Fase inrichten

Onderstaande richt je in om de fasetelling en de fase-overgang goed te laten verlopen (via signalen en workflows).

Lees meer over wat fasetelling precies is en hoe het proces verloopt.

Inrichting

• Algemene inrichting fasetelling en plaatsing
• Plaatsing overnemen bij een faseovergang inrichten
• Plaatsing overnemen bij nieuwe plaatsing (invoerhulp) inrichten
• Gegevensverzameling Fasetelling per medewerker

Werkgever inrichten Methode fasetelling

Je richt bij de werkgever in welke cao en dus welke fasetelling geldt.

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Voorkeurwaarde Flex.
4. Selecteer bij Methode fasetelling een van de opties, waarmee je ook instelt op grond waarvan wordt geteld in welke fase de kandidaat valt (op basis van contract in weken of op basis van gewerkte weken). Per werkgever kies je dus één van beide methodes.
   • ABU (fase A, B en C) o.b.v. contract - Selecteer deze optie als je onder de ABU-cao valt en je wilt dat Profit telt vanaf het begin van het contract.
   • ABU (fase A, B en C) o.b.v. geboekte uren - Selecteer deze optie als je onder de ABU-cao valt en je wilt weken tellen op basis van geboekte uren. Per urensoort stel je in of ze meetellen.
   • NBBU (fase 1-2, 3 en 4) o.b.v. contract - Selecteer deze optie als je onder de NBBU-cao valt en je wilt dat Profit telt vanaf het begin van het contract.
   • NBBU (fase 1-2, 3 en 4) o.b.v. geboekte uren - Selecteer deze optie als je onder de NBBU-cao valt en je wilt weken tellen op basis van geboekte uren. Per urensoort stel je in of ze meetellen.
   • Geen fasetelling - selecteer deze optie als geen van bovenstaande van toepassing is.
5. Ga naar het tabblad: Loonstrook/jaaropgave.
6. Selecteer Loonstrook Flex (Profit) bij Loonstrook.

   Dit rapport is geschikt als loonstrook voor declaratieverloning (Flex). Hierin wordt rekening gehouden met declaraties en reserveringen.

7. Klik op: OK.

Fasetelling in Urensoort aanzetten

In de urensoorten stel je in dat ze meetellen in de fasetelling. Dit geldt voor normale uren en voor betaald verlof vanaf 02-01-2023.

1. Ga naar: Projecten / Project / Urensoort.
2. Open de eigenschappen van de urensoort of voeg een nieuwe toe.
3. Ga naar het tabblad: Integratie.

   

   Meetellen in dagen heeft te maken met de integratie van nacalculatie met de salarisverwerking.

4. Vink Meetellen in fasetelling aan als je wilt dat de uren die geboekt worden op deze urensoort meetellen voor de fases, met name als je telt op basis van declaraties.
5. Selecteer 02-01-2023 als datum bij Fasetelling meetellen vanaf als je nu een verlof-urensoort inricht. Bij bestaande normale urensoorten hoef je niets in te richten, die blijven meetellen.

6. Klik op: OK.

   Doe dit voor alle urensoorten die je mee wilt nemen voor de fasetelling.

Signalen fasetelling overgang

De volgende signalen signaleren dat het contract van een medewerker binnenkort naar een andere fase moet worden gezet. Deze starten de workflow Beoordeling nieuwe fase (Profit):

Medewerker/Contract: einde fase 1-2 met workflow

Medewerker/Contract: einde fase 3 met workflow

Medewerker/Contract: einde fase A met workflow

Medewerker/Contract: einde fase B met workflow

Daarnaast is beschikbaar signaal:

Medewerker/Contract: einde fase met workflow

Zie ook:

• Workflow Beoordeling nieuwe fase (Flex)

Plaatsing overnemen bij een faseovergang inrichten

Voor het overnemen ofwel kopiëren of verlengen van een plaatsing bij een faseovergang moet je de workflows en InSite inrichten.

Workflows inrichten:

Je moet een eigen workflow aanmaken in type dossieritem Plaatsing vanuit nieuw contract (Profit)

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem Plaatsing vanuit nieuw contract (Profit).
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Je ziet de standaard workflow Beoordelen plaatsing vanuit nieuw contract (Profit). Deze kun je niet aanpassen, maar je kunt deze wel kopiëren.
5. Klik op: Nieuw.
6. Vul als omschrijving Beoordeling plaatsing vanuit nieuw contract in.
7. Selecteer gebaseerd op een bestaande workflow om een workflow te kopiëren. Selecteer de gewenste workflow Beoordeling plaatsing vanuit nieuw contract (Profit).

   

   Deze workflow richt je verder niet in. Met deze kopie heb je de juiste inrichting. Dit is een technische workflow die automatisch wordt opgestart vanuit de workflowtaak Beoordeling nieuwe fase (Profit).

8. Klik op: Voltooien.
9. Meer informatie over de workflow Beoordelen plaatsing vanuit nieuw contract vind je hier.

   Binnen de Flex-wereld worden dagelijks veel plaatsingen vastgelegd. Een deel van deze plaatsingen zijn verlengingen van bestaande plaatsingen. Deze workflow vereenvoudigt het aanmaakproces door de plaatsingsgegevens over te nemen van een te kiezen eerdere plaatsing. In deze workflow beoordeel je de overgenomen gegevens, vul je aan waar nodig en maak je het plaatsingscontract aan.

   Schema van de workflow

   Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

   

   Inrichting

   Aan de standaard workflow is de mutatietabel Beoordeling plaatsing vanuit nieuw contract workflowstatus gekoppeld. De workflowmanager van de omgeving is standaard gekozen. Er wordt niets gecontroleerd en er wordt geen bericht gestuurd bij het starten van de workflow of het bereiken van een taak.

   Condities

   Werkt alleen onder de conditie Flex.

   Speciale acties

   Met de speciale acties van de standaard workflow is het mogelijk om automatisch een aantal handelingen uit te voeren die het proces van de workflow verder brengt. Denk daarbij aan aanpassen van een status of het maken van een nieuw gegeven uit de bron.

   • Afhandelen workflow

     Met deze actie handel je de workflowtaak Plaatsing vanuit nieuw contract (Profit) op de achtergrond af. Dit gebeurt wanneer je vanuit de beoordeeltaak een doorstart maakt naar een nieuw aan te maken plaatsing middels Aanmaken plaatsing. De huidige taak is hiermee afgerond.

   Waarom welke stappen?

   Het signaal Medewerker/Contract: einde fase met workflow (Profit) signaleert dat het contract van een medewerker binnenkort naar een andere fase moet worden gezet en start de workflow Beoordeling nieuwe fase (Profit). Vanuit deze workflow kun je direct een nieuw plaatsingscontract aanmaken via de actie Nieuwe fase. Bij het aanmaken van de nieuwe plaatsing selecteer je een al voorkomende plaatsing. De gegevens van deze plaatsing worden overgenomen, in de nieuw aan te maken plaatsing, door te kiezen voor Aanmaken plaatsing. Deze doorstart handelt de workflow automatisch af. Wil je geen nieuwe plaatsing aanmaken (vanuit deze taak), kies dan voor Afhandelen.

   Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

   Indirect wel. Het signaal Medewerker/Contract: einde fase met workflow (Profit) start de workflow Beoordeling nieuwe fase (Profit). Vanuit deze workflow maak je een nieuw plaatsingscontract aan en start je de workflow Plaatsing vanuit nieuw contract (Profit).

   Zie ook:

   • Kandidaat naar volgende fase
   • Beoordelen plaatsing vanuit contract
   • Plaatsing (Video 5:50)

10. Wijzig ook de workflow Beoordelen nieuwe fase. Open hiervoor de eigenschappen van het type dossieritem Beoordelen nieuwe fase.
11. Ga naar het tabblad: Workflows.

    Je ziet de standaard workflow Beoordelen nieuwe fase (Profit). Deze bevat de juiste inrichting en kun je niet aanpassen.

12. Open je eigen workflow, Beoordelen nieuwe fase.
13. Voeg de speciale actie Afhandelen workflow toe aan je workflow door deze in je workflow te slepen.

    

    Zodra de contractverlenging of contractwijziging (die vanuit Beoordelen nieuwe fase is gestart) is doorgevoerd in Profit wordt met deze speciale actie de workflowtaak Beoordelen nieuwe fase automatisch afgehandeld. Deze actie zit wel in de standaard Profit workflow die we meeleveren, maar niet in de klant workflow.

14. Klik op: Voltooien.
15. Meer informatie over de workflow Beoordelen plaatsing vanuit nieuw contract vind je hier.

    Binnen de Flex-wereld worden dagelijks veel plaatsingen vastgelegd. Een deel van deze plaatsingen zijn verlengingen van bestaande plaatsingen. Deze workflow vereenvoudigt het aanmaakproces door de plaatsingsgegevens over te nemen van een te kiezen eerdere plaatsing. In deze workflow beoordeel je de overgenomen gegevens, vul je aan waar nodig en maak je het plaatsingscontract aan.

    Schema van de workflow

    Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

    

    Inrichting

    Aan de standaard workflow is de mutatietabel Beoordeling plaatsing vanuit nieuw contract workflowstatus gekoppeld. De workflowmanager van de omgeving is standaard gekozen. Er wordt niets gecontroleerd en er wordt geen bericht gestuurd bij het starten van de workflow of het bereiken van een taak.

    Condities

    Werkt alleen onder de conditie Flex.

    Speciale acties

    Met de speciale acties van de standaard workflow is het mogelijk om automatisch een aantal handelingen uit te voeren die het proces van de workflow verder brengt. Denk daarbij aan aanpassen van een status of het maken van een nieuw gegeven uit de bron.

    • Afhandelen workflow

      Met deze actie handel je de workflowtaak Plaatsing vanuit nieuw contract (Profit) op de achtergrond af. Dit gebeurt wanneer je vanuit de beoordeeltaak een doorstart maakt naar een nieuw aan te maken plaatsing middels Aanmaken plaatsing. De huidige taak is hiermee afgerond.

    Waarom welke stappen?

    Het signaal Medewerker/Contract: einde fase met workflow (Profit) signaleert dat het contract van een medewerker binnenkort naar een andere fase moet worden gezet en start de workflow Beoordeling nieuwe fase (Profit). Vanuit deze workflow kun je direct een nieuw plaatsingscontract aanmaken via de actie Nieuwe fase. Bij het aanmaken van de nieuwe plaatsing selecteer je een al voorkomende plaatsing. De gegevens van deze plaatsing worden overgenomen, in de nieuw aan te maken plaatsing, door te kiezen voor Aanmaken plaatsing. Deze doorstart handelt de workflow automatisch af. Wil je geen nieuwe plaatsing aanmaken (vanuit deze taak), kies dan voor Afhandelen.

    Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

    Indirect wel. Het signaal Medewerker/Contract: einde fase met workflow (Profit) start de workflow Beoordeling nieuwe fase (Profit). Vanuit deze workflow maak je een nieuw plaatsingscontract aan en start je de workflow Plaatsing vanuit nieuw contract (Profit).

    Zie ook:

    • Kandidaat naar volgende fase
    • Beoordelen plaatsing vanuit contract
    • Plaatsing (Video 5:50)

InSite inrichten:

1. Controleer de betreffende pagina's, voor de profielen die je gebruikt voor contract wijzigen en contract verlengen, het onderdeel ('sjabloon') Medewerker contract overnemen plaatsingen bevat.
2. Voeg het onderdeel Medewerker contract overnemen plaatsingen toe als dit onderdeel er niet staat.

   Dit onderdeel is nieuw en bij de Profit profielpagina's leveren we dit mee. Bij eigen aangemaakte profielpagina's moet je deze zelf toevoegen.

   Het kan nodig zijn om extra profielen aan te maken speciaal om plaatsingen te kunnen verlengen. De extra profielen zijn nodig voor de mewerkers zonder plaatsingen. De interne medewerkers van een uitzendbureau hebben namelijk geen plaatsingen. Voor de profielen van deze medewerkers is het daarom onwenselijk deze weergave te tonen.

   Let op:

   Bij de aanmaak pagina van contract wijzigen en contract verlengen moet de actie ‘Weergaveacties tonen’ op tabblad ‘Weergave-instellingen’ worden aangezet, zodat je op deze pagina de plaatsingen toont die de gebruiker heeft geselecteerd die moeten worden overgenomen naar de nieuwe plaatsing. Bij de beoordeelpagina van contract wijzigen en contract verlengen moet deze actie niet worden aangezet.

3. Zet de actie Weergaveacties tonen aan op de aanmaken pagina's in de eigenschappen op het tabblad Weergave-instellingen.

   

4. Opmaken pagina Beoordelen plaatsing vanuit nieuw contract. Hier is een kopie gemaakt van Beoordelen plaatsing. En daardoor is de pagina niet opgemaakt.

   Voeg een tekst toe op bij het onderdeel Beoordelen plaatsing vanuit nieuw contract dat hier de gegevens worden getoond van de plaatsing die wordt overgenomen.

Zie ook:

• Kandidaat naar volgende fase

Workflow 'Beoordelen fase' inrichten

De geactiveerde signalen voor de faseovergang starten automatisch de workflow Beoordelen nieuwe fase. Hierdoor krijgt de verantwoordelijke gebruiker een taak om te beoordelen of de kandidaat naar een nieuwe fase moet worden gezet of niet.

De workflow is gebaseerd op het dossieritemtype Beoordeling nieuwe fase (Profit). Voeg hier een eigen workflow toe gebaseerd op de aanwezige workflow.

Standaard is de beoordelaar de leidinggevende volgens het organigram.

Vanuit deze workflow kun je direct een nieuw fase starten via de actie Nieuwe fase. Wil je geen nieuwe fase aanmaken, kies dan voor Afhandelen.

De actie Nieuwe fase start de workflow voor contractverlenging of contractwijziging, afhankelijk van de fase. Ook de workflow Medewerker contract wijzigen moet hiervoor ingericht zijn.

Let op:

Zodra de contractverlenging of contractwijziging (die vanuit Beoordelen nieuwe fase is gestart) is doorgevoerd in Profit kun je met de speciale actie de workflowtaak Beoordelen nieuwe fase’automatisch afhandelen via de actie Afhandelen workflow. Je moet deze actie zelf toevoegen aan je eigen workflow als dit nog niet is ingericht. Deze actie zit wel in de standaard Profit workflow die we meeleveren.

Zie ook:

• Workflow Beoordeling nieuwe fase

Fasetelling per medewerker

Met de gegevensverzameling Fasetelling per medewerker kun je een totaal overzicht maken van gewerkte weken per medewerker ten behoeve van fasetelling. Zo kan je zien welke week een medewerker heeft gewerkt en hoeveel uur hij die week heeft gewerkt. Deze informatie kan je gebruiken voor het narekenen van zowel fastelling en pensioentelling als plaatsingstermijnen.