Inkooporder met procuratie obv groepen

Met deze workflow kun je inkooporders laten beoordelen door de juiste gebruikers/groepen, bijvoorbeeld door de budgethouder of het Hoofd Inkoop en met behulp van het procuratieschema op basis van groepen. Dit gebruik je bijvoorbeeld bij secundaire inkoop voor eigen gebruik.

Let op:

De workflowmanager kan geen taken goedkeuren in workflows waarin de actie Goedkeuren inkoopaanvraag/-offerte/-order/-factuur via procuratieschema wordt gebruikt. Deze actie functioneert op grond van de Status procuratie. Als de workflowtaakmanager goedkeurt, wordt de procuratiestatus niet bijgewerkt en blijft de taak staan bij de procuratiehouder-gebruiker waar deze al stond. Je kunt eventueel in je eigen workflow de taak via een normale actie laten afhandelen, maar daarmee omzeil je de Status procuratie.

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Je kunt gebruikmaken van verschillende specifieke rollen en gebruikersgroepen voor de inkooporder workflow, namelijk: Beoordelaars van inkooporders, Beoordelaars van inkooporders en vervangers, Leidinggevende beoordelaars van inkooporders en Leidinggevende beoordelaars van inkooporders en vervangers. Hiervoor kun je het veld Beoordelaar in de kop van je inkoop boekingslay-out toevoegen en in de workflow gebruiken als rol. Maak eventueel een specifieke boekingslay-out aan voor secundaire inkooporders met beoordeling via workflow.

Inkooporder gelijk (of ongelijk) aan inkooporder of inkoopofferte

De workflow houdt rekening met de procuratie van de inkoopaanvraag of inkoopofferte.

Als de inkooporder gelijk is aan de inkoopaanvraag dan hoeft er geen procuratie in de inkooporder plaats te vinden.

Meer informatie

Workflowrollen

Er zijn twee specifieke workflowrollen voor het procuratieschema met groepen, naaste de normale 1e t/m 10e beoordelaars en vervangers:

• Beoordelaar procuratie incl. groepen

  De gebruikers in deze rol worden als volgt bepaald:

  • Alle gebruikers die lid zijn van de groepen van de procuratiestatus, van de procuratieregels van de inkoopaanvraag/-offerte/-order/-factuur.
  • Uitgezonderd de procuratieregels waarvan de grens groter is dan het factuurbedrag
  • Uitgezonderd de gebruikers die al in het procuratieschema aan de beurt zijn geweest voor beoordelen en dus in de logging voorkomen! Dit geldt dus niet voor de gebruikers die eerder in de workflow de factuur al beoordeeld hebben.

  Op moment van ophalen van de gebruikers, wordt eerst de status van de factuur/order opnieuw bepaald.

  Een groep mag overigens niet leeg zijn. Als een procuratiegroep geen gebruikers bevat zal de status niet naar de volgende stap gaan.

• Beoordelaars en vervangers procuratie incl. groepen

  Als bovenstaande maar dan inclusief vervangers.

Condities

Binnen de standaard workflow worden alle beoordelingsstappen conditioneel afgehandeld als de betreffende beoordelaar niet is gevonden. Aan het begin van de workflow wordt automatisch gecontroleerd of er beoordelaars aanwezig zijn.

• Procuratie afgerond (Profit)

  Deze conditie registreert dat de status van de procuratie afgerond is en dat de workflow naar de volgende stap kan. Deze conditie kun je niet zelf instellen en moet gebruikt worden in combinatie met de actie:

  Goedkeuren inkooporder via procuratieschema.

• Bevat minstens één beoordelaar

  Aan deze conditie wordt voldaan als er een beoordelaar, interne projectleider, beoordelaar uit procuratieschema of budgethouder is.

• Bevat niet minstens één beoordelaar

  Als er geen beoordelaar, interne projectleider, beoordelaar uit procuratieschema of budgethouder is om goed te keuren.

• Geen beoordelaar

  Als er geen beoordelaar is, wordt de taak automatisch afgehandeld

• Geen projectleiders

  Als er geen projectleider is, wordt de taak automatisch afgehandeld

• Geen 1e tot en met 5e beoordelaar

  Als er geen 1e tot en met de 5e beoordelaar is, wordt de taak automatisch afgehandeld

• Geen budgethouders

  Als er geen budgethouder is, wordt de taak automatisch afgehandeld

  Let op:

  Condities worden standaard eenmalig geëvalueerd als de workflow in de taak komt. Je kunt dit aanpassen naar Conditioneel (via geplande taak).Hierdoor kan de workflow meerdere keren geëvaluseerd worden. Als je deze methode gebruikt, moet je ook een geplande taak inrichten. Voor meer informatie, zie Conditie op workflowtaak inrichten.

Speciale acties

Met de speciale acties van de standaard workflow is het mogelijk om automatisch een aantal handelingen uit te voeren die het proces van de flow verder brengt. Denk daarbij aan aanpassen van een status of het maken van een nieuw gegeven uit de bron.

• Goedkeuren inkooporder via procuratieschema

  Deze actie slaat in het dossier op welke gebruikers de inkoopfactuur hebben goedgekeurd. Vervolgens bepaalt Profit opnieuw de procuratiestatus van de inkoopfactuur.

  Deze actie moet je combineren met de conditie Procuratie afgerond (Profit).

• Inkooporder verstrekken

  De inkooporder wordt verstrekt via e-mail of via xml.

• Afkeuren inkooporder

  De inkooporder wordt door één van de beoordelaars afgewezen.

• Goedkeuren inkooporder

  De status van de inkooporder wordt van Definitief naar Actief of Deellevering. Hierdoor kan er een inkooporder worden gegenereerd.

• Opnieuw insturen inkooporder

  Deze actie zorgt ervoor dat de logging van wie al heeft goedgekeurd weg wordt gegooid. Daarmee moeten alle beoordelaars opnieuw beoordelen.

  Let op:

  De actie Overdragen mag niet toegevoegd worden aan de workflowtaak Ter beoordeling beoordelaar. Dit werkt namelijk niet in combinatie met de speciale actie voor het goedkeuren via procuratieschema. Dit komt doordat de gebruiker waaraan wordt overgedragen potentieel geen onderdeel is van het procuratieschema.

Waarom welke stappen?

Als de inkooporder goedgekeurd is via de workflow wijzigt de status van de inkooporder naar actief of deellevering. De status moet na goedkeuren weer terug naar de status van voor goedkeuren. Waren er al artikelen geleverd dan zal de status naar ‘Deellevering’ gaan, anders naar ‘Actief’. Ook genereert Profit het rapport ‘inkooporder’ en voegt deze toe als bijlage met bestandsnaam ‘Inkooporder {ordernummer}.pdf’. Bij het verstrekken van de inkooporder via de workflow kan Profit de inkooporder verstrekken via e-mail of via xml.

Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

Nee.

Lees meer

• Beoordelaars via procuratieschema inrichten