thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied
Stappen automatisch verwerken e-facturen

In dit artikel staan alle stappen beschreven en toegelicht die Profit neemt tijdens het automatisch verwerken van e-facturen.

Stap 1: Profit start verwerken e-facturen

Voor alle nog niet gejournaliseerde e-facturen past Profit de status van de e-factuur en de regels aan naar 'Nieuw'. Alle eerder gematchte velden in de regels maakt Profit leeg. Regels met status Handmatig geboekt blijven ongewijzigd.

De omschrijving van de eerste e-factuurregel met een prijs wordt overgenomen naar het veld Omschrijving e-factuur:

- Als dat is ingesteld in het inkooprelatieprofiel (het veld Omschrijving e-factuur aanvinken voor Overnemen uit eerste e-factuurregel)

- Als er al een omschrijving is ingevuld, blijft deze ongewijzigd.

Stap 2: Bepalen van itemtype + itemcode op basis van goederenontvangsten

Items zoeken bij e-factuurregels in goederenontvangstregels.

Eerst zoekt Profit de ontvangstregels bij de e-factuurregels die gematcht worden op basis van deze condities:

1. Administratie, crediteur en valuta van de goederenontvangst komen overeen met de e-factuur

2. Goederenontvangstregel is te confronteren (Status confrontatie = 'Niet geconfronteerd')

3. Rekening inkoop is gevuld op te confronteren artikelgroep/integratiegroep

4. Referentie komt overeen met die van de goederenontvangst:

Bijbehorende inkooporder (ontvangstregel) = Referentie (e-factuur)

Referentie inkooprelatie (ontvangst) = Referentie (e-factuur)

Bijbehorende inkooporder (ontvangstregel) = Referentie (e-factuurregel)

Referentie inkooprelatie (ontvangst) = Referentie (e-factuurregel)

5. Het item wordt gevonden, dit gebeurt in twee stappen:

a. Zoeken in tabel ‘Itemcode inkooprelatie’:

Itemcode inkooprelatie = Item id inkooprelatie (e-factuurregel)

Barcode = Item id inkooprelatie (e-factuurregel)

Omschrijving itemcode inkooprelatie = Item naam inkooprelatie (e-factuurregel)

Omschrijving itemcode inkooprelatie = Omschrijving (e-factuurregel
b. Zoeken in tabel ‘Item’:

Itemcode = Item id inkooprelatie (e-factuurregel)

Barcode = Item id inkooprelatie (e-factuurregel)

Omschrijving item = Item naam inkooprelatie (e-factuurregel)

Omschrijving item = Omschrijving (e-factuurregel)

Profit neemt itemtype + itemcode over van de eerste ontvangstregel die Profit vindt (sorteren op ontvangstdatum).

Stap 3: Matchen regels met goederenontvangsten

Op basis van het gevonden item vindt de daadwerkelijke match met goederenontvangstregels plaats.

Per e-factuuregel zoekt Profit de ontvangstregels op die gematcht kunnen worden op basis van deze condities (deels dezelfde condities als in de vorige stap):

1. Goederenontvangstregel is niet gekoppeld aan een e-factuurregel van niet gejournaliseerde e-factuur

2. Administratie, crediteur en valuta van de goederenontvangst komen overeen met de e-factuur

3. Goederenontvangstregel is te confronteren (Status confrontatie = 'Niet geconfronteerd')

4. Rekening inkoop is gevuld op te confronteren artikelgroep/integratiegroep

5. Referentie komt overeen met die van de goederenontvangst, dit gebeurt in 4 stappen:

Bijbehorende inkooporder (ontvangstregel) = Referentie (e-factuur)

Referentie inkooprelatie (ontvangst) = Referentie (e-factuur)

Bijbehorende inkooporder (ontvangstregel) = Referentie (e-factuurregel)

Referentie inkooprelatie (ontvangst) = Referentie (e-factuurregel)

6. Itemtype + item komen overeen met die van de goederenontvangstregel.

7. Het regelbedrag komt overeen (rekening houdend met de verschilgrenzen uit inkooprelatieprofiel):

a. Verschil (%) is kleiner dan of gelijk aan het maximaal verschil (%)

b. Het maximaal verschil (bedrag) is leeg of het verschil (bedrag) is kleiner dan of gelijk aan het maximaal verschil (bedrag)

Dit doet Profit per e-factuurregel zodat het niet mogelijk is dat meerdere e-factuurregels worden gekoppeld aan dezelfde ontvangstregel.

De volgende velden werkt Profit bij:

- Nummer goederenontvangst

- Regel-GUID goederenontvangst

- Verplichting (overnemen uit bijbehorende inkooporderregel, niet overnemen als het vinkje 'Ontvangst' aanstaat)

- Status = Gematcht

- Matchverschil: Het verschil tussen bedrag e-factuurregel en het regelbedrag van de goederenontvangstregel

- Toelichting matching Ontvangst zonder verschillen / Ontvangst met verschillen

- BTW-tariefgroep

- BTW-code (bepalen aan de hand van de gegevens uit de e-factuur en de land wetgeving / btw-tariefgroep uit de goederenontvangstregel

- Grootboekrekening: Rekening inkoop uit Artikelgroep/Integratiegroep

- Verbijzonderingscode 1-5 (overnemen van ontvangstregel indien van toepassing)

- Project en projectfase (alleen overnemen als er een projectboeking gemaakt kan worden (kosten of niet-voorraadhoudende artikelen en projectboeking is toegestaan of verplicht)

Projectvelden overnemen:

- Doorbelasten (bepalen adhv itemtype,itemcode,project,fase)

- Kostprijsbedrag = Bedrag e-factuurregel

- Toeslagpercentage = Overnemen uit project

- Percentage overhead = Overnemen uit project / projectgroep / kostenitem / integratiegroep

- Dimensie 1-5: overnemen uit ontvangstregel (indien geactiveerd)

- Bewakingscode / Type projectkosten: overnemen uit ontvangstregel (bij activering ‘Bouw’)

- Bedrag doorbelasten: Bedrag e-factuurregel inclusief toeslagpercentage (indien doorbelasten van toepassing is)

Stap 4: Bepalen van itemtype + itemcode op basis van verplichtingen

Items zoeken bij e-factuurregels in verplichtingen

Eerst zoekt Profit de verplichtingen bij de e-factuurregels, die gematcht kunnen worden op basis van deze condities:

1. Administratie, crediteur en valuta van de verplichting komen overeen met de e-factuur

2. Itemtype + item zijn gevuld bij de verplichting

3. Het vinkje 'Ontvangst' staat uit bij de verplichting. Dit vinkje wordt aangezet bij het genereren van een verplichting vanuit de inkooporder bij activering 'Journaliseren ontvangst'* en geeft aan dat het saldo van de verplichting wordt afgeboekt via de ontvangstjournaalpost, en dus niet via het verwerken van e-factuurregels.

* Uitzondering bij activering 'Journaliseren voorraad’ en artikelgroep bevat voorraadartikelen, dan gaat het vinkje niet aan omdat het dan via journaliseren voorraad loopt en niet via journaliseren ontvangst.

4. Het item bij de verplichting is niet te confronteren (vinkje ‘Confronteren’ bij de artikelgroep/integratiegroep); als het item wel te confronteren is, dan moet er gematcht worden op ontvangst.

5. Referentie komt overeen met die van de verplichting. Als er geen match is op referentie, wordt ook op de omschrijving van de verplichting gezocht:

Referentie intern (verplichting) = Referentie (e-factuur)

Referentie extern (verplichting) = Referentie (e-factuur)

Referentie intern (verplichting) = Referentie (e-factuurregel)

Referentie extern (verplichting) = Referentie (e-factuurregel)

Omschrijving (verplichting) = Referentie (e-factuur)

Omschrijving (verplichting) = Referentie (e-factuurregel)

6. Het item kan gevonden worden, dit gebeurt in twee stappen:

a. Zoeken in tabel ‘Itemcode inkooprelatie’

Itemcode inkooprelatie = Item id inkooprelatie (e-factuurregel)

Barcode = Item id inkooprelatie (e-factuurregel)

Omschrijving itemcode inkooprelatie = Item naam inkooprelatie (e-factuurregel)

Omschrijving itemcode inkooprelatie = Omschrijving (e-factuurregel)

b. Zoeken in tabel ‘Item’

Itemcode = Item id inkooprelatie (e-factuurregel)

Barcode = Item id inkooprelatie (e-factuurregel)

Omschrijving item = Item naam inkooprelatie (e-factuurregel)

Omschrijving item = Omschrijving (e-factuurregel)

Itemtype + itemcode worden overgenomen van de eerste verplichting die Profit vindt (sorteren op jaar/periode).

Stap 5: Matchen regels met verplichtingen

Op basis van het gevonden item vindt de daadwerkelijke match met verplichtingen plaats.

Per e-factuurregel zoekt Profit de verplichtingen op die gematcht kunnen worden op basis van deze condities (deels dezelfde condities als in de vorige stap):

1. Goederenontvangstregel is niet gekoppeld aan een e-factuurregel van niet gejournaliseerde e-factuur.

2. Administratie, crediteur en valuta van de verplichting komen overeen met de e-factuur

3. Het vinkje 'Ontvangst' staat uit bij de verplichting. Dit vinkje wordt aangezet bij het genereren van een verplichting vanuit de inkooporder bij activering 'Journaliseren ontvangst'* en geeft aan dat het saldo van de verplichting wordt afgeboekt via de ontvangstjournaalpost, en dus niet via het verwerken van e-factuurregels.

* Uitzondering bij activering 'Journaliseren voorraad’ en artikelgroep bevat voorraadartikelen, dan gaat het vinkje niet aan omdat het dan via journaliseren voorraad loopt en niet via journaliseren ontvangst.

4. Het item bij de verplichting is niet te confronteren (vinkje ‘Confronteren’ bij de artikelgroep/integratiegroep); als het item wel te confronteren is, dan moet er gematcht worden op ontvangst.

5. Referentie komt overeen met die van de verplichting, dit gebeurt in 12 stappen:

1. Item komt overeen - Referentie intern (verpl.) = Referentie (e-factuur)

2. Item komt overeen - Referentie extern (verpl.) = Referentie (e-factuur)

3. Item komt overeen - Referentie intern (verpl.) = Referentie (e-factuurregel)

4. Item komt overeen - Referentie extern (verpl.) = Referentie (e-factuurregel)

5. Verpl. zonder item - Referentie intern (verpl.) = Referentie (e-factuur)

6. Verpl. zonder item - Referentie extern (verpl.) = Referentie (e-factuur)

7. Verpl. zonder item - Referentie intern (verpl.) = Referentie (e-factuurregel)

8. Verpl. zonder item - Referentie extern (verpl.) = Referentie (e-factuurregel)

9. Item komt overeen – Omschrijving (verpl.) = Referentie (e-factuur)

10. Item komt overeen – Omschrijving (verpl.) = Referentie (e-factuurregel)

11. Verpl. zonder item – Omschrijving (verpl.) = Referentie (e-factuur)

12. Verpl. zonder item – Omschrijving (verpl.) = Referentie (e-factuurregel)

6. Het regelbedrag komt overeen (rekening houdend met de verschilgrenzen uit inkooprelatieprofiel). Het saldo waarop de verplichting gematcht wordt corrigeren voor terug te vorderen btw.

a. Niet matchen op afgeboekte verplichtingen (saldo = 0)

b. Verschil (%) is kleiner dan of gelijk aan het maximaal verschil (%)

c. Het maximaal verschil (bedrag) is leeg of het verschil (bedrag) is kleiner dan of gelijk aan het maximaal verschil (bedrag)

Dit doet Profit per e-factuurregel zodat het niet mogelijk is dat meerdere e-factuurregels worden gekoppeld aan dezelfde verplichting.

De volgende velden werkt Profit bij:

- Verplichtingsnummer

- Status = Gematcht

- Matchverschil: Het verschil tussen bedrag e-factuurregel en het regelbedrag van de goederenontvangstregel

- Toelichting matching:

o Matchverschil: ‘Verplichting met verschillen’

o Geen matchverschil: Als het vinkje ‘Blokkeren voor betaling’ aan staat bij de verplichting: ‘Geblokeerde verplichting’, anders ‘Vrijgegeven verplichting’

- BTW-code (overnemen van verplichting)

- BTW-tariefgroep (behorend bij de BTW-code)

- Grootboekrekening (overnemen van verplichting

- Verbijzonderingscode 1-5 (overnemen van verplichting indien van toepassing)

- Project en projectfase (alleen overnemen als er een projectboeking gemaakt kan worden (kosten of niet-voorraadhoudende artikelen en projectboeking is toegestaan of verplicht)

Projectvelden overnemen:

- Doorbelasten (bepalen adhv itemtype,itemcode,project,fase)

- Kostprijsbedrag = Bedrag e-factuurregel

- Toeslagpercentage = Overnemen uit project

- Percentage overhead = Overnemen uit project / projectgroep / kostenitem / integratiegroep

- Dimensie 1-5: overnemen uit verplichting (indien geactiveerd)

- Bewakingscode / Type projectkosten: overnemen uit verplichting (bij activering ‘Bouw’)

- Bedrag doorbelasten: Bedrag e-factuurregel inclusief toeslagpercentage (indien doorbelasten van toepassing is)

Stap 6: Matchen regels met vrije matchingsregels

Vrije matchingsregels vinden bij e-factuurregels met zoekwaarde = omschrijving e-factuurregel in de volgende stappen:

1. Zoeken op administratie + crediteur + zoekwaarde

2. Zoeken op administratie + crediteur + zoekwaarde is leeg

3. Zoeken op crediteur (alle administraties) + zoekwaarde

4. Zoeken op crediteur (alle administraties) + zoekwaarde is leeg

5. Zoeken op administratie (alle crediteuren) + zoekwaarde

6. Zoeken op alle administraties en crediteuren + zoekwaarde

Alleen als het item niet te confronteren is (instelling op artikelgroep/integratiegroep). Als het item wel te confronteren is, dan moet er gematcht worden op ontvangst

De volgende velden werkt Profit bij:

- Status = Gematcht

- Matchverschil: Het verschil tussen bedrag e-factuurregel en het regelbedrag van de goederenontvangstregel

- Toelichting matching, afhankelijk van het vinkje ‘Beoordelen via workflow’ bij de vrije matchingsregel: ‘Vrije matching’ of ‘Vrije matching, beoordelen’

- BTW-tariefgroep (overnemen van vrije matchingsregel)

- BTW-code (bepalen aan de hand van de gegevens uit de e-factuur en de land wetgeving / btw-tariefgroep uit de vrije matchingsregel

- Grootboekrekening (overnemen van vrije matchingsregel)

- Verbijzonderingscode 1-5 (overnemen van vrije matchingsregel indien van toepassing)

- Project en projectfase (overnemen van vrije matchingsregel)

- Itemtype / Itemcode (overnemen van vrije matchingsregel)

Projectvelden overnemen:

- Doorbelasten (bepalen adhv itemtype,itemcode,project,fase)

- Kostprijsbedrag = Bedrag e-factuurregel

- Toeslagpercentage = Overnemen uit project

- Percentage overhead = Overnemen uit project / projectgroep / kostenitem / integratiegroep

- Dimensie 1-5: overnemen uit vrije matchingsregel (indien geactiveerd)

- Bewakingscode / Type projectkosten: overnemen uit vrije matchingsregel (bij activering ‘Bouw’)

- Bedrag doorbelasten: Bedrag e-factuurregel inclusief toeslagpercentage (indien doorbelasten van toepassing is)

Stap 7: Bijwerken gematchte bedragen

Bijwerken velden op de e-factuur:

Veld

Veld

Som van e-factuurregels met

 

 

Status

Toelichting matching

Gematcht

Gematcht

 

Verschil geboekt

 

Verplichting met verschillen

Ontvangst met verschillen

Te matchen

Nieuw

Geen match gevonden

 

Verplichting

 

Vrijgegeven verplichting

Geblokkeerde verplichting

Verplichting met verschillen

Confrontatie

 

Ontvangst zonder verschillen

Ontvangst met verschillen

Vrije matching

 

Vrije matching

Vrije matching, beoordelen

Handmatig geboekt

 

Handmatig geboekt

Stap 8: Berekenen BTW-percentage

Berekenen van deze twee velden op de e-factuurregels:

- BTW percentage (berekend). Op basis van de gevonden BTW-code en de factuurdatum.

- Terug te vorderen percentage BTW. Op basis van de administratie, de gevonden BTW-code en de factuurdatum


Stap 9: Bijwerken status e-facturen

Bijwerken status e-factuurregels:

- e-factuurregels die niet zijn gematcht krijgen de status 'Geen match gevonden'.

Bijwerken status e-facturen:

1. Alle E-factuurregels hebben status 'Geen match gevonden': Status e-factuur naar 'Geen match gevonden'

2. Alle E-factuurregels hebben status 'Gematcht': Status e-factuur naar ‘Volledig gematcht’

3. Anders: Status e-factuur naar ‘Gedeeltelijk gematcht’

Volledig gematchte e-facturen checken op eventuele missende of onvolledige projectboeking. Status e-factuur naar ‘Alle regels verwerkt (projectboeking onvolledig)’ als:

1. Projectboeking wordt aangemaakt in journaliseren e-factuur (Projectboeking verplicht of Projectboeking toegestaan en project gevuld)

2. Velden die verplicht zijn bij projectboeking zijn niet gevuld (project + item)

Stap 10: Controle op BTW

Berekenen van het veld ‘BTW-verschil’ voor de e-facturen die volledig gematcht zijn.

Dit is het verschil tussen:

- Totaal BTW-bedragen op de e-factuurregels:

o E-factuurregels groeperen per BTW-code en de BTW uitrekenen (Bedrag * BTW percentage (berekend)) en afronden

o Per e-factuur de BTW-bedragen optellen

- Het bedrag BTW op de e-factuur:

o (Totaal factuurbedrag - Totaal factuurbedrag excl) / (Totaal factuurbedrag excl / Totaal factuurbedrag excl zonder factuurkorting)

Status e-factuur naar 'Alle regels verwerkt (btw verschil)’ als het BTW-verschil meer is dan 10 cent.


Stap 11: Verwerken e-facturen gereed.

Direct naar

  1. E-factuur (inkoopfactuur)
  2. E-factuur inrichten (inkoopfactuur)
  3. E-factuur inlezen
  4. Ingelezen e-factuur raadplegen
  5. Nieuwe inkooprelatie aanmaken voor e-factuur met onbekende crediteur
  6. Bijlage pdf van e-factuur raadplegen
  7. E-factuur met e-factuurregels verwerken en journaliseren
  8. E-factuur boeken als inkoopfactuur
  9. E-facturen verwerken
  10. E-factuur overslaan bij het boeken als inkoopfactuur
  11. Pdf-factuur inlezen en boeken als inkoopfactuur
  12. E-facturen collectief verwijderen
  13. Workflow E-factuur in InSite
  14. Condities in de workflow E-factuur
  15. Van UBL naar e-factuur (inkoopfactuur)
  16. Stappen automatisch verwerken e-facturen

Process

Inkoopfactuur

Work area

Financieel