Werkwijze kosten verbijzonderen instellen
Voordat je verbijzonderen kunt gebruiken moet je eerst de werkwijze van jouw onderneming instellen.
Verbijzonderingsassen activeren
Voordat je verbijzonderen kunt toepassen moet je eerst bepalen welke as of assen je wilt gebruiken.
- Open de gewenste Administratie door in de Administratiekiezer te klikken op het tandwieltje .
- Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
Let op
Alleen gebruikers met de autorisatierol Accountant kunnen deze functie gebruiken.
- Wissel naar de weergave Alle instellingen.
- Open Financieel / Organisatiestructuur.
- Klik op Organisatiestructuur met Vestiging en Afdeling of Organisatiestructuur met afdeling.
Deze keuze bepaalt of het verbijzonderen op één of twee assen plaatsvindt.
- Vink Organisatiestructuur met Vestiging en Afdeling aan, wanneer binnen deze administratie sprake is van meerdere vestigingen.
Vink Organisatiestructuur met afdeling aan, wanneer je geen onderscheid tussen verschillende vestigingen wilt maken.
- Klik op Opslaan (Ctrl+S).
In SB komt nu een nieuwe functie Organisatiestructuur beschikbaar.
Let op
Het is op dit moment mogelijk om beide velden aan te vinken. Zorg dat er maar één is geselecteerd.
Optioneel: Vestigingen en Afdelingen toevoegen
Het is mogelijk om eerst Vestigingen en Afdelingen toe te voegen en deze vervolgens aan de organisatiestructuur toe te voegen. Je kunt deze ook direct vanuit de Organisatiestructuur toevoegen (zie hieronder).
- Ga naar Vestiging of Afdeling.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.
Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
- Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
- Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
- Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
- Klik op het Menu linksboven (M of F4).
Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
- Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
- Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :
Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
- Klik op het Menu linksboven (M of F4).
- Klik op Toon alles.
- Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
- Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
- Klik op Nieuw (N).
- Vul een Naam in.
- Klik op Opslaan (Ctrl+S).
- Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen.
Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je toe wilt voegen.
Organisatiestructuur toevoegen
Vestigingen en afdelingen vormen samen een hiërarchie. Deze structuur leg je vast in een Organisatiestructuur. Deze structuur kan je later gebruiken om Inkoopfacturen, Verkoopfacturen en Memoriaalboekingen te verbijzonderen.
- Ga naar Organisatiestructuur.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.
Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
- Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
- Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
- Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
- Klik op het Menu linksboven (M of F4).
Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
- Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
- Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :
Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
- Klik op het Menu linksboven (M of F4).
- Klik op Toon alles.
- Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
- Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
Wanneer je deze functie niet ziet, dan moet je eerst je verbijzonderingsassen bepalen.
Je ziet een scherm met de naam van de administratie.
- Klik op het plusteken midden onder op de administratie.
Wanneer je Organisatiestructuur met Vestiging en Afdeling hebt geactiveerd voeg je hiermee een Vestiging toe.
Wanneer je alleen Organisatiestructuur met Afdeling hebt geactiveerd voeg je hiermee een Afdeling toe.
- Selecteer een eerder toegevoegde Vestiging of Afdeling of voeg een nieuwe toe.
- Klik op het plusteken midden onder op een Vestiging om een Afdeling daaronder toe te voegen.
Bouw op deze manier de organisatiestructuur van deze administratie op.
Werkwijze inkoopfactuur verbijzonderen instellen
Dit onderwerp beschrijft hoe je de kosten van inkoopfacturen kunt verbijzonderen.
Omdat niet alle ondernemingen gebruik maken van deze functionaliteit hebben wij het mogelijk gemaakt om deze naar wens te activeren of te deactiveren.
- Open de gewenste Administratie.
- Open de gewenste Administratie door in de Administratiekiezer te klikken op het tandwieltje .
- Klik op Instellingen.
- Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
Let op
Alleen gebruikers met de autorisatierol Accountant kunnen deze functie gebruiken.
- Open Inkoop / Inkoopfactuur.
- Vink Verbijzonderen toepassen aan.
- Selecteer eventueel een Vestiging of Afdeling waar je de kosten op wilt verbijzonderen.
- Klik op Verdelen wanneer je de kosten standaard over een aantal Vestigingen of Afdelingen wilt verdelen.
Het totale percentage moet 100% zijn.
De kosten van de inkoopfacturen worden standaard op deze Vestigingen en Afdelingen verbijzonderd.
Let op
Het invullen van een standaard Vestiging of Afdeling, of een verdeling, is niet noodzakelijk. Deze verbijzondering kan je ook bij een kostenrekening of bij een inkoopfactuur bepalen.
- Bepaal of je van deze ingestelde werkwijze wilt kunnen afwijken.
Na het instellen is het belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken gewenst is noemen wij dit Afwijken toestaan.
Voorbeeld
Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.
Afwijken toestaan bepalen
- Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.
- Altijd toepassen.
De ingestelde waarde wordt overal gebruikt. Het is niet mogelijk om af te wijken.
- Afwijken bij ... toestaan.
De ingestelde waarde wordt als standaard gebruikt. Het is wel mogelijk om af te wijken. Wij geven in de tekst aan waar dit afwijken mogelijk is.
- Klik op Opslaan (Ctrl+S).
Voorbeeld
- Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:
dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.
- Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:
dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.
- Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:
dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.
- Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:
dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:
Let op
Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:
dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.
- Klik op Opslaan (Ctrl+S).
Werkwijze kostenrekening verbijzonderen instellen
Je hebt nu alles ingesteld en toegevoegd om je kosten te kunnen verbijzonderen. Je kunt per inkoopfactuur bepalen hoe je deze wilt verbijzonderen, maar het is efficiënter om de verbijzondering vast te leggen bij de betreffende grootboekrekeningen, bijvoorbeeld:
- Brandstofkosten die betaald worden vanuit de centrale administratie zou je standaard kunnen verbijzonderen naar die ene afdeling die leaseauto's heeft.
- Kosten voor groot onderhoud wil je wellicht standaard verdelen over je vestigingen op basis van de grootte van de panden.
- Schoonmaakkosten wil je wellicht standaard verdelen over je afdelingen op basis van de oppervlakte van de ruimtes.
Bepaal per kostenrekening of en hoe je wilt verbijzonderen. Dit is met name handig als je gebruik maakt van het inscannen van inkoopfacturen. Deze facturen worden ook volgens deze ingestelde werkwijze verbijzonderd, zodat je hier geen omkijken meer naar hebt. AFAS levert alvast een goede basis uit voor grootboekrekeningen die al dan niet verbijzonderd kunnen worden.
- Open de gewenste Grootboekrekening.
- Klik op Wijzigen (W).
- Open de veldgroep Werkwijze inkoopfactuur.
- Vink Verbijzonderen aan wanneer je deze kostenrekening standaard wilt verbijzonderen.
- Selecteer een Vestiging of Afdeling wanneer je de volledige kosten hierop wilt verbijzonderen.
- Klik op Verdelen wanneer je de kosten wilt verdelen.
- Vul per Vestiging of Afdeling een Percentage in.
Het totale percentage moet 100% zijn.
- Klik op Opslaan (Ctrl+S).
- Bepaal of je van deze ingestelde werkwijze wilt kunnen afwijken.
Na het instellen is het belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken gewenst is noemen wij dit Afwijken toestaan.
Voorbeeld
Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.
Afwijken toestaan bepalen
- Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.
- Altijd toepassen.
De ingestelde waarde wordt overal gebruikt. Het is niet mogelijk om af te wijken.
- Afwijken bij ... toestaan.
De ingestelde waarde wordt als standaard gebruikt. Het is wel mogelijk om af te wijken. Wij geven in de tekst aan waar dit afwijken mogelijk is.
- Klik op Opslaan (Ctrl+S).
Voorbeeld
- Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:
dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.
- Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:
dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.
- Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:
dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.
- Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:
dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:
Let op
Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:
dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.
Wanneer je deze grootboekrekening selecteert bij een inkoopfactuurregel, dan zal de geselecteerde vestiging of afdeling of de ingestelde verdeling standaard worden gebruikt.