	Vul de huidige datum in
   morgen	Vul de datum van morgen in
   overmorgen	Vul de datum van overmorgen in
   gisteren	Vul de datum van gisteren in
   eergisteren	Vul de datum van eergisteren in
   +/- X d	Vul de datum die X dagen verder/eerder ligt in
   +/- X w	Vul de datum die X weken verder/eerder ligt in
   +/- X m	Vul de datum die X maanden verder/eerder ligt in
   +/- X j	Vul de datum die X jaren verder/eerder ligt in

   Bladeren door een datum

   Je kunt ook gebruik maken van de pijltjestoetsen om door een datum te 'bladeren'.

   1. Klik op een dag, maand of jaartal van een datum.

      

   2. Blader met de pijltjestoetsen door de datum.

      Toets	Functie
      Pijl Links/Rechts	Spring naar het vorige/volgende datumonderdeel
      Pijl Omhoog/Omlaag	Verhoog/verlaag de dag, maand of het jaar

   Periode

   Een periode is een combinatie van een begin- en einddatum. Op deze combinatie hebben wij een aantal extra controles toegevoegd.

   • De einddatum moet op of na de begindatum liggen.
   • De datumtags van de einddatum zijn relatief aan de begindatum.

     Voorbeeld

     Stel, de begindatum is gevuld met 1 januari 2020. Wanneer je nu +5j invult in de einddatum, dan zal SB de datum 31 december 2024 voorstellen.

3. Selecteer een Prospect.

   Je kunt hiervandaan ook zoeken in alle prospects of een nieuwe prospect toevoegen.

   

4. Selecteer eventueel een Contact.

   Doe dit als je direct contact wilt onderhouden met een specifiek persoon bij deze klant, of als je een kopie van deze verkoopfactuur ook wilt verzenden naar dit contact.

   Je kunt hiervandaan ook zoeken in alle contacten of een nieuw contact toevoegen.

   

5. Selecteer een Geldigheidstermijn.

   De geldigheidstermijn bepaalt samen met de offertedatum de vervaldatum. Een klant dient een offerte voor deze vervaldatum te hebben goedgekeurd om aanspraak te kunnen maken op de aangeboden prijs.

   Je kunt hiervandaan ook zoeken in alle geldigheidstermijnen of een nieuwe toevoegen.

   

6. Selecteer een Verantwoordelijke.

   Dit veld wordt standaard gevuld met de ingelogde gebruiker, met andere woorden: jijzelf. Je kunt hier eventueel een andere gebruiker selecteren.

7. Selecteer eventueel een Handelsnaam.

   Hiermee kan je een offerte of verkoopfactuur verzenden namens een bepaalde handelsnaam, die een eigen huisstijl kan hebben.

   Je kunt hiervandaan ook zoeken in alle handelsnamen of een nieuwe toevoegen.

   

   Zie je dit veld niet? Activeer dan eerst deze functionaliteit.

8. Vul eventueel een Referentie klant in.

   Sommige klanten vragen om een referentienummer om deze in hun administratie te kunnen herkennen.

9. Selecteer eventueel een Bijlage.

   Het is mogelijk om meerdere bijlagen te selecteren, of een of meerdere bestanden op het bijlageveld te slepen vanuit een verkenner.

Regelgegevens

1. Selecteer per regel het gewenste Verkoopproduct.

   Let op

   Zie je geen Artikel/Dienst, maar alleen een Omschrijving? Dan heb je de functionaliteit voor artikelen en diensten niet geactiveerd.

   Zie je alleen Artikel of Dienst? Dan heb je de functionaliteit voor respectievelijk diensten of artikelen niet geactiveerd. Lees onderstaand onderwerp om dit aan te passen.

   Werkwijze verkoopproduct instellen.

   Verkoop je een vast actief? Selecteer dan een vast actief artikel met het gewenste btw-tarief.

   

   Meer informatie over het verkopen van een vast actief.

2. Vul eventueel een Omschrijving in.

   Deze omschrijving vervangt de omschrijving van het geselecteerde verkoopproduct op de verkoopfactuur.

3. Vul een Aantal in.
4. Wijzig eventueel de Prijs.

   Het Btw-tarief wordt automatisch bepaald op basis van het adres van deze administratie en het adres van de geselecteerde klant.

   Het Totaalbedrag van deze regel en de staart worden berekend.

   Let op

   Zie je een prijs exclusief btw en wil je een prijs inclusief btw gebruiken? Activeer dan deze functionaliteit.

   Wil je voor de geselecteerde klant meestal een prijs inclusief btw gebruiken? Stel dit dan in.

   Zie je geen prijs? Stel dan een standaardprijs in voor het geselecteerde verkoopproduct.

   Wil je voor de geselecteerde klant meestal een afwijkende prijs gebruiken? Stel dit dan in.

5. Voeg eventueel een Toelichting toe.

   Bepaal de gewenste opmaak.

   1. Selecteer een Opmaak om toe te passen op een hele alinea, bijvoorbeeld een kop.

      

   2. Selecteer een opmaak om toe te passen op geselecteerde tekst, bijvoorbeeld vet, schuingedrukt.

      

   3. Voeg een hyperlink toe aan geselecteerde tekst.

      

   4. Verleuk je tekst met emoji's.

      

   Zie je dit icoontje niet? Activeer dan eerst deze functionaliteit.

Teksten

1. Klik op de inhoudsopgave Teksten.
2. Vul een Onderwerp e-mail in.

   Dit veld wordt standaard gevuld met de tekst die je hebt ingesteld.

   Wil je meestal een andere tekst gebruiken? Stel dit dan in.

3. Voeg eventueel velden in.
   1. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

      

4. Vul een E-mailtekst in.

   Dit veld wordt standaard gevuld met de tekst die je hebt ingesteld.

   Wil je meestal een andere tekst gebruiken? Stel dit dan in.

5. Bepaal de gewenste opmaak en voeg eventueel velden toe.
   1. Selecteer een Opmaak om toe te passen op een hele alinea, bijvoorbeeld een kop.

      

   2. Selecteer een opmaak om toe te passen op geselecteerde tekst, bijvoorbeeld vet, schuingedrukt.

      

   3. Voeg een hyperlink toe aan geselecteerde tekst.

      

   4. Verleuk je tekst met emoji's.

      

   5. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

      

   6. Vergroot eventueel het tekstveld voor meer overzicht.

      

6. Vul een wervende Offertetekst in.

   Dit veld wordt standaard gevuld met de tekst die je hebt ingesteld.

   Wil je meestal een andere tekst gebruiken? Stel dit dan in.

7. Bepaal de gewenste opmaak en voeg eventueel velden toe.
   1. Selecteer een Opmaak om toe te passen op een hele alinea, bijvoorbeeld een kop.

      

   2. Selecteer een opmaak om toe te passen op geselecteerde tekst, bijvoorbeeld vet, schuingedrukt.

      

   3. Voeg een hyperlink toe aan geselecteerde tekst.

      

   4. Verleuk je tekst met emoji's.

      

   5. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

      

   6. Vergroot eventueel het tekstveld voor meer overzicht.

      

8. Vul een Tekst over geldigheidstermijn in.
9. Bepaal de gewenste opmaak en voeg eventueel velden toe.
   1. Selecteer een Opmaak om toe te passen op een hele alinea, bijvoorbeeld een kop.

      

   2. Selecteer een opmaak om toe te passen op geselecteerde tekst, bijvoorbeeld vet, schuingedrukt.

      

   3. Voeg een hyperlink toe aan geselecteerde tekst.

      

   4. Verleuk je tekst met emoji's.

      

   5. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

      

   6. Vergroot eventueel het tekstveld voor meer overzicht.

      

Adresgegevens

1. Klik op het tabblad Adres.
2. Selecteer een Methode bepalen leveradres.

   SB ondersteunt de volgende methoden:

   • Gelijk aan factuuradres: het gekozen factuuradres in de verkoopfactuur is ook de locatie waar je de verkoopproducten levert. Het btw-tarief wordt in dit geval bepaald op basis van het land van jouw administratie en het land van de klant.
   • Afwijkend leveradres: SB toont op de verkoopfactuur een extra veld, waarin je kunt aangeven op welk adres je de verkoopproducten levert. Het btw-tarief wordt in dit geval bepaald op basis van het land van jouw administratie en het land van het leveradres.
   • Balieverkoop: het factuuradres is gelijk aan het adres van jouw administratie. Wij gaan ervan uit dat het verkoopproduct in dat geval geleverd wordt vanaf jouw bedrijfslocatie. Het btw-tarief wordt in dit geval bepaald op basis van het land van jouw administratie.
3. Selecteer een Factuuradres.

   Op basis van het land van deze administratie en het land van het factuuradres wordt het btw-tarief afgeleid, ook voor factuuradressen binnen en buiten de EU. Ook wordt de omzet automatisch toegevoegd aan de juiste btw-sectie van een btw-aangifte.

   Bij Balieverkoop wordt factuuradres niet getoond. In dit geval is immers het adres van de administratie het factuuradres.

   Het is ook mogelijk om hiervandaan een nieuw adres toe te voegen.

   

4. Selecteer eventueel een Afwijkend leveradres.

   Dit veld is alleen zichtbaar wanneer bij Methode bepalen leveradres de waarde Afwijkend leveradres is geselecteerd.

E-mailgegevens

1. Klik op het tabblad E-mail.
2. Vink E-mailen aan klant aan of uit.
3. Vul een E-mailadres in.

   Dit veld wordt standaard gevuld met het voorkeur e-mailadres bij deze klant.

   

4. Vul een Onderwerp e-mail in.

   Dit veld wordt standaard gevuld met de tekst die je hebt ingesteld.

   Wil je meestal een andere tekst gebruiken? Stel dit dan in.

5. Voeg eventueel velden in.
   1. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

      

6. Vul een E-mailtekst in.

   Dit veld wordt standaard gevuld met de tekst die je hebt ingesteld.

   Wil je meestal een andere tekst gebruiken? Stel dit dan in.

7. Bepaal de gewenste opmaak en voeg eventueel velden toe.
   1. Selecteer een Opmaak om toe te passen op een hele alinea, bijvoorbeeld een kop.

      

   2. Selecteer een opmaak om toe te passen op geselecteerde tekst, bijvoorbeeld vet, schuingedrukt.

      

   3. Voeg een hyperlink toe aan geselecteerde tekst.

      

   4. Verleuk je tekst met emoji's.

      

   5. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

      

   6. Vergroot eventueel het tekstveld voor meer overzicht.

      

8. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen. De status wordt Te verzenden.

   Klik op Opslaan en Verzenden om op te slaan en zonder verdere controle direct te verzenden. De status wordt Verzonden.

   

   Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen. De status wordt Te verzenden.

Zie ook

• Werkwijze offerte instellen.
• Offerte verzenden.
• Offerte accorderen.
• Btw-scenario's verkoop.
• Korting geven.
• Offerte herhalen.
• Omzet in afwijkende periode (transitorisch boeken).
• Vast actief verkopen.
• Offerte wijzigen.
• Klant toevoegen.
• Diverse klant toevoegen.
• Verkoopproduct toevoegen.
• Divers verkoopproduct toevoegen.
• Verkoopfactuur toevoegen.
• Verkoopjournaalpost toevoegen.