Werkwijze kosten verbijzonderen instellen

Voordat je verbijzonderen kunt gebruiken moet je eerst de werkwijze van jouw onderneming instellen.

Inhoud

Verbijzonderingsassen activeren

Voordat je verbijzonderen kunt toepassen moet je eerst bepalen welke as of assen je wilt gebruiken.

  1. Open de gewenste Administratie door in de Administratiekiezer te klikken op het tandwieltje .

  2. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.

    Let op

    Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

  3. Wissel naar de weergave Alle instellingen.

  4. Open Financieel / Organisatiestructuur.

  5. Klik op Organisatiestructuur met Vestiging en Afdeling of Organisatiestructuur met afdeling.

    Deze keuze bepaalt of het verbijzonderen op één of twee assen plaatsvindt.

  6. Vink Organisatiestructuur met Vestiging en Afdeling aan, wanneer binnen deze administratie sprake is van meerdere vestigingen.

    Vink Organisatiestructuur met afdeling aan, wanneer je geen onderscheid tussen verschillende vestigingen wilt maken.

  7. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

    In SB komt nu een nieuwe functie Organisatiestructuur beschikbaar.

    Let op

    Het is op dit moment mogelijk om beide velden aan te vinken. Zorg dat er maar één is geselecteerd.

Optioneel: Vestigingen en Afdelingen toevoegen

Het is mogelijk om eerst Vestigingen en Afdelingen toe te voegen en deze vervolgens aan de organisatiestructuur toe te voegen. Je kunt deze ook direct vanuit de Organisatiestructuur toevoegen (zie hieronder).

  1. Ga naar Vestiging of Afdeling.
  2. Klik op Nieuw (N).
  3. Vul een Naam in.
  4. Klik op Opslaan (Ctrl+S).
  5. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen.

    Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

Organisatiestructuur toevoegen

Vestigingen en afdelingen vormen samen een hiërarchie. Deze structuur leg je vast in een Organisatiestructuur. Deze structuur kan je later gebruiken om Inkoopfacturen, Verkoopfacturen en Memoriaalboekingen te verbijzonderen.

  1. Ga naar Organisatiestructuur.

    Wanneer je deze functie niet ziet, dan moet je eerst je verbijzonderingsassen bepalen.

    Je ziet een scherm met de naam van de administratie.

  2. Klik op het plusteken midden onder op de administratie.

    Wanneer je Organisatiestructuur met Vestiging en Afdeling hebt geactiveerd voeg je hiermee een Vestiging toe.

    Wanneer je alleen Organisatiestructuur met Afdeling hebt geactiveerd voeg je hiermee een Afdeling toe.

  3. Selecteer een eerder toegevoegde Vestiging of Afdeling of voeg een nieuwe toe.
  4. Klik op het plusteken midden onder op een Vestiging om een Afdeling daaronder toe te voegen.

    Bouw op deze manier de organisatiestructuur van deze administratie op.

Werkwijze inkoopfactuur verbijzonderen instellen

Dit onderwerp beschrijft hoe je de kosten van inkoopfacturen kunt verbijzonderen.

Omdat niet alle ondernemingen gebruik maken van deze functionaliteit hebben wij het mogelijk gemaakt om deze naar wens te activeren of te deactiveren.

  1. Open de gewenste Administratie.
  2. Klik op Instellingen.
  3. Open Inkoop / Inkoopfactuur.
  4. Vink Verbijzonderen toepassen aan.
  5. Selecteer eventueel een Vestiging of Afdeling waar je de kosten op wilt verbijzonderen.

  6. Klik op Verdelen wanneer je de kosten standaard over een aantal Vestigingen of Afdelingen wilt verdelen.

    Het totale percentage moet 100% zijn.

    De kosten van de inkoopfacturen worden standaard op deze Vestigingen en Afdelingen verbijzonderd.

    Let op

    Het invullen van een standaard Vestiging of Afdeling, of een verdeling, is niet noodzakelijk. Deze verbijzondering kan je ook bij een kostenrekening of bij een inkoopfactuur bepalen.

  7. Bepaal of je van deze ingestelde werkwijze wilt kunnen afwijken.
  8. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Werkwijze kostenrekening verbijzonderen instellen

Je hebt nu alles ingesteld en toegevoegd om je kosten te kunnen verbijzonderen. Je kunt per inkoopfactuur bepalen hoe je deze wilt verbijzonderen, maar het is efficiënter om de verbijzondering vast te leggen bij de betreffende grootboekrekeningen, bijvoorbeeld:

  • Brandstofkosten die betaald worden vanuit de centrale administratie zou je standaard kunnen verbijzonderen naar die ene afdeling die leaseauto's heeft.
  • Kosten voor groot onderhoud wil je wellicht standaard verdelen over je vestigingen op basis van de grootte van de panden.
  • Schoonmaakkosten wil je wellicht standaard verdelen over je afdelingen op basis van de oppervlakte van de ruimtes.

Bepaal per kostenrekening of en hoe je wilt verbijzonderen. Dit is met name handig als je gebruik maakt van het inscannen van inkoopfacturen. Deze facturen worden ook volgens deze ingestelde werkwijze verbijzonderd, zodat je hier geen omkijken meer naar hebt. AFAS levert alvast een goede basis uit voor grootboekrekeningen die al dan niet verbijzonderd kunnen worden.

  1. Open de gewenste Grootboekrekening.
  2. Klik op Wijzigen (W).
  3. Open de veldgroep Werkwijze inkoopfactuur.
  4. Vink Verbijzonderen aan wanneer je deze kostenrekening standaard wilt verbijzonderen.
  5. Selecteer een Vestiging of Afdeling wanneer je de volledige kosten hierop wilt verbijzonderen.
  6. Klik op Verdelen wanneer je de kosten wilt verdelen.
  7. Vul per Vestiging of Afdeling een Percentage in.

    Het totale percentage moet 100% zijn.

  8. Klik op Opslaan (Ctrl+S).
  9. Bepaal of je van deze ingestelde werkwijze wilt kunnen afwijken.

Wanneer je deze grootboekrekening selecteert bij een inkoopfactuurregel, dan zal de geselecteerde vestiging of afdeling of de ingestelde verdeling standaard worden gebruikt.

Direct naar

  1. Werkwijze inkoop instellen