Werkwijze inkoopfactuur verbijzonderen instellen

Bij ondernemingen met meerdere vestigingen of afdelingen komt het voor dat kosten uit de inkoop toegekend wordt aan één of meerdere vestigingen of afdelingen. Dit proces van toekennen en verdelen noemen wij verbijzonderen. Een controller krijgt op deze manier inzicht in de kosten per vestiging of afdeling, zodat deze vergeleken kunnen worden met een bepaalde verwachting.

Inhoud

Activeren en assen bepalen

Voordat je de functionaliteit voor omzet verbijzonderen kunt gebruiken moet je deze activeren en bepalen welke as of assen je wilt gebruiken.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Financieel instellingen.
  2. Klik op de inhoudsopgave Verbijzonderen.
  3. Vink Organisatiestructuur aan.
  4. Selecteer een Indeling.

    Organisatiestructuur met Vestiging en Afdeling: gebruik dit wanneer deze onderneming meerdere vestigingen heeft.

    Organisatiestructuur met afdeling: gebruik dit wanneer een verdeling op basis van vestiging voldoende is.

    Dit is verplicht om te kunnen verbijzonderen.

  5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

    In SB komen nu nieuwe functies beschikbaar: Organisatiestructuur, Afdelingen en eventueel Vestigingen.

Optioneel: Vestigingen en Afdelingen toevoegen

Het is mogelijk om eerst Vestigingen en Afdelingen toe te voegen en deze vervolgens aan de organisatiestructuur toe te voegen. Je kunt deze ook direct vanuit de Organisatiestructuur toevoegen (zie hieronder).

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Vestiging of Afdeling.
  2. Klik op Nieuw (N).
  3. Vul een Naam in.
  4. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen.

    Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

Organisatiestructuur inrichten

Vestigingen en afdelingen vormen samen een hiërarchie. Deze structuur leg je vast in een Organisatiestructuur. Deze structuur kan je later gebruiken om Inkoopfacturen, Verkoopfacturen en Memoriaalboekingen te verbijzonderen.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Organisatiestructuur.

    Wanneer je deze functie niet ziet, dan moet je eerst de verbijzonderingsassen bepalen.

    Je ziet een hiërarchie met op het hoogste niveau de naam van de administratie.

  2. Klik op het plusteken.

    Wanneer je Organisatiestructuur met Vestiging en Afdeling hebt geactiveerd voeg je hiermee een Vestiging toe.

    Wanneer je alleen Organisatiestructuur met Afdeling hebt geactiveerd voeg je hiermee een Afdeling toe.

  3. Selecteer een eerder toegevoegde Vestiging of Afdeling of voeg een nieuwe toe.
  4. Klik op het plusteken midden onder op een Vestiging om een Afdeling daaronder toe te voegen.

    Bouw op deze manier de organisatiestructuur van deze administratie op.

Algemene werkwijze instellen

Allereerst bepaal je of je inkoopfacturen wilt kunnen verbijzonderen.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Financieel instellingen.

    Let op

    Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

  2. Klik op de inhoudsopgave Verbijzonderen.
  3. Vink eventueel Verbijzonderen (overige) aan.

    Doe dit als je nieuwe inkoopfactuurregels meestal of altijd wilt verbijzonderen.

  4. Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.
  5. Selecteer eventueel een Vestiging of Afdeling bij Inkoopfactuur verbijzondering

    Doe dit als je inkoopfactuurregels meestal op dezelfde vestiging of afdeling wilt verbijzonderen.

  6. Laat het Percentage op 100% staan.

    Als je niet wilt verdelen is het percentage altijd 100%.

  7. Klik op Verdelen als je de kosten standaard over een aantal vestigingen of afdelingen wilt verdelen.

    Het totale percentage moet 100% zijn.

    De kosten van de inkoopfacturen worden standaard op deze vestigingen en afdelingen verbijzonderd.

    Let op

    Het invullen van een standaard vestiging of afdeling, of een verdeling, is niet noodzakelijk. Deze verbijzondering kan je ook bij een kostenrekening of bij een inkoopfactuur bepalen.

  8. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Standaard verbijzondering instellen (grootboekrekening)

Je kunt per grootboekrekening bepalen of en hoe je wilt verbijzonderen. Dit is ook handig als je gebruik maakt van het inscannen van inkoopfacturen. Deze facturen worden standaard volgens de hieronder ingestelde werkwijze verbijzonderd, zodat je hier geen omkijken meer naar hebt. AFAS levert alvast een goede basis uit voor grootboekrekeningen die al dan niet verbijzonderd kunnen worden.

Voorbeeld

  • Brandstofkosten die betaald worden vanuit de centrale administratie zou je standaard kunnen verbijzonderen naar die ene afdeling die leaseauto's heeft.
  • Kosten voor groot onderhoud wil je wellicht standaard verdelen over je vestigingen op basis van de grootte van de panden.
  • Schoonmaakkosten wil je wellicht standaard verdelen over je afdelingen op basis van de oppervlakte van de ruimtes.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Grootboekrekeningen.
  2. Open de gewenste Grootboekrekening.
  3. Klik op Wijzigen (W).
  4. Open Algemene werkwijze.
  5. Vink eventueel Verbijzonderen toepassen aan of uit.

    Doe dit wanneer je de boekingsregels met deze grootboekrekening wel of juist niet wilt verbijzonderen.

  6. Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.
  7. Open een of meerdere van de overige processen
    • Werkwijze verkoopjournaalpost.
    • Werkwijze inkoopfactuur.
    • Werkwijze memoriaalboeking.
    • Werkwijze vaste boeking.
    • Werkwijze overlopende post.
    • Werkwijze overige ontvangst.
    • Werkwijze overige uitgave.
  8. Selecteer bij Verbijzondering eventueel een Vestiging of Afdeling bij Organisatiestructuur.

    Doe dit als je deze processen meestal wilt verbijzonderen op deze vestiging of afdeling.

    Let op

    Het invullen van een standaard vestiging of afdeling, of een verdeling, is niet noodzakelijk. Deze verbijzondering kan je ook bij het proces zelf bepalen.

  9. Klik eventueel op Verdelen.

    Doe dit als je regels meestal wilt verbijzonderen op meerdere vestigingen of afdelingen.

    1. Selecteer de gewenste Vestigingen of Afdelingen bij Organisatiestructuur.
    2. Vul het gewenste Percentage in.

      Dit percentage van de omzet wordt geboekt op deze vestiging of afdeling.

    Het totale percentage moet 100% zijn.

  10. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Vanaf de volgende keer dat je een van deze processen boekt zal de geselecteerde vestiging of afdeling of de ingestelde verdeling standaard worden ingevuld. Je kunt hier op dat moment nog van afwijken.

Zie ook