Rechtsvorm aanpassen

Het komt voor dat je verandert van rechtsvorm, bijvoorbeeld van Eenmanszaak of VOF naar BV. Dat is natuurlijk prachtig, want blijkbaar lopen de zaken goed, maar hoe regel je dit in SB? Dit onderwerp beschrijft twee methoden waarop je dit kunt regelen. De eerste kost iets meer werk, maar geniet de voorkeur van de Belastingdienst.

Let op

• Zorg dat de wijziging van rechtsvorm altijd in gaat op de begindatum van een btw-periode. Wij ondersteunen geen overgang gedurende een btw-periode.
• Mocht je nog wijzigingen moeten doen wanneer de rechtsvorm al is aangepast is dit niet meer mogelijk. In dat geval moet je de rechtsvorm tijdelijk terugzetten om de boeking te kunnen maken.

  .

Voorbereiding

1. Geef je wijziging van rechtsvorm door aan de Belastingdienst.
2. De Belastingdienst stuurt jou een nieuw btw-nummer.

Methode 1: Nieuwe administratie (voorkeur)

Deze methode heeft de voorkeur van de Belastingdienst, omdat deze het meest transparant is. De Eenmanszaak en BV zijn volledig gescheiden.

1. Voeg een nieuwe administratie toe.

   In SB kan je binnen een klant één of meerdere administraties toevoegen. In een administratie voer je de eigenlijke boekhouding. Je gebruikt meerdere administraties bijvoorbeeld als een onderneming deel is van een holdingstructuur met werkmaatschappijen.

   Let op:

   Verwar een werkmaatschappij niet met een handelsnaam. Eén juridische organisatie, bijvoorbeeld een werkmaatschappij, kan zich in de markt profileren met meerdere handelsnamen.

   Meer informatie over handelsnamen.

   Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar de gewenste functie. Klik op de helpknop rechtsboven. Start de rondleiding bij deze functie.

   Gebruik hier het nieuwe btw-nummer.

2. Richt deze administratie naar wens in.
3. Leg de beginbalans vast.
4. Voeg alle Verkoopfacturen, Inkoopfacturen, Bankmutaties, enzovoorts, die een datum vanaf de overgang naar de nieuwe rechtsvorm hebben toe in de nieuwe administratie.
5. Verzend de btw-aangiften vanuit de nieuwe administratie.
6. Heb je nog correcties van vóór de wijziging? Wijzig dit dan in de oude administratie en verzend daarvandaan eventueel een suppletie.

Methode 2: Bestaande administratie wijzigen

Let op:

Ondanks dat deze methode sneller is dan de vorige kan AFAS niet instaan voor het verkrijgen van de juiste gegevens. AFAS Support kan daarom geen begeleiding geven bij het oplossen van verschillen die als gevolg hiervan ontstaan.

1. Zorg dat alle boekingen voor de Eenmanszaak zijn gedaan (onder andere Inkoop, Verkoop, Bankmutaties afletteren).
2. Verzend de Btw-aangifte over de laatste periode (en eventuele suppleties over eerdere perioden).
3. Exporteer de Kolommenbalans.
4. Voeg een Jaarrekening toe.
5. Voeg memoriaalboekingen op de einddatum van de vorige rechtsvorm toe aan een tussenrekening. Maak eventueel eerst een kopie van een van de meegeleverde tussenrekeningen. Doe dit van de volgende grootboekrekeningen.
   • 0650: Privéstorting.
   • 0651: Privé-opname.
   • 0652: Eigen vermogen natuurlijk persoon.
   • 0900: Onverdeeld resultaat.
6. Is sprake van zogenaamde Stakingswinst? Overleg dit eventueel met je juridisch adviseur en boek dit ook via een memoriaalboeking.
7. Pas in de administratie de rechtsvorm aan.
8. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Btw-instellingen wijzigen.

   Gebruik het nieuwe Btw-nummer.

   Vanaf nu wordt alle btw verwerkt op het nieuwe btw-nummer. Ook eventuele btw-suppleties die gelden voor de periode van de Eenmanszaak worden hierop verrekend.

9. Voeg twee Memoriaalboekingen toe op de begindatum van de nieuwe rechtsvorm.
   • Boek het saldo van de tussenrekening over naar 1370: Rekening-courant aandeelhouders.
   • Boek de Startbalans van de BV voor het aandelenkapitaal.

Bijzondere situaties

• Wil je een kolommenbalans van de Eenmanszaak? Filter deze dan tot en met de laatste periode in deze rechtsvorm. Hierin zit dan al wel de overboeking van het kapitaal verwerkt.
• Wil je een kolommenbalans van de BV? Filter deze dan vanaf de eerste periode in deze rechtsvorm.
• Wil je een Btw-jaarsuppletie voor de Eenmanszaak toevoegen? Verstrek deze dan op het oude nummer door tijdelijk het Btw-nummer aan te passen via de functie Btw-instellingen wijzigen. Vergeet dit niet terug aan te passen nadat je de suppletie hebt verzonden.

  Let op

  Wij ondersteunen geen Jaarrekening voor het boekjaar waarin de wijziging plaatsvond. Deze jaarrekening zal je daarom handmatig moeten maken op basis van de gefilterde Kolommenbalans.