Werkgeversverklaring inrichten

Om de werkgeversverklaring aan te vragen in InSite en/of AFAS Pocket, richt je een aantal zaken in.

InSite inrichten

Voor InSite leveren we een volledig ingerichte pagina mee.

Type dossieritem en workflows:

Voor het aanmaken en beoordelen in InSite is een type dossieritem met workflows beschikbaar.

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open het type dossieritem Werkgeversverklaring (Profit).
3. Beschikbare workflows:
   • Werkgeversverklaring (Profit)
   • Werkgeversverklaring meerdere DV (Profit)
   • Werkgeversverklaring incl. voorzieningen (Profit)
   • Werkgeversverklaring DV incl. voorzien (Profit)

Workflows inrichten

Beschikbare profielen:

Voor het aanmaken en beoordelen in InSite zijn meerdere profielen beschikbaar voor het aanvragen van de werkgeversverklaring. In het profiel van het soort Aanmaken selecteer je de workflow die wilt gebruiken.

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Filter bij Type profiel op Werkgeversverklaring.
3. Beschikbare profielen
   • Werkgeversverklaring
   • Beoordelen werkgeversverklaring
   • Beoordelen werkgeversverklaring beknopt

Profielen inrichten

Type pagina activeren:

Voor het aanmaken en beoordelen in InSite activeer je een type pagina in de eigenschappen van de site.

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Site.
2. Ga naar het tabblad: Typen pagina.
3. Vink Geactiveerd aan bij Werkgeversverklaringen van het type Gegevens.

   Als je ook een type pagina Werkgeversverklaringen van het type Dossier hebt, raden wij aan deze te deactiveren door Geactiveerd uit te vinken. Dit type pagina hoort bij een eigen vrij dossieritem en niet bij de geautomatiseerde workflows waar deze beschrijving over gaat.

4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Documenten inrichten:

Je beschikt over twee standaard documenten: Werkgeversverklaring workflowmutatie en Werkgeversverklaring aanvullende voorzieningen workflowmutatie.

Als aanvullende voorzieningen van toepassing zijn, dan kun je de opmaak van de velden wijzigen zodat deze standaard aangevinkt zijn in een kopie van het document. Hierdoor hoeft die niet steeds aangepast te worden bij iedere aanvraag voor een werkgeversverklaring.

1. Ga naar: HRM / Uitvoer / Beheer / Document HRM.
2. Maak een kopie van het document Werkgeversverklaring aanvullende voorzieningen workflowmutatie (Profit).

Documenten inrichten

Pagina in het menu InSite zetten:

1. Ga naar: InSite.
2. Voeg de aanmakenpagina voor de werkgeversverklaring toe in het menu op de gewenste plek.

   Als je een eigen type dossieritem gebruikte voor het aanvragen van de werkgeversverklaring, dan kun je dit menu-item wijzigen. Je vervangt de bestaande geselecteerde pagina door de nieuwe pagina voor het aanvragen van de werkgeversverklaring.

Menu inrichten

AFAS Pocket inrichten

Voor het aanvragen van een werkgeversverklaring in AFAS Pocket, kun je een menu-item toevoegen. Op deze manier kan de gebruiker in AFAS Pocket eenvoudig een werkgeversverklaring aanvragen.

AFAS Pocket inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Vrije inrichting.
3. Open Mijn Pocket-menu.
4. Klik op: Nieuw.
5. Vul de omschrijving in, bijvoorbeeld: Werkgeversverklaring
6. Selecteer HR mutatie bij Type.
7. Selecteer Werkgeversverklaring bij Profiel.
8. Klik op: Voltooien.

   Let op:

   Voor een Payroll Cloud werkgever maak je het menu-item beschikbaar op het tabblad Payroll Cloud in de eigenschappen van de werkgever.

Eigen menu in AFAS Pocket:

Het menu-item voor de werkgeversverklaring zie je in het eigen menu in AFAS Pocket. Als je het eigen menu nog niet hebt ingericht en geautoriseerd, dan lees je hier hoe je dit doet.

Lijstbegrippen inrichten

De Basis CAO en Profit CAO's bevatten standaard looninrichting voor het bepalen van het inkomen voor de werkgeversverklaring NHG.

Deze looninrichting kun je toepassen in combinatie met de standaard werkgeversverklaring.

De informatie die op de werkgeversverklaring wordt getoond is een combinatie van de volgende looncomponenten en de onderstaande lijstbegrippen.

Looncomponenten

• 100.002.580 'Werkgeversverklaring - bruto jaarsalaris'
• 100.002.581 'Werkgeversverklaring - vakantietoeslag'
• 100.002.582 'Werkgeversverklaring - eindejaarsuitkering'
• 100.002.583 'Werkgeversverklaring - 13e maand'
• 100.002.584 'Werkgeversverklaring - vaste toeslagen'
• 100.002.585 'Werkgeversverklaring - flexibel budget'
• 100.002.586 'Werkgeversverklaring - jaarsalaris uurloner'

Om gebruik te maken van deze looncomponenten, activeer je de parameter 'Werkgeversverklaring activeren in CAO' in één van de looncomponenten. Dit geldt niet voor looncomponent 100.002.586 'Werkgeversverklaring - jaarsalaris uurloner', deze activeer je los. Je activeert dit looncomponent als je uurloners hebt.

Grondslagen

• 100.002.590 'Werkgeversverklaring - vaste toelagen'
• 100.002.591 'Werkgeversverklaring - corr. vaste toelagen'
• 100.002.592 'Werkgeversverklaring - jaarsalaris uurloner'
• 100.002.593 'Werkgeversverklaring - vaste toelagen (VT)'
• 100.002.594 'Werkgeversverklaring - corr. vaste toelagen (VT)'
• 100.002.595 'Werkgeversverklaring - vaste toelagen (EJU)'
• 100.002.596 'Werkgeversverklaring - corr. vaste toelagen (EJU)'

Lijstbegrippen

Je hebt middels een aantal vrije lijstbegrippen de mogelijkheid om zelf looncomponenten in te tellen of juist in mindering te brengen.

Ophalen waarde

Voor het ophalen van de lijstbegrippen maakt Profit onderscheid in rubrieken die de waarde van de huidige periode of de waarde van de referteperiode moeten ophalen.

• Huidige periode

  Profit gaat uit van de laatst verwerkte periode, tenzij de laatst verwerkte periode groter is dan de huidige periode. In dat geval gaat Profit uit van de huidige periode. De huidige periode is de periode waarin de systeemdatum ligt. Dit is niet hetzelfde als het actuele salarisverwerkingsplan.

  Bij deze categorie haalt Profit de lijstbegrippen op op basis van voorlopig verwerkte gegevens.

• Referteperiode

  In een aantal rubrieken op de werkgeversverklaring moet het loon over het afgelopen jaar worden ingevuld. Er zijn 2 methoden om deze referteperiode van een jaar te berekenen. Bij beide methoden bepaalt Profit het aantal perioden op basis van de van toepassing zijnde periodetabel.

  • Methode 1: Refertejaar tot en met huidige periode – 1

    Bij deze methode haalt Profit de perioden op tot en met de huidige periode – 1 op basis van geaccordeerde én voorlopig verwerkte (TWK) berekeningen.

  • Methode 2: Refertejaar tot en met geaccordeerde periode - 1

    Bij deze methode haalt Profit de perioden op tot en met de laatst geaccordeerde periode – 1 op basis van geaccordeerde (TWK) berekeningen.

Werkgeversverklaring zonder bedragen?

Staat er in de werkgeversverklaring geen bedrag of alleen € 0,-? Verwerk de medewerkers eerst in de salarisverwerking. Daarna worden de juiste bedragen automatisch opgehaald.

Methode referteperiode inrichten

Per werkgever bepaal je welke methode voor de referteperiode van toepassing is.

Methode selecteren:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Loonstrook/jaaropgave.
4. Selecteer de methode bij Refertejaar werkgeversverklaring.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Voorbeelden

Hieronder staan voorbeelden van de methoden bij een salarisverwerking per maand. De methoden zijn ook van toepassing bij een salarisverwerking per 4 weken.

Methode 1: Refertejaar tot en met huidige periode – 1

Methode 2: Refertejaar tot en met geaccordeerde periode - 1

Zie ook

• Werkgeversverklaring