thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Workflow inrichten voor procuratieschema

Het procuratieschema werkt in de workflows voor inkoopaanvragen, inkoopoffertes, inkooporders, memoriaalboekingen en inkoopfacturen.

Hieronder zie je de uitwerking voor het instellen van de workflow voor inkoopfacturen.

Je kunt, als je de workflows met het procuratieschema hebt ingesteld, ook de voortgang van de workflow in weergaven tonen.

Inhoud

Workflow procuratieschema inrichten

Hieronder zie je globaal hoe je een workflow voor inkoopfacturen instelt.

Van de meeste workflows is een beschrijving van de speciale acties, condities en rollen beschikbaar. Raadpleeg voor de procuratie workflows de beschrijvingen van inkoopaanvraag, inkoopofferte, inkooporder en inkoopfactuur.

Voor inkoopfacturen gebruik je het meegeleverde type dossieritem Inkoopfactuur (Profit). Je beoordeelt inkoopfacturen via de workflows van dit type dossieritem. De inkoopfactuur komt alleen in een workflow terecht als deze een bijlage heeft (bijvoorbeeld de .pdf van de inkoopfactuur).

Type dossieritem inrichten:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open de eigenschappen van het type dossieritem: Inkoopfactuur (Profit).
  3. Ga naar het tabblad: Workflows.

    De workflow Inkoopfactuur met procuratie obv groepen (Profit) kun je direct gebruiken voor het beoordelen van inkoopfacturen op basis van het procuratieschema. Als je de workflow wilt aanpassen, moet je een nieuwe workflow maken die gebaseerd is op deze workflow. Lees in de beschrijving meer over de speciale acties, condities en rollen.

    In de workflow worden inkoopfacturen eerst beoordeeld door beoordelaars, zoals verantwoordelijke, beoordelaars verplichtingen en projectleiders, mits deze bekend zijn. Zijn deze niet bekend? Dan worden deze stappen in de standaard workflow overgeslagen.

    Daarna volgt beoordeling op basis van het procuratieschema. Als het factuurbedrag onder de eerste grenswaarde valt, wordt de inkoopfactuur alleen beoordeeld door de eerste beoordelaar. Als het factuurbedrag onder de tweede grenswaarde valt, wordt de inkoopfactuur beoordeeld door zowel de eerste beoordelaar als door de tweede beoordelaar. Dit geldt ook voor de overige grensbedragen en bijbehorende beoordelaars.

    Voorbeeld:

    - Beoordelaar 1 - Grens 1: t/m 100 euro

    - Beoordelaar 2 - Grens 2: t/m 1.000 euro

    - Beoordelaar 3 - Grens 3: t/m 10.000 euro

    - Beoordelaar 4 - Grens 4: t/m 100.000 euro

    - Beoordelaar 5 bedragen hoger dan 100.000 euro.

    Een factuur van 500 euro zal eerst beoordeeld worden door beoordelaar 1 en dan door beoordelaar 2. Een factuur van 500.000 euro zal achtereenvolgens beoordeeld worden door beoordelaar 1, 2, 3, 4 en 5.

    Tot slot worden inkoopfacturen in de workflows met procuratieschema door de budgethouders beoordeeld.

    Let op:

    De workflowmanager kan geen taken goedkeuren in workflows waarin de actie Goedkeuren inkoopaanvraag/-offerte/-order/-factuur via procuratieschema wordt gebruikt. Deze actie functioneert op grond van de Status procuratie. Als de workflowtaakmanager goedkeurt, wordt de procuratiestatus niet bijgewerkt en blijft de taak staan bij de procuratiehouder-gebruiker waar deze al stond. Je kunt eventueel in je eigen workflow de taak via een normale actie laten afhandelen, maar daarmee omzeil je de Status procuratie.

  4. Publiceer de workflow als je deze hebt aangepast.

Weergaven wijzigen voor voortgang workflow

Profit houdt bij waar de taak zich bevindt in de workflow. Dus bijvoorbeeld bij de eerste of de vijfde of de 10e beoordelaar. Als je dit wilt zien, moet je de velden hiervoor toevoegen in de weergaven.

  • Veld Procuratiestatus

    Dit veld is beschikbaar bij inkoopaanvragen, inkooporders, inkoopoffertes en inkoopfacturen als je de procuratieschema-workflow hebt ingericht.

    Pas als de taak zich in de procuratiestap bevindt, vult het veld in de weergave zich met de status. En als de workflow door de stap heen is, bijv. door naar beoordeling door budgethouders, dan krijgt het veld de status Procuratie afgerond.

    Dit veld wordt niet bijgewerkt in het geval de actie Goedkeuren inkoopfactuur via procuratieschema in de workflow staat maar een taak daarbij is afgehandeld door een rol/gebruiker die niet in het procuratieschema staat.

    Voeg dit veld bijvoorbeeld toe in de weergave Openstaande posten crediteuren of in het InSite overzicht Mijn inkoopfacturen.

  • Namen van de beoordelaars en groepen tonen

    De naam verschijnt alleen als de beoordelaar/groep van toepassing is bij de inkoopfactuur-/aanvraag-/offerte-/order.

    Bijvoorbeeld in de weergave Procuratieschemaregels per inkoopfactuur.

  • Overigens kun je in het dossier in tabblad Workflowhistorie ook de voortgang (deels) raadplegen.

Zie ook:

Direct naar

  1. Beoordelaars via procuratieschema inrichten
  2. Instellingen vastleggen
  3. Procuratieschema vastleggen
  4. Workflow inrichten

Process

Procuratieschema

Work area

Ordermanagement