Huisvestingskosten (Flex)

Vanaf 2025 worden de nieuwe regels rond huisvestingskosten voor uitzendmedewerkers van kracht. Daarbij wordt een Prijs Kwaliteitssysteem (PKS) geïntroduceerd dat bepaalt wat de medewerker maximaal moet betalen en hoe en wanneer dit verrekend mag worden.

Je moet bij het verrekenen volgens de Nederlandse regels minimaal WML uitbetalen. Maar de huisvesting mag je daar nog wel op inhouden mits je voldoet aan de regels die daaraan gesteld worden. Daar kun je nu verschillende looncomponenten voor gebruiken, dat wijzigt niet*.

Daarbij komt deze nieuwe PKS-regeling. De bepaling van de hoogte van het in te houden bedrag vindt buiten Profit plaats. In Profit legt je het bedrag aan huisvestiging vast dat je via de loonberekening wilt gaan verrekenen.

Nieuw hierbij is dat je bedrag niet onbeperkt (binnen de regels van de Wet Aanpak Schijnconstructies) mag blijven verrekenen. Je kunt nog in de week volgend op het 4 weken aangiftetijdvak verrekenen. Daarna is verrekenen niet meer toegestaan.

Profit zal vanaf 2025 een niet te vorderen bedrag niet meer wegschrijven in de vorderingen, maar een saldo bijhouden, het zogenaamde ‘Rekening Courant (RC)’.

Wat krijg je wanneer?

In Update 20250101 krijg je de nieuwe looninrichting. In Profit zelf komt geen aanvullende nieuwe inrichting. Naar verwachting wordt deze Profit CAO op 30 december 2024 uitgeleverd. Voorwaarde voor installatie van deze update is dat je over bent gestapt op Profit 5.

De volgende looncomponenten worden niet geactiveerd uitgeleverd:

• 152.117.004 Huisvesting RC: compensatie (bijtelling N-B)
• 152.117.005 Huisvesting RC: compensatie (bijtelling N-B)
• 152.117.500 Huisvesting RC: invoer compensatie (bijtelling N-B)
• 152.118.032 Huisvesting RC: compensatie (vrije ruimte wkr)
• 152.118.033 Huisvesting RC: compensatie (vrije ruimte wkr)
• 152.118.126 Verrekening huisvesting RC
• 152.118.127 Huisvesting RC: correctie RC
• 152.118.504 Huisvesting RC: saldo RC in aangiftetijdvak vooraf aan berekening
• 152.118.505 Huisvesting RC: saldo RC in aangiftetijdvak na berekening
• 152.118.506 Huisvesting RC: korting huisvesting op netto equivalent minimumloon
• 152.118.507 Huisvesting RC: correctie RC (geen inhouding bij mw)

Wat moet je doen?

1. Je moet via het PKS vaststellen wat het in te houden bedrag per medewerker is.
2. Per werkgever houdt je het vastgestelde bedrag in bij de medewerker, via de gebruikelijke looncomponenten.
3. Activeer de nieuwe looncomponenten. Raadpleeg de cao releasenotes en de toelichting van de nieuwe looncomponenten. Deze looncomponenten zijn standaard niet actief omdat niet iedereen met huisvesting gaat werken en de cao nog niet AVV is.
4. Pas de journaalstructuur aan.

Hoe werkt het?

Profit gaat in de loonberekening een ‘Rekening courant-stand’ per loonaangiftetijdvak bijhouden.

Dit werkt als volgt per week:

1. Profit houdt één opgegeven bedrag aan huisvesting in op het loon, als dat mogelijk is.
   Daarbij toetst Profit op het netto equivalent van het WML, met één groot verschil: als Profit het bedrag in week 1 niet volledig kan inhouden door onvoldoende loon, dan wordt dit stukje níet meer in de vorderingen opgeslagen. Je mag namelijk het niet-ingevorderde bedrag niet eindeloos proberen in te houden bij de medewerker, in het geval er later in het jaar ruimte ontstaat. Je mag maximaal t/m einde week 4 verrekenen.
   Profit slaat het niet-ingevorderde bedrag op op de Rekening Courant via looncomponent 152.118.505 ‘Huisvesting RC: saldo RC in aangiftetijdvak na berekening’.
2. Idem. Bovendien probeert Profit nu ook de ‘schuld’ van de Rekening Courant (RC) van week 1 in te houden.
3. Idem, over week 1 t/m 3.
4. Idem, over week 1 t/m 4. 
   Nu blijft er mogelijk een schuld staan, namelijk het RC bedrag van week 1 t/m week 4 (aangiftetijdvak 1 van de 4 weken aangifte).
5. Als er correcties binnen het aangiftetijdvak (in dit voorbeeld week 1 t/m week 4) worden doorgevoerd, dan leidt dit wel tot een aanpassing van de Rekening Courant. Denk bijvoorbeeld aan nagekomen uren die de uitzendkracht laat aanlevert. Als dit buiten de invloedsfeer van de werkgever ligt, dan mag op die nagekomen uren nog wel gevorderd worden. Hetzelfde geldt voor een aanpassing in het uurloon die met terugwerkende kracht wordt verwerkt

   Let op:

   Als werkgever moet je op enig moment een keuze maken om iets met die schuld te doen. Gebruik hiervoor de rapporten Rekening-courant huisvestingskosten Flex (Profit) en Rekening-courant huisvestingskosten Flex - Openstaand (Profit) waarin je de saldo's van de (niet-verrekenbare) bedragen per aangifteperiode kunt raadplegen.

   
   

Wat kun je doen met de schuld?

In theorie kun je drie dingen doen met deze schuld, wanneer duidelijk is dat de bedragen niet meer te vorderen zijn:

1. In de vrije ruimte voor de werkkostenregeling stoppen.

   Om deze schuld als werkkosten aan te kunnen merken, moet dit 'gebruikelijk' zijn in de branche. Eind 2024 kon er nog geen sprake zijn van een ‘gebruikelijke’ manier van handelen omdat dit systeem nieuw is. Het is nog niet duidelijk of de Belastingdienst het aanwijzen als werkkosten zal toestaan.

2. Vorderen buiten de loonberekening om.

   Bijvoorbeeld door een Tikkie te sturen, een factuur te sturen, een pinautomaat te gebruiken, etc. ABU en NBBU geven aan dat dit niet de bedoeling is van de cao-partijen. Hoe partijen hier in de toekomst mee omgaan ligt buiten onze invloedsfeer en software.

3. De vordering bruteren.

   Als de werkgever niet meer mag/gaat vorderen ontstaat er een voordeel voor de medewerker. Dit voordeel moet dan gebruteerd worden. In Profit zal dat niet automatisch gebeuren, omdat er geen inzicht is in de situatie. Misschien komt er bijvoorbeeld nog een urenbriefje van de medewerker of worden er nog loonafspraken gewijzigd. In dat geval kan er later (lees: na week 4) nog ruimte ontstaan.

Duidelijk is alleen dat het RC-bedrag níet over aangiftetijdvakken heen mag bewegen. Er blijft uiteindelijk dus mogelijk per medewerker per aangiftetijdvak een bedrag staan, waar de werkgever via een handmatige boeking of import op moet handelen.

Wat kun je doen met de schuld?

Alternatieven voor deze huisvestingsregeling in Profit zijn:

• Een factuur inboeken en de kosten verhalen.
• De kosten vergoeden en weer inhouden via een uitruil (ET-regeling, lijkt een beetje op de 30% regeling – maar dan ingewikkelder).
• Via nacalculatie.
• Via een vast bedrag (vast looncomponent) per week, of een vast bedrag per dag of zelfs per uur.