Reserveringen (Flex)

Reserveringen worden opgebouwd op de medewerker. Je moet daarbij denken aan vakantiegeld of ADV-uren.

Dit moet je eerst inrichten.

Inhoud

Opbouw in geld of uren

Afhankelijk van of het met of zonder uitzendbeding is, wordt het reserveringsbedrag opgebouwd in uren of in geld.

  • Als de reservering in geld is, houdt Profit het bedrag bij op de medewerker.
  • Als het in uren is, wordt het bedrag bijgehouden per plaatsing (het uurloon kan immers verschillen per medewerker).

     

    Hoe worden de reserveringen opgebouwd - in uren of in geld?

     

    Reservering

    Geld / uren

    Met of zonder uitzendbeding

     

    1

    Vakantiegeld

    Geld

    Beide

     

    2

    Vakantie-uren

    Uren

    Zonder uitzendbeding

     

    3

    Vakantie-uren in geld

    Geld

    Uitzendbeding

     

    4

    Vakantie-uren bovenwettelijk

    Uren

    Zonder uitzendbeding

     

    5

    Vakantie-uren bovenwettelijk in geld

    Geld

    Uitzendbeding

     

    6

    ADV-uren in geld

    Geld

    Uitzendbeding

     

    7

    ADV-uren

    Uren

    Zonder uitzendbeding

     

    8

    Kort verzuim/bijzonder verlof

    Geld

    Uitzendbeding

     

    9

    Tijd voor tijd uren

    Uren

     

     

    10

    Eindejaarsuitkering

    Geld

     

     

    11

    Eindejaarsuitkering (periodiek te factureren)

    Geld

     

     

    91

    Vakantiegeld voor StiPP

    Geld

     

     

    92

    Reserveringen in uren voor StiPP

    Uren

     

     

    93

    Vakantiegeld vrijgesteld voor StiPP

    Geld

     

    Het saldo wat is vrijgesteld voor pensioenopbouw (wachttijd) of waarover al pensioen is opgebouwd (over de reservering)

    94

    Reserveringen in uren vrijgesteld voor StiPP

    Uren

     

    Het saldo wat is vrijgesteld voor pensioenopbouw (wachttijd) of waarover al pensioen is opgebouwd (over de reservering)

Reserveringen hebben een beperkte geldigheid

  • Wettelijk verlof (opgebouwd vanaf 2020) vervalt 1 jaar na het kalenderjaar waarin het is opgebouwd. In fase C (of 4) heeft wettelijk verlof een afwijkende vervaltermijn van 5 jaar.
  • Bovenwettelijk verlof vervalt 5 jaar na het kalenderjaar waarin het is opgebouwd.

Ook de uitbetaling hangt af van of de reservering in geld of uren is.

Let op:

Alleen reserveringen in geld (bij plaatsingen met een uitzendbeding dus) kunnen automatisch uitbetaald worden na x-aantal weken niet gewerkt. De reserveringen in uren worden alleen automatisch uitbetaald als de medewerker uit dienst gaat.

Overhevelen van reservering in uren

Reserveringen in uren worden automatisch overgeheveld, dat wil zeggen 'verplaatst naar een recentere (actieve) plaatsing'. Het gaat dus alleen om reserveringen waarbij geen uitzendbeding van toepassing is.

Profit hevelt over in de volgende gevallen:

  • Bij opname via nacalculatie.
  • Bij uitbetalen van reserveringen.
  • Automatisch een aantal weken na beëindiging van een plaatsing. Profit hevelt dan over naar de recentste plaatsing.

    Voorwaarden voor het overhevelen naar de recentste plaatsing zijn:

    • De bronplaatsing is beëindigd.
    • Alle uren zijn verwerkt.
    • Er is een declaratie verwerkt in de nieuwe (doel)plaatsing.

Profit hevelt over naar de doelplaatsing die het beste bij de bronplaatsing past. Overheveling vindt plaats in onderstaande volgorde als er in de uitbetaalperiode meerdere doelplaatsingen zijn:

  1. Doelplaatsing met dezelfde klantovereenkomst als de bronplaatsing.
  2. Doelplaatsing met dezelfde verkooprelatie als de bronplaatsing.
  3. Doelplaatsing bij andere verkooprelatie.
  4. Als bovenstaande nog steeds meerdere resultaten oplevert, dan wordt de doelplaatsing bepaald door te sorteren op de plaatsing met de grootste einddatum (waarbij een lege einddatum altijd groter is dan een gevulde einddatum), gevolgd door het hoogste uurloon. Als daar ook weer meerdere resultaten uitkomen, neemt Profit er daar een willekeurig uit.

Bij overhevelen herwaardeert Profit de reservering naar het uurloon van de nieuwe plaatsing.

Handmatig overhevelen is niet mogelijk.

Doelplaatsing overheveling reservering raadplegen/bijwerken

Als er reserveringen zijn bij een medewerker, hevelt Profit de reserveringen automatisch over volgens de instelling bij de werkgever.

Je kunt nagaan naar welke plaatsing is overgeheveld. Ook kun je door de bestaande doelplaatsing te wissen, Profit opdracht geven de plaatsing opnieuw op te pakken en het saldo over te hevelen.

  1. Ga naar:
    • Profit: Projecten / Flex / Plaatsing.
    • InSite: Flex Portaal, tabblad Plaatsingscontracten.
  2. Open de eigenschappen van de beëindigde plaatsing.
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen. Of InSite: pagina-onderdeel Reservering overnemen.

    Bij Saldo overhevelen naar zie je de plaatsing waar het saldo van deze beëindigde plaatsing naar overgeheveld is.

  4. Klik op Wissen als je wilt dat Profit bij vernieuwen van de actuele gegevens de meest recente plaatsing ophaalt.

Zie verder:

Standen en Vervaldatum reserveringen raadplegen

Je kunt de standen en vervaldatum van de reserveringen van de medewerkers raadplegen.

Bij verlof gaat het om de wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. ADV-dagen worden hier niet getoond omdat deze geen wettelijke vervaltermijn hebben.

De berekening van het vervallen saldo is gebaseerd op de reserveringsregels. De reserveringsregels legt Profit vast per verloningsperiode. Voor het saldo kijkt Profit naar de verloningsperiodes die binnen het verloningsjaar liggen. De opbouw, correctie, opname of uitbetaling vindt in een periode plaats, niet op dagbasis. De mutaties in week 1 of 52/53 telt Profit daarom mee in het verloningsjaar waarbinnen de periode valt.

Het vervallen saldo kun je met een reserveringscorrectie handmatig afgeboekt worden.

Let op!

Bij een reserveringscorrectie maakt Profit geen journaalpost om het grootboek te corrigeren. Dit komt omdat de correctie normaal bedoeld is om de beginsaldi te importeren. Naast een reserveringscorrectie zul je ook het grootboek moeten corrigeren.

  1. Ga naar: Hrm / Flex / Overzicht / Reserveringen met vervaldatum.

    Je bent voor deze functie geautoriseerd als je voor HRM / Flex / Declaratiecockpit geautoriseerd bent.

    Je ziet de reserveringen met bijbehorende vervaldatum en het te vervallen saldo, verdicht per medewerker, type reservering en jaar.

  2. Klik eventueel op Acties / Bijwerken gegevens.

    Vervolgens werkt Profit de gegevens van medewerkers met een declaratie waarvan de verloningsdatum/-tijd gelijk of later is dan de Datum verval reserveringen. Profit doet dit alleen voor de wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen.

Als er een declaratie aan de reserveringsregel is gekoppeld, haalt Profit het jaar uit de declaratie. Anders neemt Profit het verloningsjaar van de reserveringsregel.

Saldo reserveringen Medewerker raadplegen

Je kunt per medewerker het saldo reserveringen raadplegen. De reserveringen zijn gegroepeerd.

In InSite heb je bovendien de mogelijkheid (ESS/MSS) om de vervaldatum van de reserveringen te zien. Dit moet je eerst inrichten.

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Reservering.
  4. Open de weergave: Reserveringen.

    Je ziet de totalen per type reservering en de som van aantal uren of de geldwaarde over alle plaatsingen heen.

    Ook de eindejaarsuitkering is hier zichtbaar. Deze kun je beoordelen en uitbetalen via de functionaliteit voor eindejaaruitkeringen.

  5. Open een regel om de onderliggende mutaties te zien. Daar zie je per mutatie ook of die al verloond is of niet. (Profit 3)
  6. Klik eventueel op Acties / Salarisverwerking om de salarisverwerking te zien.
  7. Open de weergave: Reserveringen uitgebreid.

    Ook hier kun je de regels openen om de onderliggende mutaties te zien.

    Je kunt hier ook:

Te Vervallen reserveringen raadplegen in InSite (ESS/MSS)

  1. Open InSite.
  2. Ga naar: Flex. Dit menu kan er anders uitzien in jouw omgeving.
  3. Open de eigenschappen van de Flex-medewerker.
  4. Ga naar de Reserveringen.
  5. Open de weergave Reserveringen.

    Je ziet de opgebouwde reserveringen.

  6. Open de weergave (Te) vervallen reserveringen.

Opnemen reservering via nacalculatie

Als je reserveringen opneemt via het boeken van nacalculatie op een actieve plaatsing heb je ook het saldo van beëindigde plaatsingen tot je beschikking. Profit hevelt de opgenomen uren direct over zodra het saldo op de actieve plaatsing ontoereikend is.

De uren en de bijbehorende geldwaarde (gebaseerd op het uurloon van de 'vanaf'-plaatsing) boekt Profit af op de beëindigde plaatsing en op op de actieve plaatsing. In de declaratie die ontstaat vanuit de opname herwaardeert Profit de geldwaarde van de opgenomen uren naar het uurloon van de actieve plaatsing.

Er wordt een prioriteit toegepast op de uren die het eerste voor overheveling in aanmerking komen.

Bij opname gebruikt Profit eerst het saldo van de doelplaatsing, daarna het saldo van beëindigde plaatsingen. Alleen als het saldo op de doelplaatsing ontoereikend is, wordt er overgeheveld. Na uiterlijk 10 weken wordt overigens het saldo van beëindigde plaatsingen alsnog automatisch overgeheveld.

Let op:

Zodra (een deel van) het saldo is overgeheveld, zet Profit het veld Reserveringen overgeheveld aan in de bronplaatsing. Dit zorgt ervoor dat het saldo van de betreffende bronplaatsing niet meer negatief kan worden.

Zie ook:

Uitbetalen reserveringen

De reserveringen voor vakantiegeld moeten conform de uitzend CAO (ABU art. 29) jaarlijks uitbetaald worden in juni.

Je hebt de volgende opties voor uitbetalen:

  • Massaal uitbetalen via het salarisverwerkingplan
    • na een x-aantal weken na einde dienst (reserveringen in uren en in geld)
    • na een x-aantal niet gewerkte weken (reserveringen in geld)
  • Handmatig uitbetalen bij de medewerker

    Dit doe je in de eigenschappen van de medewerker op tabblad Reservering. Je kunt hier aangeven voor welke plaatsing en welk type reservering je wilt uitbetalen. Per plaatsing wordt er dan een declaratie aangemaakt.

Inrichting:

  • Voor het automatisch uitbetalen richt je de salarisverwerkingsplannen in of en welke reserveringen daarin uitbetaald mogen worden. In de periode waarin je het wilt uitbetalen geef je op tabblad Declaratieverloning aan dat en welke reserveringen er uitbetaald mogen worden.

    Je hebt ook de mogelijkheid om de reserveringen kort verzuim en vakantiegeld periodiek uit te betalen.

  • Ook richt je in na hoeveel weken uitbetaald moet worden in de Flex-instellingen.

Het uitbetalen gaat goed als aan de volgende voorwaarden zijn voldaan:

  • Het uitbetalen moet ingesteld zijn in de periode van uitbetaling in het salarisverwerkingsplan (tabblad Declaratieverloning)
  • Er staan geen uitbetaaldeclaraties open die nog niet verwerkt zijn
  • Er is een geldende plaatsing en contract

    Let op!

    Bij elke declaratie die wordt aangemaakt in de uitbetaal periode (periode 20) wordt het vakantiegeld direct afgerekend.

    Met de actie Uitbetalen reserveringen (via HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit) kun je vervolgens voor de ontbrekende medewerkers, waarvoor nog geen declaratie aanwezig is, deze genereren.

    Hierna worden er verschillende controles uitgevoerd, waardoor het alsnog kan zijn dat er geen declaratie wordt aangemaakt. Bijvoorbeeld als er nog een uitbetaaldeclaratie open staat die eerst verwerkt moet worden. Een andere conditie is dat er altijd een geldige plaatsing en contract moet zijn op het moment van uitbetalen.

Massaal Uitbetalen reserveringen kort verzuim en vakantiegeld

Je kunt reserveringen voor alle relevante medewerkers massaal uitbetalen.

Instellen of je al of niet uitbetaalt, doe je in in het relevante salarisverwerkingsplan. Ook kun je instellen na hoeveel weken uitbetaald moet worden.

Je hebt ook de mogelijkheid om dit periodiek uit te betalen.

Alleen reserveringen in geld (bij plaatsingen met een uitzendbeding dus) kunnen automatisch uitbetaald worden na x-aantal weken niet gewerkt. De reserveringen in uren worden alleen automatisch uitbetaald als de medewerker uit dienst gaat.

Reserveringen uitbetalen via salarisverwerkingsplan:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.

  2. Selecteer het juiste salarisverwerkingsplan.
  3. Klik op actie: Uitbetalen reserveringen.

    Dit zorgt ervoor dat Profit de reserveringen als declaratie uitbetaalt.

Handmatig Reservering enkele medewerker uitbetalen

Je kunt reserveringen van een medewerker handmatig uitbetalen. (Dit geldt niet voor de eindejaarsuitkering).

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Reservering.
  4. Klik op: Acties / Uitbetalen reservering.

  5. Selecteer de reservering(en) die je wilt laten uitbetalen.
  6. Klik op: Volgende.

  7. Selecteer de (recente beëindigde of actieve) plaatsing(en).

    Als je meerdere plaatsingen selecteert maakt Profit per plaatsing een declaratie.

  8. Klik op: Volgende.

    Je ziet nu wat uitbetaald gaat worden.

  9. Klik op: Voltooien.
Mogelijke acties bij reserveringen - per fase

Wat wordt er gedaan met de reserveringen?

  • Als je van fase A (met uitzendbeding) over gaat naar fase B?

    Een medewerker met uitzendbeding heeft geen reserveringen in uren, dus overheveling is niet van toepassing.

    • Je kunt de reserveringen op laten nemen via de nacalculatie, daarbij wordt overgeheveld als nodig.
    • Je kunt ze handmatig uitbetalen.

    Als de reserveringen in geld blijven staan worden ze uitbetaald

    • na een x-aantal weken na uit dienst of
    • na een x-aantal niet gewerkte weken.
  • Als je fase B plaatsing eindigt en je krijgt een nieuwe plaatsing?

    De reserveringen hevelt Profit automatisch over.

    Je kunt ze op laten nemen via de nacalculatie, daarbij wordt overgeheveld als nodig.

    Als het saldo wordt uitbetaald, dan hevelt Profit automatisch eerst over naar een recente plaatsing.

    Profit gaat de reservering herwaarderen naar het nieuwe uurloon.

Saldo corrigeren

Corrigeren van het saldo gebruik je als je bij implementatie een beginsaldo wilt opboeken.

Deze functie komt overeen met het saldo corrigeren bij eindejaarsuitkering, behalve dat je daar niet alle velden zelf in kunt vullen.

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker, eigenschappen medewerker, tabblad Reservering.
  2. Selecteer de regel.
  3. Klik op: Acties / Correctie reservering.
  4. Selecteer de Plaatsing.
  5. Selecteer het Type reservering.
  6. Vul het Jaar.
  7. Vul de Periode.
  8. Vul het bedrag waarmee je wilt corrigeren bij Bedrag. Een positief bedrag telt op bij de huidige reservering, een negatief bedrag trekt af.
  9. Vul een Toelichting in.
  10. Vul Kostenplaats verkooprelatie. Dit veld is alleen beschikbaar als de instelling Facturatie EJU splitsen per kostenplaats in de klantovereenkomst aan staat én als het hier om een eindejaarsuitkering (reserveringstype 10) gaat en niet om een periodieke eindejaarsuitkering (11).
  11. Klik op: Voltooien.

Zie ook

Direct naar

  1. Overige loonkosten (Flex)
  2. Aanvulling op verlofuren
  3. Loondoorbetaling bij feestdagen
  4. Reserveringen
  5. Vordering overhevelen naar debiteur
  6. Eindejaarsuitkering Uitzendbranche
  7. Minimumlooncontrole
  8. Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS)
  9. Koppeling Zorgverzekeraar Zorg en Zekerheid
  10. Reversed billing