Stappen automatisch verwerken e-facturen

In dit artikel staan alle stappen beschreven en toegelicht die Profit neemt tijdens het automatisch verwerken van e-facturen.

Stap 1: Profit start verwerken e-facturen

Voor alle nog niet gejournaliseerde e-facturen past Profit de status van de e-factuur en de regels aan naar Nieuw.

Alle eerder gematchte velden in de regels maakt Profit leeg.

Regels met status Handmatig geboekt blijven ongewijzigd.

Profit vult het veld Omschrijving e-factuur met de omschrijving van de eerste e-factuurregel als je dit hebt ingesteld bij de eigenschappen van het inkooprelatieprofiel op het tabblad Verwerken e-facturen. Vink Overnemen uit eerste e-factuurregel aan bij Omschrijving e-factuur.

Als er al een omschrijving is ingevuld, blijft deze ongewijzigd.

Stap 2: Bepalen van itemtype + itemcode op basis van ontvangsten

Items zoeken bij e-factuurregels in ontvangstregels.

Eerst zoekt Profit de ontvangstregels bij de e-factuurregels die gematcht worden op basis van deze condities:

• Administratie, crediteur en valuta van de goederenontvangst komen overeen met de e-factuur.
• Ontvangstregel is te confronteren (Status confrontatie = 'Niet geconfronteerd')
• Rekening inkoop is gevuld op te confronteren artikelgroep/integratiegroep
• Referentie komt overeen met die van de goederenontvangst:
  1. Bijbehorende inkooporder (ontvangstregel): Referentie (e-factuur)
  2. Referentie inkooprelatie (ontvangst): Referentie (e-factuur)
  3. Bijbehorende inkooporder (ontvangstregel): Referentie (e-factuurregel)
  4. Referentie inkooprelatie (ontvangst): Referentie (e-factuurregel)

• Het item wordt gevonden, dit gebeurt in twee stappen:
  1. Zoeken in tabel ‘Itemcode inkooprelatie’:

     Itemcode inkooprelatie: Item id inkooprelatie (e-factuurregel)

     Barcode: Item id inkooprelatie (e-factuurregel)

     Omschrijving itemcode inkooprelatie: Item naam inkooprelatie (e-factuurregel)

     Omschrijving itemcode inkooprelatie: Omschrijving (e-factuurregel)

  2. Zoeken in tabel Item:

     Itemcode: Item id inkooprelatie (e-factuurregel)

     Barcode: Item id inkooprelatie (e-factuurregel)

     Omschrijving item: Item naam inkooprelatie (e-factuurregel)

     Omschrijving item: Omschrijving (e-factuurregel)

Profit neemt itemtype + itemcode over van de eerste ontvangstregel die Profit vindt (sorteren op ontvangstdatum).

Stap 3: Matchen regels met goederenontvangsten

Op basis van het gevonden item vindt de daadwerkelijke match met ontvangstregels plaats.

Per e-factuuregel zoekt Profit de ontvangstregels op die gematcht kunnen worden op basis van deze condities (deels dezelfde condities als in de vorige stap):

• Ontvangstregel is niet gekoppeld aan een e-factuurregel van niet gejournaliseerde e-factuur.
• Administratie, crediteur en valuta van de ontvangst komen overeen met de e-factuur.
• Ontvangstregel is te confronteren (Status confrontatie = 'Niet geconfronteerd').
• Rekening inkoop is gevuld op te confronteren artikelgroep/integratiegroep.
• Referentie komt overeen met die van de goederenontvangst, dit gebeurt in 4 stappen:
  1. Bijbehorende inkooporder (ontvangstregel): Referentie (e-factuur)
  2. Referentie inkooprelatie (ontvangst): Referentie (e-factuur)
  3. Bijbehorende inkooporder (ontvangstregel): Referentie (e-factuurregel)
  4. Referentie inkooprelatie (ontvangst): Referentie (e-factuurregel)

• Itemtype + item komen overeen met die van de ontvangstregel.

• Het regelbedrag komt overeen (rekening houdend met de verschilgrenzen uit inkooprelatieprofiel):
  1. Verschil (%) is kleiner dan of gelijk aan het maximaal verschil (%).
  2. Het maximaal verschil (bedrag) is leeg of het verschil (bedrag) is kleiner dan of gelijk aan het maximaal verschil (bedrag).

Dit doet Profit per e-factuurregel zodat het niet mogelijk is dat meerdere e-factuurregels worden gekoppeld aan dezelfde ontvangstregel.

Profit werkt de volgende velden bij:

• Nummer ontvangst
• Regel-GUID ontvangst
• Verplichting (overnemen uit bijbehorende inkooporderregel, niet overnemen als het vinkje 'Ontvangst' aanstaat)
• Status = Gematcht
• Matchverschil: Het verschil tussen bedrag e-factuurregel en het regelbedrag van de ontvangstregel
• Toelichting matching Ontvangst zonder verschillen / Ontvangst met verschillen
• BTW-tariefgroep
• BTW-code (bepalen aan de hand van de gegevens uit de e-factuur en de land wetgeving / btw-tariefgroep uit de ontvangstregel
• Grootboekrekening: Rekening inkoop uit Artikelgroep/Integratiegroep
• Verbijzonderingscode 1-5 (overnemen van ontvangstregel indien van toepassing)
• Project en projectfase (alleen overnemen als er een projectboeking gemaakt kan worden (kosten of niet-voorraadhoudende artikelen en projectboeking is toegestaan of verplicht)
• Projectvelden overnemen:
  • Doorbelasten (bepalen adhv itemtype,itemcode,project,fase)
  • Kostprijsbedrag = Bedrag e-factuurregel
  • Toeslagpercentage = Overnemen uit project
  • Percentage overhead = Overnemen uit project / projectgroep / kostenitem / integratiegroep
  • Dimensie 1-5: overnemen uit ontvangstregel (indien geactiveerd)
  • Bewakingscode / Type projectkosten: overnemen uit ontvangstregel (bij activering ‘Bouw’)
  • Bedrag doorbelasten: Bedrag e-factuurregel inclusief toeslagpercentage (indien doorbelasten van toepassing is)

Stap 4: Bepalen van itemtype + itemcode op basis van verplichtingen

Items zoeken bij e-factuurregels in verplichtingen.

Eerst zoekt Profit de verplichtingen bij de e-factuurregels, die gematcht kunnen worden op basis van deze condities:

• Administratie, crediteur en valuta van de verplichting komen overeen met de e-factuur
• Itemtype + item zijn gevuld bij de verplichting
• Het vinkje 'Ontvangst' staat uit bij de verplichting. Dit vinkje wordt aangezet bij het genereren van een verplichting vanuit de inkooporder bij activering 'Journaliseren ontvangst'* en geeft aan dat het saldo van de verplichting wordt afgeboekt via de ontvangstjournaalpost, en dus niet via het verwerken van e-factuurregels.

  Uitzondering: Bij activering 'Journaliseren voorraad’ en artikelgroep bevat voorraadartikelen, gaat het vinkje niet aan, omdat het dan via journaliseren voorraad loopt en niet via journaliseren ontvangst.

• Het item bij de verplichting is niet te confronteren (vinkje ‘Confronteren’ bij de artikelgroep/integratiegroep); als het item wel te confronteren is, dan moet er gematcht worden op ontvangst.
• Referentie komt overeen met die van de verplichting. Als er geen match is op referentie, wordt ook op de omschrijving van de verplichting gezocht:

  Referentie intern (verplichting): Referentie (e-factuur)

  Referentie extern (verplichting): Referentie (e-factuur)

  Referentie intern (verplichting): Referentie (e-factuurregel)

  Referentie extern (verplichting): Referentie (e-factuurregel)

  Omschrijving (verplichting): Referentie (e-factuur)

  Omschrijving (verplichting): Referentie (e-factuurregel)

• Het item kan gevonden worden, dit gebeurt in twee stappen:
  1. Zoeken in tabel Itemcode inkooprelatie

     Itemcode inkooprelatie: Item id inkooprelatie (e-factuurregel)

     Barcode: Item id inkooprelatie (e-factuurregel)

     Omschrijving itemcode inkooprelatie: Item naam inkooprelatie (e-factuurregel)

     Omschrijving itemcode inkooprelatie: Omschrijving (e-factuurregel)

  2. Zoeken in tabel Item

     Itemcode: Item id inkooprelatie (e-factuurregel)

     Barcode: Item id inkooprelatie (e-factuurregel)

     Omschrijving item: Item naam inkooprelatie (e-factuurregel)

     Omschrijving item: Omschrijving (e-factuurregel)

Itemtype + itemcode worden overgenomen van de eerste verplichting die Profit vindt (sorteren op jaar/periode).

Stap 5: Matchen regels met verplichtingen

Op basis van het gevonden item vindt de daadwerkelijke match met verplichtingen plaats.

Per e-factuurregel zoekt Profit de verplichtingen op die gematcht kunnen worden op basis van deze condities (deels dezelfde condities als in de vorige stap):

• Goederenontvangstregel is niet gekoppeld aan een e-factuurregel van niet gejournaliseerde e-factuur.
• Administratie, crediteur en valuta van de verplichting komen overeen met de e-factuur.
• Het vinkje 'Ontvangst' staat uit bij de verplichting. Dit vinkje wordt aangezet bij het genereren van een verplichting vanuit de inkooporder bij activering 'Journaliseren ontvangst'* en geeft aan dat het saldo van de verplichting wordt afgeboekt via de ontvangstjournaalpost, en dus niet via het verwerken van e-factuurregels.

  Uitzondering: Bij activering 'Journaliseren voorraad’ en artikelgroep bevat voorraadartikelen gaat het vinkje niet aan, omdat het dan via journaliseren voorraad loopt en niet via journaliseren ontvangst.

• Het item bij de verplichting is niet te confronteren (vinkje ‘Confronteren’ bij de artikelgroep/integratiegroep); als het item wel te confronteren is, dan moet er gematcht worden op ontvangst.
• Referentie komt overeen met die van de verplichting, dit gebeurt in 12 stappen:
  • Item komt overeen - Referentie intern (verpl.): Referentie (e-factuur)
  • Item komt overeen - Referentie extern (verpl.): Referentie (e-factuur)
  • Item komt overeen - Referentie intern (verpl.): Referentie (e-factuurregel)
  • Item komt overeen - Referentie extern (verpl.): Referentie (e-factuurregel)
  • Verpl. zonder item - Referentie intern (verpl.): Referentie (e-factuur)
  • Verpl. zonder item - Referentie extern (verpl.): Referentie (e-factuur)
  • Verpl. zonder item - Referentie intern (verpl.): Referentie (e-factuurregel)
  • Verpl. zonder item - Referentie extern (verpl.): Referentie (e-factuurregel)
  • Item komt overeen – Omschrijving (verpl.): Referentie (e-factuur)
  • Item komt overeen – Omschrijving (verpl.): Referentie (e-factuurregel)
  • Verpl. zonder item – Omschrijving (verpl.): Referentie (e-factuur)
  • Verpl. zonder item – Omschrijving (verpl.): Referentie (e-factuurregel)

• Het regelbedrag komt overeen (rekening houdend met de verschilgrenzen uit inkooprelatieprofiel). Het saldo waarop de verplichting gematcht wordt corrigeren voor terug te vorderen btw.
  • Niet matchen op afgeboekte verplichtingen (saldo = 0)
  • Verschil (%) is kleiner dan of gelijk aan het maximaal verschil (%)
  • Het maximaal verschil (bedrag) is leeg of het verschil (bedrag) is kleiner dan of gelijk aan het maximaal verschil (bedrag)

Dit doet Profit per e-factuurregel, zodat het niet mogelijk is dat meerdere e-factuurregels worden gekoppeld aan dezelfde verplichting.

Profit werkt de volgende velden bij:

• Verplichtingsnummer
• Status = Gematcht
• Matchverschil: Het verschil tussen bedrag e-factuurregel en het regelbedrag van de goederenontvangstregel
• Toelichting matching:
• Matchverschil: ‘Verplichting met verschillen’
• Geen matchverschil: Als het vinkje ‘Blokkeren voor betaling’ aan staat bij de verplichting: ‘Geblokeerde verplichting’, anders ‘Vrijgegeven verplichting’
• BTW-code (overnemen van verplichting)
• BTW-tariefgroep (behorend bij de BTW-code)
• Grootboekrekening (overnemen van verplichting
• Verbijzonderingscode 1-5 (overnemen van verplichting indien van toepassing)
• Project en projectfase (alleen overnemen als er een projectboeking gemaakt kan worden (kosten of niet-voorraadhoudende artikelen en projectboeking is toegestaan of verplicht)

  Projectvelden overnemen:

  Doorbelasten (bepalen adhv itemtype,itemcode,project,fase)

  Kostprijsbedrag: Bedrag e-factuurregel

  Toeslagpercentage: Overnemen uit project

  Percentage overhead:Overnemen uit project / projectgroep / kostenitem / integratiegroep

  Dimensie 1-5: Overnemen uit verplichting (indien geactiveerd)

  Bewakingscode / Type projectkosten: Overnemen uit verplichting (bij activering ‘Bouw’)

  Bedrag doorbelasten: Bedrag e-factuurregel inclusief toeslagpercentage (indien doorbelasten van toepassing is)

Stap 6: Matchen regels met vrije matchingsregels

Vrije matchingsregels vinden bij e-factuurregels met zoekwaarde = omschrijving e-factuurregel in de volgende stappen:

• Zoeken op administratie + crediteur + zoekwaarde
• Zoeken op administratie + crediteur + zoekwaarde is leeg
• Zoeken op crediteur (alle administraties) + zoekwaarde
• Zoeken op crediteur (alle administraties) + zoekwaarde is leeg
• Zoeken op administratie (alle crediteuren) + zoekwaarde
• Zoeken op alle administraties en crediteuren + zoekwaarde

Alleen als het item niet te confronteren is (instelling op artikelgroep/integratiegroep). Als het item wel te confronteren is, dan moet er gematcht worden op ontvangst

De volgende velden werkt Profit bij:

• Status = Gematcht
• Matchverschil: Het verschil tussen bedrag e-factuurregel en het regelbedrag van de goederenontvangstregel
• Toelichting matching, afhankelijk van het vinkje ‘Beoordelen via workflow’ bij de vrije matchingsregel: ‘Vrije matching’ of ‘Vrije matching, beoordelen’
• BTW-tariefgroep (overnemen van vrije matchingsregel)
• BTW-code (bepalen aan de hand van de gegevens uit de e-factuur en de land wetgeving / btw-tariefgroep uit de vrije matchingsregel
• Grootboekrekening (overnemen van vrije matchingsregel)
• Verbijzonderingscode 1-5 (overnemen van vrije matchingsregel indien van toepassing)
• Project en projectfase (overnemen van vrije matchingsregel)
• Itemtype / Itemcode (overnemen van vrije matchingsregel)
• Projectvelden overnemen:
• Doorbelasten (bepalen adhv itemtype,itemcode,project,fase)
• Kostprijsbedrag: Bedrag e-factuurregel
• Toeslagpercentage:Overnemen uit project
• Percentage overhead:Overnemen uit project / projectgroep / kostenitem / integratiegroep
• Dimensie 1-5: Overnemen uit vrije matchingsregel (indien geactiveerd)
• Bewakingscode / Type projectkosten: Overnemen uit vrije matchingsregel (bij activering ‘Bouw’)
• Bedrag doorbelasten: Bedrag e-factuurregel inclusief toeslagpercentage (indien doorbelasten van toepassing is)

Stap 7: Bijwerken gematchte bedragen

Bijwerken velden op de e-factuur:

Veld

Stap 8: Berekenen BTW-percentage

Berekenen van deze twee velden op de e-factuurregels:

• BTW percentage (berekend). Op basis van de gevonden BTW-code en de factuurdatum.
• Terug te vorderen percentage BTW. Op basis van de administratie, de gevonden BTW-code en de factuurdatum.

Stap 9: Bijwerken status e-facturen

Bijwerken status e-factuurregels: De e-factuurregels die niet zijn gematcht krijgen de status Geen match gevonden.

Bijwerken status e-facturen:

• Alle E-factuurregels hebben status Geen match gevonden: Status e-factuur naar Geen match gevonden.
• Alle E-factuurregels hebben status Gematcht: Status e-factuur naar Volledig gematcht.
• Anders: Status e-factuur naar Gedeeltelijk gematcht.

Volledig gematchte e-facturen checken op eventuele missende of onvolledige projectboeking. Status e-factuur naar Alle regels verwerkt (projectboeking onvolledig) als:

• Projectboeking wordt aangemaakt in journaliseren e-factuur (Projectboeking verplicht of Projectboeking toegestaan en project gevuld)
• Velden die verplicht zijn bij projectboeking zijn niet gevuld (project + item)

Stap 10: Controle op BTW

Berekenen van het veld BTW-verschil voor de e-facturen die volledig gematcht zijn.

Dit is het verschil tussen:

• Totaal BTW-bedragen op de e-factuurregels:

  E-factuurregels groeperen per BTW-code en de BTW uitrekenen (Bedrag * BTW percentage (berekend)) en afronden

  Per e-factuur de BTW-bedragen optellen.

• Het bedrag BTW op de e-factuur:

  (Totaal factuurbedrag - Totaal factuurbedrag excl) / (Totaal factuurbedrag excl / Totaal factuurbedrag excl zonder factuurkorting).

Status e-factuur naar 'Alle regels verwerkt (btw verschil)’ als het BTW-verschil meer is dan 10 cent.

Stap 11: Verwerken e-facturen gereed