Werkwijze inkoop instellen

Voordat je de eerste inkoopfactuur toevoegt is het belangrijk om je werkwijze voor dit proces in te stellen. Dit maakt het proces veel efficiënter, omdat je bij het toevoegen niet meer na hoeft te denken over zaken die altijd of over het algemeen van toepassing zijn.

Inhoud

Teller inkoopfactuur instellen

Bij het toevoegen van een factuur deelt SB automatisch een volgnummer uit. Dit heeft de volgende voordelen:

  • Voorkomen dat nummers dubbel worden gebruikt.
  • Zorgen dat nummers opeenvolgend zijn en geen 'gaten' ontstaan.

Het is mogelijk om de opmaak van dit volgnummer in te stellen met behulp van een teller.

Bij het verwijderen van een factuur loopt de teller door. De volgnummers van de verwijderde facturen worden niet opnieuw gebruikt, omdat SB de facturen op de achtergrond behoudt.

Opmaak van een teller instellen:

  1. Ga naar Tellers.
  2. Open de teller die hoort bij het betreffende proces. SB kent tellers voor:
    • Beginbalans grootboek
    • Creditfactuur
    • Externe loonverwerking
    • Incassomachtiging
    • Inkoopfactuur
    • Journaalpost
    • Memoriaalboeking
    • Offerte
    • Overlopende post
    • Vaste boeking
    • Verkoopfactuur
    • Verkoopjournaalpost
  3. Open de reeks, waarvan je de opmaak wilt instellen.

    Op dit moment is het nog niet mogelijk om meerdere reeksen toe te voegen.

  4. Vul bij Lengte het aantal cijfers in die je wilt gebruiken voor het volgnummer.

    De lengte bepaalt het aantal keer dat je een proces kunt vastleggen. Bij een lengte van 4 kan je dit maximaal 9999 keer doen. Wanneer je een jaartal gebruikt in het voorloopteken, dan geldt dit aantal per jaar.

  5. Vul bij Voorlooptekens een afkorting en eventueel een jaartal-variabele in die je voor het volgnummer wilt plaatsen.
    • Let op. Dit kan alleen wanneer de betreffende teller nog niet is gebruikt in een tramsactie. Daarna zijn de Voorlooptekens niet meer aanpasbaar.
    • Door gebruik te maken van een afkorting kan je aan de hand van een teller herkennen bij welk proces deze hoort, bijvoorbeeld "VB" voor Vaste boeking en "MB" voor Memoriaalboeking.
    • De jaartal-variabele plaatst het huidige jaartal in de teller. Gebruik [JJJJ], [JJJ], [JJ], of [J] om het aantal cijfers voor het jaartal te bepalen. Het resultaat hiervan is "2020", "020", "20", of "0".
  6. Vul bij Startwaarde het eerstvolgende volgnummer in, dat je wilt gebruiken.

    Met een startwaarde kan je er voor zorgen dat het eerstvolgende volgnummer in SB aansluit op het laatst gebruikte volgnummer van je vorige applicatie.

  7. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

    Voorbeeld

    Wanneer je bij de teller Verkoopfactuur Lengte 4, Voorlooptekens "VF[JJJJ]" en Startwaarde "1324" instelt, dan krijgt de eerste verkoopfactuur in boekjaar 2024 factuurnummer "VF20241324".

Werkwijze inkoopfactuur instellen

Wanneer je dezelfde werkwijze wilt gebruiken voor je inkoopfacturen, of voor alle inkoopfacturen van een bepaalde leverancier, dan stel je deze werkwijze in. Dit onderdeel beschrijft hoe je dit doet.

Werkwijze instellen bij Administratie:

  1. Ga naar Inkoop / Inkoopfactuur.
  2. Selecteer een Betaalwijze.

    Deze betaalwijze wordt standaard toegepast bij het toevoegen van inkoopfacturen.

  3. Selecteer een Btw-belasting crediteuren.
  4. Vink Matchingregels ubl-inkoopfactuur aan als je regels wilt opstellen om het afletteren van inkoopfacturen via UBL-bestanden te verbeteren.

Werkwijze instellen bij Leverancier:

  1. Ga naar de gewenste Leverancier.
  2. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
  3. Klik op Inkoopfacturen.
  4. Klik op Wijzigen (W).
  5. Bepaal de werkwijze voor de Betaalvoorwaarde.

    Vul hier een waarde in, wanneer een leverancier wil dat jij zijn facturen altijd binnen hetzelfde aantal dagen betaalt.

  6. Bepaal de werkwijze voor de Btw-belasting.

    Zie hierboven.

Werkwijze openstaande post (crediteur) instellen

Nadat je de inkoopfacturen hebt verwerkt moet je ze betalen. Dit gebeurt via de openstaande posten (crediteur). Dit onderwerp beschrijft hoe je jouw werkwijze voor openstaande posten (crediteur) instelt.

Werkwijze instellen bij Administratie of Leverancier:

  1. Open de gewenste Administratie of Leverancier.
  2. Klik op Wijzigen (W).
  3. Klik op Betaalverkeer.
  4. Klik op Openstaande post (crediteur).
  5. Bepaal de werkwijze voor de Betaalwijze.

    Hier kan je instellen of je inkoopfacturen altijd of standaard Op rekening of met Pin betaalt.

  6. Bepaal de werkwijze voor Meenemen in betaalopdracht.
    • Vink deze instelling aan, wanneer je inkoopfacturen, die je Op rekening betaalt, altijd of standaard wilt betalen via Bankopdrachten (SEPA).
    • Vink deze instelling niet aan, wanneer je inkoopfacturen, die je Op rekening betaalt, handmatig via je bankomgeving betaalt.
  7. Bepaal de werkwijze voor het Aantal dagen betalen voor vervaldatum.

    Hier kan je instellen dat de geplande betaaldatum altijd of standaard een bepaald aantal dagen voor de vervaldatum van de inkoopfactuur wordt gezet. Zo voorkom je dat je een inkoopfactuur te laat betaalt.

    Let op

    Deze werkwijze werkt alleen voor inkoopfacturen, die je Op rekening betaalt.